1. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN TÉCNICA La

U n iv e rs id a d
d e l V a lle
UNIVERSIDAD DEL VALLE
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN
Santiago de Cali, 21 de Febrero de 2012
AMPLIACIÓN INFORME DE EVALUACIÓN
LICITACIÓN PÚBLICA 23-2011
OBJETO: ASESORÍA EN LA ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN,
CON BASE EN LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
APROBADAS POR EL COMITÉ DE ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE PARA
VARIAS DEPENDENCIAS
1. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN TÉCNICA
La División de Contratación puso a disposición de los proponentes el informe de
evaluación y las propuestas presentadas.
Dentro del tiempo establecido para realizar observaciones, la firma Teguía Logística e
Información S.A.S., presentó las siguientes observaciones:
A.
Sobre la Evaluación Jurídica
Observación: “Ítem 3, donde se coloca como observación: „Requiere Autorización de la
Junta General de Socios para ejecución de contratos cuya cuantía sea igual o superior a
300 SMMLV‟. La autorización entregada es una autorización dirigida a la Universidad del
Valle, no obstante en la Propuesta Entregada por nuestra compañía ya cuenta con esta
autorización, esta se encuentra en los folios: 91, 92 y 93.
La revisión de esta observación es realizada por la División de Contratación, con el
siguiente resultado:
Respuesta: Se revisó nuevamente el original de la propuesta recibida por la firma Teguía
Logística e Información S.A.S., y se confirmó que en los folios 91, 92 y 93 de dicha
propuesta se encuentra el Acta No. 8 de la Asamblea General de Accionistas mediante la
cual se autoriza al Representante Legal a suscribir contratos por la suma de
$1.071.200.000.
De acuerdo con lo anterior, se modifica el informe de evaluación en la parte
correspondiente a la evaluación jurídica de la propuesta presentada por la firma Teguía
Logística e Información S.A.S., de la siguiente manera:
TEGUIA LOGISTICA E INFORMACIÓN S.A.S.
DOCUMENTOS:
Presentó Cumple
1. Carta de presentación de la
SI
SI
oferta.
2.Certificado de Existencia
y
SI
SI
Representación Legal
3. Autorización para contratar
SI
SI
4. Cedula de Ciudadanía
5. Libreta militar
6. Certificado de Antecedentes
Judiciales
7. Certificado de Antecedentes
Disciplinarios.
8.Certificado
Boletín
de
Responsables Fiscales
9.Registro Único Tributario-RUT
10. Registro único de Proponentes
(Act. 3 Proveedor, Espec. 23, Grupo
29 Servicios de Admón. Dctal)
11. Póliza de garantía de seriedad
de la propuesta.
12. Declaración de pago de aportes
Seguridad Social y Parafiscales
13. Anexo 3 Formulario K residual
SI
N/A
SI
N/A
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
SI
Observaciones
Propuesta con fecha del 20 de
diciembre de 2011
Duración hasta el 24 de Julio de 2026
Requiere autorización de la Junta
General de Socios para ejecución de
contratos cuya cuantía sea igual o
superior a 300 SMMLV (Certif
Cámara de Comercio). Certificación
incluida en los folios 91, 92 y 93 de la
propuesta.
El representante legal es mayor de 50
años
Vigencia del 20/12/2011 a 30/04/2012
Las propuestas presentadas por las firmas Colvista S.A.S., Manejo Técnico
de Información S.A, Teguía Logística e Información S.A.S. y Alpopular
Almacén General cumplen con los requisitos jurídicos.
B.
Sobre la Evaluación Técnica
Observación: "La certificación de experiencia presentada por la firma Trenta Ltda no
pudo ser verificada con el representante de la firma, pues no contestan el teléfono incluido
en la certificación, por lo cual se solicitó al proponente Teguia que solicitara a la firma
Trenta atender una visita de un delegado de la universidad. Finalmente la verificación no
pudo ser realizada, a pesar que el proponente suministro el número telefónico del Gerente
Liquidador de la firma Trenta.
* La dirección que figura en el certificado corresponde a un espacio ubicado en el quinto
piso de un centro comercial.
*La empresa Trenta esta liquidada desde el año 2009.
*En la certificación Se relacionan a dos objetos diferentes: Uno es Digitalización y otro es
aplicación TRD.
*No hubo respuesta, a pesar de varios intentos, en el teléfono fijo relacionado en la
certificación ni en el número celular suministrado por el proponente."
Respecto a la dirección es el papel Manejado por nuestro cliente y pasaron por alto
colocar su ubicación Vigente, la anterior fue su Ubicación en años anteriores.
Respecto A: „que la Empresa Trenta esta liquidada desde el año 2009‟, Dialogamos con El
Doctor Zuñiga y nos aclara que aún no está terminada de liquidar con la DIAN., Razón por
la cual el sigue siendo el Gerente Liquidador., Y sus nuevas Direcciones y teléfonos donde
despacha el Doctor Zuñiga es: Cra 15 76-53 Oficina 202 Y su número movil es el mismo y
nos afirma que su móvil o teléfono celular (300 713 1452) a estado en funcionamiento
perfecto y que no ha recibido mensaje o llamado alguno por parte de la universidad del
Valle y que se encuentra en la plena disposición de corroborar la Información por el
entregada a manera de certificación a nuestra compañía.”
La revisión de esta observación es realizada por la División de Contratación, con el
siguiente resultado:
Respuesta: Tal como se detalla en el informe presentado por el doctor Jorge e. Cahiotis
Salazar, persona delegada por la Universidad para realizar la verificación de la
información, se realizó visita a las instalaciones donde se encuentran almacenados los
archivos de la firma TRENTA LTDA., firma que certifica a la firma Teguía Logística e
Información, obteniendo los siguientes resultados:
1. En cuanto a verificar si fue Digitalización o aplicación de TRD, pues el
certificado se contradice entre el título y el cuerpo, el doctor Cachiotis concluye:
“Puedo entender a partir de la conversación con el archivista que representó a
la empresa TEGUIA y registrada en el presente informe que, la empresa
TEGUIA LTDA fue contratada para elaborar las Tabla de Retención
Documental, las Tablas de Valoración Documental y su aplicación en el
proceso mismo de intervención. Y además la digitalización de un volumen de
150.000 folios. Sin embargo no pude constar esta información en la visita
realizada”
2. En cuanto a verificar si es tan grande el trabajo, el doctor Cachiotis concluye:
“Debido al hecho que en la entrevista no se identificó el volumen de
documentación intervenida, puesto que el archivista que manejó el proyecto
no recuerda, no se puede establecer si el servicio contratado como
apreciación general pueda costar el valor contratado.”
De acuerdo con lo anterior, y teniendo en cuenta que no se pudo realizar la verificación
contenida en la certificación de la empresa TRENTA LTDA sobre los servicios prestados
en materia de archivos de la empresa Teguía Logística e Información S.A., no se
modifica el informe de evaluación en este sentido.
C.
Observaciones Técnicas Adicionales:
Observación: “Se envía Carta de Presentación de propuesta donde aceptamos todo el
contenido de las adendas y nos ajustamos totalmente al pliego de condiciones emitido por
la Universidad con sus respectivas adendas.”
La revisión de esta observación es realizada por la Sección de Gestión Documental , con
el siguiente resultado:
Respuesta: El representante legal de la empresa con fecha diciembre 20 de 2011
suscribe el anexo No 01 (Carta de presentación de la propuesta), donde declara: “1. Que
conoce todo el pliego de condiciones y sus adendas (si los hubiere), y acepta todos los
requisitos y condiciones en ellos exigidos....3. El suscrito acusa recibo del siguiente
adenda a los documentos de la Licitación Pública detallados a continuación, de acuerdo
con su número y fecha (si los hubiere)...”
Como se observa, el representante legal se limita a suscribir el formato del anexo 1 de la
Licitación Pública 23-2011, sin especificar las adendas recibidas, no relacionando ninguna
adenda (no detalla su número ni fecha, como lo exige el formato del anexo); por lo cual no
está reconociendo la existencia ni la aceptación de ninguna adenda. Adicionalmente, se
resalta que posterior a la fecha de suscripción de la carta de presentación de la propuesta,
la Universidad publicó en la página Web de la Universidad las adendas 6,7 y 8.
De otra parte, el acogerse al pliego de condiciones y a las adendas, no libera al
proponente de la presentación de la propuesta técnica, la que permite evaluar por parte
de la Universidad la claridad y los conocimientos técnicos del proponente frente al objeto
de la Licitación Pública. El conocer todo el pliego de condiciones y sus adendas le permite
al proponente presentar una propuesta técnica que reúna los requerimientos del objeto de
la licitación, y no otros que no cumplen con el objeto planteado.
Como se detalla en la evaluación técnica incluida en el numeral 4.2 del Informe de
Evaluación, en la propuesta de Teguia, entre otras observaciones:
“se incluyen como parte de la propuesta técnica procesos que tienen relación
con las diferentes etapas de la gestión documental, tales como: producción
documental, recepción de documentos, distribución de documentos, trámite de
documentos, organización de documentos, consulta, conservación, disposición
final, las unidades de correspondencia como parte de la asesoría”, además de
que hace referencia a “separar los documentos técnicos y administrativos de
acuerdo con la estructura orgánica funcional de la Universidad del Valle, desde
su constitución hasta la fecha. Este proceso aquí indicado no procede en la
aplicación de TRD en las oficinas…” “En los pasos relacionados con la foliación,
el cambio o identificación de unidades de conservación, en la descripción
documental e inventario, los mismos según lo expresado por el proponente serán
aplicados en la Secretaría Distrital de Gobierno en el proyecto 7089,
circunstancia esta que denota la falta de claridad el objeto propuesto …” “En el
folio 28 de la propuesta se hace referencia a la Aplicación de las Tablas de
Valoración Documental, proceso que no forma parte del objeto de aplicación de
TRD…” Para concluir que la propuesta no cumple con los requisitos técnicos
porque “…no cumple con la identificación y con actividades detalladas en el
Pliego de Condiciones y objeto del contrato…”.
La observación presentada por la firma Teguia no desvirtúa ni prueba lo contrario respecto
a las conclusiones de la Evaluación técnica, por lo tanto no se modifica el informe de
evaluación en este sentido.
2.
CONCLUSIÓN
De acuerdo con lo anterior, se ratifica que la propuesta presentada por la firma Teguia
Logística e Información S.A.S. no está habilitada por no cumplir con los requisitos de
carácter técnico exigidos en el Pliego de Condiciones de la Licitación.
GUSTAVO ADOLFO BAHAMON MENA
Jefe
División de Contratación
JOSÉ ALBERTO GIRALDO
Jefe
Sección de Gestión Documental