Ámbito - Secretaría de Educación de Yucatán

Política Interna Número OF08 Archivos y Correspondencia
Centros de Trabajo Educativos
Grupo: Organización y Funcionamiento
Mérida, Yucatán, a 20 de octubre de 2011.
Directores de Áreas Operativas, Áreas Administrativas,
Centros de Trabajo Educativos,
Responsables Operativos y Administrativos.
P r e s e n t e.
La presente política, tiene como propósito establecer de manera clara y
precisa las condiciones que deberán llevar a cabo y seguir los Directores de
Centros de Trabajo Educativos, Responsables Operativos y Administrativos de la
Secretaría de Educación del Estado; cuenten con las evidencias documentales
que requiere el desarrollo de sus funciones para fines de planeación, decisión,
operación, transparencia y control interno.
Ámbito
La presente va dirigida a todos los Directores de Áreas Operativas, Áreas
Administrativas, Centros de Trabajo Educativos, Responsables Operativos y
Administrativos de la Secretaría de Educación del Estado, que con motivo de sus
funciones y actividades en el ejercicio de sus facultades generen, custodien,
archiven y manejen documentación indistintamente de su origen y destino, para
su idónea utilización.
Objetivo
Establecer las condiciones mínimas de control interno que permitan vigilar
permanentemente por parte de los Directores de Centros de Trabajo Educativos,
Responsables Operativos y Administrativos de la Secretaría de Educación del
Estado, que los documentos se organicen, se destinen a sus efectos pertinentes y
se conserven con criterios uniformes y, por otra, que se establezcan medios
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eficientes para su
disposición final.
disponibilidad, localización,
recuperación expedita y
Definición
Administración de Documentos: conjunto de procedimientos para organizar,
clasificar, catalogar y controlar la conservación, uso y destino final de los
documentos;
Archivo: lugar en el que se conservan los documentos o conjunto orgánico
de documentos en cualquier forma y soporte;
Clasificación Archivística: proceso de identificación, descripción y
agrupación de expedientes homogéneos, con base en las funciones de quienes
los produzcan, reciban, circulen, conserven o usen;
Conservación de Archivos: conjunto de procedimientos y de medidas
preventivas destinados a asegurar la preservación de los documentos;
Documento: representación material que evidencia los hechos, actos,
trámites y transacciones de quienes los produzcan, reciban, circulen, conserven o
usen, cuyo soporte puede ser escrito en papel o guardado en forma electrónica,
Expediente: unidad constituida por varios documentos relacionados entre sí
y ordenados por asunto;
Marco Jurídico
Artículo 97 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de
Yucatán.
Artículos 38 y 39 fracciones I, III, IV, VII y XII de la Ley de Responsabilidades de
los Servidores Públicos del Estado de Yucatán.
Artículo 28 de la Ley de Educación del Estado de Yucatán.
Artículos 6, 22 fracción VII, 24, 27 fracciones II y III, 36 fracción I del Código de la
Administración Pública de Yucatán.
Artículos 130 fracción I y 133 fracciones III y IV del Reglamento del Código de la
Administración Pública de Yucatán.
Ley del Sistema Estatal de Archivos de Yucatán,
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Ley de Acceso a la Información Publica para el Estado y los Municipios de
Yucatán.
Ley del Presupuesto y Contabilidad Gubernamental del Estado de Yucatán.
Decreto que establece los criterios para la Organización de Archivos y el
Procedimiento de Clasificación de Información Pública para el Estado y los
Municipios de Yucatán.
Origen
La necesidad de mantener de una manera apropiada y sistemática la
generación, manejo, custodia y archivo del respaldo documental en cada uno de
los Centros de Trabajo Educativos de la Secretaría de Educación del Estado, que
pudiera ser solicitado por personal de la misma Secretaria de Educación, a través
de sus Áreas Educativa y/o Administrativas, Organismos Gubernamentales,
Municipales e Institucionales, y Ciudadanía en general.
Condiciones a observarse
De manera particular los Directivos de Centros de Trabajo Educativos,
Responsables Operativos y Administrativos de la Secretaría de Educación del
Estado, deberán mantener en orden la documentación, datos y reportes que de
acuerdo a disposiciones legales y normativas existan como resultado de las
operaciones llevadas a cabo tanto aquellas de carácter monetario como las no
monetarias en la consecución de sus objetivos.
1) Documentos de archivo. Son los producidos en cumplimiento de obligaciones
legales y el ejercicio de una actividad administrativa, sin importar su forma o el
medio en que han sido producidos, recibidos, manejados y usados.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de
Yucatán, Reglamento de las Condiciones Generales de trabajo del Personal
de la Secretaria de Educación del Gobierno del Estado (Sistema Estatal) y
Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la
Secretaria de Educación Publica (Sistema Transferido), Ley de los
Trabajadores al Servicio del Estado y Municipios de Yucatán.
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
Políticas Internas (Ingresos Propios, Beneficios por Actividades en Tienda
de Consumo/Producción, Bancos, Apoyos, Fondos Fijos, Programa
Escuelas de Calidad, Entrega Recepción, Tecnologías de Información y
Comunicaciones, Conservación y Mantenimiento, Organización y
Funcionamiento, Consejo Técnico Consultivo y asociación de Padres de
Familia,

Guías de Sistemas y Procedimientos
Administrativos, Operativos y
Financieros de los niveles educativos: Educación Inicial y Preescolar
(CENDIS y Jardines de Niños) Primaria, Secundaria (Regulares Generales,
Técnicas y Estatales),

Expedientes de Personal,

Relación de Bienes Muebles (SIENTREC),

Expediente de Bienes Inmuebles (Escrituras),

Informes Económicos,

Expediente de Entrega Recepción

Expediente de entrega de trabajos realizados por mantenimiento y
conservación,

Programa de Carrera Magisterial,

Programa de Estímulos a la Calidad Docente,

Programa de Escuelas de Calidad,

Expedientes de alumnos becados.
2) Documentos de comprobación administrativa: Documentos creados o recibidos
por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o
ejecutivos. Se trata de comprobantes de la realización de un acto administrativo
inmediato como:
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
Minutarios,

Registros de asistencia,

Plantillas y Estadística de Personal

Correspondencia de entrada y salida, etc.
3) Documentos de apoyo informativo: Documentos constituidos por ejemplares de
origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside
en la información que contienen para apoyo de las tareas asignadas. Pudiendo no
ser originales pues se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y
fotocopias que sirven de control.

Servicios: Consumo energía eléctrica (recibo Comisión Federal de
Electricidad), Uso de servicio telefónico (recibo Teléfonos de México),

Nómina de Remuneraciones quincenales y extraordinarias,

Informes y Actas de Padres de Familia.
Para efectos de elaborar un expediente de los servicios públicos que recibe el
Centro de Trabajo Educativo, se deberá solicitar a través de la página web de
Internet de la Comisión Federal de Electricidad y Teléfonos de México, el detalle
del consumo mensual de energía eléctrica así como del servicio de llamadas
telefónicas.
Los expedientes de Personal deberán contener fotocopia de lo siguiente:
1) Identificación oficial vigente,
2) Orden de Adscripción
3) Toma de Posesión
4) Incapacidades Médicas
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5) Oficios de Licencias sin goce de sueldo, Prejubilatoria, Comisiones,
Renuncia y otros,
6) Permisos Económicos,
7) Notas de Extrañamiento.
Responsabilidad
Es obligación de los Directores de Centros de Trabajo Educativos, apegarse
al cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política interna.
Vigencia
Los conceptos señalados, en la presente Política Interna, entran en vigor a
partir del tres de noviembre del año dos mil once.
ATENTAMENTE
Dr. Raúl Humberto Godoy Montañez.
Secretario de Educación.
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