Er,l Ja - Superintendencia de Pensiones

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VISTOS: Las facultades que confiere
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la Ley No 20.255 a
esta
Superintendencia, se imparten las siguientes insfrucciones de
cumplimiento obligatorio para el lnstituto de Previsión Social.
REF.:
Archivo de Expedientes de Calificación de Invalidez
Pensión Básica Solidaria
INTRODUCCION
El lnstituto de Previsión Social (IPS) es responsable de la integridad y seguridad del
A¡chivo de expedientes de calificación y reevaluación del grado de invalidez de los
solicitantes de pensión básica solidaria de invalidez.
efecto, el IPS deberá administrar y otgantzar el referido Archivo con sujeción a las
siguientes instrucciones de carácter general:
Al
1. El recinto en el que se archivarián los expedientes
deberá contar con
dispositivos de seguridad para prevenir y enfrentar siniestros, y disponer de
resguardos fisicos, administrativos y tecnológicos que prevengan daños
derivados de la manipulación de la documentación e impidan el acceso y mal
uso que de la misma puedan hacer personas no autorizadas.
Z.
El procedimiento de catálogo, ordenamiento de los expedientes en el archivo y
registros computacionales para efectos de control, será determinado por el
L:stituto, cuidando que éstos permitan un expedito acceso y que haga posible
establecer en todo momento el destino de la documentación que haya sido
trasladada Dor causas autorizadas.
II.
FOLIACION Y RETIRO DE EXPEDIENTES DE IIWALIDEZ DESDE LAS
COMISIONES MÉDICAS REGIONALES POR EL IPS
tt.
El lnstituto de Previsión
Social deberá foliar y retirar desde las respectivas
Comisiones Médicas Regionales, a 1o menos una vez al mes, los expedientes
de calificación y reevaluación del grado de invalidez, con
dictamen
ejecutoriado, respecto de los solicitantes de calificación de invalidez para
Pensión Básica Solidaria. Para tales efectos, las Comisiones Médicas
Regionales debenán informar a la Sucursal Cabecera de Región del IPS, la
existencia de expedientes disponibles para su retiro y coordinarán el día y hora
para efectuarlo.
2.
La labor de foliación y retiro de los expedientes de calificación de invalidez,
sólo podrá ser efectuada por el personal designado por el Instituto, cuya
individualización deberá ser comunicada por escrito a cada Comisión Médica
con copia a esta Superintendencia. El personal desiguado asumirá dicha tarea
en representación del Instituto de Previsión Social, portando la credencial que
lo identifique.
a
El Instituto de Previsión Social sólo podrá designar a funcionarios de planta o
contrata para la labor de foliado y retiro de expedientes, de modo de asegurar
que la información sensible a la que tiene acceso no sea utilizada para fines
distintos de la concesión del beneficio de Pensión Básica Solidaria de
Invalidez.
+.
El proceso de revisión de los expedientes, para ser foliados y retirados por el
Instituto, deberá hacerse en el recinto de la respectiva Comisión Médica
Regional y en presencia de un funcionario de la misma, sin perjuicio de los
procedimientos complementarios de resguardo que
el
Presidente estime
pertinentes.
5.
Para efectos del retiro de los expedientes, las Comisiones Médicas proveeriín
al personal del IPS un formulario denominado "Retiro de Expedientes de
Invalidez", contenido en el Anexo I de esta Circular.
6.
Dicho formulario deberá ser completado por el funcionario del Instituto,
previa foliación correlativa de cada uno de los documentos contenidos en el
expediente que se retire.
En el formulario no será necesario inüvidualizar cada uno de los documentos
contenidos en el expediente objeto de retiro, sino que se indicará el número de
folios que contiene y de placas radiográficas cuando proceda.
7.
En el caso de exámenes que incluyan radiografias o similares, éstas debeÉn
guardarse en un sobre cerrado anexo al examen, foliándose el sobre y
registrándose en él el nombre y R.U.T. del examinado, así como el número de
placas gue contiene.
8.
El formulario de retiro y su copia
serán firmados y timbrados por el
representante del Instituto de Previsión Social y por el Presidente de la
Comisión Médica Regional, o el representante que él designe para tal efecto,
quedando el original en poder de la Comisión Médica y la copia en el
expediente que retirará el IPS Cumplido lo anterior, el expediente se entenderá
recibido por el Instituto, azumiendo la responsabilidad por su adecuado
resguardo.
9,
El traslado de los expedientes hasta el recinto del IPS donde se les archivará,
deberá ser materia de especial resguardo por parte del Instituto, de forma tal
que puedan garantizar la seguridad e integridad de toda la documentación.
ür.
ACCESOS AUTORTZADOS
1.
Ante una solicitud de esta Superintendencia, del Presidente de una Comisión
Médica Regional o de la Comisión Médica Central, el frstituto de Previsión
Social deberá poner a disposición de éstos los expedientes de invalidez que
sean requeridos, dentro de un plazo no superior a cinco días hábiles contado
desde la fecha de recepción del requerimiento por el IPS.
Cualquiera sea la autoridad que solicite el expediente, éste deberá ser
entregado directamente en las oficinas de aquéIla, por el personal que el
Instituto designe, contra recibo firmado y timbrado por el Presidente
solicitante, o por el ñrncionario a cargo de la recepción de documentos.
2.
Cadavez que el lnstituto de Previsión Social presente una nueva solicitud de
calificación o reevaluación del grado de invalidez ante una Comisión Médica
Regional, deberá acompañar el expediente de calificación y/o reevaluación del
grado de invalidez presentado con anterioridad por el mismo solicitante, aun
cuando lo haga en una región distinta a la de la última presentación. Para estos
efectos, se rernitirán los expedientes originales completos. Adicionalmente,
sin perjuicio de los cornprobantes de entrrega y recibo de documentación, en el
"Informe de Solicitudes de Calificacién de Invali&z Anteriores", debená
anotarse frente a oa& solicitud las leyendas "Adjunta Expediente" o
"Expediente No Retirado", según correspnda.
3.
El traslado de los expedientes hacia las Comisiones Médicas se hará
de
acuerdo a lo señalado en el número 9 del Capítulo anterior.
4.
Los expedientes del archivo centralizado que s€ proporcionen a las
Comisiones Médicas en virtud de lo dispuesto precedentemente, deberán
retirarse para su reincoqporación al archivo cenüalizado conjuntamente con el
nuevo expediente con dictamen ejecutoriado que originó el envío.
5.
6.
Toda investigación que se haga en relación con los expedientes de invalidez
que confonnen este archivo centralizado por parte del IPS deberá generar un
informe con conclusiones y sus correspondientes documentos probatorios,
para archivarlo, una vez concluida la investigación, en el respectivo
expediente.
Salvo los accesos autorizados
, el Instituúo de Previsión
Social sená responsable de controlar la total ¡eserva con que debená manejarse
la documentación de es*e a¡chivo.
IV.
CONTROLES POR EL IPS
Sin perjuicio de las acciones de fiscalización que emprenda esta Superintendencia, el
Instituto de Previsién Social po&á someter a revisión forrral los expedientes del Archivo
Centralizado con el objeto de eyaluar la autenticid¿d de su documentación de respaldo a
través de la inspección visual de textos y firmas. De los resultados que se obtengan debená
dejarse constancia en el respectivo expediente, e inforrnar de inmediato a esta
Superintendencia cuando éstos sean demostrativos de irregularidad.
V.
WGENCIA
La presente Circular entraná en vigencia a contar de esta fecha.
ANEXO
I
COMISIÓN I,IÉDICA REGIONAL
RETIRO EXPEDIENTES DE INVALIDEZ
NODEEXPH)IENTE
AP. PATERNO
AP. MATERNO
NOMBRES
R"U.T.
FOLIOS:
DEEDE
HASTA
DOEDIENTES ANTERIORES
sl
Rr N6PIACAS
:
NO
CUANTOS?
COMISION MBDICA REGIONAL
NOMBRE REPRESENTANTE CMR.
FECHA
REVISION
INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL
NOMBRE REPRESENTANTE I.P.S..
FECHARETIRO
FINMAYTIMBRE
NRMAYTIMBRE
C.I\4R
tPs
DOCUMENTACION INCORPORADA AL EXPEDIENTE CON POSTERIORIDAD A SU RETIRO DE LA COMISION:
FECI{A INCR-ESO
DOCUMENTO