Gestión de Proyectos - Oficina de Administración Documental

SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS
A continuación encontrará la tabla de retención (TRD) y la guía correspondiente
a esta serie
TRD
GUÍA
hoja 1
OAD
Código: FOR
Versión No. 2
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓN DE PROYECTOS
Fecha: 30-05-2014
SECCIÓN: Rectoría
Subsección nivel II: Vicerrectoría de Asuntos Académicos / Vicerrectoria de investigación
Subsección nivel I: Facultades
Macro proceso institucional
Procesos nivel I
Procesos nivel II
Procesos nivel III
PRO-02-2-01-01 Elaboración Propuesta Proyecto de Investigación
PRO-02-2-01 Propuesta de Proyecto
PRO-02-2-01-02 Legalización de Propuesta de Proyecto
PRO-02 INVESTIGACIÓN
PRO-02-2-02-01 Ejecución de Proyecto
PRO-02-2 Realizar Investigación (Proyectos)
PRO-02-2-02 Ejecución de proyecto
PRO-02-2-02-02 Seguimiento Técnico
PRO-02-2-02-03 Seguimiento Financiero
PRO-02-2-03 Liquidación y cierre de
proyecto
PRO-02-2-03-01 Liquidación y cierre de proyecto
SERIES MISIONALES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO
UA-UA-1208
SERIE
SUBSERIE
Tipo documental
DISPOSICIÓN
Tipo Documental
SOPORTE
RESPONSABLE
TAC
E
P
X
X
EL
D
TIEMPO DE
RETENCIÓN
(En años)
Archivo
de
Gestión
O
Archivo
Central
NIVEL DE
ACCESO
CONSERVACIÓN
Serie Documental
TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
PROCEDIMIENTOS
R
I
P
CP
E
S
Repr
Elec
GESTIÓN DE PROYECTOS
PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
Iniciación
Propuesta técnica y financiera
Carta
- Aval del Decano
- Presentación del Rector / Representante Legal
X
X
Registro legalización de la propuesta
X
X
Registro aplicación de la entidad
X
X
Póliza s (Si se requieren / copia)
X
X
Carta de aprobación
X
Registro legalización y/o elaboración de contrato
UA-UA-120804822
Convenio o contrato (Copia)
X
Agrupación misional de la Universidad, testimonio de una de las principales
funciones de la Universidad “la producción de conocimiento”; estos
expedientes poseen valores administrativos, contables, legales, técnicos,
científicos y culturales, evidencian el posicionamiento y crecimiento de la
investigación, su calidad y aporte científico de la Universidad a la sociedad.
Esta agrupación solo incluye los documentos generados en las investigaciones
adelantadas por unidades académicas de las facultades y centros de
investigación con participación de profesores y/o estudiantes.
X
X
X
X
X
Ejecución
Acta de inicio
En los expedientes de cada proyecto de investigación se conservaran las
copias de los contratos de ingresos, siendo responsabilidad de la Dirección
Jurídica de la Universidad el proceso y custodia de las evidencias de este; en
el caso de los contratos de egresos cada unidad será responsable de
conservar los contratos originales.
X
Normatividad asociada
Unidades académicas
Solicitud de pedido
X
X
X
Solicitud de bonificación
X
X
X
Reporte de bonificación
X
X
X
Solicitud de contratación
X
X
X
Reporte de contrato
X
X
Documentos soporte compras
X
Comprobante recepción del material
X
Solicitud de informe
X
X
3
7
X
X
X
Constitución Nacional. Donde se determina el fortalecimiento de la
investigación, el derecho de acceso al conocimiento, el garantizar y promover
la investigación; Art. 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza,
aprendizaje, investigación y cátedra. Art. 67. La educación es un derecho de la
persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el
acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y
valores de la cultura. Art. 69. El Estado fortalecerá la investigación científica
en las universidades oficiales y privadas y ofrecerá las condiciones especiales
para su desarrollo; Art. 70. La cultura en sus diversas manifestaciones es
fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de
todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la
ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.
hoja 2
Solicitud de prórroga
X
Solicitud de otros recursos
X
X
Otro si (Copia)
X
Informe seguimiento técnico y financiero
X
X
X
Informe final
X
X
X
Evaluación informes
X
X
X
Carta de cumplimiento
X
X
Acta terminación
X
FOR-02-2-07 Ficha del producto
X
Procedimiento
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión después de finalizado el
proyecto será de tres (3) años, tiempo que prevé las necesidades de consulta,
solventar requerimientos de los entes de vigilancia y la elaboración de
informes. Cumplido este tiempo se debe realizar la transferencia al Archivo
Central de los documentos establecidos en la Tabla de Retención por siete (7)
años, luego de cumplir este tiempo pasaran a ser documentos historicos
conservados permanentemente como testimonio de las investigaciones
realizadas por la Universidad y se realizara el proceso de reprografía a todos
los proyectos para su consulta.
Liquidación y cierre
X
PROYECTOS DE CONSULTORÍA
Iniciación
Propuesta técnica y financiera
X
X
X
X
Registro aplicación de la entidad
X
X
Póliza (Si se requieren / copia)
X
X
Carta de aprobación
X
Registro legalización y/o elaboración de contrato
X
Carta de expresión de interés
X
X
Convenio o contrato (Copia)
X
X
Documento estados Financieros
X
X
X
Cláusulas de confidencialidad (Si se requiere)
X
X
X
Los Proyectos de Consultoría es una subserie que responde al proceso de
apoyo al sector externo, atiende funciones diferentes a las de la investigación,
sus resultados y/o productos finales pertenecen a un cliente externo para
atender una necesidad puntual; esto hace que no sean de carácter misional
para la Universidad.
En los expedientes de cada proyecto de consultoría se conservaran las copias
de los contratos de ingresos, siendo responsabilidad de la Dirección Jurídica
de la Universidad el proceso y custodia de las evidencias de este; en el caso
de los contratos de egresos cada unidad será responsable de conservar los
contratos originales.
Ejecución
Acta de inicio
UA-UA-120804823
X
X
Solicitud de pedido
X
X
X
Solicitud de bonificación
X
X
X
Reporte de bonificación
X
X
X
Solicitud de contratación
X
X
X
Reporte de contrato
X
X
Documentos soporte compras
X
X
X
Comprobante recepción del material
X
X
X
Solicitud de informe
X
Comunicación entrega de informe
X
Solicitud de prorroga
X
X
X
X
X
Otro si (Copia)
X
X
X
Solicitud de cobro
X
X
X
Evaluación de informes
X
X
X
Informe final
X
X
X
Carta de cumplimiento
X
X
Acta terminación
X
X
Liquidación y cierre
Procedimiento
Unidades académicas
3
10
X
X
X
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión después de finalizado el
proyecto será de tres (3) años, tiempo que prevé las necesidades de consulta,
solventar información sobre experiencia o competencia y la elaboración de
informes. Cumplido este tiempo se debe realizar la transferencia al Archivo
Central donde se conservaran en papel por diez (10) años los documentos
establecidos en la Tabla de Retención Documental, el tiempo puede cambiar
de acuerdo a la relación contractual con el tercero. Cumplido este tiempo se
realizara el proceso de reprografía a todos los proyectos generados y una
selección del 15% de los más relevantes, dejando testimonio físico de la
experiencia y participación de la Universidad en proyectos similares.
hoja 3
PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORÍA
Certificación envió de propuesta
X
El tiempo de retención en el archivo de gestión después de la no aprobación
de la propuesta será de seis (6) años, tiempo que prevé las necesidades de
consulta. Cumplido este tiempo se debe realizar el proceso de descarte
documental. Para tener un control de la documentación e información que se
descarta en esta subserie una vez finalizada su gestión, se recomienda
guardar el histórico de las Propuestas de Investigación y Consultoría en el
formato único de inventario de descarte documental establecido por la OAD.
X
UA-UA-120804824
Unidades académicas
Propuesta técnica no aprobada
X
6
X
X
X
X
La administración y conservación de estos documentos estará a cargo
directamente de la unidad académica; dado que son documentos que
solventan necesidades especificas de la Unidad, pero que no contienen
valores administrativos, técnicos y culturales, lo cual no la hacen parte de la
memoria institucional de la Universidad.
La certificación o comunicación del envió de la propuesta se debe digitalizar e
incorporar en el expediente electrónico; como soporte de la presentación de la
propuesta.
* Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel, definición según Acuerdo 027 de 2006
CONVENCIONES:
Nombre del responsable unidad productora _____________________________________________________________
DISPOSICIÓN
TAC= Transferencia Archivo Central
CP= Conservación Permanente
E= Eliminación
S= Selección
Cargo _______________________________________________________________________________________________
SOPORTE
P= Papel
El= Electrónico
D= Digital
O= Otro
Nombre del Jefe Oficina de Administración Documental _________________________________________________
Firma _______________________________________________________________________________________
TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
Rep= Reprografia
Elec= Electrónico
Firma _______________________________________________________________________________________________
NIVEL DE ACCESO
R= Restringida
I= Interna
P= Pública
Fecha de aprobación ________________________________________________________________
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(OAD)
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
Código:
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Versión No.
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
DIRIGIDO A: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓNES, UNIDADES ACADÉMICAS Y CENTROS DE INVESTIGACIÓN
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
Vicerrectoría de Investigaciones
Oficina de Administración Documental
(OAD)
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
Código:
GUI-001
Versión No.
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Página 2 de 35
1.
TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO ............................................................................................................................................................................ 3
2.
ALCANCE............................................................................................................................................................................. 3
3.
UNIDADES RESPONSABLES ............................................................................................................................................. 3
4.
CONTEXTO.......................................................................................................................................................................... 4
4.1
Cadena de Valor ............................................................................................................................................................ 4
4.2
Macro-procesos ............................................................................................................................................................. 6
4.3
Línea de tiempo ............................................................................................................................................................. 7
5.
PRESENTACIÓN A COMITÉ ............................................................................................................................................... 8
6.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ............................................................................................................................................ 8
6.1 Clasificación ....................................................................................................................................................................... 8
6.2 Valor documental .............................................................................................................................................................. 9
7. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................ 11
7.1 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN .................................................. 12
7.2 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROYECTOS DE CONSULTORÍA .................................................... 19
7.3 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORÍA .................. 26
8.
NORMATIVIDAD ASOCIADA ............................................................................................................................................. 29
9.
GLOSARIO DE TERMINOS ............................................................................................................................................... 31
10. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................................................... 35
11. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................................... 35
12. ANEXOS ............................................................................................................................................................................. 35
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
Vicerrectoría de Investigaciones
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
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1. OBJETIVO
Brindar a los funcionarios de la Universidad que tienen bajo su responsabilidad la organización de la serie Gestión de
Proyectos un instrumento guía, que apoye las buenas prácticas asociadas a la organización, administración y conservación de
la información, apoyados en la Tabla de Retención Documental (TRD) como herramienta que normaliza el proceso en los
archivos de gestión, garantizando un buen desempeño en todo el ciclo de vida documental.
2. ALCANCE
Los lineamientos establecidos en esta guía, están avalados y aprobados por el Comité de Gestión Documental, van dirigidos a
Coordinadores de Proyectos, Personal de Apoyo y Personal Asistencial de las Facultades y Centros de Investigación, con
participación de Profesores y/o Estudiantes, quienes generan Proyectos de Investigación, Proyectos de Consultoría y
Propuestas de Investigación y Consultoría, encargados de implementar y organizar la serie Gestión de Proyectos en las
unidades.
3. UNIDADES RESPONSABLES
La Vicerrectoría de Investigación, los Centros de Investigación, y las Unidades Académicas son los entes encargados de llevar
acabo los lineamientos establecidos por la Oficina de Administración Documental (OAD) para la gestión documental, siendo los
responsables del proceso, desde la creación del documento hasta su disposición final.

La Vicerrectoría de Investigación: apoya el trámite de la presentación de propuestas ante las entidades financiadoras,
siendo el ente principal para proponer, dirigir, orientar, coordinar y gestionar las políticas y los procesos de investigación
con los que cuenta la Universidad.

Las Unidades Académicas y los Centros de Investigación: son los responsables de liderar, producir, recibir, tramitar,
distribuir, administrar y conservar la información que haga parte de los proyectos de investigación, realizando un
seguimiento a la implementación de los lineamientos establecidos para la gestión documental.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
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4. CONTEXTO
La Oficina de Administración Documental (OAD) realizó sesiones de trabajo con los grupos que manejan investigación en la
Universidad para elaborar la Tabla de Retención Documental (TRD), herramienta que normaliza la gestión documental
siguiendo una metodología basada en los estudios previos de la cadena de valor y los marcoprocesos que se establecen para
la organización, desarrollada en faces de estudio, análisis, validación y conformación de la política para la presentación ante el
Comité de Gestión Documental.
A continuación se describe cada uno de estos estudios:
4.1 Cadena de Valor1
La cadena de valor permite identificar las
principales actividades de la Universidad. Con el
fin de generar una sostenibilidad y cumplimiento
de su misión, se divide en tres procesos:
estratégicos, misionales y de apoyo.
Investigaciones hace parte de los procesos
misionales de la Universidad, los cuales son
transversales para todas las unidades que
manejan Gestión de Proyectos.
1
DPE. (2013, 26 de febrero). Cadena de valor [Uniandes.edu.co]. De: http://planeacion.uniandes.edu.co/modelo-de-operacion/modelo-de-operacion
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS

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Procesos de la cadena de valor 2
Son los procesos que soportan la
estrategia institucional y que logran
direccionar esfuerzos aislados.
Son los procesos esenciales de una
institución de educación superior
(docencia, investigación y relación con
el sector externo)
Son los procesos necesarios para
gestionar los recursos institucionales
(tangibles e intangibles) y que soportan
el desarrollo de la institución.
2
DPE. (2013, 26 de febrero). Cadena de valor [Uniandes.edu.co]. De: http://planeacion.uniandes.edu.co/modelo-de-operacion/modelo-de-operacion
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
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4.2 Macro-procesos
Los macroprocesos son las actividades generales realizadas a nivel interno en la Universidad, y se representan de forma
global en la cadena de valor, se realizan de manera continua generando salidas con un valor agregado, se subdividen en tres
niveles jerárquicos de acuerdo a la especificación de los procesos que lo conforman, encontrando nivel I, nivel II, nivel III.
A continuación se muestra el cuadro que define y refleja la estructura de los procesos identificados para implementar los
Proyectos de Investigación que realiza la Universidad. Los procesos de nivel III son un punto de partida para identificar la
documentación y su valor, determinando las agrupaciones documentales que harán parte de las series que conformaran la
TRD.
Macro proceso
institucional
Procesos nivel I
Procesos nivel II
Propuesta de Proyecto
Realizar
Investigación
(Proyectos)
INVESTIGACIÓN
Ejecución de proyecto
Liquidación y cierre de
proyecto
Procesos nivel III
Elaboración Propuesta Proyecto de
Investigación
Legalización de Propuesta de Proyecto
Ejecución de Proyecto
Seguimiento Técnico
Seguimiento Financiero
Liquidación y cierre de proyecto
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
4.3 Línea de tiempo
Para crear la Tabla de Retención Documental (TRD), se realizó un riguroso proceso de análisis, validación, conformación y
socialización de información, a través del trabajo en conjunto con la Vicerrectoría de Investigación, Unidades y la OAD
normalizando y estandarizando la política documental, a través de diferentes fases de trabajo como se expone a continuación:
De acuerdo a la recolección y análisis de
información se conformó un equipo de
Coordinadores
de
Investigación
de
diferentes Facultades, quienes junto a la
OAD, validaron la información a través de
reuniones de trabajo.
Validación de
Información
2012
Primer trimestre
Inicio – Análisis de
Información
2012
Segundo trimestre
Para el desarrollo de la política se
contó
con
la
información
suministrada por la Oficina de
Planeación en el marco del
proyecto TEA. La OAD realizó un
análisis de la documentación que
se gestiona en la unidad.
La OAD presentó la TRD de Gestión de
Proyectos
a
la
Vicerrectoría
de
Investigaciones, finalizado este proceso el
Director de Investigaciones y Doctorados
presentó la política al Comité de Gestión
Documental para su aprobación.
2012
Tercer trimestre
Socialización de
Herramienta
Presentación de
Herramienta
2013
2013
Segundo trimestre
Aprobación de TRD
Primer trimestre
La OAD estableció el esquema de
clasificación documental
adecuado,
determinando
la
organización
y
disposición de la documentación a través
de TRD. Una vez finalizado el proceso de
elaboración, la TRD se socializó a todos
los Coordinadores de Investigaciones.
En mayo de 2013 el Director de
Investigaciones
y
Doctorados
presentó al Comité de Gestión
Documental de la Universidad de
los Andes
la TRD, siendo
aprobada para su implementación.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
Vicerrectoría de Investigaciones
I
M
P
L
E
M
E
N
T
A
C
I
Ó
N
Oficina de Administración Documental
(OAD)
Código:
GUI-001
Versión No.
Fecha
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
5. PRESENTACIÓN A COMITÉ
El Comité de Gestión Documental está conformado por los diferentes órganos que preceden a la Universidad, encargado de
analizar, verificar y aprobar las Tablas de Retención Documental (TRD) antes de ser implementadas por las Unidades.
Finalizado el proceso de elaboración de la TRD para la Gestión de Proyectos el Director Francisco Zarur de Investigaciones y
Doctorados la presenta ante el Comité para su aprobación y posteriormente implementación en todas unidades que generen
investigación.
LINEAMIENTOS Y POLITICA APROBADA
Presentación a Comité de Gestión Documental
Cargo
Unidad
Fecha de presentación
Francisco Zarur
Director de Investigaciones y Doctorados
Vicerrectoría de Investigaciones
23 de mayo de 2013
6. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
6.1 Clasificación
La clasificación se efectúa bajo una metodología de análisis y validación de la información permitiendo reconocer, definir y
concretar los grandes grupos documentales que forman parte de la serie Gestión de Proyectos, siguiendo los principios
básicos de la archivística: procedencia y orden original teniendo en cuenta criterios cronológicos y temáticos para su correcto
desarrollo. Como se muestra a continuación:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
Código:
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6.2 Valor documental
Todos los documentos poseen un valor que los identifica, primario o secundario, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases en la que atraviesa el documento. Los valores primarios son los que adquieren los documentos desde que se
producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, financieros y legales, y el valor permanente o secundario
es la cualidad atribuida a aquellos documentos que por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse. Como
se muestra a continuación:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
Vicerrectoría de Investigaciones
Oficina de Administración Documental
(OAD)
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
Código:
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Versión No.
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Valor primario de la documentación
Valor administrativo: Documentos que contienen
información de las funciones y las actividades
inherentes en los procesos que se desarrollan en
la gestión de los proyectos.
Valor financiero: Documentos que demuestran la
actividad económica y contable de los proyectos.
Valor legal: Documentos que adquieren valor
probatorio para la gestión de proyectos
Valor secundario de la documentación
Documentos que contienen información histórica,
científica, cultural y patrimonial, los cuales una vez
extinta su vigencia administrativa, financiera y legal,
adquieren un valor importante para la reconstrucción
de la memoria de la Universidad de los proyectos
realizados
VALOR
ARCHIVÍSTICO
HISTÓRICO
PATRIMONIAL
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
Vicerrectoría de Investigaciones
VOLVER
Oficina de Administración Documental
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GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
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Código:
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Página 11 de 35
SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
7. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Esta tabla sirve como guía para identificar cada uno lineamientos establecidos para la correcta organización de los Archivos de
Gestión aplicados específicamente a la serie: Gestión de Proyectos, en ella usted podrá ir al ítem que requerirá de forma
puntual o puede leerla de manera continua para una mejor lectura.
SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS
SUBSERIE PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN
SUBSERIE PROYECTOS DE
CONSULTORÍA
Introducción
Ir a.
Ir a.
SUBSERIE DE PROYECTOS
DE INVESTIGACIÓN Y
CONSULTORÍA
Ir a.
Valor documental
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Normatividad
Ir a.
Ir a.
No aplica
LINEAMIENTOS
Ordenación física
 Estructura del expediente
 Unidad de almacenamiento
 Identificación física
 Marcación de más proyectos
 Proyectos con más de una carpeta
Ordenación electrónica
Ir a. O
Ir a. O
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Acceso
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Conformación del expediente
Ir a.
Ir a.
No aplica.
Retención documental y disposición final
Ir a.
Ir a.
Ir a.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
Vicerrectoría de Investigaciones
No aplica
Ir a.
Oficina de Administración Documental
(OAD)
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
Código:
GUI-001
Versión No.
Fecha
1
30-05-2014
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7.1 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
Es una agrupación misional de la Universidad, testimonio de una de sus principales funciones la producción de conocimiento,
orientada al direccionamiento y fortalecimiento de las actividades de investigación que se producen en la Universidad.
7.1.1
Valor documental
7.1.2
Normatividad asociada
7.1.3 Ordenación Física
Todos los expedientes se organizaran con la misma estructura, divididos en tres secciones: iniciación, ejecución, liquidación y
cierre. Cada una de estas divisiones tiene un único orden como lo muestra la TRD, con posibles anexos, de acuerdo al
ejercicio del proyecto, asignándoles un tiempo de vida determinado a cada uno de los documentos con base en los valores
documentales identificados anteriormente.
A continuación se explica detalladamente el proceso a seguir:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
Vicerrectoría de Investigaciones
VOLVER
Oficina de Administración Documental
(OAD)
Código:
Versión No.
Fecha
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
1
30-05-2014
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS

GUI-001
Estructura del expediente
Iniciación
Ejecución
Liquidación
Cierre
Proyectos de Investigación
1
2
3
Iniciación
Ejecución
Liquidación y cierre
Propuesta técnica y financiera
Acta de inicio
Solicitud de pedido
Carta de cumplimiento
Carta
- Aval del Decano
- Presentación del Rector / Representante
Legal
Registro legalización de la propuesta
Registro aplicación de la entidad
Pólizas (Si se requieren / copia)
Solicitud de bonificación
Reporte de bonificación
Acta terminación
Ficha del producto
Solicitud de contratación
Reporte de contrato
Unidad de almacenamiento
Documentos soporte de compras
Comprobante recepción de material
Carta de aprobación
Solicitud de informe
Registro legalización y/o elaboración de
contrato
Convenio o contrato (Copia)
Solicitud de prórroga
Solicitud de otros recursos
Para esta serie se establecen dos alternativas para
el almacenamiento.
•
Folders 3 argollas en “D” de 3 pulgadas, tres
divisiones.
•
Carpeta de yute con aleta vertical, tres
divisiones o la unidad de almacenamiento
previamente establecida con la unidad y el
Sistema Integral de Archivos (SIA).
Otro sí (Copia)
Informe seguimiento técnico y financiero
Informe final
Evaluación de informes
El expediente es ordenado
cronológicamente, en cada
una de sus divisiones
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OAD
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1
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS

GUI-001
Identificación física
Parámetros
Para lograr la estandarización archivística de la Universidad, se plantean los siguientes lineamientos para identificar los expedientes.
En la parte superior de la carpeta o folders, se identificara el rotulo, de la siguiente manera:
1. Las siglas de la subserie: Esto facilitara ver el origen del documento. En este caso se usara PRIN (Proyecto de Investigación).
2. Número consecutivo del proyecto: Esta asignación numérica dependerá del orden de creación del proyecto. Si es el primer proyecto;
el número correspondiente será el 01, si es el segundo proyecto el número correspondiente será el 02 y así sucesivamente.
3. Nombre del área: Abreviatura sugerida por Planeación del Campus, para consultar más siglas de click AQUÍ. Para este ejemplo se
utilizó “Cien” que corresponde a la Facultad de Ciencias.
4. El año de origen del proyecto. Para este ejemplo de utilizó “2012”
5. El nombre especifico del proyecto. Para este ejemplo se utilizó “Arquitectura informática empresarial”
2. Número consecutivo
del proyecto
1. Siglas de la
subserie
4. El año de
origen
del proyecto
3. Abreviatura
del área
5. El nombre especifico
del proyecto
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
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Secuencia para la marcación de más proyectos
Primer proyecto de investigación del 2012
Segundo proyecto de investigación del 2012
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS

GUI-001
Proyectos con más de una carpeta
Parámetros
En caso que el proyecto necesite más de una carpeta o
folder se podrán agregar, teniendo claridad que el
número consecutivo del rotulo se modificara. A este se le
agregara un punto (.) y en seguida se iniciara un conteo
de las carpetas que sean requeridas para el proyecto
Primera carpeta
Segunda carpeta
Tercera carpeta
Unidad de almacenamiento
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7.1.4 Ordenación electrónica
Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el
resultado de la misma actividad.
Para mayor información lo invitamos a consultar: Directrices para la gestión electrónica de documentos.
Lugares de almacenamiento:
• PC
• Repositorio
• Servidor
Carpeta general:
• Gestión de proyectos TRD
Subcarpetas
• Propuestas de Investigación y Consultoría
• Proyectos de Consultoría
• Proyectos de Investigación
Cada proyecto tendrá una carpeta electrónica, en ella reposarán
los documentos en soporte electrónico, la identificación de cada
carpeta será idéntica a la denominada físicamente.
Para efectos de mayor orden se pueden incluir carpetas con los
las tres secciones del expediente.
El correo electrónico funcionará utilizando la misma estructura
archivando los correos electrónicos generados dentro del proceso.
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
7.1.5 Acceso
Existen niveles de acceso de acuerdo con el tipo de información que poseen los documentos, estableciendo el nivel de
confidencialidad que pueda tener, lo que ocasiona una restricción en su consulta derivando las siguientes recomendaciones:

El Rector en todos los casos por ser la autoridad mayor de la Universidad podrá acceder a la documentación
que requiera y hacer uso de ella en beneficio de la Universidad.

Cada Unidad tiene acceso y consulta a los documentos que genera.

La Vicerrectoría de Investigaciones tiene acceso a todos los documentos que se creen en la Universidad
asociados a la serie Proyectos de Investigación

La Vicerrectoría de Investigaciones es el ente encargado de aprobar el acceso de los proyectos, a otras partes
interesadas fuera de la Unidad que lo ha producido, generando la correspondiente autorización.

En el Archivo Central tendrán acceso a la información las Unidades productoras de cada proyecto y personal
autorizado según corresponda.
7.1.6 Conformación del Expediente
En los expedientes de cada proyecto de investigación se conservarán las copias de los Contratos de Ingresos; siendo
responsabilidad de la Dirección Jurídica de la Universidad, conservar el contrato original para custodia de las evidencias.
En los Contratos de Egresos cada unidad será responsable de conservar los Contratos Originales, a excepción de los
Contratos Civiles los cuales reposan en la Dirección Jurídica y los Contratos Laborales que están en la Dirección de Gestión
Humana y Desarrollo Organizacional.
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7.1.7
Código:
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Retención documental y disposición final

Archivo de Gestión: El tiempo de retención después de finalizado el proyecto será de tres (3) años, tiempo que
prevé las necesidades de consulta, solventar requerimientos de los entes de vigilancia y la elaboración de informes,
cumplido este tiempo se debe realizar la transferencia al archivo central.

Archivo Central: Estos documentos pasan a una segunda etapa, estarán en formato papel por siete (7) años,
tiempo el cual sus valores primarios seguirán vigentes, posteriormente serán conservados permanente como
testimonio de las investigaciones realizadas por la Universidad y se realizara el proceso de reprografía a todos los
proyectos para su consulta.
7.2 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROYECTOS DE CONSULTORÍA
La subserie “Proyectos de Consultoría” responde al proceso de apoyo al sector externo, atiende funciones diferentes a las de
la investigación, sus productos finales pertenecen a un cliente externo para atender necesidades puntuales; esto hace que no
sean de carácter misional para la Universidad.
Esta agrupación contiene aspectos contractuales que demuestran experiencia y participación de la Universidad en proyectos
similares.
7.2.1 Valor documental
7.2.2 Normatividad asociada
7.2.3 Ordenación Física
Todos los expedientes se organizaran con la misma estructura, divididos en tres secciones: iniciación, ejecución, liquidación y
cierre. Cada una de estas divisiones tiene un único orden como lo muestra la TRD, con posibles anexos, de acuerdo al
ejercicio del proyecto, asignándoles un tiempo de vida determinado a cada uno de los documentos con base en los valores
documentales identificados anteriormente. Como muestra a continuación:
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS

1
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Estructura del expediente
Proyectos de Consultoría
3
2
1
Iniciación
Propuesta técnica y financiera
Carta de expresión de interés
Ejecución
Liquidación y cierre
Acta de inicio
Carta de cumplimiento
Solicitud de pedido
Acta terminación
El expediente es ordenado
cronológicamente, en cada
una de sus divisiones
Solicitud de bonificación
Registro aplicación de la entidad
Reporte de bonificación
Póliza (Si se requieren / copia)
Solicitud de contratación
Carta de aprobación
Reporte de contrato
Registro legalización y/o elaboración de
contrato
Convenio o contrato (Copia)
Documentos soporte compras
Documento estados Financieros
Comunicación entrega de informe
Cláusulas de confidencialidad (Si se
requiere)
Solicitud de prorroga
Unidad de almacenamiento
Para esta serie se establecen dos alternativas para
el almacenamiento.
Comprobante recepción del material
Solicitud de informe
Otro si (Copia)
Solicitud de cobro
Evaluación de informes
•
Folders 3 argollas en “D” de 3 pulgadas, tres
divisiones.
•
Carpeta de yute con aleta vertical, tres
divisiones o la unidad de almacenamiento
previamente establecida con la unidad y el
Sistema Integral de Archivos (SIA).
Informe final
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Identificación física
Parámetros
Para lograr la estandarización archivística de la Universidad, se plantean los siguientes lineamientos para identificar los expedientes.
En la parte superior de la carpeta o folders, se identificara el rotulo, de la siguiente manera:
1. Las siglas de la subserie: Esto facilitara ver el origen del documento. En este caso se usara PRCO (Proyecto de Consultoría),
2. Número consecutivo del proyecto: Esta asignación numérica dependerá del orden de creación del proyecto. Si es el primer
proyecto; el número correspondiente será el 01, si es el segundo proyecto el número correspondiente será el 02 y así
sucesivamente.
3. Nombre del área: Abreviatura sugerida por Planeación del Campus, para consultar más siglas de click AQUÍ. Para ese ejemplo
se utilizó “Cien” que corresponde a la Facultad de Ciencias.
4. El año de origen del proyecto. Para este ejemplo de utilizó “2012”
5. El nombre especifico del proyecto. Para este ejemplo se utilizó “Arquitectura informática empresarial”
2. Número consecutivo
del proyecto
4. El año de origen
del proyecto.
3. Abreviatura
del área
1. Siglas de la subserie
PRCO
5. El nombre especifico
del proyecto
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Secuencia para la marcación de más proyectos
Primer proyecto de consultoría del 2012
Segundo proyecto de consultoría del 2012
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS

GUI-001
Proyectos con más de un expediente
Parámetros
En caso que el proyecto necesite más de una carpeta o
folder se podrán agregar, teniendo claridad que el
número consecutivo del rotulo se modificara. A este se le
agregara un punto (.) y en seguida se iniciara un conteo
de las carpetas que sean requeridas para el proyecto
Primera carpeta
Segunda carpeta
Tercera carpeta
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7.2.4 Ordenación electrónica
Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el
resultado de la misma actividad.
Para mayor información lo invitamos a consultar: Directrices para la gestión electrónica de documentos.
Lugares de almacenamiento:
• PC
• Repositorio
• Servidor
Carpeta general:
• Gestión de proyectos TRD
Subcarpetas
• Propuestas de Investigación y Consultoría
• Proyectos de Consultoría
• Proyectos de Investigación
Cada proyecto tendrá una carpeta electrónica, en ella reposarán
los documentos en soporte electrónico, la identificación de cada
carpeta será idéntica a la denominada físicamente.
Para efectos de mayor orden se pueden incluir carpetas con los
las tres secciones del expediente.
El correo electrónico funcionará utilizando la misma estructura
archivando los correos electrónicos generados dentro del
proceso.
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
7.2.5 Acceso
Existen niveles de acceso de acuerdo con el tipo de información que poseen los documentos, estableciendo el nivel de
confidencialidad que pueda tener, lo que ocasiona una restricción en su consulta derivando las siguientes recomendaciones:

El Rector en todos los casos por ser la autoridad mayor de la Universidad podrá acceder a la documentación
que requiera y hacer uso de ella en beneficio de la Universidad.

Cada Unidad tiene acceso y consulta a los documentos que genera.

La Vicerrectoría de Investigaciones tiene acceso a todos los documentos que se creen en la Universidad
asociados a la serie Proyectos de Consultoría

La Vicerrectoría de Investigaciones es el ente encargado de aprobar el acceso de los proyectos, a otras partes
interesadas fuera de la Unidad que lo ha producido, generando la correspondiente autorización.

En el Archivo Central tendrán acceso a la información las Unidades productoras de cada proyecto y personal
autorizado según corresponda.
7.2.6 Conformación del Expediente
En los expedientes de cada Proyecto de Consultoría se conservarán las copias de los Contratos de Ingresos; siendo
responsabilidad de la Dirección Jurídica de la Universidad, conservar el contrato original para custodia de las evidencias.
En los Contratos de Egresos cada unidad será responsable de conservar los contratos originales, a excepción de los
Contratos Civiles los cuales reposan en la Dirección Jurídica y los Contratos Laborales que están en la Dirección de Gestión
Humana y Desarrollo Organizacional.
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7.2.7 Retención documental y disposición final

Archivo de Gestión. El tiempo de retención después de finalizado el proyecto será de tres (3) años, tiempo que
prevé las necesidades de consulta, solventar requerimientos de los entes de vigilancia y la elaboración de informes,
cumplido este tiempo se debe realizar la transferencia al archivo central.

Archivo Central: Estos documentos pasan a una segunda etapa, estarán en formato papel por (10) años sus
valores primarios seguirán vigentes, posteriormente se realizara el proceso de reprografía a todos los proyectos
generados y una selección del 15% de los más relevantes, dejando testimonio físico de la experiencia y
participación de la Universidad en proyectos similares.
7.3 SERIE GESTIÓN DE PROYECTOS - SUBSERIE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORÍA
Son documentos que solucionan necesidades específicas de la unidad pero no evidencian valores administrativos, técnicos y
culturales para la Universidad; por lo cual no es necesaria su conservación en el archivo central de la Universidad.
Para tener un control de la documentación que se descarta en esta subserie una vez finalizada su gestión, se recomienda
guardar el histórico de las Propuestas de Investigación y Consultoría en el formato único de inventario de descarte documental
establecido por la OAD.
7.3.1 Valor documental
7.3.2 Ordenación electrónica
Los criterios de ordenación son los mismos para todos los documentos, con independencia de su materialidad porque son el
resultado de la misma actividad.
Para mayor información lo invitamos a consultar: Directrices para la gestión electrónica de documentos.
Como se muestra a continuación.
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Propuestas de Investigación y Consultoría
Identificación electrónica
En la subcarpeta de Propuestas de
Investigación y Consultoría se guardarán los
documentos
que
se
produzcan
electrónicamente de cada propuesta.
La sigla usada para esta seria es PRTAINCO
(Propuestas de investigación y consultoría)
Ejemplo: PSTAINCO – 01 – Cien – 2012.
Arquitectura empresarial
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7.3.3 Acceso
La administración y conservación de estos documentos estará a cargo directamente de la unidad académica; dado que son
documentos que solventan necesidades específicas de la Unidad, pero que no contienen valores administrativos, técnicos y
culturales, lo cual no la hacen parte de la memoria institucional de la Universidad.
La certificación o comunicación del envió de la propuesta se debe digitalizar e incorporar en el expediente electrónico; como
soporte de la presentación de la propuesta.
7.3.4 Retención documental y disposición final


Archivo de Gestión: El tiempo de retención después de la no aprobación de la propuesta será de seis (6) años,
tiempo que prevé las necesidades de consulta, cumplido este tiempo se debe realizar el proceso de descarte
documental.
Para tener un control de la documentación que se descarta se recomienda guardar el histórico de las Propuestas de
Investigación y Consultoría en el formato único de inventario de descarte documental establecido por la OAD.
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
8. NORMATIVIDAD ASOCIADA
FOMENTO A LA INVESTIGACIÓN
Determina el fortalecimiento de la investigación, el derecho de
promover la investigación.
acceso al conocimiento, el garantizar y
Art. 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Constitución
Política de
1991
Art. 67. La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella
se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura.
Art. 69. El Estado fortalecerá la investigación científica en las universidades oficiales y privadas y ofrecerá las
condiciones especiales para su desarrollo;
Art. 70. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la
igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el
desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.
Política Nacional de Ciencia y Tecnología
Conpes 3080
de 2000
Este documento somete a consideración del CONPES, la política nacional de ciencia y tecnología que tiene
como objetivo central el desarrollo de las estrategias necesarias para la articulación y el fortalecimiento del
Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología – SNCyT.
La política de ciencia y tecnología tiene tres objetivos generales:
1. Fortalecer la capacidad del SNCyT, ampliando su acción y repercusión en las dinámicas sociales,
económicas y académicas del ámbito nacional y regional.
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2. Orientar los esfuerzos de consolidación de la capacidad de investigación y generación de conocimiento
hacia temas estratégicos y críticos para el desarrollo del país y su competitividad global.
3. Fomentar procesos de articulación entre los sectores académico, público y privado, así como de apropiación
y uso del conocimiento generado.3
Por la cual se modifica la Ley 29 de 1990, se transforma a Colciencias en Departamento Administrativo, se
fortalece el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación en Colombia y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1286 de
2009
Colciencias
Artículo; 1°. Objetivo general. El objetivo general de la presente ley es fortalecer el Sistema Nacional de
Ciencia y Tecnología y a Colciencias para lograr un modelo productivo sustentado en la ciencia, la tecnología
y la innovación, para darle valor agregado a los productos y servicios de nuestra economía y propiciar el
desarrollo productivo y una nueva industria nacional.
Artículo 2°. Objetivos específicos. Por medio de la presente Ley se desarrollan los derechos de los ciudadanos
y los deberes del Estado en materia del desarrollo del conocimiento científico,
Artículo 3°. Bases para la Consolidación de una Política de Estado en Ciencia, Tecnología e Innovación.
Además de las acciones previstas en el artículo 2° de la Ley 29 de 1990 y la Ley 115 de 1994, las políticas
públicas en materia de estímulo y fomento de la ciencia, la tecnología y la innovación,
Artículo 7°. Funciones. El Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -Colciencias-,
tendrá a su cargo4
3
4
Colciencias.(2000, 28 de junio).Conpes 3080 [colciencias.gov.co] .De: http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/reglamentacion/conpes_3080.pdf
Colciencias.(2009, 23 de enero).Ley 1286 [colciencias.gov.co] .De: http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/reglamentacion/ley_1286_de_2009.pdf
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9. GLOSARIO DE TERMINOS
A
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. (Archivo
General de la Nación, 2006)
Archivo central: o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general. (Archivo General de la Nación , 1994)
Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por
las mismas oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se hace a través de canales y cauces
normales en busca de respuesta o solución a los asuntos iniciados. (Archivo General de la Nación, 1996)
C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
(Archivo General de la Nación, 2006)
Clasificación archivística: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones
documentales de acuerdo con la estructura de la entidad originaria (fondo, sección, series y/o asuntos). (Archivo General de la
Nación, 2006)
Conservación archivística: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o
reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. (Archivo General de la
Nación, 2006)
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D
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores
primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. (Archivo General de la Nación, 2006)
Documentos administrativos: Son aquellos de los que la organización tiene necesidad para cumplir sus objetivos y
funciones. (Roberge, 2011)
E
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes. (Archivo General de la Nación, 2006)
Expediente o unidad documental compuesta: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. (Archivo General de
la Nación, 2006)
G
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
I
Inventarios documentales: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental. (Archivo General de la Nación, 2006)
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O
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. (Archivo General de la Nación, 2006)
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. (Archivo General de la Nación, 2006)
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos
de una institución. (Archivo General de la Nación, 2006)
R
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención documental. (Archivo General de la Nación, 2006)
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar
o duplicar documentos originalmente consignados en papel. (Archivo General de la Nación, 2006)
S
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes, entre otros. (Archivo General de la Nación, 2006)
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su
contenido y sus características específicas. (Archivo General de la Nación, 2006)
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
OAD
OAD – Vicerrectoría de Investigaciones
Vicerrectoría de Investigaciones
Oficina de Administración Documental
(OAD)
GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN
SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
Código:
GUI-001
Versión No.
Fecha
1
30-05-2014
Página 34 de 35
T
Tabla de retención documental - TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Archivo General de la Nación , 2000)
Transferencia documental: La transferencia es el procedimiento mediante el cual las Unidades de la Universidad trasladan su
documentación de un archivo a otro, de gestión al central y del central al histórico, teniendo en cuenta el ciclo de vida de los
documentos y los tiempos de retención establecidos en las TRD o TVD. (Archivo General de la Nación, 2006)
V
Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales y fiscales en los
archivos de trámite o con-centración (valores primarios) o bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos
históricos (valores secundarios). (Archivo General de la Nación México , 2013)
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y
cultural, deben conservarse en un archivo. (Archivo General de la Nación, 2006)
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen
sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. (Archivo General de la Nación, 2006)
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. (Archivo General de la Nación, 2006)
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30-05-2014
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SERIE: GESTIÓN DE PROYECTOS
10. BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación . (1994). Reglamento General de Archivos. Bogotá: Archivo General de la Nación .
Archivo General de la Nación . (2000). Ley 594 de 2000. Bogotá : Archivo General de la Nación.
Archivo General de la Nación. (1996). Mini Manual N°3 Gestión Documental: Bases para la elaboración de un programa . Bogotá: Archivo
General de la Nación.
Archivo General de la Nación. (2006). Acuerdo 027 de 2006. Bogotá: Archivo General de la Nación.
Archivo General de la Nación. (07 de Octubre de 2013). Archivo General de la Nación . Recuperado el Lunes de Octubre de 2013, de
Archivo General de la Nación : http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264
Archivo General de la Nación México . (07 de Octubre de 2013). Archivo General de la Nación de Mexico . Recuperado el 07 d
Roberge, M. (2011). Lo esencial de la gestión documental: Sistema integrado de gestión de los documentos analógicos y de los
documentos electrónicos. Canada: Biblioteque nationale du Quebec.
11. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Sección
Descripción
Fecha de Modificación
12. ANEXOS
Tabla de Retención Documental (TRD): Gestión de Proyectos.
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Vicerrectoría de Investigaciones