Consejos para una videoconferencia exitosa

Consejos para una videoconferencia exitosa
CONSEJOS PARA UNA VIDECONFERENCIA EXITOSA
Pasos previos a la transmisión
1. Ubicar una sala de videoconferencia disponible en su departamento, facultad, instituto,
etc. y solicitar con anticipación su uso al administrador de la sala.
2. Obtener los datos de contacto (nombre, correo y teléfono) del encargado del equipo de
videoconferencia,
quien
le
podrá
ayudar
con
la
conexión.
3. Solicitar la videoconferencia del evento a través del formulario (link a formulario). El
formulario está estructurado para que pueda pedir específicamente una videoconferencia
privada o pública, con y sin streaming (video en vivo por Internet, link a servicio streaming)
y difusión en el web, si así lo requiere.
4. Si requiere organizar ciclos de videconferencia, bastará con que complete sólo una vez el
formulario, agregando las fechas de cada charla.
5. Una vez enviado el formulario, recibirá un correo de confirmación al mail indicado en el
mismo formulario. Los antecedentes del encargado de la sala de su institución permitirán
que el técnico de REUNA pueda coordinar la respectiva prueba de funcionamiento de los
equipos. En este formulario también debe indicar si requiere que el evento sea grabado y
luego publicado en el web de REUNA.
6. Realizar pruebas para verificar que funcione adecuadamente tanto el equipo de
videoconferencia, el audio y la iluminación, como la transmisión de la presentación (por ej.
power point) en caso de utilizar una, es indispensable. Se recomienda realizar la prueba
con el mismo notebook desde el cual se proyectará la presentación.
7. Se recomienda que sus diapositivas tengan el texto preciso e imágenes que refuercen el
contenido y lo hagan más didáctico. Demasiado texto cansa y a veces resulta difícil de leer.
Evite los colores oscuros, como los fondos negros, o los contrastes dramáticos, ya que no
se ven bien por pantalla.
8. La iluminación de la sala también es importante si va a utilizar una presentación. Por eso
se sugiere una prueba general de la presentación.
9. Las pruebas técnicas se deben realizar a más tardar dos días antes de la transmisión del
evento. Deberán ser desde la misma sala y con el mismo equipo de videoconferencia que
se utilizará para la actividad.
10. A fin de prevenir problemas en la proyección de la presentación, puede enviar una copia
de las dispositivas al técnico de REUNA para que, en caso de desperfectos, las proyecte
desde REUNA.
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11. Si previo al evento no se realizaron pruebas, NO podrá transmitir la actividad mediante
videoconferencia pública y/o streaming a través del sitio web de REUNA.
12. En el caso de quienes participarán como público, es recomendable realizar pruebas de
conectividad. Éstas se pueden efectuar de manera independiente siguiendo las siguientes
instrucciones:
a. Llamar a la IP 146.83.188.19
b. Una vez en el menu de la MCU, seleccionar en el control del equipo H.323 el botón
"remoto (far)", para controlar el menu.
c. Desplazarse por el menu con las flechas y seleccionar la sala VC-Pruebas.
d. Con la flecha a la derecha entrar a la sala seleccionada.
e. Seleccionar en el control el botón "local (near)", para tener el control de nuestro
equipo.
f. Si no hay nadie más conectado, veremos nuestra propia imagen.
g. Realizar movimientos en cámara para comprobar la calidad y el retardo de la
imagen.
h. Para comprobar "visualmente" la calidad del video y audio realizar lo siguiente:
• Con un notebook conectarse aqui.
• En la sección "Conference ID" ingresar el número "01313" y presionar
"Stream this conference".
• Si es primera vez que se ingresa el sistema le solicitará instalar los codecs
correspondientes a la MCU Codian.
• Aqui podremos comprobar la calidad del audio del equipo conectado a la
sala.
i.
Para comprobar "tecnicamente" la calidad de conexión realizar lo siguiente:
• Con el control remoto podemos seleccionar las estadisticas del equipo y
comprobar:
• Velocidad de conexión, tanto en transmisión como en recepción.
• Cuadros por segundo (fps).
• Pérdida de paquetes.
13. Luego de realizadas las pruebas, se pide encarecidamente a los contactos técnicos de las
salas no cambiar el equipo de videoconferencia o cualquier otro dispositivo que lo
acompañe para evitar errores de última hora.
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Durante la transmisión
1. Ser puntual, lo que implica llegar al menos 15 minutos antes de la hora programada para
el inicio de la transmisión, a fin de verificar la conexión de la sala. El técnico de la sala
puede verificar la conectividad; no es necesario que lo haga el relator.
2. Trate de ajustarse al tiempo estipulado para su presentación y considerar un espacio para
preguntas o al menos saludar a la audiencia que está participando mediante
videoconferencia. La videoconferencia es sinónimo de interacción y retroalimentación
entre el relator y su público.
3. Los equipos de videoconferencia cuentan con un micrófono integrando, sin embargo en el
caso de salones amplios se recomienda incorporar micrófonos inalámbricos o móviles si se
aspira a que la audiencia realice preguntas.
4. Informe a su audiencia conectada por videoconferencia que debe mantener los
micrófonos apagados durante la sesión para que no se acoplen a su audio. Los micrófonos
deben activarse sólo cuando les corresponda intervenir.
Claves para una presentación exitosa
1. Antes de elaborar las diapositivas o slides defina su diseño:
• Tamaño de las letras
• Tipo de letras. Se sugiere usar tipografías lisas y sin efectos, cómo Arial
• Ubicación de los contenidos
• Otros elementos de diseño, como las fotografías
2. Si no tiene mucho manejo del Power Point se recomienda utilizar las plantillas que incluye
el programa, ya que diseñar una página en blanco genera mayor trabajo y riesgo.
3. En cuanto al uso del color:
• Recuerde que no todas las personas ven con la misma calidad de definición y más
aún si el ppt se transmitirá por Internet.
• Revise la legibilidad del texto.
• El fondo blanco con letras negras es más conveniente que el fondo negro u oscuro
con letras claras.
• La luz de la sala y el proyector también influyen en la legibilidad de un ppt.
• Evite combinaciones de colores como Rojo/Verde; Café/Verde; Azul/Negro;
Azul/Púrpura
4. Respecto al contenido:
• Los textos deben ser concisos
• Debe entregar pocas ideas por página
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