Propósito: Poder localizar fácilmente cualquier registro que

PAG 1 DE 3
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE IZÚCAR DE
MATAMOROS
ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL
GOBIERNO DEL ESTADO DE PUEBLA
REVISIÓN N°. 6
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Propósito: Localizar fácilmente cualquier registro que se haya elaborado o recibido en la UTIM.
Directrices

Los registros generados en la UTIM pueden estar en medio impreso o en medio electrónico
y se identifican por su nombre, código o ambos.

Cuando un registro se conserve en medio electrónico deberá hacerse un respaldo.

El tiempo de retención de un registro depende de la utilidad que tenga o del que marquen
las leyes o reglamentos. Cuando ha vencido el tiempo de retención de un registro se envía
al archivo muerto.

En los casos en que sea permisible y apropiado, y los recursos lo permitan, podrán
vaciarse los impresos al medio electrónico, conservando su integridad, y entonces podrá
destruirse el impreso.

Cuando los registros estén en formatos u hojas sueltas, deberán guardarse en una carpeta
o en un fólder. Ningún registro impreso debe estar suelto.

Las carpetas o fólders en que se inserten registros deben estar identificados con datos que
relacionen a los registros que contienen.

Cuando la cantidad de registros exceda del cupo de un fólder o una carpeta, deberán
utilizarse más fólders o carpetas, de tal manera que haga posible el acomodo y la
búsqueda en él o ella, sin deteriorar el registro.

Todo el personal tendrá libre acceso a los registros que necesite para el desempeño de sus
labores. Cuando se requiera de algún registro para otra situación, deberá solicitarse al
responsable del control de dicho registro.

El usuario de un registro es responsable de su integridad.
Descripción:
El titular de cada área es responsable del resguardo y control de los registros que se generen o
reciben en su área, durante el tiempo de retención.
PAG 2 DE 3
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE IZÚCAR DE
MATAMOROS
ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL
GOBIERNO DEL ESTADO DE PUEBLA
REVISIÓN N°. 6
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
El acomodo por tipo de registro se da de la manera siguiente:
Departamento de Servicios Escolares

Actas de nacimiento, recibos de pago, solicitudes de inscripción y demás comprobantes
que entregue el alumno, en cualquier trámite, se resguardarán en fólders, formando
expedientes.

Cada fólder se identifica, en la pestaña, con el número de control y el nombre del alumno
apellido paterno, apellido materno y nombre(s) -. El orden dentro de cada fólder se hace
cronológicamente, según la recepción de los documentos.

Los fólders se ordenan primero por carrera, luego por el año de ingreso a la UTIM del
alumno y después, por el número de control. Si algún alumno cambia de carrera, se
modifica el número de control según la nueva carrera en el fólder y el expediente se
cambia a la carrera correspondiente haciendo la colocación como ya se indicó. Estos
registros se conservan en el Departamento de Servicios Escolares; se mantienen por lo
menos hasta que el alumno haya obtenido el título o que por faltas reglamentarias haya
sido dado de baja de la institución.
Departamento de Recursos Humanos

Los documentos de cada trabajador se conservan dentro de fólders; se identifican con el
nombre del trabajador, empezando por apellidos y se ordenan alfabéticamente. Dentro de
cada fólder se acomodan los registros en orden cronológico de elaboración o recepción. Se
identifican con el nombre del trabajador y se acomodan alfabéticamente por apellido en los
archiveros del departamento de Recursos Humanos. El tiempo de retención de estos
registros en el departamento de Recursos Humanos es de al menos un año adicional al
retiro del trabajador de la Institución.
Direcciones de Programas Educativos

Los registros del proceso académico los resguardan los directores de los Programas
Educativos, según la carrera. Ejemplos de estos registros son: las listas de asistencia y
evaluación por grupo; el concentrado de calificaciones de asignatura; el concentrado de
calificaciones finales por grupo; la carga académica; el cronograma de avance
programático; la planeación didáctica; la plantilla de personal docente y administrativo; la
visita a alumnos en estadía y las actas de la Comisión Dictaminadora.
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE IZÚCAR DE
MATAMOROS
ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL
GOBIERNO DEL ESTADO DE PUEBLA
PAG 3 DE 3
REVISIÓN N°. 6
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Estos registros se almacenan y protegen en carpetas de argollas, que se identifican en el
exterior con el nombre del Programa Educativo y el año de la generación escolar; en su interior
existe un índice que indica el acomodo por tipo de registros y el color del separador que
identifica la sección en que se encuentran; cada sección lleva un orden cronológico de
recepción o alfabético por alumno o por maestro, según corresponda.
La retención de estos registros es hasta que se halla completado la tramitación y entrega de
títulos y cédulas profesionales.

Los registros de las auditorias internas; de control de documentos; de auditorias de
servicios y de quejas y sugerencias los controla, por separado, el Coordinador del Sistema
de Calidad en carpetas de argollas, identificadas con el nombre del tipo de registro. El
tiempo de retención para este tipo de registros es de tres años.
Para los demás registros, cada área posee una lista de sus registros con la siguiente
información:
Nombre del Registro.
Orden de acomodo y de localización.
Medio de almacenamiento y protección.
Tiempo de retención.