Alejandro Encinas - Archivo General de la Nación

FORO: PRINCIPIOS RECTORES Y BASES PARA
UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
EL PAPEL RECTOR DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN A LA LUZ DE LAS
RECIENTES REFORMAS CONSTITUCIONALES
SEN. ALEJANDRO ENCINAS RODRÍGUEZ
17 DE JUNIO DE 2014
PRESENTACIÓN
La reforma constitucional en materia de transparencia y acceso a la
información tendrá implicaciones muy importantes en todas las
instituciones públicas de nuestro país. Una de ellas es la de reorganizar
de manera eficaz todos sus archivos para poder brindar el acceso a la
documentación que poseen.
Debemos tomar en cuenta que los archivos
públicos son el soporte fundamental del
sistema de rendición de cuentas, por lo cual
deben ser revalorados en las instituciones
públicas, dado que contienen el testimonio
principal de la gestión de gobierno.
INTRODUCCIÓN
En nuestro país, la administración de los archivos ha sido una
actividad tradicionalmente menospreciada, al grado de que los
documentos y expedientes se encuentran casi en el abandono y son
atendidos por personal que no tiene el conocimiento ni el compromiso
con lo que éstos representan.
No obstante, si queremos consolidar una efectiva
rendición de cuentas, la sistematización de la
gestión de los archivos es indispensable para
poder ofrecer un servicio de información
adecuado y expedito, evitando la práctica de la
declaración
de
su
inexistencia,
que,
actualmente, es muy común a lo largo del
territorio nacional.
PROBLEMÁTICA ACTUAL
Declaración de inexistencia de la información
Concepto
Cifras
6.2% del total de respuestas
Promedio de declaración de
inexistencia 2003 – 2014
Total de declaración de inexistencias
del 1 de enero al 5 de junio de 2014
3,321, que representan el 5.8% de
57,322 respuestas
Instituciones con mayor número de declaraciones de inexistencia
Institución
Declaración de inexistencias
Instituto Mexicano del Seguro Social
(IMSS)
492
Comisión Federal para la Protección contra
riesgos sanitarios
346
Secretaría de la Función Pública
324
PEMEX Exploración y Producción
277
Los datos fueron consultados de la página del IFAI
PROBLEMÁTICA ACTUAL
Por ejemplo, los problemas comunes en los archivos del IMSS son:
• La NOM-004-SSA3-2012 señala que el periodo de
conservación de un expediente clínico es de 5 años, a partir
de la última atención médica. Sin embargo, el IMSS suele
invocar la inexistencia con base en esa NOM, sin tener
precisa la fecha de la última atención médica.
Expediente
clínico
• Asimismo, el Comité de Información no elabora la
correspondiente acta de inexistencia y tampoco otorga la
baja documental requerida que da fe de que ese expediente
ya tiene más de 5 años desde la última consulta; esto para
fundar y motivar su respuesta.
• Por otro lado, no se realizan búsquedas exhaustivas en
todas las unidades administrativas competentes y en todos
los sistemas físicos y electrónicos.
• Además, se han detectado problemas de adecuada
integración de expedientes y su debida conservación.
PROBLEMÁTICA ACTUAL
Problemas comunes en los archivos del IMSS son:
Semanas
cotizadas
• Otro síntoma de la desorganización en los archivos, se
presenta cuando los derechohabientes realizan el trámite de
semanas cotizadas. Para ello, el IMSS le requiere que
proporcione todas las empresas en donde ha cotizado, lo
cual sería innecesario, toda vez que con el número de
seguro social, esta institución debería conocer ya la
información desglosada por empresa y número de semanas
que el empleado cotizó.
• Es decir, se recurre a la práctica de pedir datos adicionales
al solicitante solo para retrasar el trámite que tiene una
duración de tres meses.
Pensiones
• Se sustenta la inexistencia del documento en el plazo de
conservación de 5 años del expediente clínico (NOM-004SSA3-2012); sin embargo, ésta es información de salud en
el trabajo a la que no se le aplica esa NOM.
• Tampoco se realizan búsquedas exhaustivas en las áreas
correspondientes.
PROBLEMÁTICA ACTUAL
Problemática en general en los archivos del IMSS:
• La desorganización de los archivos se hace evidente cuando las autoridades
del IMSS no tienen la capacidad de brindar a los derechohabientes los
requerimientos de información con oportunidad y en la forma solicitada.
• No siempre se somete a consideración del Comité de Información las
clasificaciones de inexistencia de la información; o bien, se indica que se hará
en sesiones próximas, pero no terminan por acreditarla.
• No se toman en cuenta las pruebas que aportan los particulares para una mejor
localización de la información requerida.
• No se atienden los plazos previstos en la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Gubernamental para atender las solicitudes de acceso
a datos personales, por lo que se da lugar a recursos de revisión.
Información proporcionada por el IFAI
ACTUAL LEY FEDERAL DE ARCHIVOS
Publicada: el 23 de enero de 2012.
Artículo 1. El objeto de esta Ley es establecer las disposiciones que permitan la
organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de
la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con
autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de
concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y
los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así
como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de
relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores
públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución.
Artículo 3. La interpretación de esta Ley en el orden administrativo corresponde:
I. Al Archivo General de la Nación, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal; y
II. A la autoridad que se determine en las disposiciones secundarias
aplicables a los otros sujetos obligados.
CONTENIDO DE LA CARTA MAGNA DESPUÉS DE LA REFORMA
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Artículo 6°, apartado “A”, fracción I: (…) Los sujetos obligados deberán
documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones, la ley determinará los supuestos específicos bajo
los cuales procederá la declaración de inexistencia de la información.
Fracción V: Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en
archivos administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios
electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio
de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del
cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.
Artículo 73. El Congreso tiene facultad:
Fracción XXIX-S. Para expedir las leyes generales reglamentarias que
desarrollen los principios y bases en materia de transparencia gubernamental,
acceso a la información y protección de datos personales…
Fracción XXIX-T: Para expedir la ley general que establezca la
organización y administración homogénea de los archivos…
HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Contenido de la Ley General:
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Disposiciones generales (principios, definiciones, ámbito de competencia)
Especificación de los sujetos obligados
Disposiciones para la organización y administración de los archivos
Sistemas institucionales de archivos
Instrumentos de control archivístico
Especificaciones para el manejo de los archivos y de las condiciones físicas
para su conservación
Recursos humanos encargados de su manejo
Acceso, salida y enajenación de documentos
Atribuciones del órgano garante (Archivo General de la Nación)
Coordinación con los órganos garantes de las entidades federativas y otras
instancias vinculadas a los archivos
Atribuciones del Consejo Nacional de Archivos
Contenido del Sistema Nacional de Archivos
Registro Nacional de Archivos Históricos
Medidas de apremio, infracciones y sanciones.
HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Aspectos importantes que debe considerar la Ley General:
• Capacitación de los servidores públicos de los sujetos obligados
• Campaña de difusión y promoción de los contenidos de la Ley General y de
las leyes locales (concientización entre los servidores públicos)
• Evaluación del cumplimiento de la Ley General y las leyes locales
• Generación de indicadores para medir la observancia de la normatividad en
la materia
• Medidas para evitar la declaración de inexistencia de la información
• Sanciones para la destrucción de los archivos
El contenido de esta Ley General deberá
reproducirse en las leyes de las entidades
federativas,
con
las
adecuaciones
necesarias para, en su caso, ampliar las
obligaciones, pero nunca para disminuirlas.
SUJETOS OBLIGADOS DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Los sujetos obligados serían prácticamente los mismos que los de las
leyes generales en materia de transparencia y acceso a la información y
de protección de datos personales:
• Ejecutivo
• Legislativo
• Judicial
Artículo 6°
constitucional,
Apartado “A”,
fracción I.
• Órganos autónomos
• Partidos políticos
• Fideicomisos y fondos públicos
• Sindicatos
• Cualquier persona física, moral que reciba y
ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad
INSTANCIA GARANTE DE LA APLICACIÓN DE LA LEY GENERAL
Archivo General de la Nación (AGN)
• La Ley Federal de Archivos establece que el AGN es el organismo
“descentralizado” rector de la archivística nacional y entidad central de
consulta del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los archivos
administrativos e históricos de la Administración Pública Federal.
• Cuenta con autonomía de gestión y personalidad jurídica propia para el cabal
cumplimiento de su objeto general, objetivos específicos y metas.
Después de la Ley General
• Organismo rector con mayor capacidad jurídica para vigilar la aplicación de la
Ley General y la Ley Federal, y para desarrollar las directrices que deberán
observarse a nivel nacional.
• Esta institución está obligada a tomar un protagonismo nacional para impulsar la
capacitación, difusión y evaluación del contenido de la Ley.
CONCLUSIONES
De acuerdo con David Arellano Gault y Walter
Lepore, los archivos y la gestión documental son
un servicio organizacional fundamental para el
desempeño de cualquier institución que requiere
de información para tomar decisiones en forma
sistemática y poder rendir cuentas.
La organización integral de la documentación generada por las instituciones
públicas tiene especial relevancia para poder cumplir con la obligación de
transparentar el ejercicio del poder público y otorgar el acceso a la
información demandada por la sociedad.
En ese sentido, el Archivo General de la Nación debe convertirse en la
institución que establezca las directrices para la integración, ordenamiento y
sistematización de los archivos; lo que también hará posible el flujo de
información hacia la ciudadanía, para incentivar su participación en los
asuntos públicos y poder aspirar a una democracia de contenidos.