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Nueva normativa de anticipos
Sólo pueden pedir anticipos las personas que integran la plantilla de ESADE.
Las personas que colaboran con ESADE pero no forman parte de la plantilla, han de liquidar sus gastos
de viaje haciéndolos figurar en sus facturas de honorarios, según la normativa fiscal vigente.
Sólo se facilitan anticipos para viajes (más de 30 km).
Los demás gastos se han de liquidar por el procedimiento habitual de proveedores, mediante la
presentación de la factura correspondiente y su pago por transferencia.
Se realiza una sola liquidación por anticipo.
Los anticipos por importe superior a 1.500 euros requieren la autorización del SGEF.
El plazo máximo para la utilización de un anticipo y su liquidación es de 60 días naturales. A 31 de agosto,
todos los anticipos del ejercicio han de estar liquidados.
Los anticipos no justificados a los 60 días se descontarán en la nómina siguiente.
Si el anticipo resulta superior a los gastos incurridos, la diferencia debe ingresarse directamente en Caja
Madrid. El original del comprobante del ingreso debe enviarse al SGEF, junto con la liquidación del
anticipo.
Nueva normativa de tarjetas
corporativas
Aquellas personas de la plantilla que, por el puesto de trabajo que ocupan, tengan que viajar a menudo
(aproximadamente el 20 % de su tiempo) o representar a ESADE fuera de los campus, pueden solicitar la
tarjeta de crédito corporativa.
La solicitud debe realizarla el director del servicio a la Dirección de RHPAS, la cual, tras validar los
requisitos, hará la correspondiente petición al SGEF.
El SGEF hará llegar la tarjeta personal en un plazo aproximado de 10 o 15 días.
El no uso o el mal uso de la tarjeta implican la retirada de la misma. Se entiende por mal uso utilizarla para
gastos personales más que profesionales o no realizar las liquidaciones en los plazos indicados. Se
entiende por no uso el transcurso de más de 6-8 meses sin utilizarla.
Las normas de uso y liquidación se detallan a continuación.
Nueva normativa de liquidación de viajes
Liquidaciones de gastos en efectivo
Se entienden como gastos de viaje a cuenta de ESADE únicamente los gastos de manutención,
teléfono y desplazamiento.
La reserva de billetes de avión y hotel ha de realizarse a través de Viajes El Corte Inglés, que ha de
realizar la mejor oferta. Si por Internet o por cualquier otro medio se encuentra una oferta mejor a la
propuesta por Viajes El Corte Inglés, se ha de solicitar a Viajes El Corte Inglés que realice la reserva
de la oferta encontrada.
El plazo máximo de presentación de las liquidaciones de viaje es de 60 días naturales. No se
abonarán los gastos presentados con fecha posterior a 60 días.
Todos los gastos incluidos en la liquidación han de ir acompañados de justificantes originales. No se
abonarán los gastos cuyos comprobantes/facturas no se presenten o no sean documentos originales.
Las liquidaciones se realizan en la moneda en que se haya realizado el gasto. La conversión a euros
se realiza desde el SGEF.
Nueva normativa de liquidación de viajes
Liquidaciones de gastos con tarjeta
Al igual que en el apartado anterior, se entienden como gastos de viaje a cuenta de ESADE
únicamente los gastos de manutención, teléfono y desplazamiento.
La reserva de billetes de avión y hotel ha de realizarse a través de Viajes El Corte Inglés, que ha de
realizar la mejor oferta. Si por Internet o por cualquier otro medio se encuentra una oferta mejor a la
propuesta por Viajes El Corte Inglés, se ha de solicitar a Viajes El Corte Inglés que realice la reserva
de la oferta encontrada.
Los extractos de las tarjetas se pueden consultar por Internet a través de la página web de Caja
Madrid.
El titular de cada tarjeta ha de adjuntar los comprobantes originales al extracto, señalar los centros de
coste y enviarlos al SGEF en un período máximo de 30 días naturales.
Los gastos cargados en la tarjeta que no correspondan a conceptos de viaje o no hayan sido
documentados se entenderán como gastos personales y se descontarán en la siguiente nómina.
Cada persona es responsable del uso correcto de su tarjeta y debe justificar todos los movimientos de
la misma.