Procedimiento XXX - Universidad de Jaén
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Instrucciones Técnicas de la BUJA IT.07 TAREAS PERIÓDICAS DE MANTENIMIENTO DE MILLENNIUM Elaborado por Subdirección y Administración del Sistema Aprobación Junta Técnica de 26 de septiembre de 2012 Objeto Explicar las tareas que se hacen periódicamente para el mantenimiento de la base de datos de Millennium de forma que se garantice dicho mantenimiento periódico Proceso BIBL-PA.01 – AUTOMATIZACIÓN Y GESTIÓN DE EQUIPOS Histórico de cambios Código edición Fecha 01 2012-09-26 Modificaciones Universidad de Jaén Vicerrectorado de Extensión Universitaria Biblioteca IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 2 Instrucciones Técnicas de la BUJA TAREAS PERIÓDICAS DE MANTENIMIENTO: El primer día laborable de cada mes o el lunes de cada semana, según el caso, se realizan una serie de tareas con diversos fines: verificación del correcto funcionamiento del sistema, recopilación de estadísticas o eliminación de ficheros para evitar la sobrecarga del sistema. Estas tareas en su mayor parte se llevan a cabo por la Responsable de Automatización, pero muchas de ellas están vinculadas o requieren la implicación de otras secciones, en cada caso se especifican las personas o secciones implicadas y su grado de responsabilidad en el control de esa tarea. TAREAS SOBRE MILLENNIUM (avalos.ujaen.es): Tareas diarias: 1. Copia de seguridad de la base de datos Tareas semanales: 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Leer sugerencias de los usuarios y leer peticiones de los usuarios (borrar los ficheros) Ver los mensajes del sistema Transacciones que se han saltado los parámetros de circulación Avisos de circulación por correo electrónico Revisar y borrar correo FTS rechazado Revisar y borrar correo de exportación Mantener enlaces Tareas mensuales: 9. Comprobación del estado del sistema 10. Actualizar traducciones Tareas trimestrales: 11. Depuración de enlaces Tareas anuales: 12. Actualizar contadores 13. Mantenimiento de bibliografía recomendada 14. Actualizar la versión de Millennium 1. COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS Esta tarea es responsabilidad de Paco Garrido, de la Unidad de Gestión del SCI: su cometido es programar la copia de seguridad, asegurarse de que las hace y cambiar la cinta cuando corresponde. La ruta de Telnet es A-B IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 3 Instrucciones Técnicas de la BUJA 2. LEER PETICIONES DE LOS USUARIOS Esta tarea se encuentra en la ruta Telnet M-P. La Sección de Adquisiciones se encarga de revisar las peticiones de los usuarios semanalmente. Esta función se hace desde el cliente, en el módulo de adquisiciones, con el botón RECOMENDAR. Una vez realizado el pedido se borra el fichero. IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 4 Instrucciones Técnicas de la BUJA 3. VER LOS MENSAJES DEL SISTEMA Esta tarea se realiza semanalmente, todos los lunes, a primera hora. La ruta Telnet es A-A-V. En este fichero encontramos errores en todo tipo de registros, ejemplares, pedidos, usuario… Normalmente se refieren a la localización. Por ejemplo, el error más frecuente es que un registro de ejemplar “is not mapped” y esto quiere decir que ese registro tiene localización “none”, o que aún no ha sido enlazada la localización con la sucursal (agency) Este fichero, se guarda durante un mes, en la carpeta Millennium mantenimiento > Mensajes del sistema. Una vez enviado por correo electrónico, se borra. C > Borrar este fichero 4. TRANSACCIONES QUE SE HAN SALTADO LOS PARÁMETROS DE CIRCULACIÓN Esta tarea se realiza semanalmente, todos los lunes a primera hora, y la responsable de automatización se lo envía a la encargada de equipo del turno de mañana. La ruta Telnet es A-A-O. El sistema reporta las transacciones del tipo renovación, sobrepasados, bloqueados, que se han realizado saltándose los parámetros de circulación. Los resultados que muestra son de este tipo: IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 5 Instrucciones Técnicas de la BUJA Este fichero nos lo mandamos por correo electrónico desde P > IMPRIMIR; 4 > enviar por correo; introduzca dirección completa de mail y nota del mail. El fichero se borra una vez guardado y se conserva durante 6 meses porque en algunas ocasiones nos sirve para resolver incidencias de Millennium. En la carpeta Millennium mantenimiento > Transacciones fallidas IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 6 Instrucciones Técnicas de la BUJA 5. AVISOS DE CIRCULACIÓN POR CORREO ELECTRÓNICO La ruta de Telnet es: C-E, y se revisa semanalmente por la encargada de equipo del turno de mañana. En este fichero se conservan los mensajes de correo electrónico que han sido devueltos por el sistema porque hay algún error en la dirección. Una vez que consulta el fichero, se lo manda por correo electrónico y arregla las direcciones en las fichas de usuario de Millennium. Una vez extraída la información el fichero se borra. IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 7 Instrucciones Técnicas de la BUJA Elegimos 1), 2), 3), etc. y abrimos el correo, para verlo entero tecleamos M > más del mensaje. Anotamos el nombre y dirección de correo y se corrige en la ficha del usuario en Millennium. Una vez corregidos todos los errores, se puede borrar el fichero. IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 8 Instrucciones Técnicas de la BUJA En este caso, a la dirección: [email protected], le falta la “l” de hotmail.com 6. REVISAR Y BORRAR CORREO FTS RECHAZADO Ruta Telnet A-V. El correo rechazado indica algún mal funcionamiento de los módulos Millennium, por ejemplo que se ha rechazado el envío de las reclamaciones de las publicaciones periódicas. Hay que revisar los mensajes y dependiendo del problema del que se trate ponerlo en conocimiento del jefe de sección responsable del módulo correspondiente. Una vez resueltas las incidencias se borrará el fichero. 7. REVISAR Y BORRAR CORREO DE EXPORTACIÓN Ruta Telnet A-E. Al igual que en el caso anterior el correo rechazado indica algún mal funcionamiento de los módulos Millennium. Una vez resuelta la incidencia se borrará el fichero. Estos correos son los que se envían desde el catálogo o Research Pro, se comprueba si los fallos se deben a errores en la dirección de correo o son debidos a otro tipo de problema, si fuese así se comprueba la configuración del OPAC y Research Pro y si el problema persiste se abre un helpdesk (incidencia) con Innovative. 8. MANTENER ENLACES Actualiza las ubicaciones de ejemplares y bibliográficos para que se asocien correctamente a los fondos de Linares o Lagunillas. Es importante cuando los registros tienen varias ubicaciones La ruta de Telnet es A-K, y hay que decir dos veces sí. IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 9 Instrucciones Técnicas de la BUJA 9. COMPROBACIÓN DEL ESTADO DEL SISTEMA Entrando en Telnet por la ruta I-I-F-S se accede a la información sobre los distintos tipos de registros de la base de datos (bibliográfico, pedido, fondos, autoridad, ejemplar, usuario, curso, proveedor, recurso, licencia, contacto, factura, programa y sección). El sistema muestra cuatro columnas para cada tipo de registro: ÚLTIMO REG: el último número de registro de cada tipo hasta el momento en que se comprueba el sistema Nº ACTUAL: el número actual de registros de cada tipo MAX PERMIT: el máximo nº de registros de cada tipo que admite el sistema BORRADOS: registros de cada tipo que se han borrado Mensualmente hay que comprobar que el número actual de registros no esté próximo a exceder el máximo permitido. Para ello nos basaremos en un cálculo hecho a partir del estado del sistema de meses anteriores, comprobando cuántos registros de cada tipo se han ido añadiendo a la base de datos cada mes. Así tendremos una estimación sobre el crecimiento mensual de cada tipo de registros y podremos determinar de cuántos meses disponemos antes de tener que solicitar que nos amplíen el número máximo de registros del tipo que necesitamos. Una vez que se solicita a Innovative la ampliación de ese máximo la respuesta suele ser muy rápida, pero convienen hacer la petición cuando falten unos tres meses para que el fichero de registros de un determinado tipo se agote. Si avanzamos (F > AVANZAR) veremos el resto de la información sobre el estado del sistema: IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 10 Instrucciones Técnicas de la BUJA En estas dos pantallas veremos: − − El estado del fichero de transacciones a través del que podemos comprobar el nivel de carga que en ese momento soporta el sistema (4% en este caso). Por encima del 60% tenemos que tener cuidado y restringir temporalmente las operaciones que puedan sobrecargar el sistema como las actualizaciones globales o cargas masivas. El estado de los ficheros log de estadísticas del WAM. Hay que evitar que llegue al 100% sin haberlas descargado antes porque si esto sucede las estadísticas dejan de registrarse. Toda la información sobre el estado del sistema hay que imprimirla. Esto se hace escogiendo P > IMPRIMIR, 4 > enviar por email. El correo electrónico lo pasamos a Word, le damos formato y lo guardamos en la carpeta de Millennium mantenimiento > subcarpeta: Estado del sistema. En el título señalaremos el mes al que se refiere la información. IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 11 Instrucciones Técnicas de la BUJA 10. ACTUALIZAR TRADUCCIONES Esta tarea se realiza una vez al mes desde el cliente. Con ella los módulos van actualizando las traducciones de algunos textos que aún están en inglés en el programa. IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 12 Instrucciones Técnicas de la BUJA 11. DEPURACIÓN DE ERRORES DE LA BASE DE DATOS: Esta tarea se realiza trimestralmente: - usuarios sin localización: Se hace un fichero de revisión y se buscan los usuarios cuya localización es distinta de 1 y distinta de 2. Después se entra en el registro de cada usuario y se busca en sus datos la ubicación a la que pertenece y se arregla manualmente. (Los usuarios sin localización no pueden pedir préstamos al CBUA) - registros con numero de ejemplar distinto de 1 Fichero de revisión donde el nº de ejemplar sea distinto de 1 y que no sea bibliografía recomendada. Se realiza el arreglo mediante actualización global de la mayoría de los ejemplares (El número de ejemplar afecta a las estadísticas). Si el número que aparece en lugar de 0 es otro se realiza una corrección manual. - Usuarios que tienen una letra al final en el DNI o en el código de barras Fichero de revisión con usuarios que tienen letra en el DNI o en el código de barras. Entras en el registro y lo arreglas manualmente. Esta operación se hace porque si no, no pueden entrar en los recursos electrónicos desde casa y puede haber problemas con el préstamo CBUA IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 13 Instrucciones Técnicas de la BUJA - Ejemplares sin tipo de ejemplar Fichero de revisión de los ejemplares que no tienen tipo de ejemplar y cuya ubicación sea distinta de BIB Se arregla manualmente (el tipo de ejemplar es una de las variables de la reglas de préstamo) - Poner reclamaciones a cero cuando llegan a seis Fichero de revisión y buscas ejemplares con número de avisos de reclamación igual a 6 El resultado, lo agrupo por nota interna del ejemplar que contenga “reclamado 6 veces” “reclamado 12 veces”… El número de aviso de retraso se pone a 0, se cambia el estado de reclamado y se suma 6 al número que aparece en la nota interna: Reclamado 30 veces. Se exportan los ficheros de revisión y se envían al encargado de equipo. - Borrar nota de reclamado Cuando devuelven el libro hay que borrar la nota, pero no se suele hacer, así que hacemos un fichero, ejemplares con nota interna reclamado y que su estado sea disponible y borramos la nota de lo ya devuelto. IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 14 Instrucciones Técnicas de la BUJA 12. ACTUALIZAR CONTADORES - Actualizar contador del nº de préstamos al año: Se hace a principio de año, en los registros de ejemplares hay tres campos relativos al número de préstamos de un ejemplar: Nº total de préstamos, Nº préstamos año en curso y Nº de préstamos en el año anterior. Se hace para que empiece la cuenta a cero, a principio de año y el dato sea verídico. Se hacen ficheros de revisión por tipo de ejemplares prestables. En TELNET, actualización rápida, y la ruta es D-R-I, • • • • ¿Quiere actualizar YTDCIRC y LYRCIRC? (s/n) y se dice S. Se elige C para continuar o Q, si se quisiera cancelar la actualización. Pregunta Zero the YTDCIRC totals? (s/n) Se ofrecen dos opciones o A. ADD YTDCIRC(nº de préstamos año en curso) to LYCIRC (Nº préstamos año anterior) o R. Replace LYCIRC (Nº préstamos año anterior) with number YTDCIRC (nº de préstamos año en curso) • Elegimos R Millennium pregunta si quieres usar un fichero de revisión, se elige uno de los ficheros de tipo de ejemplar y se realiza la actualización. Se repite el proceso con todos los ficheros que hayamos hecho. - Actualizar contador de fondos recibidos de publicaciones periódicas: • Se hace a principio de año, para conocer la cantidad de números de revistas recibidos durante un año. El registro de fondos de Millennium tiene un campo llamado contador de piezas, en el que aparece el número de fascículos de una revista que se reciben en la hemeroteca, IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 15 Instrucciones Técnicas de la BUJA Se hace un fichero de revisión: publicaciones periódicas abiertas y que el campo contador de piezas sea mayor que cero. Y mediante Actualización rápida, el contador se pone a 0 13. MANTENIMIENTO BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA Antes de empezar con la bibliografía recomendada para el curso siguiente, es preciso hacer una limpieza de los registros existentes. • • • Se borran los registros de cursos de hace dos años, para localizarlos se hace un fichero de revisión de curso que en nota contengan 2011-2012 (año académico que queremos borrar). Hay que entrar en cada curso y eliminar los ejemplares que tienen asociados, para que no permita borrar el registro r. Se eliminan lo ejemplares que tengan como ubicación bib y que ya no estén asociados a ninguna bibliografía. Se hace una revisión completa de las bibliografías o Ejemplares duplicados o Nombres del profesorado o Ejemplares con localización “Bib” y código de barras… 14. ACTUALIZAR LA VERSIÓN DE MILLENNIUM Anualmente se hace una actualización de la versión de Millennium por parte de la Biblioteca. Normalmente hay dos actualizaciones, pero una de ellas la hace Innovative. Para esta otra que tenemos que hacer nosotros requerimos la colaboración de la Unidad de Gestión del SCI. IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 16 Instrucciones Técnicas de la BUJA Las notas que vienen a continuación responden a la última actualización en que nos ayudo Julian García Cabrera, y que se usaron para la actualización realizada en junio de 2011: Release 2009B 1.4. Estas anotaciones son orientativas porque cada año hay que leer la documentación correspondiente a cada versión y colgada en CSDIRECT, pero aún así es importante hacerla constar aquí. Actualmente es Paco Garrido, de la Unidad de Gestión del SCI, el que nos apoya en esta tarea. Antes de empezar Biblioteca y la Unidad de Gestión del SCI hacen lo siguiente: − Consultamos la documentación de actualización, las Release Notes y la compatibilidad de Oracle y la compatibilidad de clientes Millennium. − La Biblioteca (Subdirección y Admon. del SIGB y Responsable de Automatización) deben mirar las Release Notes y dar el visto bueno a que se puede hacer la actualización. − Hay que tener un full backup menos de 24 horas antes de empezar el upgrade. Como hacemos copia de lunes a viernes, tenemos que escoger un día a partir del martes. − Imprimimos y seguimos la guía de actualización. − SCI: Hay que recordar que la conexión con Innovative es lenta, así que es mejor hacer la descarga de la actualización del FTP a primera hora de la mañana antes de que se saturen las conexiones con EE. UU. También debemos tener preparada la cinta para hacer el backup del software de Millennium y usarla como recovery tape en caso de que haya problemas al actualizar (es una cinta distinta de la del full backup de los datos que se habrá hecho el día anterior). − ¿La versión de Oracle sigue siendo compatible con la versión Millennium 20XXA/B? En la anterior actualización (a 2007) advirtieron que para próximas actualizaciones habría que pasar a la versión de Oracle 10g (Release 2007 supports Oracle 9i or Oracle 10g. After Release 2007, Innovative supports only Oracle 10g) Sin embargo ahora dicen que se puede seguir usando Oracle 9i: No es necesario que las instituciones con Oracle actualicen a 10G para actualizar a la Versión 2009A. El apoyo de Oracle Corporation para 9i cesa, pero Millennium 2009A continuará corriendo sobre 9i IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 17 Instrucciones Técnicas de la BUJA − Hacemos el system check desde el csdirect http://csdirect.iii.com/release/syscheck/rls2009a/ y lo pasa correctamente: System Result for 150.214.170.115 Processor Results (PASS) Machine Type sol Processor Type sparcv9 Speed 1200 MHz Software Results (PASS) File System /iiidb Total Space 49.22 GB Available Space GB Program Registration Results (PASS) Version none Planificación de la versión 2009B http://csdirect.iii.com/release/release_2009b.shtml Documentación de actualización http://csdirect.iii.com/release/guides/2009b_upgrade_ftp.pdf Release notes http://csdirect.iii.com/release/rlsnotes/2009b_spanish.shtml Cliente de Millennium http://csdirect.iii.com/downloads/milclient.shtml Tutoriales http://csdirect.iii.com/tutorials/ Nota importante para SCI: Puede convenir hacer una copia a nivel de sistema operativo de Ávalos, pero para hacer un ufsdump el sistema de ficheros debe estar inactivo o bien hay que desmontar el sistema de ficheros que se vaya a copiar o bien estar en modo single user. Ahora mismo tenemos copia actualizada del / y de /usr del 1 de julio de 2011. Se hizo un ufsdump de Ávalos en el año 2005, y se hizo así: ufsdump 0uf /dev/rmt/0n filesystem Donde filesystem fue /, /usr, /var, /opt Ahora además tendríamos los filesystems /iii y /iiidb. El /iiidb está en disco de la EVA. mt -f /dev/rmt/0n orden. Donde orden puede ser rewind, status, fsf 1 ufsrestore -if /dev/rmt/0n. Y luego tenemos las órdenes what, help IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 18 Instrucciones Técnicas de la BUJA # df -h Filesystem size used avail capacity Mounted on /dev/md/dsk/d0 2.0G 384M 1.5G 20% / /dev/md/dsk/d5 20G 2.0G 18G 11% /usr /proc 0K 0K 0K 0% /proc mnttab 0K 0K 0K 0% /etc/mnttab fd 0K 0K 0K 0% /dev/fd /dev/md/dsk/d3 7.9G 2.4G 5.4G 32% /var swap 17G 32K 17G 1% /var/run swap 17G 184K 17G 1% /tmp /dev/dsk/c4t0d0s0 49G 35G 14G 71% /iiidb /dev/md/dsk/d6 26G 2.1G 24G 9% /opt /dev/md/dsk/d7 3.9G 154M 3.8G 4% /iii # df / (/dev/md/dsk/d0 ): 3329230 blocks 327573 files /usr (/dev/md/dsk/d5 ):37163160 blocks 2410480 files /proc (/proc ): 0 blocks 2909 files /etc/mnttab (mnttab ): 0 blocks 0 files /dev/fd (fd ): 0 blocks 0 files /var (/dev/md/dsk/d3 ):11441356 blocks 981763 files /var/run (swap ):36474816 blocks 396013 files /tmp (swap ):36474816 blocks 396013 files /iiidb (/dev/dsk/c4t0d0s0 ):30841194 blocks 6135172 files /opt (/dev/md/dsk/d6 ):49879776 blocks 3253174 files /iii (/dev/md/dsk/d7 ): 7951752 blocks 499096 files El día antes de la actualización se hace la fase de preparación: Primero comprobamos que se ha hecho el backup diario. Seguimos la guía de actualización previamente impresa: − A>A>L>(iniciales del usuario de admon)U>S (Cargar el nuevo software por secure FTP) − "I have read the Release Notes? (y/n)" Respondemos con y<ENTER> − "Do you wish to continue with the preparation phase of the upgrade to Release 2009A?" Respondemos y<ENTER> − Bajamos a la sala de máquinas a quitar la cinta del backup diario y ponemos otra para grabarla como recovery tape − "Please insert a blank or an initialized tape. Press return to continue." Pulsamos ENTER − "C > Tape has been inserted, CONTINUE with backup". Pulsamos C − Empiezan ha aparecer puntos que indican que se está grabando la recovery tape. Tarda alrededor de 30 minutos. − Al terminar da el tiempo que ha tardado y pulsar ESPACIO para continuar. Pulsamos ESPACIO. − Pasa a cargar el software por Secure FTP, en dos partes el 2009Aincl.ii y el 2009Adata.ii, luego hace un Building con un tanto por ciento de progreso de las "Library Routines" y luego un "final build". Empezamos sobre las 10:10 y termina sobre las 11, lo raro es que cierra el terminal. − "Do you wish to proceed with reboot to maintenance mode? (y/n)" Respondemos n porque otro día haremos la fase de actualización (upgrade). Fase de actualización: IT.07 – TAREAS PERIODICAS DE ADMINISTRACIÓN DE MILLENNIUM • 19 Instrucciones Técnicas de la BUJA Para continuar con la fase de actualización se necesita un full backup de los datos realizado en la 24 horas anteriores. Por ejemplo, si tenemos un backup programado de lunes a viernes y el lunes 3 de julio queremos hacer la actualización a las 14:00, lo que se hace es quitar en la programación el backup del viernes y ponerlo en domingo. Así la copia de los datos se hará el domingo por la noche y el lunes a las 14:00 podremos continuar con la fase de actualización. Se hace por la tarde para no interrumpir la actividad normal de la Biblioteca por la mañana. Imprimimos y seguimos la guía de actualización: − − − − − − − − A>A>L>(usuario de administración)U> Muestra el mensaje "Continuing from an earlier load. Press 'c' to continue". Pulsamos c Aparece otra vez el mensaje de si hemos leído la Release Notes, y luego la fase de preparación. No se sabe por qué, pero repite la fase de preparación que se lleva 1 hora y 30 minutos. "Do you wish to proceed with reboot to maintenance mode? (y/n)" y<ENTER> Press return to continue Are you sure you want to shut down Innovative system now? (y/n)" y Volvemos a hacer telnet y vemos el mensaje INNOVATIVE SYSTEM SOFTWARE UPDATE IN PROGRESS, escribimos upgrade2009 las iniciales de administración del sistema y la clave. Empieza un Build que tiene un porcentaje de progreso, cuando se completa el build va poniendo muchos puntos. Después de pocos minutos termina con el mensaje: Data conversion complete. Now finished with Innovative upgrade. Please email [email protected] to let Innovative know that you have loaded Release 2009A. System will now reboot to resume normal operation Press return to continue.
