EQUIPOS-VIRTUALES

Equipos virtuales: Tecnología y el lugar de trabajo del
futuro
Cuándo y cómo se realiza el trabajo ha cambiado. La tecnología de la información
se ha convertido en una herramienta para crear oficinas y equipos virtuales. Las
fronteras organizacionales no imponen restricciones a los nuevos lugares de
trabajo, conectados mediante computadoras y telecomunicaciones.
La infraestructura de una oficina virtual pertenece a tres categorías generales:
sistemas de videoconferencias de escritorio (DVCS, por sus siglas en inglés);
sistemas de software para colaboración; y sistemas de Internet e intranet. Los
DVCS crean la opción de dos tipos de comunicación grupal: (1) todos los
miembros están conectados activamente, y (2) posibilitan las interacciones cara a
cara entre participantes que se encuentran fuera de las fronteras organizacionales.
Los sistemas de software para colaboración están diseñados para fomentar el
trabajo interactivo e independiente de los integrantes de los equipos. El sistema
más sencillo de software para colaboración implica compartir el software. Los
sistemas de apoyo a grupos, otra categoría de los sistemas de software para
colaboración, están diseñados para permitir actividades de grupo en tiempo real.
Los sistemas de Internet e Intranet proporcionan un importante recurso de
comunicación e información. El sistema de Internet e Intranet permite a los
equipos virtuales mantener al día a los miembros del equipo, tanto de la
organización como externos (como los proveedores y clientes), respecto a los
adelantos o supervisar proyectos en proceso que podrían afectar el trabajo del
equipo (The Academy of Management Executive, 1 de agosto de 1998).
Esta infraestructura tecnológica proporciona el vehículo por medio del cual los
compañeros de trabajo virtuales interaccionan. La administración acelera el
proceso por medio de la aplicación de tecnología conocida por los usuarios y
asegurándose de que ésta sea fácil de usar. "El propósito es que los integrantes
del equipo no tengan que batallar para aprender a usar el equipo o la tecnología.
Utilizar herramientas sencillas, baratas, que... resultan familiares... como el correo
electrónico, los tableros de avisos y los exploradores Web, ahorra tiempo"
(Entrepreneur Magazine, 1 de octubre de 1998).
Los cinco arreglos más comunes para el trabajo virtual son: teleconmutación
(trabajo a distancia), trabajadores que ocupan la oficina como hotel, trabajadores
en cadena, trabajadores en casa y trabajadores con movilidad total (Sloan
Management Review, verano de 1998). Los teletrabajadores son empleados que
tienen oficinas fijas dentro de la organización y, de vez en cuando, trabajan en
casa. Los trabajadores que ocupan la oficina como hotel son aquellos que van con
frecuencia a la oficina, donde tienen un cubículo reservado con acceso a teléfonos
y a la red. Los trabajadores en cadena tienen movilidad, pero se presentan
regularmente en la oficina. Los trabajadores en casa y su equipo se alojan por
completo en un cuarto en el lugar donde residen. Por último, los trabajadores con
movilidad total son los que viajan o prestan sus servicios en otros lugares durante
la jornada laboral.
Sea cual fuere el tipo de arreglo de trabajo virtual, el éxito depende de las
comunicaciones eficaces y de que los trabajadores compartan sus conocimientos
(The Academy of Management Executive, 1 de agosto de 1998). Los arreglos de
trabajo virtual no han hecho que el contacto personal se vuelva obsoleto. Se
recomienda a los gerentes que usan oficinas o equipos virtuales que aumenten la
colaboración virtual con el contacto personal periódico, ya sea por medio del
teléfono o de las videoconferencias.
PREGUNTAS
1. ¿Qué tipo de arreglo de trabajo virtual (teleconmutación,
trabajador que ocupa la oficina como hotel, trabajador en
cadena, trabajador en casa o trabajador móvil) cree usted
que reporta más beneficios para la organización y el
empleado? Explique su respuesta; sea tan específico como
sea posible.
2. Piense en el trabajo virtual y la siguiente declaración: "No
espere que el contacto personal termine". ¿Está de acuerdo
o en desacuerdo con esta declaración? Explique su
respuesta.
3. El uso total de los sistemas informáticos de colaboración
atañe a todos en la organización y les brinda la oportunidad
de comunicarse con cualquier persona de la compañía en
cualquier momento. ¿Cree usted que la gente diría cosas en
un sistema informático de colaboración que no diría frente a
frente? Explique su respuesta.
4. ¿Como gerente de un equipo virtual, ¿cuáles son los
desafíos más importantes a vencer?
5. ¿Preferiría trabajar en una organización tradicional o
virtual? ¿Por qué? ¿Qué implicaciones tiene su respuesta?