Procedimiento a seguir ante situaciones de posibles modificaciones

CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN,
JUVENTUD Y DEPORTE
Comunidad de Madrid
PROCEDIMIENTO A SEGUIR ANTE SITUACIONES DE POSIBLES MODIFICACIONES DE DATOS
GRABADOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CENTROS EDUCATIVOS (SICE) EN ACTAS DE
EVALUACIÓN, EXPEDIENTES E HISTORIALES ACADÉMICOS.
En la gestión informatizada de los procesos relacionados con Actas de Evaluación, Expedientes Académicos e
Historiales Académicos se está observando la posibilidad de gestionar determinados cambios en la
información almacenada en las bases de datos una vez que se detectan errores materiales en los mismos,
con posterioridad al cierre de determinados procesos.
Para regularizar y subsanar estas situaciones, de acuerdo a la normativa vigente, los centros pueden realizar
diligencias en los documentos formalizados que pueden incluir la decisión, adoptada por los órganos
competentes, de modificar las decisiones tomadas anteriormente y proponer ajuste de los correspondientes
datos. En este sentido puede resultar conveniente que antes de ser aprobadas las modificaciones de decisiones
previamente adoptadas por los órganos competentes del centro se consultara su legalidad con los Servicios de
Inspección de referencia.
Si ante errores materiales se ha considerado necesaria la modificación de alguna calificación final o de la
decisión de promoción o titulación adoptada para el alumno o alumna, o de otras cuestiones incluidas en la
evaluación del alumnado, el secretario o secretaria del centro insertará en las actas y, en su caso, en el
expediente académico y en el historial académico del alumno o alumna, la oportuna diligencia, que será visada
por el director o directora del centro.
Posteriormente, a nivel informático, puede ser necesaria una actuación manual de modificación sobre los
datos grabados en las bases de datos que no pueden realizar los centros directamente ni son de aplicación
automática una vez realizada la correspondiente diligencia.
Estos cambios manuales harían posible que las diligencias se materializasen en las correspondientes actas y
documentación personal del alumno.
El procedimiento para dar validez a las modificaciones de actas y situaciones académicas de los alumnos se
concreta en los siguientes puntos:
1. Formalización de diligencia por parte del centro para incorporar y subsanar la incidencia en Actas,
Historial y Expediente del alumno. Si existieran dudas al respecto, deberá consultarse al Servicio de
Inspección correspondiente.
2. El centro deberá remitir copia de la diligencia incluida en los documentos oficiales y la propuesta de
modificación del correspondiente dato (base de datos) a la Dirección de Área Territorial .Deberá
exponerse con claridad el dato exacto que se propone corregir.
3. La Direccion de Área Territorial, una vez recabado informe del Servicio de Inspección y si la propuesta
se ajusta a normativa autorizará el cambio.
3.1. Personal de las DAT a través de un perfil de SICE configurado al efecto podrá materializar la
modificación en la propia aplicación.
3.2. Provisionalmente, hasta que la funcionalidad descrita en el punto anterior esté
implementada en el sistema de información (SICE), el centro o la propia DAT solicitará a
ICM, a través del CAU, la modificación de datos en la aplicación, siendo imprescindible
adjuntar la documentación que autorice expresamente la misma, con detalle de los datos
que sea preciso modificar. ICM realizará, a continuación, los cambios ‘literales’ solicitados.
4. En caso de no ser procedente la modificación el centro deberá consignar una diligencia cerrando la
anterior.
5. El sistema dejará “huella” de los cambios realizados y SICE permitirá acceder a información de los
cambios que se hayan producido en los documentos de evaluación.