MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Sedes Regionales

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MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE
PUESTOS
Sedes Regionales
Panamá, junio de 2012
Rev. 2
CONTENIDO
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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15
16
17
18
Cargo
Vicerrector de Sedes Regionales
Director Ejecutivo
Coordinador de Facultad
Coordinador Académica y de Extensión
Directora Administrativa
Coordinador de Registros Académicos
Coordinador de Soporte – Tecnología
Coordinador de Biblioteca
Asesor Legal del Consultorio Jurídico
Encargada de Mercadeo
Ejecutivo de Mercadeo
Oficial de Registros Académicos
Asistente Académica
Asistente de Cuentas por Cobrar
Asistente del Coordinador de Tecnología
Asistente de Biblioteca
Cajero
Servicios Generales y Mantenimiento
1
Pág.
2
4
6
9
12
15
17
22
24
25
28
30
33
35
37
41
43
45
1. Vicerrector de Sedes Regionales
TÍTULO DEL PUESTO:
DEPARTAMENTO:
VICERRECTOR DE SEDES
REGIONALES
RECTORIA
JEFE INMEDIATO:
RECTOR
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Dirigir y supervisar las actividades académicas y administrativas que se
desarrollen en las sedes regionales existentes y las que se creen en el futuro,
siguiendo las líneas estratégicas y programáticas que señalen la Junta Directiva
y el Rector de la Universidad.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Estudios universitarios de
Doctorado
Experiencia Laboral:
Más de 5 años
Competencias:
Liderazgo,
Capacidad
de
Dirección, Manejo de grupos,
Toma de decisiones, Creatividad e
innovación
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:
1. Revisar la oferta académica de cada Sede Regional, lo que incluirá la
realización de tareas inherentes al análisis de las prospectaciones en la
base de datos.,
2. Elaboración inicial de metas por cada una de las Sedes; presentación de la
oferta con sus metas, de cada Sede, a Secretaría Académica y Gerencia
Administrativa; el perfil de cada docente y análisis de planta docente de
acuerdo a normas establecidas.
3. Dar seguimiento a la revisión y actualización de los planes de estudio de
cada Sede.
4. Organizar los controles para la tarea docente en cada Sede, a través de
auditorías académicas, programas de capacitación y evaluación docente.
5. Revisar y analizar los planes estratégicos de las Sedes Regionales.
2
6. Establecer convenios con empresas privadas y gubernamentales para el
desarrollo de diversas actividades, como: capacitaciones, cursos, práctica
profesional, desarrollo de proyectos y otras.
7. Dar seguimiento a las acciones de mercadeo de cada Sede, mediante el
establecimiento de controles con relación a la prospectación en la base de
datos de cada Sede; la fijación de requerimiento de necesidades para las
actividades de mercadeo y la participación en la promulgación de las
ofertas de pregrado, postgrados, maestrías y doctorados;
8. Realizar estudio de factibilidad en diversas regiones para el establecimiento
de nuevos programas tendientes al fortalecimiento de la oferta académica,
en todos sus niveles.
9. Coordinar con los directores ejecutivos de las Sedes Regionales, los
diversos programas y actividades que promuevan el fortalecimiento de cada
Sede.
10. Evaluar permanentemente el desenvolvimiento de cada uno de los
directores de Sedes Regionales;
11. Coordinar con los diferentes Decanos de Facultad, actividades y programas
a desarrollar en las Sedes Regionales;
12. Establecer una reunión mensual con los directores de cada Sede para
evaluar el avance de los programas y organizar nuevos eventos y
programas a desarrollar.
13. Elaborar y presentar un informe mensual de las actividades realizadas ante
la Junta Directiva o el Rector.
14. Coordinar las diversas actividades administrativas y académicas con las
instancias respectivas de la Sede Central.
15. Cualquier otra que establezca el Estatuto, otros reglamentos universitarios,
la Universidad.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
3
x
MEDIO
BAJO
2. Director/a Ejecutivo
TÍTULO DEL PUESTO:
DIRECTOR/A EJECUTIVO
DEPARTAMENTO:
DIRECCIÓN EJECUTIVA
JEFE INMEDIATO:
VICERRECTOR DE SEDES
REGIONALES
I. RESUMEN DEL PUESTO.
El Director/a Ejecutivo/a de las Sedes tiene como función principal dirigir el
desarrollo de las actividades de las sedes.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Maestría en Educación
Maestría en Negocios o afines
Experiencia Laboral:
5 años mínimo en labor docente a nivel
superior
Competencias:
Liderazgo, Capacidad de Dirección, Manejo
de grupos, Toma de decisiones, Creatividad
e innovación
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Dirigir la confección de la planta docente por cuatrimestre, con el
Departamento Administrativo y los Coordinadores de Facultad.
2. Revisión y supervisión del aspecto académico en conjunto con el
Departamento de Registros Académicos.
3. Revisión de los nuevos planes de estudio por carrera y lograr su inclusión
a los programas académicos de la universidad.
4. Evaluación del personal docente en conjunto con las coordinadoras.
5. Revisión del rendimiento académico de los estudiantes por facultad y
determinar nuevos planes de acción para mejorar este aspecto.
6. Autorización del pago de los diferentes gastos operativos de la Sede.
7. Implementar programas para el mejor desarrollo de la formación del
educando por facultad.
4
8. Revisión del presupuesto de ingresos y egresos por departamentos de la
Sede, en coordinación con la administración.
9. Coordinar reuniones con el personal docente y administrativo en búsqueda
de mejores opciones de rendimiento profesional.
10. Establecer con los diferentes departamentos el plan estratégico anual de
la Sede.
11. Supervisar el cumplimiento de los programas (cronogramas de
actividades) de los docentes.
12. Supervisar el cumplimiento del plan estratégico anual por facultad y por
departamento.
13. Dar seguimiento a las acciones de los coordinadores, desempeño versus
resultados.
14. Promover el proceso continuo del mejoramiento de la calidad de la
educación en la sede
15. Dirigir las acciones de mercadeo enfocado al logro de metas establecidas
16. Establecer la oferta académica cuatrimestral y anual para pregrado,
postgrados y maestrías.
17. Mantener las relaciones con las entidades privadas y gubernamentales,
así como las actividades educativas de la región.
18. Presentar al Vicerrector un informe resumido de las actividades mensuales
de las Coordinadoras.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
5
x
MEDIO
BAJO
3. Coordinador/a de Facultad
TÍTULO DEL PUESTO:
COORDINADOR/A DE FACULTAD
DEPARTAMENTO:
VICERRECTORÍA DE SEDES
REGIONALES
DIRECTOR/A EJECUTIVO
JEFE INMEDIATO:
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Coordinar las actividades académicas de la facultad, atención y orientación a
los estudiantes nuevos y regulares, y a los docentes.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciaturas en el área que coordinan,
Postgrado o Maestría en Docencia
Superior, Maestría en el área que
coordinan.
Experiencia Laboral:
Mínimo un año de labores administrativas
académicas
Competencias:
Trabajo en equipo, comunicación oral y
escrita, liderazgo, responsabilidad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Ser vía de comunicación entre la Dirección Ejecutiva y los estudiantes de
cada una de las Facultades.
2. Coordinar las actividades Extracurriculares y académicas que se lleven a
cabo en cada una de las Facultades.
3. Revisión y aprobación en conjunto con los coordinadores de facultad, los
programas de trabajo por docentes.
4. Realizar visitas a las aulas para observar como se llevan a cabo las clases
por los docentes y verificar que el contenido programático presentado por
los docentes se esté ejecutando correcta y ordenadamente. Presentar
informe de visita a la Dirección Ejecutiva, mínimo dos informes por
cuatrimestre.
5. Realizar estudios preliminares de convalidaciones para la aprobación por
los Decanos y Rectoría en la Sede Central, para aquellos estudiantes que
6
ingresen de otras universidades, así como brindarles un seguimiento a
estos estudiantes de manera que cada cuatrimestre puedan aplicar su
matrícula sin problemas.
6. Coordinar y participar en cualquier actividad que los Decanos de Facultad
desde la Sede Central asignen, por lo general son a través de Video
Conferencias.
7. Realizar reuniones tanto con los docentes como con los estudiantes de
manera que se puedas coordinar las actividades y a su vez mantenerlos
informados de las disposiciones de la Sede Central.
8. Verificar el uso de la plataforma LLS a través de los indicadores por cada
uno de los docentes bajo su responsabilidad.
9. Realizar una propuesta de la Planta Docente correspondiente en cada
Cuatrimestre, en coordinación con la Dirección Ejecutiva y la Administrativa.
10. Realizar el Plan Estratégico por Facultad cada año, en conjunto con la
Dirección Ejecutiva.
11. Apoyar al Departamento de Mercadeo en el periodo de matrícula
correspondiente a cada cuatrimestre.
12. Realizar el calendario de exámenes cada cuatrimestre.
13. Acudir a las reuniones que soliciten los Decano y la Rectoría en la Sede
Central o sedes regionales, según convocatoria.
14. Revisar los expedientes de los estudiantes que estén próximos a realizar su
práctica profesional o proyecto final de graduación en conjunto con el
Departamento de Registros Académicos.
15. Apoyar a la Dirección Ejecutiva con las actividades que sean necesarias
con la finalidad de proyectar la Universidad.
16. Atender los reclamos de nota a las solicitudes de los estudiantes.
17. Revisar y coordinar los temas de tesis, proyectos o práctica profesional de
los estudiantes.
18. Asignar y coordinar los jurados y lectores de tesis y proyectos.
19. Participar como jurado en caso de ausencia de un titular.
20. Confeccionar el DS-02 de los docentes cada cuatrimestre.
21. Buscar y participar en el proceso de selección de docentes.
22. Coordinar con la administración el control de asistencia de docentes.
23. Realizar los llamados de atención, verbales o escritos, salvo cuando la
Dirección Ejecutiva toma la medida en forma general.
24. Asistir a los eventos fuera de la Universidad.
25. Organizar un mínimo de dos actividades académicas por cuatrimestre,
propias de la coordinación.
26. Cumplir fielmente con el horario de atención, establecido de acuerdo a las
necesidades de la Universidad.
27. Presentar un informe mensual al Director Ejecutivo, de las acciones
académicas.
28. Realizar un análisis del fenómeno de deserción estudiantil según sea el
caso, por cuatrimestre.
7
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
Documentación ¿cuál?
MEDIO
x
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
x
8
BAJO
4. Coordinador/a Académica y de Extensión
TÍTULO DEL PUESTO:
COORDINADOR/A ACADÉMICA Y
DE EXTENSIÓN
VICERRECTORÍA DE SEDES
REGIONALES
DIRECTOR/A EJECUTIVO
DEPARTAMENTO:
JEFE INMEDIATO:
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Ejerce las funciones de dirección y gestión ordinaria del mismo. Se considera
una unidad de gestión unipersonal periféricos. En las sedes regionales de la
Universidad, existirán Coordinadores de las Carreras que estarán a cargo de la
ejecución de los planes diseñados por el Decano
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciaturas en el área que coordinan,
Postgrado o Maestría en Docencia
Superior, Maestría en el área que
coordinan.
Experiencia Laboral:
Mínimo un año de labores administrativas
académicas
Competencias:
Trabajo en equipo, comunicación oral y
escrita, liderazgo, responsabilidad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Atención a Personalizada a los Docentes: Capacitación individualizada
entorno a:
 La proyección estudiantil en el aula de clases versus el logro de los
aprendizajes.

Capacitación y seguimiento en el manejo adecuado del esquema de
planificación, Técnicas para el Manejo de Clases Activas (evaluación)
de la Universidad Latina.
2. Realizar auditorías académicas para asegurar el cumplimiento en el
aspecto metodológico y de rigurosidad en el cronograma establecido por
9
materia y por profesor en la Facultad de Ciencias Administrativas y
Económicas (Formulario DS-05)
3. Revisión periódica con los docentes de los contenidos programáticos para
la debida actualización de los programas por materia.
4. Preparación de la Planta Docente en conjunto con la Dirección Ejecutiva.
5. Atención a Quejas y Reclamos por parte de los estudiantes y profesores
relacionados con el área académica.
6. Colaboración directa al departamento mercadeo en la promoción de las
ofertas académicas tanto de la sede como de las extensiones.
7. Asignación de horarios especiales a estudiantes (grupos incompletos)
8. Proyección de la Facultad en Eventos Académicos, locales y nacionales.
9. Actualización del Banco de Datos por escuela, de acuerdo al formato
remitido por Secretaría General de la Sede Central y digitalizarlo para una
mejor ubicación de los docentes y de las asignaturas.
10. Convalidaciones con la verificación de la Dirección Ejecutiva, para agilizar
la matriculas.
11. Coordinar la participación de los estudiantes de la sede en los eventos
académicos organizado en la Sede Central (Simposio de Publicidad y
otros).
12. Asistir r a la directora ejecutiva cuando está fuera de la provincia.
13. Evalúa y forma parte del comité evaluador de las clases pilotos de todas las
facultades
14. Sugerencia de Bibliografía actualizada a través de las Casas Editoriales.
15. Coordinación con el Departamento de Tecnología para la adquisición de
software orientado a las carreras.
16. Colaboración en actividades extracurriculares (como por ejemplo EXPO
CAMARA, organizada por la Cámara de Comercio)
17. Coordinar los programas de Postgrados y Maestrías
18. Capacitación para el fortalecimiento de las competencias en las facultades
19. Evaluación del desempeño docente
EXTENSIONES:
20. Captación de estudiantes para las propuestas académicas de las áreas.
21. Reunión de motivación y de información a los prospectos interesados en la
oferta académica.
22. Se trabaja en conjunto con las coordinaras en la selección de la Planta
Docente.
23. Revisión y aprobación de módulos por materia.
24. Supervisión y seguimiento de los docentes para dar fe del cumplimiento del
programa
10
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
Documentación ¿cuál?
MEDIO
x
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
x
11
BAJO
5. Director/a Administrativo
TÍTULO DEL PUESTO:
DIRECTOR/A ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO:
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR(A) EJECUTIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Procurar el buen manejo y funcionamiento administrativo y financiero de la
Sede, así como ser custodio de sus bienes, supervisando y controlando de
manera eficiente y responsable toda labor administrativa y financiera.
Dirigir la ejecución de los planes de mantenimiento preventivo y correctivo, aseo
y limpieza; y medidas de seguridad que garanticen el buen estado de la
infraestructura y el cumplimiento de normas de seguridad.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciatura en Administración de
Empresas, Banca y Finanzas o afines.
Maestría en Dirección Empresarial o afines.
Experiencia Laboral:
2 años en posiciones similares
Competencias:
Trabajo en equipo, manejo del tiempo,
liderazgo, comunicación oral y escrita,
responsabilidad
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
Sección Administración es responsable de:
1. Asegurar la promoción de la imagen de la Universidad acorde con las
políticas establecidas.
2. Evaluar las necesidades de estructura, proveeduría, equipos, mobiliarios y
otros que afecten el crecimiento sostenido de la universidad.
3. Elaborar y coordinar el presupuesto para ejecutar los planes, programas y
actividades administrativas.
4. Medición del gasto en cumplimiento del presupuesto anual aprobado.
5. Garantizar el mantenimiento de la estructura física
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6. Custodia de activos fijos y llaves de la sede; así como la revisión de
informes de seguridad interna y externa sobre apertura y cierre, entrega
de aulas, entre otros.
7. Coordinar y supervisar la labor de los agentes de seguridad externa según
pliego de cargos convenidos con la agencia.
8. Coordinar con el personal de servicios generales planes de trabajos
semanales, mensuales y cuatrimestrales; para atender las necesidades de
mantenimiento y limpieza.
9. Coordinar el suministro de materiales requeridos para mantener las
operaciones diarias.
10. Autorizar órdenes de compra, órdenes de pago y coordinar su tramitación
con la sede central.
11. Coordinar las labores de reclutamiento, selección y contratación de
personal para completar los puestos vacantes administrativos y periodos
de vacaciones de personal en cada departamento.
12. Realizar evaluaciones periódicas del desempeño del personal
administrativo.
13. Coordinar con la Dirección Ejecutiva, los procesos de matrícula.
14. Revisión de la oferta académica, horarios de clases, distribución de aulas
y planta docente comparativa por cada cuatrimestre; garantizando el mejor
aprovechamiento de los recursos y la disminución del gasto operativo.
15. Coordinar la planilla docente y administrativa, solicitudes de certificados de
trabajo, autorización de órdenes de descuento y constancias laborales del
personal, con la sede Central
16. Verificar los informes de ausencias y tardanzas docentes y seguimiento al
control de ausencias y tardanzas del personal administrativo.
17. Fiscalizar el material bibliográfico que posee la universidad para los
estudiantes.
18. Velar por el orden, actualización y la custodia de archivos de estudiantes,
profesores y administrativos; y coordinar su envío a la Sede Central.
19. Coordinar con la encargada de tecnología cualquier cambio requerido en
el proceso sistemático y/o actualizaciones, para garantizar el buen
desempeño de las funciones del personal.
Sección de Crédito y Cobro:
20. Dirigir la gestión de cobros de la sede.
21. Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos de cobros
22. Coordinar los seguimientos de cobros a estudiantes morosos, inactivos,
desertores y otros.
23. Revisión y control de las notas de crédito y débito generadas
24. Revisar el rendimiento de los cobros mensual, cuatrimestral y anualmente.
25. Garantizar el cumplimiento de políticas en la aplicación de las becas,
procurando mantener una facturación promedio saludable.
26. Manejo de las relaciones con el IFARHU.
13
27. Atención de casos especiales de morosidad con la finalidad de buscar
mejores alternativas de solución a su problema de morosidad.
Sección de tesorería es responsable:
28. Verificar los arqueos diarios de caja general (ingresos y caja menuda).
29. Coordinar los depósitos diarios y verificarlos con los arqueos de caja.
30. Supervisar y darle seguimiento a la labor que se efectúa en la sección
de caja.
31. Realizar arqueos periódicos de los fondos de cambio y caja menuda,
custodiados en la Sección de Caja.
32. Control y revisión de informes enviados para contabilidad a la sede
Central.
33. Mantener estrecha coordinación y comunicación con la Dirección de
Finanzas y tesorería.
34. Revisar las constancias de costos de carreras y constancias de saldos.
35. Coordinar con la sede Central todo lo referente a la actualización de
costos de las carreras a ofertar en la sede y además de las actividades
académica en conceptos de ingresos.
36. Aplicar diariamente el proceso de cierre de punto de venta y cuentas por
cobrar.
37. Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
MEDIO
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
x
14
BAJO
6. Coordinador/a de Registros Académicos
TÍTULO DEL PUESTO:
COORDINADOR/ A DE
REGISTROS ACADÉMICOS
REGISTROS ACADÉMICOS
DEPARTAMENTO:
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR/A EJECUTIVO Y
ADMINISTRATIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Velar por el buen funcionamiento del departamento de Registros Académicos,
procurando mantener un buen servicio y ejerciendo control sobre la debida
aplicación de políticas de la institución.
Garantizar el fiel registro de la información académica de los estudiantes y
custodiar los documentos que la respalden.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciatura en Administración de
Empresas o carreras a fines.
Experiencia Laboral:
3 años en posiciones similares
Competencias:
Liderazgo, Capacidad de Dirección, Manejo
de grupos, Toma de decisiones, Creatividad
e innovación
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Coordinar con la dirección ejecutiva y administrativa el proceso de
matricula
2. Proceso de Convalidación de Materias
3. Organizar los procesos de exámenes de rehabilitaciones y suficiencias.
4. Emisión de Certificados de cursos y diplomados
5. Emisión, Captura, Revisión y control de Calificaciones.
6. Coordinar las sustentaciones de tesis, proyecto final de graduación,
práctica profesional.
7. Traslados de documentos de estudiantes a las diferentes Sedes
8. Tramitar Reclamo de Calificaciones
9. Remisión de Tesis y TCU a Biblioteca.
15
10. Preparación de documentos de estudiantes para emisión de Diplomas y su
remisión a Sede Central para su confección.
11. Revisión y Firma de certificaciones de créditos académicos, constancias
de estudiantes, jurados de tesis, TCU, etc.
12. Revisión, Actualización y custodio de expedientes de estudiantes y la
coordinación de su remisión a Sede Central.
13. Encargada de enviar a Sede Central estadísticas de estudiantes
matriculados. (pregrado, Postgrados y maestrías, etc).
14. Apertura de oferta académica en el sistema para tutorías y exámenes por
suficiencia.
15. Trámites de Trabajo Comunal Universitario (TCU)
16. Ajuste y distribución del Calendario académico y la relación de periodos en
sistema.
17. Ingreso de actas de sustentación de jurados de tesis en sistema y su
remisión a la administración para su debido pago.
18. Coordinar con la dirección administrativa los Actos de Graduación.
19. Encargada de suministrar el Informe Final del Profesor a Dirección
Ejecutiva.
20. Trámites de Retiro e Inclusión de materias por parte de los estudiantes.
21. Custodio de Listas de Calificaciones y envío a empaste.
22. Elaboración del presupuesto del departamento de registros académicos y
solicitud de pedidos de este a Sede Central.
23. Atención al público en general
24. Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
Documentación ¿cuál?
MEDIO
x
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
x
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BAJO
7. Coordinador/a de Tecnología
TÍTULO DEL PUESTO:
COORDINADOR/A DE
TECNOLOGÍA
SOPORTE TÉCNICO TECNOLOGÍA
GERENTE DE SOPORTE TÉCNICO
DEPARTAMENTO:
JEFE INMEDIATO:
I. RESUMEN DEL PUESTO.
 Brindar apoyo, por medio de herramientas tecnológicas, a los procesos de
enseñanza –aprendizaje y administrativos que se realizan en la sede.
 Velar por el buen funcionamiento y seguridad de los recursos tecnológicos
que se ponen bajo su responsabilidad.
 Realizar sugerencias que conlleven a mejorar, por medio tecnológicos, los
procesos académicos y administrativos.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:


Experiencia Laboral:



Competencias:



Ingeniería en Sistemas Computacionales o
Carreras afines.
Estudios superiores en las áreas de Administración
y/o Informática.
Haber ejercido puestos en el área de Tecnología.
Experiencia en la elaboración de presupuestos de
gastos y de inversión.
Experiencia en la elaboración y realización de
proyectos.
Técnico
/
Operativa:
Configuración
de
Administración de Sistemas Operativos Windows,
conocimientos de otros sistemas operativos (Unix,
Linux), reparación de equipos.
Habilidades Especiales: Manejo de equipos
Audiovisuales.
Manejos
de
Equipos
de
computación., Programas de Oficina. Manejo de
Equipos de Telecomunicaciones.
Idioma Inglés: Preferiblemente (indispensable a
nivel de lectura).
17
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
Académicas
1. Participar en reuniones con docentes para brindar orientación sobre
aspectos tecnológicos y coordinar el uso de los laboratorios y todo lo
referente a tecnología.
2. Apoyo al Departamento de Mercadeo en las jornadas de orientación a la
vida universitaria y giras académicas
3. Apoyo a las actividades vinculadas con el desarrollo tecnológico
(académico y administrativo) de la sede.
4. Capacitaciones
 Capacitar al personal administrativo, docente y estudiantes sobre las
herramientas tecnológicas e informales sobre los servicios tecnológicos
que les ofrece la Universidad Latina de Panamá, orientándolos sobre el
uso adecuado de la tecnología, y que los mismos sean percibidos bajo
altos estándares de calidad.
 Capacitar a los usuarios (administrativos, docentes y estudiantes) sobre
el uso del correo electrónico y LLS.
 Participar en las jornadas de capacitación programadas por la Sede
Central
 Apoyar todas las actividades de la Universidad.
Soporte a Usuarios
5. Apoyo técnico a las unidades administrativas y académicas, detección y
corrección de fallas en los equipos tecnológicos.
6. Coordinar el préstamo de los equipos informáticos, asignación y control
del buen uso de este equipo por parte del usuario, siguiendo los controles
establecidos para tal fin (uso de formularios respectivos).
7. Instalación de herramientas de usuario final requeridas por las unidades
administrativas y académicas.
8. Creación de cuentas de correo electrónico para docentes y
administrativos, y mantenimiento de estas cuentas.
9. Activar cuentas de estudiantes para el uso de las LLS.
Administrativas
10. Mantener Inventarios actualizado de
 Equipos Tecnológicos (computadoras, impresoras, escáner, equipos de
comunicación, teléfonos, otros).
 Licencias
11. Mantenimientos:
 Preventivos de los equipos tecnológicos (hardware y software)
 Preventivos de los equipos de comunicaciones, coordinando con el
encargado, a fin de que estos funcionen adecuadamente.
18
 Correctivos de equipos que presenten problemas de hardware y
software.
12. Revisiones:
 Diarias de los equipos de que se dan en préstamos a los usuarios.
 Periódicas de los equipos informáticos ubicados en los salones de
clases y realizar mantenimientos preventivos o correctivos según sea
el caso.
 Periódicas del buen uso de los equipos tecnológicos por parte de los
usuarios (estudiantes, docentes y administrativos), verificando que se
cumplan los procedimientos establecidos de Mantenimiento y
Seguridad.
 Periódicas de los equipos utilizado por los usuarios a fin de confirmar
que solo tengan el software necesario para la labor realizada, evitando
la instalación no autorizada de programas sin licencias.
 Periódicas del estado del cableado de la red administrativa y
laboratorios, confirmando que todos los puntos funcionen
correctamente y coordinar con el encargado la instalación de nuevos
puntos y la reparación de los mismos en caso de fallas.
 Diarias, velando por la seguridad de la oficina de este departamento,
siguiendo las instrucciones mencionadas:
 Velar que solo entre, el personal de tecnología y otros
administrativos bajo la asistencia de personal de este
departamento.
 Queda restringido el uso de las computadoras en esta oficina
para estudiantes y docentes.
 Cada vez que se retire de esta oficina debe asegurar la puerta de
la misma. Estos se da porque en esta oficina se tiene el servidor
de base de datos, es necesario mantener la integridad y
seguridad de los datos para el uso correcto de la información.
13. Laboratorios
 Administración y mantenimiento periódico de los laboratorios.
 Vigilar el uso de los laboratorios, verificando que se cumpla con el
Reglamento Implementado para el buen uso de los mismos.
 Instalación en los laboratorios del software que se requiera realizar
labores educativas, procurando que sean solicitados con tiempo e
instalado siguiendo un cronograma de instalación, para estar acorde
con los recursos disponibles en las computadoras del laboratorio.
 Control de acceso en los laboratorios.
 Asistir a los usuarios de los laboratorios en el uso de los equipos
tecnológicos. Cabe destacar que esta labor no aplica en los casos que
consumen gran cantidad de tiempo como lo es:
 Pasar trabajos de textos o diagramas
 Desarrollando programas en los diferentes Lenguajes.
19
14. Videoconferencias
 Coordinar con el encargado de videoconferencias y pruebas para las
mismas.
 Instalación de equipos para las videoconferencias y vigilar que se
realice una transmisión adecuada de la misma.
 Pasar encuestas a los asistentes, para el mejoramiento continuo
del mismo.
Coordinaciones
15. Especialista de Soporte Técnico
 Llegada de bienes y/o servicios tecnológicos para su debido
refrendo
 Reparación de equipos con problemas que no se puedan reparar
localmente.
 Reportar equipos que sufran daños, actualizando el inventario y
dar de baja de los equipos al inventario al departamento de
contabilidad.
16. Departamento de Sistemas
 Soporte a usuarios sobre los módulos administrativos.
 Coordinar la instalación de los sistemas administrativos y
actualizaciones de los Sistemas Administrativos y de la Base de
Datos.
 Vigilar el uso correcto de los sistemas y orientar a los usuarios en
el uso apropiado de los mismos.
 Coordinar la creación y eliminación de usuarios de la base de
datos y Servidor de Base de Datos.
 La realización de copias de respaldo de la información importante
del servidor de base de datos, diariamente en cinta.
17. Telefonía
 Crear y eliminar códigos.
 Problemas con líneas internas y externas.
 Mantenimiento del equipo que maneja el software de la central
telefónica.
18. Seguridad de LAN
 Todo lo relacionado con Antivirus
 Servidor NT
 Seguridad y políticas de control
 Uso adecuado de las redes
19. Comunicaciones
 Velar por el buen funcionamiento de los servicios de acceso
remoto, voz sobre IP a nivel nacional.
 Reportar problemas con los equipos de comunicaciones
20

Velar por el funcionamiento de las VLAN’s y coordinar la inclusión
o eliminación de puertos en las mismas.
20. Otras Funciones
 Tomar decisiones en cuanto a problemas críticos presentados en
el departamento de Tecnología, realizando las consultas en los
casos que se amerite.
 Realizar solicitud de compras periódicas de suministros de oficina
y de mantenimiento preventivo (de acuerdo a presupuesto).
 Hacer presupuesto anual de gasto e inversiones del área de
tecnológica de la sede correspondiente.
 Solicitud de bienes y/o servicios tecnológicos a través del Jefe de
Soporte Técnico, de acuerdo al plan del presupuesto.
 Coordinar con el Jefe de Soporte Técnico las necesidades de
Hardware y Software.
 Coordinar Proyectos Tecnológicos nuevos la Sede Central, para
la implementación en esta sede.
 Coordinar con los encargados, el uso adecuado de los Servidores
Unix (actualización y mantenimiento).
 Coordinar las actualizaciones periódicas de la enciclopedia
jurídica con el proveedor de este servicio.
 Recomendar la incorporación de nuevo personal (en los casos
requeridos) que administre y los perfiles que se deben manejar,
para cumplir con las metas establecidas.
 Formar parte del grupo de investigación de la División de Soporte
Técnico.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
MEDIO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
21
x
BAJO
8. Coordinador/a de Biblioteca
TÍTULO DEL PUESTO:
COORDINADOR/A DE BIBLIOTECA
DEPARTAMENTO:
BIBLIOTECA
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR/A EJECUTIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Administrar los recursos bibliográficos de la Biblioteca, velar por el correcto
funcionamiento del Depto. De Biblioteca, coordinar con los coordinadores de
facultad los recursos que se necesitan de acuerdo a la oferta académica.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciatura en Bibliotecología
Experiencia Laboral:
Mínimo dos años
Bibliotecología.
Competencias:
Comunicación oral y escrita, trabajo en
equipo, responsabilidad,
en
labores
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Elaborar informes solicitados por la Directora de Bibliotecas de la Sede
Central.
2. Revisar los registros bibliográficos para evitar el ingreso de datos
duplicados.
3. Analizar la documentación para elaborar los accesos al Catálogo de
autor, título y materia.
4. Preparar los libros físicamente para préstamos y consultas.
5. Sellar, catalogar y clasificar libros nacionales e internacionales.
6. Revisar la correcta ortografía de cada registro incorporado a la base de
datos.
7. Capacitar a los estudiantes en el uso del catálogo interno.
8. Capacitar a estudiantes y docentes en cuanto al uso del sitio de la
Universidad, Bibliotecas Digitales, Módulo de consulta de notas por
cédula del estudiante.
9. Brindar servicio de consulta vía telefónica
10. Elaboración de murales de acuerdo a las diferentes conmemoraciones
11. Informar a estudiantes y docentes sobre bibliografía recién llegadas
22
de
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
Realizar inventarios anuales
Hacer cumplir el reglamento de la Biblioteca.
Preparar documentos para su correcta ubicación en los anaqueles
Confeccionar listado de textos, en conjunto con los docentes a través de
las Coordinadoras de las diferentes Facultades que se utilizarán en el
correspondiente Cuatrimestre y elevar a Panamá para la consecución
de los mismos
Participación en los Círculos de Lectura de la Sede Central, a través de
videoconferencia..
Recibir documentación interna y externa y entregar a la dirección para
que ésta coordine su procedimiento
Hacer que se cumplan los reglamentos establecidos por la biblioteca
Cooperar con otros trabajos que surjan en el Departamento.
Entrega de carné a los estudiantes a inicio de cada Cuatrimestre.
Custodio y venta de la Librería de la Universidad
Realizar el informe del material bibliográfico con que cuenta la
Universidad
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
Documentación ¿cuál?
MEDIO
x
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
x
23
BAJO
9. Asesor/a Legal del Consultorio Jurídico
TÍTULO DEL PUESTO:
DEPARTAMENTO:
ASESOR/A LEGAL DEL
CONSULTORIO JURÍDICO
DIRECCIÓN EJECUTIVA
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR/A EJECUTIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Responsable del funcionamiento del consultorio jurídico, supervisar los
estudiantes y personal del consultorio, dar seguimiento a los procesos y
audiencias.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciado en Derecho y Ciencias
Políticas.
Experiencia Laboral:
Mínimo 2 años
Competencias:
Responsabilidad, organización, trabajo en
equipo, delegar funciones, liderazgo.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Velar por el buen funcionamiento del Consultorio Jurídico.
Velar por el bienestar de los clientes.
Brindar un buen servicio a las personas que acuden al consultorio jurídico.
Informar a los clientes acerca de la política interna del consultorio jurídico.
Asignarle a los clientes el asesor legal que estará a cargo de sus
procesos.
Orientar a los estudiantes practicantes en el ejercicio de su práctica
forense.
Coordinar con el profesor o asesor legal las funciones que realizarán los
estudiantes.
Distribuir el trabajo de consultoría jurídica (consultas y expedientes) entre
el personal disponible.
Elaborar todo documento que se requiera para la agilización de los
procesos a cargo del consultorio jurídico.
Llevar el control diario de la asistencia de los estudiantes al consultorio
jurídico.
24
11. Mantener informado a los estudiantes acerca de los resultados de sus
funciones.
12. Llevar un informe diario de las audiencias realizadas y por realizar.
13. Presentar un informe mensual sobre el trabajo realizado en el consultorio
jurídico a la coordinación de la facultad y a la Dirección Ejecutiva.
14. Responsable de abrir y cerrar el consultorio jurídico.
15. Otras inherentes a mi cargo.
16. Dirige y asesora a los estudiantes que realizan la Práctica Forense II.
17. Supervisa las funciones del personal a su cargo (Secretaría y
Estudiantes).
18. Supervisa que la repartición de expedientes que se realiza cada
cuatrimestre este bien elaborada.
19. Acude a los diferentes juzgados donde se tramitan los expedientes a
cargo para velar que los mismos se les brinde la debida atención y
agilización.
20. Acude a las audiencias donde los estudiantes que realizan la Práctica
Forense II no pueden actuar como voceros, por ejemplo: Adopción,
Divorcio, Reconocimiento de Hijo de Mujer Casada, Impugnación de
Paternidad, Matrimonio de Hecho, entre otras; aún durante las semanas
de vacaciones por cambio de cuatrimestre.
21. Evalúa las funciones del personal a su cargo.
22. Acude al Consultorio Jurídico durante un tiempo aproximado de una hora
tres veces a la semana.
23. Firma todos los documentos que se elaboran en el Consultorio Jurídico.
24. Recibe y evalúa los informes finales de la labor desempeñada de los
estudiantes de la Práctica Forense II.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
MEDIO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
x
25
BAJO
10.
Encargado/a de Mercadeo
TÍTULO DEL PUESTO:
ENCARGADO/A DE MERCADEO
DEPARTAMENTO:
MERCADEO
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR/A EJECUTIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
El encargado de mercadeo revisa la base de datos de los prospectos, así como
el mercado local, para determinar la demanda de productos y servicios
ofrecidos por la empresa y la competencia de este. Después de revisar lo
anterior, debe crear publicidad y promociones para atraer los estudiantes a la
Universidad.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciatura en Mercadeo o carrera a fin.
Postgrado en Alta Gerencia.
Experiencia Laboral:
Mínimo dos años en puestos de atención al
cliente
Competencias:
Trabajo en equipo, manejo del tiempo,
liderazgo, comunicación oral y escrita,
responsabilidad
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Atención al cliente.
2. Telemercadeo para informarle a todos los prospectos sobre nuestra oferta
académica.
3. Visitar a los colegios de toda la provincia para crear una base de datos de
prospectos y ofertar las carreras..
4. Llevar todo tipo de información referente a la oferta académica a las
diferentes organizaciones, empresas y clubes organizados de la provincia.
5. Recibir los documentos de admisión de los estudiantes que se matriculan
en la universidad.
6. Matricular a los estudiantes de primer ingreso.
26
7. Coordinar con las diferentes medios de comunicación
las pautas
publicitarias de la universidad.
8. Conducción programas radiales y actividades de cada sede.
9. Coordinar con la Dirección Ejecutiva todas las actividades que realice el
Departamento de Mercadeo.
10. Cuando la Dirección Ejecutiva organice algún evento siempre se coordina
con el Depto. de Mercadeo.
11. Realizar diferentes actividades que se propongan.
12. Apoyo a las diferentes Facultades de la Universidad para cualquier
actividad que realicen.
13. Involucrarse en los distintos eventos que realice la Universidad a nivel
Nacional.
14. Elaborar un Plan de mercadeo con estrategias y cronograma de
actividades, determinar costos conjuntamente con la Dirección Ejecutiva y
administrativa.
15. Colaborar en la elaboración de la oferta académica en conjunto con la
Dirección ejecutiva de acuerdo a la prospectación de estudiantes y las
carreras debidamente aprobadas.
16. Preparar informes de matrículas
17. Presentar informes de logros y limitaciones
18. Coordinar los horarios de atención del depto de mercadeo con la
Administración, y su debida comunicación.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
MEDIO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
27
x
BAJO
11.
Ejecutivo/a de Mercadeo
TÍTULO DEL PUESTO:
EJECUTIVO/A DE MERCADEO
DEPARTAMENTO:
MERCADEO
JEFE INMEDIATO:
ENCARGADA/O DE MERCADEO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
. Promover las diferentes carreras de la Universidad
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciatura en Mercadeo o carreras a
fines. Postgrado en Alta Gerencia
Experiencia Laboral:
Mínimo dos años en puestos de atención al
cliente
Competencias:
Trabajo en equipo, manejo del tiempo,
liderazgo, comunicación oral y escrita,
responsabilidad.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Atención al cliente.
2. Brindar información a las personas interesadas en las diferentes carreras
que ofrece la Universidad, esto incluye el manejo de costos, planes de
estudios, duración, horarios. Esta labor se realiza personalmente en el
Departamento de Mercadeo, mediante visita personal a los interesados o
mediante vía telefónica.
3. Llamar a los prospectos para las diferentes carreras o actividades que
ofrece la Universidad.
4. Matricular a los estudiantes que por primera vez ingresan a la Universidad.
5. Abrir los expedientes con la documentación requerida de admisión.
6. Revisar que los expedientes estén completos, organizarlos por orden de
las diferentes carreras.
7. Entregar los expedientes completos al Departamento de Registros.
8. Realización de brochures para algunas actividades de la Universidad.
9. Manejo y control de las diferentes actividades que realiza la Facultad de
10. Preparar paquetes promocionales.
28
11. Brindar apoyo en la Inducción a la Vida Universitaria para estudiantes de
primer ingreso.
12. Brindar apoyo en la organización y logística de las graduaciones que
realiza la Universidad (llamar a los estudiantes para las reuniones,
entregar invitaciones).
13. Visita a instituciones como lo son colegios, empresas, con el objetivo de
promocionar el servicio educativo que ofrecemos.
14. Representar a la Universidad en conjunto con la Dirección Ejecutiva y las
Coordinadoras de las distintas Facultades en los actos de hacer entrega
de becas a los estudiantes distinguidos de las diferentes promociones.
15. Disposición inmediata para cualquier asignación que la Universidad
considere conveniente.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
Documentación ¿cuál?
MEDIO
BAJO
x
x
x
Información confidencial
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
29
x
12.
Oficial de Registros Académicos
TÍTULO DEL PUESTO:
OFICIAL DE REGISTROS
ACADÉMICOS
REGISTROS ACADÉMICOS
DEPARTAMENTO:
JEFE INMEDIATO:
COORDINADOR/A DE REGISTROS
ACADÉMICOS
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Atención de estudiantes en trámites de los registro de su historial académico
procurando mantener un buen servicio y ejerciendo control sobre la debida
aplicación de políticas de la institución.
Garantizar el fiel registro de la información académica de los estudiantes y
custodiar los documentos que la respalden.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Cursando estudios en Administración de
Empresas
Experiencia Laboral:
1 años en posiciones similares
Competencias:
Trabajo en equipo, manejo del tiempo,
comunicación oral y escrita,
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Atención de matrícula para estudiantes regulares
Proceso de Convalidación de Materias
Apoyo en los procesos de exámenes de rehabilitaciones y suficiencias.
Emisión de Certificados de cursos y diplomados
Emisión, Captura, Revisión y control de Calificaciones.
Colaborar en el proceso de sustentaciones de tesis, proyecto final de
graduación, práctica profesional.
7. Traslados de documentos de estudiantes a las diferentes Sedes
8. Tramitar Reclamo de Calificaciones
9. Preparación de documentos de estudiantes para emisión de Diplomas y su
remisión a Sede Central para su confección.
30
10. Emisión de certificaciones de créditos académicos, constancias de
estudiantes, jurados de tesis, TCU, etc.
11. Revisión, Actualización y custodio de expedientes de estudiantes y la
coordinación de su remisión a Sede Central.
12. Trámites de Trabajo Comunal Universitario (TCU)
13. Publicar calendario académico
14. Apoyar en los Actos de Graduación.
15. Trámites de Retiro e Inclusión de materias por parte de los estudiantes.
16. Atención al público en general
17. Coordinar con la dirección ejecutiva y administrativa el proceso de
matricula
18. Proceso de Convalidación de Materias
19. Organizar los procesos de exámenes de rehabilitaciones y suficiencias.
20. Emisión de Certificados de cursos y diplomados
21. Emisión, Captura, Revisión y control de Calificaciones.
22. Coordinar las sustentaciones de tesis, proyecto final de graduación,
práctica profesional.
23. Traslados de documentos de estudiantes a las diferentes Sedes
24. Tramitar Reclamo de Calificaciones
25. Remisión de Tesis y TCU a Biblioteca.
26. Preparación de documentos de estudiantes para emisión de Diplomas y su
remisión a Sede Central para su confección.
27. Revisión y Firma de certificaciones de créditos académicos, constancias
de estudiantes, jurados de tesis, TCU, etc.
28. Revisión, Actualización y custodio de expedientes de estudiantes y la
coordinación de su remisión a Sede Central.
29. Encargada de enviar a Sede Central estadísticas de estudiantes
matriculados. (pregrado, Postgrados y maestrías, etc).
30. Apertura de oferta académica en el sistema para tutorías y exámenes por
suficiencia.
31. Trámites de Trabajo Comunal Universitario (TCU)
32. Ajuste y distribución del Calendario académico y la relación de periodos en
sistema.
33. Ingreso de actas de sustentación de jurados de tesis en sistema y su
remisión a la administración para su debido pago.
34. Coordinar con la dirección administrativa los Actos de Graduación.
35. Encargada de suministrar el Informe Final del Profesor a Dirección
Ejecutiva.
36. Trámites de Retiro e Inclusión de materias por parte de los estudiantes.
37. Custodio de Listas de Calificaciones y envío a empaste.
38. Elaboración del presupuesto del departamento de registros académicos y
solicitud de pedidos de este a Sede Central.
39. Atención al público en general
40. Cubrir las funciones del Coordinador en su ausencia.
41. Alguna otra función asignada por el jefe inmediato
31
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
MEDIO
BAJO
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
x
Contactos internos y externos
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
32
x
13.
Asistente Académica
TÍTULO DEL PUESTO:
ASISTENTE ACADÉMICA
DEPARTAMENTO:
DIRECCIÓN EJECUTIVA
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR/A EJECUTIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Atención cordial y amable al público en general tanto telefónicamente como
personalmente, brindando información general sobre los servicios de la
Universidad y orientación hacia los departamentos que puedan ampliar la
información.
Asistir al Director(a) Ejecutivo en la preparación de documentos e informes que se
requieran para el desarrollo de las actividades académicas de la sede; así como
su colaboración en la coordinación de la administración de equipos, aulas, y
materiales requeridos por los docentes y/o estudiantes.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Cursando carrera en mercadeo,
administración o carreras a fines.
Experiencia Laboral:
No es necesaria, deseable 1 año
Competencias:
Trabajo en equipo, comunicación oral y
escrita, manejo del tiempo, responsabilidad
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1.
2.
3.
4.
5.
Brindar información al público en general y orientación hacia los
departamentos que deban atender las solicitudes recibidas.
Confección documentos tales como; inicio de labores de los docentes,
entrega de cátedras, certificaciones docentes, cartas para prácticas,
investigaciones, giras académicas, u otras actividades académicas.
Preparar paquetes de entrega de cursos cada inicio de cuatrimestre y
coordinar su debido envío hacia Sede Central.
Realizar convocatorias de reuniones con docentes, estudiantes y/o
administrativos, solicitadas por el director (a) ejecutivo.
Registro y control de reposiciones de clases.
33
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Confeccionar informe cuatrimestral de asistencia de los docentes para
remitir cuatrimestralmente a la administración para su revisión.
Emitir y controlar órdenes de copias a los docentes para parciales,
programas y exámenes finales.
Reserva y asignación de aulas para las reposiciones de clases,
actividades especiales, alquileres, entre otras actividades autorizadas por
la dirección o administración.
Entregar contenidos de materias para estudiantes egresados o
estudiantes que realizan convalidaciones en otras universidades.
Entrega de documentos a Docentes.
Coordinar diariamente con el personal de servicios generales las aulas y
horarios de clases y reposiciones.
Entrega de cheques.
Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
MEDIO
BAJO
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
x
Contactos internos y externos
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
34
x
14.
Asistente de Cuentas por Cobrar
TÍTULO DEL PUESTO:
DEPARTAMENTO:
ASISTENTE DE CUENTAS POR
COBRAR
CUENTAS POR COBRAR
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Brindar información sobre la situación financiera de los estudiantes y realizar
gestiones de cobros a clientes con problemas de morosidad. Aplicar las políticas
de cobros en transacciones y brindar informes sobre el estado de la cartera
asignada.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Cursando estudios en Administración de
Empresas
Experiencia Laboral:
1 año
Competencias:
Capacidad de análisis y de síntesis
Excelentes relaciones interpersonales
Eficiente administración del tiempo.
Habilidad numérica
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Seguimiento de cobros a estudiantes por letras vencidas, no matriculados,
retiro no formalizados, inactivos, desertores.
2. Tramité de devoluciones y darle seguimiento a su recorrido en Sede Central
3. Revisión de los Paz y Salvos para graduaciones antes de su envío a la
Sede Central
4. Registro de notas de crédito y débito
5. Registro de pagos en otros ingresos, pagos en otras sedes y depósitos en
bancos.
6. Atención de:
 Retiros
 Arreglos de Pago
35
 Congelamientos
 Traslado de cuentas
 Consulta de Saldos
 Confección de certificaciones de saldo
 Estados de Cuenta
7. Aplicación de becas en sistema
8. Registro y reversión de cargo por convalidaciones
9. Llevar archivos de Préstamos y Becas del IFARHU (certificaciones, pagos,
notas, créditos académicos)
10. Registro y gestión de cobros de Cheques devueltos
11. Establecer y registrar arreglos de pago
12. Crear planes de pago
13. Crear y activar financiamientos
14. Gestión de cobros y suministro de información al IFARHU
15. Orientación de estudiantes en trámites con el IFARHU
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
MEDIO
BAJO
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
x
Contactos internos y externos
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
36
x
15. Asistente de Coordinación de Tecnología
TÍTULO DEL PUESTO:
DEPARTAMENTO:
ASISTENTE DE COORDINACIÓN
DE TECNOLOGÍA
SOPORTE TÉCNICO-TECNOLOGÍA
JEFE INMEDIATO:
Coordinador/a de Tecnología
I. RESUMEN DEL PUESTO.
 Brindar servicio de alta calidad y eficiencia en cuanto a los distintos servicios
tecnológicos que ofrece la Universidad.
 Brindar apoyo constante y continuo a docentes, estudiantes y administrativos
en cuanto al uso apropiado de la tecnología.
 Mantener en perfectas condiciones los equipos tecnológicos (proyector
multimedia, red y computadora) en cada uno de los salones de clases,
laboratorios y salas de eventos.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Cursando estudios en Ingeniería en
sistemas computacionales
Experiencia Laboral:
Más de 2 años
Competencias:
Liderazgo, Capacidad de Dirección, Manejo
de grupos, Toma de decisiones, Creatividad
e innovación
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Actualización del inventario de activos de laboratorios y salones de clases.
2. Custodio de los activos informáticos de los laboratorios y los salones de
clases (Equipos movibles, CD-ROMS, disqueteras, unidades de
almacenamiento fijas y móviles, etc.).
3. Requisición y recepción de los suministros necesarios para equipos
informáticos de los laboratorios y salones de clases.
4. Verificación de que los equipos informáticos que han sido devueltos al
Depto. de Tecnología se encuentren en buenas condiciones.
37
5. Apoyar en la instalación de equipos tecnológicos en
la sala de
conferencias.
6. Suministro e instalación de equipos movibles requeridos por los
estudiantes, profesores y administrativos de Pre-grado, Postgrado,
Diplomados y el Instituto de Inglés sin olvidar los formatos de control de
entrega y devolución de los mismos.
7. Reparar PC’s de los laboratorios y los salones de clases.
8. Asignar y distribuir los IP´s de los laboratorios y salones de clases.
9. Instalación en los laboratorios del software requerido por las carreras de las
distintas facultades que componen la sede regional.
10. Verificar que en cada laboratorio las computadoras tengan los softwares o
programas que requieren las diferentes materias de la oferta académica en
curso.
11. Cuidar que las versiones instaladas de programas en los diferentes
laboratorios, salones de clases, u otras ubicaciones dentro de su área
tengan licenciamiento al igual que los Sistemas Operativos sean los que se
deben tener instalados.
12. Llevar un control detallado de las solicitudes de instalación de programas
por profesores siguiendo los lineamientos para este fin.
13. Probar herramientas y software tecnológicos que permitan mejorar el
rendimiento y funcionalidad de los laboratorios.
14. Realizar copias de respaldo de la información importante de los
laboratorios, por si se da una contingencia se pueda recuperar rápidamente
la misma (Imágenes en CDs o servidores).
15. Velar porque los medios de instalación de programas académicos siempre
estén disponibles y evitar pérdidas o daños que afecten la operatividad de
los servicios que se presenten.
16. Administración y mantenimiento periódico de los laboratorios.
17. Control del acceso a los laboratorios.
18. Asistir a los usuarios finales en el uso del equipo y el software tecnológico.
19. Brindar apoyo a los departamentos académicos y administrativos de la sede
regional cuando se les solicite.
20. Apoyar a los estudiantes con el cambio de contraseñas.
21. Orientar a los estudiantes en cuanto al uso de los sistemas de información,
brindados en línea o vía web (LLS).
22. Apoyar a los usuarios en cuanto a los servicios básicos de Internet y los de
mayor uso en los laboratorios.
23. Mantenimiento del hardware y del software instalado en los laboratorios
durante todo el cuatrimestre.
24. Llevar un control detallado de los mantenimientos preventivos y correctivos de
los equipos de comunicación ubicados en el laboratorio de Cisco: Router,
Switches y demás.
25. Llevar un control detallado de los mantenimientos preventivos y correctivos de
los equipos de telecomunicaciones ubicados en los laboratorios de
electrónica.
38
26. Monitorear que las computadoras o equipos tecnológicos sean utilizados bajo
los lineamientos o reglamentos establecidos por la Dirección de TIC.
27. Apoyar en las capacitaciones en libros electrónicos para estudiantes de
Grado y Postgrado así como en capacitaciones que la Gerencia de Soporte
y Telecomunicaciones asigne.
28. Capacitar a los docentes y estudiantes en el uso adecuado de los recursos
tecnológicos existentes.
29. Coordinar el préstamo de hardware y software siguiendo los procedimientos
establecidos para este fin, que se mantenga bajo su custodio y llevar los
controles adecuados.
30. Cumplir con el reglamento de la Universidad Latina de Panamá, en cuanto
al uso adecuado de los laboratorios y cualquier inconveniente comunicarlo
a la instancia apropiada.
31. Participar en la elaboración del presupuesto tecnológico de la Coordinación
de Soporte a Usuario.
32. Participar en las charlas de inducción para profesores y en las inducciones
de estudiantes de licenciatura y postgrado.
33. Participar en los nuevos proyectos, investigaciones y desarrollo de
actividades de la Coordinación de Soporte a Usuarios.
34. Preparación de los laboratorios para las diferentes clases incluyendo la
instalación de computadoras y programas.
35. Velar por el buen funcionamiento de los equipos informáticos antes de ser
utilizados por el profesor en la clase estipulada.
36. Velar por la seguridad física y lógica de los distintos laboratorios.
37. Verificar que en cada laboratorio y salones de clases, las computadoras estén
en óptimas condiciones y se estén llevando los respectivos controles
detallados de los mantenimientos preventivos y correctivos de estos equipos.
38. Verificar que se cumplan con los reglamentos de uso de laboratorios y
salones de clases (hardware y Software).
39. Apoyar en el desarrollo de eventos tanto internos, como externos de la
Universidad Latina de Panamá.
40. Apoyo en el desarrollo de otras actividades al Departamento de Soporte
Técnico vinculados con el desarrollo de la Universidad Latina de Panamá.
41. Desarrollar cualquier función, similar o afín que se le asigne dentro de las
normas de la Universidad Latina de Panamá.
39
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
MEDIO
BAJO
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
x
Contactos internos y externos
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
40
x
16.
Asistente de Biblioteca
TÍTULO DEL PUESTO:
ASISTENTE DE BIBLIOTECA
DEPARTAMENTO:
BIBLIOTECA
JEFE INMEDIATO:
COORDINADOR/A DE BIBLIOTECA
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Asistir al Director de la Biblioteca con la supervisión de la administración de los
recursos bibliográficos.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Licenciatura en Bibliotecología
Experiencia Laboral:
Mínimo dos años
Bibliotecología.
Competencias:
Comunicación oral y escrita, trabajo en
equipo, responsabilidad,
en
labores
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Analizar la documentación para elaborar los accesos al catálogo de
autor, título y materia.
2. Preparar los libros físicamente para préstamos y consultas.
3. Sellar, catalogar y clasificar libros nacionales e internacionales.
4. Orientar a los estudiantes en el uso del catálogo interno.
5. Mantener el orden de los libros en sus respectivos anaqueles
6. Colaborar en la elaboración de murales de acuerdo a las diferentes
conmemoraciones
7. Apoyar en los inventarios anuales
8. Preparar documentos para su correcta ubicación en los anaqueles
9. Llamar a estudiantes morosos (Multas de biblioteca y libros prestados)
10. Hacer que se cumplan los reglamentos establecidos por la biblioteca
11. Cooperar con otros trabajos que surjan en el Departamento
41
de
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
Documentación ¿cuál?
MEDIO
BAJO
x
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
42
x
17.
Cajero/a
TÍTULO DEL PUESTO:
CAJERO/A
DEPARTAMENTO:
TESORERIA
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR/A ADMINISTRATIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Responsable de la recolección de los ingresos de manera sistemática,
aplicando las políticas de tesorería y remitir informes a la Gerencia de Tesorería
con el debido respaldo de los ingresos recibidos. Además, se encarga del
manejo de la Caja Menuda (pagos menores establecidos por la Sede Central).
En esta sección se culmina el proceso de matrícula a través de la facturación y
cobro de los costos de: matrícula, materias, carnet, seguro y laboratorio.
Mantiene en archivo los expedientes financieros de los estudiantes.
.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Cursando carrera en Contabilidad o áreas a
fines
Experiencia Laboral:
2 años en posiciones similares
Competencias:
Trabajo en equipo, manejo del tiempo,
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
1. Recaudación de ingresos por:









Letras (Pago de matrícula y materias)
Créditos
Constancias de estudiantes y docentes
Alquiler de instalaciones (Aulas, Centro de Copiado)
Impresiones (Laboratorio de Informática – Biblioteca)
Alquiler de Cafetería
Videoconferencias – Seminarios
Exámenes de Rehabilitación
Exámenes por Suficiencia
43
2.
3.
4.
5.
 Convalidaciones
 Aranceles de las carreras
 Letras de otras Sedes (Panamá, Chitré, Santiago)
 Defensa de tesis
 Documentos de graduación
 Acto de graduación
 Libros
 Multas de Biblioteca
Proceso de retiros
Confección de certificación de costos de carrera.
Archivo de documentos en expediente financiero de los estudiantes.
Reportes de:
 Ingresos (Incluye la captura de Ingresos diarios en el Módulo de
Conciliación)
 Caja Menuda
 Facturación
6. Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.
IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
MEDIO
BAJO
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
Contactos internos y externos
x
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
x
44
18.
Servicios Generales y Mantenimiento
TÍTULO DEL PUESTO:
DEPARTAMENTO:
SERVICIOS GENERALES Y
MANTENIMIENTO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
JEFE INMEDIATO:
DIRECTOR/A ADMINISTRATIVO
I. RESUMEN DEL PUESTO.
Ejecutar planes de mantenimiento preventivo y correctivo; así como limpieza y
aseo de instalaciones, con la finalidad de mantener el buen estado de la
infraestructura de la Sede y cumplir con los estándares de seguridad que se
requieren para el buen funcionamiento operativo.
II. REQUISITOS DEL PUESTO.
Formación Académica:
Técnico o bachiller a nivel secundario
Experiencia Laboral:
1 años en posiciones similares
Competencias:
trabajo en equipo, responsabilidad,
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES.
Servicio de Aseo o Limpieza:
1. Cumplir con los planes de mantenimiento semanal, mensual y
cuatrimestral establecidos por la administración.
2. Limpieza de oficina, aulas, baños, estacionamiento, exteriores, clínicas
(pisos, escritorios, mobiliarios, sillas, tableros, ventanas y otros); de
acuerdo con las normas de bioseguridad.
3. Limpieza y mantenimiento de área verde.
4. Hacer uso adecuado de los insumos suministrados de acuerdo con las
normas de seguridad.
5. Informar de manera oportuna a la administración los requerimientos de
insumos y materiales requeridos.
Mantenimiento de instalaciones:
Área eléctrica
6. Cambio e instalación de luces (tubos, transformadores, bombillos, etc.)
45
7. Reparación e instalación de toma corrientes e interruptores
8. Cambio e instalación de pantallas de luces
Área de plomería
9. Reparación e instalación de ferretería de servicios o baños
10. Limpieza de tanque de agua de abastecimiento y de resumidero
11. Cambio e instalación de llaves o grifos de lavamanos
12. Reparación de tuberías
13. Reparaciones menores en los caños o desagües
A. Servicios Generales
14. Apertura de aulas y control de entrega de aulas.
15. Entrega, instalación y/o verificación de equipos (micrófonos, proyectores,
grabadoras, computadoras)
16. Brindar orientación a profesores y estudiantes en su área asignada (piso
y/o aulas)
17. Informar de manera oportuna a la administración sobre las necesidades de
reparación y mantenimiento que se detecten en el área asignada.
18. Salvaguardar los bienes que se encuentren en su área asignada (piso y/o
aulas)
19. Informar a la administración de cualquier situación de riesgo que sea
detectada y activar la brigada de seguridad y plan de desalojo de ser
necesario.
20. Brindar atención primaria en caso de accidentes y dar aviso a la
administración.
21. Colaborar en actividades especiales (arreglo de aulas para eventos
especiales)
22. Colaborar con la seguridad externa en la ejecución de los planes de
seguridad.
23. Apertura y cierre de la sede.
24. Realizar labores de mensajería para depósito diario, entrega de cheques a
proveedores y encomiendas
25. Alguna otra función asignada por el jefe inmediato.
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IV. RESPONSABILIDADES
NIVEL
ÁREAS
ALTO
Bienes, equipos y valores ¿cuáles?
MEDIO
BAJO
x
Documentación ¿cuál?
x
Información confidencial
x
x
Contactos internos y externos
Dirección y coordinación ¿de qué nivel
jerárquico?
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x
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