De: Jaime Guerrero, Luz Patricia [mailto:lpjaime@indracompany

De: Jaime Guerrero, Luz Patricia [mailto:[email protected]]
Enviado el: jueves, 19 de marzo de 2015 6:07 p. m.
Para: Division administrativa
CC: Rodriguez Mendoza, Sandra Milena; Devia Ruiz, Fabio Avelino
Asunto: Observaciones al borrador del pliego de condiciones del proceso LICITACION PUBLICA
No. 03 DE 2015
Importancia: Alta
Bogotá, D.C., 19 de marzo de 2015
Señores
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION
División Administrativa
[email protected]
Cra. 5 No. 15 - 80
Ciudad
Ref.: Observaciones al borrador del pliego de condiciones del proceso LICITACION PUBLICA No.
03 DE 2015 que tiene por objeto: “CONTRATAR LA ADQUISICION DEL LICENCIAMIENTO Y LOS
SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA
NACIÓN”
Respetados señores:
Dentro del plazo previsto en el proceso de contratación indicado para formular observaciones,
solicitar aclaraciones y modificaciones al pliego de condiciones de la licitación de la referencia, a
continuación procedemos a presentar las siguientes:
1.
NUMERAL 3.3.1 CAPACIDAD ORGANIZACIONAL - RENTABILIDAD DEL ACTIVO Y
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO
“RENTABILIDAD DEL ACTIVO. El proponente deberá acreditar una rentabilidad del activo
mayor o igual a 4%.”
"RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO. El proponente deberá acreditar una rentabilidad del
patrimonio mayor o igual a 14%”
"Revisando las condiciones financieras habilitantes establecidas en el pliego de
condiciones, se evidencia que los indicadores de Rentabilidad del Patrimonio y
Rentabilidad del Activo limitan a compañías que brindan servicios de alta tecnología , la
posibilidad de participar en el presente proceso, ya que cuando se ejecutan proyectos de
inversión en infraestructura, expansión y adquisición de nueva tecnología, todo enfocado a
brindar un mejor servicio y de mayor calidad el resultado operativo se ve fuertemente
comprometido por efectos de amortizaciones y depreciaciones. Sin embargo el excelente
desempeño de indicadores de liquidez, endeudamiento y cartera son pruebas evidentes
de experiencia, capacidad financiera y operativa para atender negocios de gran magnitud.
Si bien es cierto las Entidades Estatales pueden establecer indicadores adicionales a los
establecidos en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, solo en aquellos
casos en que sea necesario por las características del objeto a contratar, la naturaleza o
complejidad del Proceso de Contratación.
Es importante resaltar que la Entidad debe propender por encontrar un mercado solido,
con liquidez y muy poco nivel de endeudamiento, ya que el objeto del proceso de selección
básicamente es la prestación de un servicio soportado con una serie de variables como lo
son infraestructura, personal técnico especializado, equipos etc.
Estos aspectos deben ser evaluados de acuerdo con el dinamismo del mercado. Si bien el
artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, en el cual se señalan los requisitos habilitantes que
deben verificar las entidades estatales respecto de los oferentes en los diferentes procesos
de selección, estos deben ser verificados en el marco del artículo 15 ibídem, en el cual se
dispone la elaboración del análisis económico del sector, sin disponer indicadores
inflexibles, sino acordes con la realidad de este último.
Es preciso señalar, que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 5 de
la Ley 1150 de 2007, la exigencia de las condiciones que acrediten la capacidad financiera
y de organización de los proponentes debe ser proporcional a la naturaleza del contrato y a
su valor. Por lo que solicitamos a la Entidad la presentación de los estudios del sector y en
especial la información extraída de la Superintendencia de Sociedades en relación con el
marco del sector Gobierno publicado en el SIREM.
Así las cosas, entendemos la exigencia de índices financieros que le permitan asegurar
que el Oferente tiene la capacidad para cumplir el contrato, pero tal como están plasmados
en el pliego, los únicos oferentes que podrán presentarse al proceso serán aquellos con
activos y patrimonios muy pequeños ya que su rentabilidad tanto en activos como en
patrimonio no afectarían la prestación del servicio que la entidad requiere contratar, no
obstante, los índices de endeudamiento y liquidez reflejan mejor la realidad sobre la
capacidad que se tiene para cumplir con las expectativas del contrato y se puede exigir
que sean mucho “MEJORES” a lo solicitado.
En atención al principio de pluralidad de oferentes, libre concurrencia y selección objetiva,
se solicita comedidamente a la entidad reconsiderar esta exigencia y en su lugar permitir
que el proponente pueda acreditar el cumplimiento de dichos indicadores con un resultado
positivo (es decir igual o mayor a 0), calculándolos en base a la información financiera con
corte a 31 de diciembre de 2013 o garantizar la participación de empresas que cuenten con
indicadores:
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO mayor o igual a 3
RENTABILIDAD DEL ACIVO mayor o igual 1
2.
NUMERAL 3.2 CONDICIONES DE EXPERIENCIA
“La acreditación de la experiencia se verificará sobre contratos terminados o en ejecución,
para lo cual el proponente debe evidenciar o acreditar hasta cuatro (4) contratos,
celebrados con entidades públicas o privadas, cuyo objeto sea igual o similar al del
presente proceso de selección y cuya sumatoria corresponda al valor del presupuesto
oficial de CUATRO MIL TRESCIENTOS TREINTA Y TRES MILLONES DOSCIENTOS
CUARENTA MIL CUATROCIENTOS TREINTA Y NUEVE PESOS CON CUARENTA Y
SEIS CENTAVOS ($4.333.240.439.46) incluido IVA, equivalente a 6.724,97 salarios
mínimos legales mensuales vigentes para el presente año.”
En relación con lo dispuesto en el numeral enunciado anteriormente, respetuosamente
solicitamos a la entidad, que los proponentes puedan acreditar los requisitos de
Experiencia con certificaciones de clientes de su casa matriz o clientes de alguna de las
filiales 100% controladas por el proponente, en los términos del Artículo 260 y siguientes
del Código de Comercio Colombiano.
En tal sentido, solicitamos evaluar nuestra petición así:
"Existe dentro del régimen comercial colombiano una regulación especial para las Matrices
o Controlantes y para las Sociedades Subordinadas (artículo 260 del Código de Comercio).
Esta situación de derecho permite que existan sociedades oferentes dentro de este
proceso de contratación que sean Sociedades Matrices o cabeza de Grupo, o bien, que
sean parte de un grupo multinacional, y que su casa matriz y controlante ostente la
mayoría de su capital social, formando entre ellas (casa matriz y sociedad subordinada)
una misma unidad empresarial.
La existencia de sociedades filiales es la manera ideal para adaptar los conocimientos,
políticas y administración de la Casa Matriz a las particularidades de cada región. Esta
organización mediante la creación de filiales o subsidiarias en diversos países está
subordinada a la propia gestión de los proyectos que en todos los casos emplea las
metodologías y prácticas de su Casa Matriz.
En tal sentido, se justifica la ACREDITACIÓN DE REQUSITOS HABILITANTES DE LA
MATRIZ, FILIAL O SUBSIDIARIA DEL PROPONENTE por cuanto a) En cualquier caso la
casa matriz, filial o subsidiaria del proponente certificará mediante suscripción de un
compromiso, que asistirá al proponente durante toda la vigencia del contrato; b) Se trata
de una figura que cuenta con sustento legal mediante la existencia de la ley 222 de 1.995
modificatoria del artículo 260 del Código de Comercio que ampara la existencia de
unidades empresariales; c) Es ampliamente favorable para el proceso de contratación, que
se admita sin restricción que la existencia de sociedades filiales es la manera ideal para
adaptar los conocimientos, políticas y administración de la Casa Matriz o cabeza de Grupo
a las particularidades de cada país. Se trata pues de una forma de organización de los
grupos empresariales, que en nada afecta la capacidad técnica, experiencia y calidad del
servicio.
En consecuencia con lo anterior, la acreditación de requisitos a través de sociedades
integrantes al mismo grupo empresarial se puede extender igualmente a aspectos de
carácter financiero.
En consecuencia, si el Proponente o los Miembros del Proponente acreditan los Requisitos
Habilitantes Técnicos y Financieros por medio de su matriz, filial o subsidiaria, la situación
de control se verificará (i) si fuere colombiano, en el certificado de existencia y
representación legal del Proponente, filial o subsidiaria, en el cual conste la situación de
control existente entre el proponente y la persona que va a acreditar los requisitos
habilitantes (ii) si el Proponente es extranjero, (1) mediante el certificado de existencia y
representación legal del Proponente, filial o subsidiaria en el cual conste la inscripción de la
situación de control, si la jurisdicción de incorporación de la sociedad controlada tuviere tal
certificado y en el mismo fuese obligatorio registrar la situación de control, o (2) mediante la
presentación de un documento equivalente al certificado de existencia y representación
legal según la jurisdicción, siempre que en el mismo fuese obligatorio registrar la situación
de control (en caso de no tener la obligación de registrar la situación de control mediante
certificación expedida conjuntamente por los representantes legales del Proponente, filial o
subsidiaria y/o Miembros del Proponente y de la sociedad controlante)."
3. Solicitamos a la entidad envié minuta de contrato, con la finalidad de conocer
específicamente las condiciones jurídicas por las cuales se regirá el proceso. Lo anterior
debido a que con los documentos publicados no es posible determinar si hay niveles de
servicio, régimen de sanciones por incumplimientos, penalidades, etc.
4. NUMERAL 1.10.1 ALCANCE DEL OBJETO
“Para el cumplimiento de los objetivos se han contemplado, en forma general, las
siguientes actividades:
1. Adquisición e instalación de las licencias de sistema operativos, base de datos de
servidores y de la solución ofrecida.
2. Análisis y Diseño incluyendo procedimientos y requerimientos, y documento de
recomendaciones para infraestructura logística de almacenamiento, conservación,
disposición y acceso de documentación física, gestión del cambio y parametrización del
sistema.
3. Implementación y capacitación funcional y técnica en Bogotá.
4. Implementación y capacitación funcional a nivel nacional.
5. La garantía del sistema que incluye la actualización de nuevas versiones liberadas y al
soporte del fabricante durante el tiempo que ejecución y garantía del contrato tanto para el
sistema de información y sus herramientas, como para el software base y los servidores.
6. Los servicios conexos y el soporte técnico por parte del contratista durante el tiempo de
ejecución del contrato. Los proponentes que presenten una utilidad operativa negativa, NO
cumplirán con el indicador.”
En cuanto a lo establecido en los numerales 3 y 4, solicitamos que se defina el número de
capacitaciones a realizar, y que todas aquellas que superen el número definido, corran por
cuenta de la entidad. Esto en la medida que no hay limitación alguna en este aspecto.
En lo que respecta al numeral 5, solicitamos aclarar que la actualización de nuevas
versiones no implica configuración de herramientas, y que dado el caso que la entidad lo
requiera, se tratará de un nuevo servicio que genera a su vez un nuevo costo.
Del numeral 6 solicitamos indicar cuáles son los servicios conexos a los que se hace
referencia.
5. NUMERAL 8.2 GARANTIA DE CUMPLIMIENTO
“Cumplimiento: 30%. Tiempo de ejecución del contrato, sumado el tiempo de la garantía y
hasta la liquidación del contrato (tiempo estimado ocho (8) meses), contado a partir de la
suscripción del contrato
Calidad del servicio: 20%. Tiempo de la garantía y seis (6) meses más, contados a partir
de la terminación del contrato.
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados: 20%. Tiempo de
la garantía y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción de
los bienes y equipos suministrados.
Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: 10%. Tiempo de
ejecución del contrato, sumado el tiempo de la garantía y tres (3) años más, a partir de la
fecha de suscripción del mismo.”
Solicitamos en primera medida a la entidad, que la vigencia de todas las garantías empiece
a aplicar a partir del momento de la terminación del contrato, y no se cuente dentro de la
vigencia la garantía solicitada de 3 años. Esto debido a que la garantía es totalmente
independiente a los riesgos amparados, no tiene injerencia alguna dentro de los objetos de
los amparos, aplica sobre el objeto del contrato ya cumplido. Por otra parte solicitamos a la
entidad reducir el porcentaje de la garantía de cumplimiento a un 20%, porcentaje que
comercialmente se maneja para este amparo. En cuanto a la garantía de salarios,
solicitamos reducir su porcentaje a un 5%, por las mismas razones expuestas.
6. NUMERAL 9.10 FORMA DE PAGO
“Para efectuar los pagos correspondientes a cada actividad descrita en el cuadro, se
deberá allegar adjunto a lo solicitado las respetivas certificaciones aprobadas por los
supervisores funcionales y técnicos del contrato, en las cuales conste el recibo a
satisfacción de los entregables correspondientes a la actividad.”
Se solicita a la entidad que se fije un plazo para recibir los entregables a satisfacción una
vez presentados por el contratista, esto debido a que es incierta la fecha a partir de la cual
el contratista puede facturar.
7.
El expediente electrónico virtual estará conformado solo por documentos digitales o se
conforma de documentos XML que definen la hoja de vida de la persona que representa el
expediente. Es decir, debe integrarse el expediente virtual con algún sistema del estado?
Como la Registradora General de la Nación?
8.
La integración con los sistemas de la entidad y los sistemas externos tiene como única
forma de integración los WebServices?
9.
Los correos electrónicos que deben convertirse a formatos XML tienen un estándar
definido?
10. Los temas relacionados con notificaciones que involucren envío de emails, deben
realizarse por correo electrónico certificado?
11. En la sección: "El SIGDEA debe permitir catalogar y clasificar la información recibida por
Fax electrónico, según las políticas de gestión documental y las tablas de retención de la
organización." Se debe realizar reconocimiento ICR-OCR y extracción automática de la
información?. Cual solución FAX Server tiene PGN?
12. En la sección "Modelador de procesos, flujos documentales y trámites" a qué hacen
referencia los ítems que funcionan con notificación, alertas, asignación y aprobación
RELATIVA (según disposición geográfica)?
13.
A que se refieren con inventarios documentales? se hacen a partir de la TRD
descendiendo a nivel documento o hay que hacer análisis de los procesos?
Aunque los procesos remitiesen sus inventarios? Se requiere dimensionar toma de
requisitos en las diferentes dependencias de la Procuraduría?
14. Los ajustes en los ciclos de vida documental quien internamente debe aprobarlos?
15. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 1, numeral 1-Situación Actual
Para la realización de diagnóstico solo incluye la sede de la PNG en Bogotá o se debe
considerar visitas a otras sedes a nivel nacional? Cuantas y cuáles?
16. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 1, numeral 2-Levantamiento de
requerimientos
Al finalizar el párrafo dice: “y demás normatividad y reglamentación vigente aplicable al
tema, propuesta de diseño y realizar las siguientes actividades:
El texto da la impresión de haber quedado cortado porque no dice cuáles serían las
siguientes actividades? Por favor aclarar, gracias.
17. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 1, numeral 3-Integración con sistemas de la
entidad y externos.
Por favor indicar que medio de intercambio de información se usa actualmente entre los
sistemas de PGN para enviar y recibir información entre ellos y con sistemas externos
como el de MINTIC u otros? Adicional, aclarar que fabricante de telefonía IP usa
actualmente y que aplicación soporta el servicio y que medio de intercambio de
información tiene disponibles?
18. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 2, numeral 5- Reconocimiento óptico y
reconocimiento inteligente de caracteres
Por favor indicar de que marca de fabricante son los equipos de impresión/digitalización
que posee o usa la entidad y si tiene disponible el servicio para Reconocimiento óptico y
reconocimiento inteligente de caracteres bajo algún estándar definido.
19. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 2, numeral 9- Diagnóstico documental
el párrafo dice: “El contratista deberá realizar un diagnóstico del estado de conservación
de documentos en cualquier soporte” . Por favor aclarar cantidad y ubicación de los
documentos que se pretenden conservar, están en instalaciones de PGN o de terceros?
Están solo en Bogotá o en otros lugares?
20. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 4, numeral 13- . Aseguramiento de la
información el párrafo dice: “Por lo cual el sistema debe estar en condiciones de ofrecer
servicios de certificación digital, autenticación y seguridad documental, como Correo
certificado electrónico, Firmas digitales y archivo o expediente electrónico certificado.” Por
favor aclarar si PGN cuenta con los medios disponibles y certificados digitales vigentes,
disponibles y registrados para activar estos servicios en un sistema de información.
21. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 22, Integración - Firma digital
Por favor aclarar si PGN tiene definido y disponible las firmas digitales de sus funcionarios
autorizados para intercambio oficial de información on entes externos.
22. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 22, Integración - Interfaz de Notificaciones
con los sistemas de la PGN
Por favor aclarar si los sistemas de la PGN (SIMSIAF-SIRI-RELATORIA) ya cuentan con
webservices especificados y funcionando para ser consumidos.
23. Anexo 2 - Especificaciones Técnicas, página 25, Indexación - El SIGDEA debe incluir el
modelo MOREQ2.
Por favor aclarar si la entidad cuenta actualmente con la implementación del estándar
MOREQ2 para sus documentos electrónicos generados desde la diferentes fuentes?
también debe considerarse para la gestión de documentos físicos?
Agradecemos su atención y quedamos en espera de sus amables respuestas.
Cordial Saludo,
Patricia Jaime Guerrero
Preventa
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