5 Accidente o enfermedad inesperada de estudiante o

MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO
(1)
CÓDIGO
(2)
RIESGO
(3)
DESCRIPCIÓN
(6)
CAUSAS
(7)
CONSECUENCIAS
1
Divulgación y/o manipulación indebida de
información confidencial del Departamento de
Desarrollo Humano, sección Salud, sección
Docentes y Administrativos y Sección
Desarrollo Estudiantil.
Hace referencia a la difusión no autorizada de
información confidencial tanto al interior como exterior de
la Universidad. Concierne también a la destrucción de
información relevante. Incluye historias clínicas, hojas de
vida, información financiera, etc.
1. Falta de políticas sobre manejo de información
confidencial
2. No implementación de políticas de manejo de
información confidencial
3.Falta de personal competente para prestación del servicio
en el área,
4. Aplicación inadecuada de políticas sobre el manejo de
información.
5. Falta de ética de los funcionarios que manejan la
información.
Demanda por parte de la comunidad universitaria,
Sanciones legales y
Perdida de imagen de la Universidad, plagio
Perdida de recursos,
Bajo ranking en el sistema SUE, Perdida de imagen
de la U y
Toma de decisiones inadecuada
Poca asistencia a los eventos Bienestar,
Baja cobertura de los servicios de Bienestar,
Bajo nivel de indicadores de Bienestar
2
Entrega, seguimiento y monitoreo
inoportuna/inadecuada de los registros de
Bienestar a los sistemas SNIES, SPADIES, y
SUE
Hace referencia a la falta de oportunidad de entrega de
los registros y al seguimiento y monitoreo o la
negligencia del personal para cumplir con los objetivos
1. Falta de superivion y seguimiento
2. Incumplimiento por parte del personal del procedimiento
establecido para la entrega de la informacion requerida
3. Fallas técnicas o teconologicas con el sistema
4. Incumplimiento en la recoleccion de datos en los eventos
y programas de Bienestar,
5. Error humano en la digitacion de informacion
6. Falta de personal para la recolección, registro y reporte
de información
7. Faltas metodologicas o politicas para la recolección de
información
3
Falta de oportuna divulgación y difusión en los
programas, eventos o actividades ofrecidas por
Bienestar
Hace referencia a la poca divulgación o ausencia de
información sobre los eventos, programas o actividades
que ofrece Bienestar
1. Incumplimiento del procedimiento establecido para el
desarrollo de eventos de Bienestar,
2. Fallas técnicas en el sistema Web y correo electrónico,
3. Recursos no disponibles para la entrega oportuna de
publicidad y entrega tardía de publicidad,
4. Falta de lugares en la Universidad para publicar
información en carteleras
1. Fallas en la identificación de necesidades de la
comunidad universitaria respecto a los servicios y
programas de Bienestar Universitario
2. Falta de personal competente para la prestación del
servicio,
4
Incumplimiento de los objetivos propuestos
para los programas o servicios de Bienestar
Hace referencia a las deficiencias en la ejecución de de
los programas o servicios ofrecidos por Bienestar que
impidan el logro de los objetivos propuestos
3. Inadecuada divulgación y promoción de servicios de
Bienestar,
Perdida de imagen de Bienestar Universitario, Poca
asignación de presupuesto para años posteriores,
sanciones legales
4. Falta de personal y recursos para adecuada prestación
de servicios de Bienestar.
5. Fallas en las planificación de los eventos y/o servicios
de bienestar
5
Accidente o enfermedad inesperada de
estudiante o representante de la Universidad
en actividades deportivas y/o culturales sin
protección en salud
1. Incumplimiento del procedimiento establecido para la
participación de estudiantes y/o representantes de la
Posibilidad de que en la participacion en eventos
universidad en eventos deportivas o culturales externos.
académicos, deportivos, recreativos, culturales internos o
externos donde se afecte la salud física de los
2. Falta de pago de la matricula financiera por parte del
estudiantes y/o representantes de la Universidad y no
estudiante.
tengan vigente la protección en salud
Sanciones legales (demandas), Perdida Humana,
Discapacidad, Perdida de imagen de la Universidad.
3. Falta de gestión por parte de la Universidad
1. Incumplimiento del procedimiento establecido para la
prestación del servicio de salud.
6
Inadecuada y/o inoportuna atención medica y
odontológica para un individuo de la
comunidad universitaria
Hace referencia a la falta de atención medica para un
individuo de la comunidad universitaria
7
Inadecuada atención a solicitudes de apoyos o
servicios dados por la Vicerrectoria de Bienestar
Hace referencia a la no atención o atención inadecuada
de las solicitudes de apoyos o servicios solicitados a la
Vicerrectoría de Bienestar Universitario
2. Disturbios o protestas al interior de la universidad, en
donde se ponga en riesgo la vida de los profesionales de la
salud y por ende se vean obligados a abandonar el claustro
universitario.
Sanciones legales, perdida de imagen de la
Universidad y perdidas humanas
1. Falta de criterio para atender las solicitudes y/o apoyos
2. Alto volumen de trabajo.
3. Falta de idoneidad del funcionario o contratista en el
tema de la solicitud asignada.
1. Perdida de la imagen institucional e insatisfacción
por parte del peticionario.
2. Falta del cumplimiento del plan de acción
4. Dificultad en la concertación de respuestas cuando son
competencia de varias dependencias
1. Hurto.
8
Perdida o hurto de equipos y/o implementos
utilizados en la realización de los eventos o
programas de la Vicerrectoria de Bienestar
Hace referencia a la perdida de equipos y/o implementos
utilizados en la realización de los eventos o programas
de la vicerrectoria de Bienestar (amplificación,
microfonos, luces, instrumentos musicales, vestuarios,
equipos médicos y odontológicos, equipos audiovisuales,
implementos deportivos, etc)
2. No disponer de un área adecuada para el bodegaje o
reguardo de equipos e implementos.
3. Inadeacuadas medidas de control en el préstamo y/o
utilización de equipos e implementos.
4. Traslado de los equipos en viajes o presentaciones por
1. Dificultad en la logistica para el desarrollo de los
eventos programados o la prestación de los servicios
ofrecidos en las diferentes secciones funcionales de la
Vicerrectoria de Bienestar
2. Disminución del
inventario de activos de la Universidad
MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO
PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO
ANALISIS DE RIESGOS
(1)
CÓDIGO
(2)
RIESGO
1
Divulgación y/o manipulación indebida de
información confidencial del Departamento de
Desarrollo Humano, sección Salud, sección
Docentes y Administrativos y Sección
Desarrollo Estudiantil.
2
3
Entrega, seguimiento y monitoreo
inoportuna/inadecuada de los registros de
Bienestar a los sistemas SNIES, SPADIES, y
SUE
Falta de oportuna divulgación y difusión en los
programas, eventos o actividades ofrecidas por
Bienestar
(8)
VALOR
5
10
20
(9)
PROBABILIDAD
Baja
Media
ALTA
(10)
VALOR
3
3
2
EVALUACIÓN DE RIESGOS
(11)
IMPACTO
CATASTROFICO
CATASTROFICO
MODERADO
(12)
SEVERIDAD
(Riego
Inherente)
15
(13)
CONTROL
(14)
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
5
BAJA
3
CATASTROFICO
40
15
Accidente o enfermedad inesperada de
estudiante o representante de la Universidad
en actividades deportivas y/o culturales sin
protección en salud
20
ALTA
3
CATASTROFICO
60
6
Inadecuada y/o inoportuna atención medica y
odontológica para un individuo de la
comunidad universitaria
5
BAJA
3
CATASTROFICO
15
Inadecuada atención a solicitudes de apoyos o
servicios dados por la Vicerrectoria de Bienestar
8
Perdida o hurto de equipos y/o implementos
utilizados en la realización de los eventos o
programas de la Vicerrectoria de Bienestar
20
20
ALTA
ALTA
2
2
MODERADO
MODERADO
(19)
EFICACIA DEL
CONTROL
(20)
FRECUENCIA DEL
CONTROL
SI
Politica de Manejo de la
Información Confidencial
en Bienestar
si
Alta
Diario
si
Media
Diario
Hace referencia al manejo restringido de
información confidencial
Hace referencia al marco legal, normativo y ético
que regula el comportamiento de profesionales
adscritos a la Vicerrectoría de Bienestar.
Preventivo
SI
Codigo de Etica / Ley
1090 del 2006 / Ley 911
de 2004
Cumplimiento de las tablas de
retencion documental de las
historias clínicas no activas
Hace referencia a la práctica implementada en
las áreas de salud y Desarrollo Humano de
destruir historias clínicas de acuerdo el
procedimiento institucional establecido
Preventivo
SI
Tablas de retención
documental
Si
Alta
Anual
Seguimiento a la medición de
indicadores
Hace referencia a la supervisión que hace la
Vicerectoria de Bienestar Universitario de la
entrega oportuna de los registros que deben
suministrar las áreas adscritas a Bienestar
Universitario
Detectivo
SI
Plantillas de reportes
para el SNIES, SUE y
SPADIES. (hojas en
excel)
Si
Alta
Según Ocurrencia
Supervisión al reporte de
medición al sistema SNIES,
SUE y SPADIES
Hace referencia a la supervisión que hace la
Vicerrectoria de Bienestar Universitario a la
entrega oportuna de la medición de indicadores
exigidos por SNIES, SUE y SPADIES.
Detectivo
SI
Plantillas de reportes
para el SNIES, SUE y
SPADIES. (hojas en
excel)
Si
Alta
Segùn Ocurrencia
Elaboración y seguimiento al
Instructivo para la
organización y comunicación
de eventos de Bienestar
Universitario
Hace referencia a la supervisión que hace la
Vicerrectoria de Bienestar Universitario a la
aplicación del instructivo para la organización y
comunicación de eventos de Bienestar
Universitario
Preventivo
SI
Instructivo para la
organización y
comunicación de eventos
de Bienestar Universitario
Si
Media
Según Ocurrencia
Detectivo
SI
Informes de Gestión Ejecución del Plan
Operativo (Reunión de
Planeación del equipo de
Bienestar)
Si
Alta
Según Ocurrencia
Preventivo
SI
Todos los procedimientos
de Bienestar Universitario
si
Alta
Diario
Hace referencia a la solicitud de parte de la
Verificación de cumplimiento
Vicerrectoria de Bienestar Universitario de un
de actividades de contratistas
informe de gestión semestral con el fin de
a través del informe de gestión corroborar si las actividades desarrolladas están
cumpliendo con los objetivos.
Correctivo
SI
Informes de avance a
contratos OPS
Si
alta
Mensual
Verificación de cumplimiento
de objetivos de actividades y
programas desarrollados
Hace referencia a la solicitud de un informe de
gestión semestral que hace la Vicerrectoria de
Bienestar Universitario a los encargados de cada
seccion funcional de Bienestar después de
ejecutada cada actividad de su plan operativo.
Correctivo
SI
Informes de Gestión Ejecución del Plan
Operativo (Reunión de
Planeación del equipo de
Bienestar)
Si
alta
Semestral
Seguimiento a los casos del
Sistema de Peticiones, Quejas
y Reclamos relacionados con
los servicios de Bienestar
Hace referencia al sistema implementado en la
Universidad de peticiones, quejas y reclamos en
donde cada dependencia debe responder por
escrito a quejas y reclamos que se presenten
respecto a su área.
Correctivo
SI
Procedimiento para
responder a las PQR
Si
alta
Según Ocurrencia
Todos los estudiantes de la
Universidad del Atlántico
deben estar asegurados
Hace referencia a la contratación por parte de la
Universidad del Atlántico de la póliza de seguros
estudiantil semestralmente
Preventivo
SI
procedimiento para
participar en eventos
deportivos y culturales
externos
Si
Alta
Según Ocurrencia
Seguimiento a la asistencia de
los profesionales responsables
del área de salud
Hace referencia a la verificación del registro
asistencial de profesionales del área de la salud
Correctivo
NO
si
Alta
Diario
Seguimiento a las PQR
relacionadas con la atención
en salud
Hace referencia a la verificación de la
satisfacción o queja de la comunidad
universitaria en lo relacionado a los servicios de
salud
Correctivo
SI
Procedimiento para
responder a las PQR
si
Alta
Según Ocurrencia
Revisión y visto bueno a
Solicitudes de apoyo (fisicas) y
Formato de Seguimiento de
Apoyos (archivo compartido en
excel)
Hace referencia al seguimiento que se le realiza
a cada Solicitud de Apoyo desde su llegada a la
Vicerrectoria de Bienestar hasta la aprobación o
no aprobación de la misma.
Preventivo
SI
Solicitudes de apoyo
(fisicas) y Formato de
Seguimiento de Apoyos
(archivo compartido en
excel)
Si
Alta
Diario
Supervisión para el prestamo
de equipos e implementos
Hace referencia a la gestión y seguimiento que
se le realiza a los péstamos de equipos e
implementos en las diferentes secciones
funcionales de la Vicerrectoria de Bienestar
Preventivo
SI
Formato Préstamo de
Recursos y Equipos
Si
Media
Diario
Realización de Inventario de
equipos e implementos
Hace referencia a la verificación de la existencia
de los equipos e implementos en cada sección
funcional de la Vicerrectoria de Bienestar
Preventivo
SI
Archivo digital (en excel)
y en fisico
Si
Media
Semanal
Preventivo
30
5
7
(18)
APLICACIÓN
Acceso restringido a
documentos confidenciales
Aplicación del estatuto de
Bienestar Universitario
Incumplimiento de los objetivos propuestos
para los programas o servicios de Bienestar
(17) DONDE ESTA
DOCUMENTADO
Socialización y aplicación del
Código de ética.institucional y
Codigo de etica de cada
disciplina
Seguimiento al cumplimiento Hace referencia a la verificación del desarrollo de
del plan operativo de Bienestar
las actividades programadas por Bienestar
Universitario
Universitario semestralmente
4
(16) ESTA
(15)
DOCUMENTADO
TIPO DE CONTROL
?
40
Hace referencia a la aplicación de las políticas
identificadas en el estatuto de Bienestar y a la
coherencia de los programas y servicios
ofrecidos con estas
40
MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO
(1)
CÓDIGO
(2)
RIESGO
1
(21)
VALOR
(22)
PROBABILIDAD
(23)
VALOR
(24)
IMPACTO
(25)
SEVERIDAD
Divulgación y/o manipulación indebida de
información confidencial del Departamento de
Desarrollo Humano, sección Salud, sección
Docentes y Administrativos y Sección
Desarrollo Estudiantil.
5
BAJA
3
CATASTROFICO
15
2
Entrega, seguimiento y monitoreo
inoportuna/inadecuada de los registros de
Bienestar a los sistemas SNIES, SPADIES, y
SUE
5
BAJA
3
CATASTROFICO
15
3
Falta de oportuna divulgación y difusión en los
programas, eventos o actividades ofrecidas por
Bienestar
10
ALTA
2
MODERADO
20
4
Incumplimiento de los objetivos propuestos
para los programas o servicios de Bienestar
5
BAJA
3
CATASTROFICO
15
5
Accidente o enfermedad inesperada de
estudiante o representante de la Universidad
en actividades deportivas y/o culturales sin
protección en salud
5
BAJA
3
CATASTROFICO
15
6
Inadecuada y/o inoportuna atención medica y
odontológica para un individuo de la
comunidad universitaria
5
BAJA
2
MODERADO
10
7
Inadecuada atención a solicitudes de apoyos o
servicios dados por la Vicerrectoria de Bienestar
5
BAJA
2
MODERADO
10
8
Perdida o hurto de equipos y/o implementos
utilizados en la realización de los eventos o
programas de la Vicerrectoria de Bienestar
5
BAJA
2
MODERADO
10
MATRIZ DE RIESGOS
CODIGO: DOC-BU-004
VERSIÓN: 1
FECHA: 30-Jul-2013
PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO
TRATAMIENTO
(1)
CÓDIGO
(2)
RIESGO
1
Divulgación y/o manipulación indebida de
información confidencial del Departamento de
Desarrollo Humano, sección Salud, sección
Docentes y Administrativos y Sección
Desarrollo Estudiantil.
2
3
4
Entrega, seguimiento y monitoreo
inoportuna/inadecuada de los registros de
Bienestar a los sistemas SNIES, SPADIES, y
SUE
Falta de oportuna divulgación y difusión en los
programas, eventos o actividades ofrecidas por
Bienestar
(26)
ACCIÓN DE TRATAMIENTO
(27)
TIEMPO DE
IMPLEMENTACIÓN
(28)
COSTO
(29)
RESPONSABLE
Adecuación de espacio de archivo para información
confidencial con seguridad para las áreas de salud y
desarrollo humano
1 semestre
Medio
Vicerrector (a) Bienestar
Universitario, Vicerrector
(a) Administrativa,
Financiera y de Talento
Humano y Planeación
Creación de aplicativo informático o herramienta en
excel que permita la comunicación de las áreas de
Bienestar para la digitación de registros y medición
de indicadores
1 semestre
Medio
Vicerrector (a) de
Bienestar, Asistente de
Vicerrectoria de Bienestar /
Oficina de Informática
Integrar una base de datos maestra con todos los
posibles usuarios que se podrían beneficiar de los
servicios de Bienestar (estudiantes, docentes y
administrativos) al aplicativo informático donde se
registre la medición de indicadores de Bienestar.
1 semestre
Medio
Vicerrector (a) de
Bienestar, Asistente de
Vicerrectoria de Bienestar /
Oficina de Informática /
Administrador del spadies
Capacitación a todo el personal adscrito a Bienestar
Universitario del Instructivo para la organización y
comunicación de eventos de Bienestar Universitario
1 semana
Bajo
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario
Implementación de herramientas de divulgación
estratégicos en la Universidad para colocar
información de eventos y programas de Bienestar
(carteleras, carteleras electrónicas, rombos, entre
otros)
1 año
Alto
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario, Asesor de
Comunicaciones,
Planeación, Oficina de
Informática
Implementación de un sistema de retroalimentación
(por ejemplo: encuesta, buzones, grupos focales)
sobre expectativas y nivel de satisfacción con los
servicios ofrecidos por Bienestar Universitario.
1 año
alto
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario, Oficina de
Control Interno, Oficina de
Planeación y Vicerrector
(a) Administrativo,
Financiero y de Talento
Humano y Oficina de
Informática
Documentar procedimiento para la elaboración y
entrega de informe de actividades y de gestión
semestral
3 mes
bajo
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario
Hacer seguimiento y verificación a la vigencia de la
poliza de seguros contratada por la universidad
1 semestre
Alto
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario / Jefe
Departamento de Bienes y
Suministros / Jefe Oficina
Jurídica / Encargado (a)
sección deportes
Revisión mensual de registros diarios de atención
médica y odontológica
Mensual
Bajo
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario / Encargado
(a) de la seccion salud
Prestación de servicio médico y odontológico bajo
medidas de seguridad para el médico, odontólogo y
paramédico.
Según Ocurrencia
Alto
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario, Vicerrector
(a) Administrativa,
Financiera y de Talento
Incumplimiento de los objetivos propuestos
para los programas o servicios de Bienestar
5
Accidente o enfermedad inesperada de
estudiante o representante de la Universidad
en actividades deportivas y/o culturales sin
protección en salud
6
Inadecuada y/o inoportuna atención medica y
odontológica para un individuo de la
comunidad universitaria
7
Inadecuada atención a solicitudes de apoyos o
servicios dados por la Vicerrectoria de Bienestar
Seguimiento a la aprobación de solicitudes de apoyo
(fisicas) y Formato de Seguimiento de Apoyos
(archivo compartido en excel)
Según Ocurrencia
Bajo
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario
8
Perdida o hurto de equipos y/o implementos
utilizados en la realización de los eventos o
programas de la Vicerrectoria de Bienestar
Adecuación de un área propicia para el almacenaje
de equipos e implementos de la vicerrectoria de
Bienestar
1 año
Alto
Vicerrector (a) de Bienestar
Universitario / Servicios
Generales / Planeación /