La Interesante Nomenclatura de los Puestos

La Interesante Nomenclatura
de los Puestos
DINÁMICA
EMPRESARIAL
Número 67, Julio de 2009
Boletín Informativo de DESISA Consultores
Con bastante frecuencia encontramos desacuerdos, e inclusive conflictos, originados por el nombre que se le ha acuñado a un puesto u otro. Este tema, si bien no
suele ser calificado como de gran trascendencia en la gestión de las organizaciones, no deja de ser problemático, especialmente para los responsables de controlar el inventario organizacional.
los puestos ejecutores. Sin la intención de agotar todos los posibles casos, a
continuación se presentan los que suelen ser más “problemáticos” en las organizaciones, así como algunas recomendaciones de cómo abordarlos.
En la práctica, la decisión sobre qué nombre darle a un puesto normalmente se
origina de cuatro elementos fundamentales: a) La naturaleza del trabajo; b) Las
costumbres pasadas; c) La cultura organizacional y d) El estatus. Es decir, en la
actualidad, buena parte de la decisión sobre los nombres de los puestos se basa
simplemente en lo que “nos suena bien” y que no discrepa demasiado con lo que
ya se tiene. En pocas palabras, son contadas las organizaciones en donde esta
temática se enfoca desde una perspectiva verdaderamente técnica.
Existen puestos en los que las reglas anteriores no aplican del todo, o bien, su
aplicación puede llevarnos a nombres muy poco convencionales. Por ejemplo, a
un puesto que se dedica a fabricar y rectificar piezas metálicas mediante la utilización de un torno usualmente le llamamos “Tornero”. En este caso, podríamos
perfectamente usar el nombre “Operador de Torno” y estaríamos aplicando el
mismo criterio recomendado. Sin embargo, para el caso de un “Carpintero”, difícilmente vamos a poder encontrar un nombre bajo la regla establecida, pues se
trata de una profesión ya definida bajo dicho término. En la misma categoría se
ubican el Médico, el Abogado y el Pintor, entre otros. Para todos estos casos, lo
mejor es mantenerse dentro de la práctica común en cuanto a los nombres de
dichos cargos.
Por ejemplo, cuál es la diferencia entre un “Auxiliar Contable” un “Asistente Contable” y un “Colaborador de Contabilidad”. Sin duda, pueden variar las funciones
específicas de los puestos al momento de analizarlos en detalle, pero en el fondo,
lo más seguro es que encontraremos funciones relacionadas al registro y revisión
de operaciones contables y a la emisión de informes, cuadros y declaraciones
que nacen de dicha información. Por lo tanto, el decidirse por uno u otro de los
tres nombres anteriores realmente dependerá del “gusto” de la persona que tome
la decisión.
Profesiones y Labores Vocacionales
Sin duda habrá quien diga que no es lo mismo un Auxiliar que un Asistente, pues
un Asistente asume responsabilidades de mayor complejidad. Si nos vamos al
diccionario, lo mismo es asistir que auxiliar, y la decisión de usar uno u otro término realmente dependerá de con cuál nos sentimos más cómodos. En este respecto, es importante tener mucho cuidado de no asumir niveles de complejidad si no
se cuenta primero con un sistema técnico de valoración y clasificación de puestos.
Qué tal si analizamos los puestos de tres empresas y nos encontramos en una de
ellas con un “Jefe de Finanzas”, en otra con un “Gerente de Finanzas” y en la
tercera con un “Director de Finanzas”. Si partimos del hecho que en las tres empresas el puesto es el máximo responsable por las funciones de contabilidad,
tesorería y créditos y cobros, no existiría argumento técnico para diferenciar los
nombres, más allá del “estatus” que queramos darle a la posición.
Para llegar a un planteamiento técnico, analicemos primero los elementos conceptuales asociados a la definición del título o nombre de un puesto de trabajo. El
nombre de un puesto, primero y antes que nada, debe reflejar la función principal
del mismo. Ahora bien, en este sentido, es necesario hacer una clara diferenciación entre puestos responsables de “ejecutar” y puestos responsables de “dirigir”.
En puestos responsables de ejecutar, siempre se deberá buscar la frase que
mejor pueda resumir el propósito del puesto, es decir, la acción primordial. Por
otra parte, en puestos responsables de dirigir, el enfoque deberá fundamentarse
en una nomenclatura jerárquica apoyada por un sistema técnico de clasificación y
concatenado con el área funcional que se dirige.
Puestos Orientados a la Ejecución
Tal como se menciona previamente, en el nombre de puestos ejecutores, es
importante buscar resumir el propósito fundamental del puesto de trabajo al definir
su nombre. La primera palabra en el nombre debe ser un adjetivo que tipifique la
acción primordial realizada por el puesto, seguido de una breve descripción del
ámbito de acción o tema funcional sobre el cual se ejerce dicha acción. A continuación algunos ejemplos:
•
Promotor de Microcréditos (de la acción de promover / la promoción que
realiza se orienta hacia servicios de microcrédito)
•
Analista de Control de Calidad (de la acción de analizar / el análisis lo realiza para actividades de control de calidad)
•
Operador de Turbogenerador (de la acción de operar / la acción de operar
la ejerce sobre un turbogenerador de energía eléctrica)
Los anteriores son casos muy poco controversiales y sirven para ejemplificar
claramente el uso de la técnica recomendada para establecer la nomenclatura de
Puestos Asistenciales
Este es probablemente el caso más complicado en la nomenclatura de puestos
ejecutores. Lo primero que debemos reconocer es que, aun y cuando las funciones de un puesto pueden ser consideradas como “apoyo”, estos puestos también
ejecutan, por lo que son catalogados dentro de la categoría de puestos orientados
a la ejecución. Ahora bien, si decimos que la primera palabra debe constituir un
adjetivo que tipifique la acción, nos encontraremos con el puesto auxiliar, el colaborador y el asistente. Tal como se menciona al inicio, no existe una diferencia
técnica entre estos tres casos, por lo que cualquiera es válido. Lo que debe evitarse es el uso indiscriminado de estos términos para puestos que pueden nombrarse bajo la regla básica. Por ejemplo, si nos encontramos con un puesto que se
dedica a preparar pedidos para despacho en una bodega o almacén, sería más
conveniente denominarlo Preparador de Despachos de Bodega, en lugar de Auxiliar de Bodega, o Asistente de Bodega. Ahora bien, si ese puesto, además de
preparar despachos, ubica mercadería que ingresa, limpia las instalaciones, participa en inventarios físicos, entre otras actividades, es razonable y práctico utilizar
el término genérico de auxiliar o asistente. Esta situación es muy común en los
puestos de apoyo administrativo, siendo nombrados típicamente como Asistentes
Administrativos. Nuestra experiencia nos dice que en buena parte de estos casos
es posible especificar mejor el título del puesto, por lo que se debe hacer la reflexión antes de optar por el término genérico.
Es importante en este tipo de puestos evitar la relación del nombre con un cierto
nivel de complejidad, pues ello es temática para la nomenclatura de puestos tipo
o genéricos, no para puestos funcionales. En este sentido, lo mejor es seleccionar
un solo término y utilizarlo de manera uniforme, es decir, por ejemplo, a todos los
puestos de apoyo nombrarlos como auxiliares o como asistentes o como colabo-
radores, pero no combinar dichos términos, independientemente que los puestos
tengan diferentes niveles de complejidad o responsabilidades. En lo particular,
nos inclinamos por el adjetivo asistente.
diccionario el término director, gerente y jefe tienen significados fundamentalmente equivalentes.
El Método de Capa Jerárquica
Puestos Multifunción y de Servicio
En ocasiones nos encontraremos con puestos en los cuales es muy difícil delimitar un solo propósito, lo cual permita definir un adjetivo adecuado que los describa. Tomemos, por ejemplo, el caso de un puesto que dedica parte de su tiempo a
la atención de consultas de clientes sobre sus cuentas por pagar, otra parte la
destina a llamadas de cobro y una tercera porción en recibir pagos y registrarlos
en el sistema de créditos. En este caso no está claro si se trata de un puesto de
servicio al cliente, de cobros o de tesorería. En estos casos, y aunque no se trata
realmente de un puesto asistencial, pues tiene sus áreas de responsabilidad bien
delimitadas, puede resultar práctico el uso del término Asistente de Cuentas por
Cobrar. Claro que si una de las tres actividades mencionadas es predominante,
es preferible establecer un nombre más específico.
Para el caso de puestos cuyo objetivo principal es atender clientes o proveedores
en las relaciones que éstos tienen con la organización, es recomendable el adjetivo “Gestor” como inicio en el nombre (Ej. Gestor de Atención a Clientes, Gestor
de Servicio a Proveedores, Gestor de Ventas, Gestor de Cobros), en el entendido
que su función radica en “resolver casos”, sean de servicio, de comercialización o
de recuperación.
Puestos Orientados a Dirigir
La segunda gran categoría para fines del presente análisis corresponde a los
puestos cuya función primordial es dirigir a otros hacia el cumplimiento de un
propósito de equipo. Sin duda se presentarán casos “grises” en donde no queda
claro si la función es dirigir o ejecutar, especialmente en donde el equipo es muy
pequeño. No obstante, por razones prácticas entenderemos que en esta categoría se ubica cualquier puesto que tiene de manera oficial al menos un puesto
subalterno, siendo responsable por los resultados de dicho(s) puestos.
En este grupo nos adentramos de lleno en el ámbito del “estatus” como regla para
el establecimiento del nombre. En sí, son pocas las opciones de nomenclatura
para los puestos de dirección. Estas se presentan a continuación en una escala
jerárquica creciente que es normalmente aceptada en nuestro medio:
•
•
•
•
•
•
Supervisor / Coordinador
Jefe
Gerente
Director
Vicepresidente
Presidente
Una forma simple de determinar el nombre que se debería usar radica en un
simple conteo de capas jerárquicas consecutivas y en base a ello establecer la
nomenclatura del puesto. Para ello, se parte del orden secuencial previamente
indicado y se definen las siguientes reglas:
Supervisor / Coordinador: aquel puesto que dirige una o más personas en puestos dedicados directamente a la ejecución.
Jefe: aquel puesto que dirige a dos* o más personas en puestos de supervisor o
coordinador, los cuales contemplan la condición anterior.
Gerente: aquel puesto que dirige a dos* o más personas en puestos de jefe, los
cuales contemplan la condición anterior…. y así sucesivamente.
* Nota: es importante recordar que nunca debe existir una relación de “uno a uno” en puestos
de mando
El Método de Clasificación
Un segundo camino, y de hecho el más recomendable, es el basado en un sistema de valoración y clasificación de puestos. Para ello basta implantar un sistema
objetivo de valoración que permita clasificar los puestos en niveles de magnitud.
Estos niveles, a su vez, pueden ser agrupados a manera de simular capas jerárquicas, lo cual ofrece una plataforma mucho más técnica para establecer la nomenclatura. Por ejemplo, para todos los puestos de dirección clasificados en los
niveles del 6 al 10 se les denomina como jefes, mientras que los de niveles del 11
al 15 como gerentes. La agrupación dependerá del número de niveles resultante,
sin embargo, es una mecánica mucho más objetiva y práctica que la simple capa
jerárquica.
Sin menoscabo de lo anterior, y recordando que para puestos de dirección el
título con frecuencia tiene que ver con estatus, la nomenclatura que sea utilizada
en material impreso de representación (Ej. tarjetas de presentación, cartas hacia
el exterior, etc.) puede ser diferente, siempre que se guarde una relación razonable a la función del puesto. Es decir, no hay mayor problema en que el Jefe de
Ventas tenga tarjetas de presentación bajo el título de Director Comercial, si esto
sirve a los propósitos de imagen de la empresa.
Conclusiones
La gran pregunta en estos casos radica en cuál término utilizar, pues al final de
cuentas todos son válidos si hacemos caso omiso de la escala y orden jerárquico
de facto antes indicado. Es decir, por costumbre decimos que un gerente es más
que un jefe, pero en realidad no hay nada escrito en dicha materia. Es simplemente una costumbre cuyo origen realmente es desconocido. De hecho, en el
No es posible abarcar todos los casos de nomenclatura en un artículo de está
índole, no obstante nos parece que los conceptos detallados cubren buena parte
de los más comunes. Ahora bien, algo que no podemos olvidar es que un buen
título muchas veces será el resultado de una buena definición del puesto, por lo
que será de gran ayuda mantener un manual de descripción de funciones bien
estructurado y actualizado.
Ing. Juan Fernando Varela
Gerente General
DESISA Consultores
Productos y Servicios de DESISA Consultores
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