Lectura Tema 4 El documento - Teoria e Historia de la Informacion

EL DOCUMENTO
2.1. INTRODUCCIÓN
El documento constituye el elemento material que es tratado y difundido en las
instituciones documentales, de manera que su estudio cobra especial
relevancia para la ciencia documental.
En este capítulo se analizarán las características de los documentos acogidos
en archivos, bibliotecas y centros de documentación, haciendo hincapié en
aquellas cualidades compartidas que los caracterizan, tratando de resumir tales
propiedades en una definición provisional de documento de validez para dichas
instituciones documentales.
A poco que se profundice en su estudio, se observará la dificultad que encubre
la definición del término «documento». Debido a su vinculación con múltiples
facetas del quehacer humano (cultural, social, histórica, científica, económica,
jurídica, administrativa, etc.) en una enorme variedad de circunstancias
concretas, el documento posee una naturaleza en extremo polifacética, cuya
armonización resulta cuando menos difícil de englobar en una definición
concreta.
2.2. DIFICULTADES PRÁCTICAS EN LA CONCEPTUACIÓN DE
DOCUMENTO
El problema conceptual se plantea originalmente en la actividad documental
que realizan a diario las instituciones documentales. Archivos y bibliotecas (los
organismos de aparición más temprana) han acogido mayoritariamente durante
gran parte de su existencia documentación textual en diversos soportes,
originando una corriente de pensamiento que limitó el documento a un texto
escrito, convirtiéndolos en términos sinónimos. Ranganathan ejemplifica bien
este punto de vista. El teórico indio afirma explícitamente que «estatuas, piezas
de china y, los materiales exhibidos en un museo pueden mencionarse porque
transmiten un pensamiento expresado de alguna manera. Pero ninguno de
ellos es un documento, porque no es una grabación en una superficie más o
menos plana» (Ranganathan, 1963: 41; cit. por Buckland, 1997: 807). Para
Ranganathan, pues, el documento es sinónimo de grabación de un mensaje en
un soporte plano, de fácil lectura, empleando sus propias palabras. «la
materialización de un pequeño pensamiento» sobre papel «u otro material, apto
para su manejo físico, transporte por el espacio y preservación a lo largo del
tiempo».
La práctica habitual en las instituciones documentales iba a toparse, a partir de
la segunda mitad del siglo XX, con un aumento notable en la demanda de
materiales audiovisuales (fotografías y grabaciones sonoras o visuales), acorde
con una mayor utilización de dichos materiales y su consiguiente cotidianidad.
Este fenómeno tendrá como resultado que, ya en los años setenta, los teóricos
se hagan eco de esta realidad imparable, terminando por englobar en la noción
de documento no sólo los textos escritos, sino las grabaciones de imágenes
(fijas o en movimiento) y de la voz Buckland, 1997: 807).
El avance tecnológico ha propiciado la aparición de nuevas formas de
plasmación del mensaje (piénsese en un documento grabado digitalmente en
un CD, por ejemplo), y traerá en el futuro otras distintas hoy desconocidas. La
conclusión que interesa extraer de este fenómeno no es otra que la variabilidad
formal del documento (esto es, la diversidad en cuanto al soporte o la
apariencia física del documento tratado en las instituciones documentales) y,
por consiguiente, su escasa relevancia y utilidad de cara a la definición del
mismo.
Ahora bien, si los soportes documentales configuran un conjunto
necesariamente abierto a los hallazgos tecnológicos, también podemos afirmar
que todo documento precisa de un soporte. De hecho, cualquier mensaje
precisa, para ser transmitido, de un soporte. La particularidad del soporte
documental no radica, pues, en su existencia, sino en su perdurabilidad; es
decir, en su capacidad para mantenerse a lo largo del tiempo (propiedad que
no cumple la comunicación oral directa, por ejemplo).
DIFICULTADES REFERENCIALES EN LA CONCEPTUACIÓN DE
DOCUMENTO
Si hemos deducido que la tipología formal que puede adoptar un documento es
irrelevante de cara a su conceptuación, podemos tratar de profundizar en sus
posibles referentes, esto es, analizar a qué aluden los documentos acogidos en
las instituciones documentales consideradas, por si pudiésemos determinar un
factor común que los distinguiese.
Sin embargo, el estudio de los valores referenciales de la documentación
ingresada en archivos, bibliotecas y centros de documentación sólo permite
hablar de una extensión semánticamente indefinida. En líneas generales,
convendremos en que los documentos manejados en tales instituciones
pueden representar:
a) hechos, procesos o actos de naturaleza administrativa o jurídica (en el caso
de los archivos)-,
b) todo lo que pueda impresionar la mente humana (en el caso de las
bibliotecas o de los centros de documentación).
Así pues, hemos de admitir que el referente del documento carece de
limitación, de manera que absolutamente todo puede estar representado en los
documentos que acogen las instituciones documentales.
Ahora bien, si los valores referenciales del documento presentan una extensión
indeterminada, del análisis anterior se deduce también que todo documento
posee un cierto referente. Este hecho incide en el carácter representativo de
cualquier documento. Dicho de otra manera, el documento representa siempre
algo (un hecho, proceso o acto de naturaleza administrativa o jurídica, en el
caso de los archivos; un pensamiento, sea cual sea, en el caso de las
bibliotecas o centros de documentación). A la postre, pues, una característica
compartida por todo documento sería la de ser mensaje (entendiendo por
mensaje, en general, un conjunto de signos que ---como tales- representan
algo).
2.4. EL ENFOQUE INFORMATIVO DEL DOCUMENTO
Si la indeterminación formal y referencial del documento impide su
conceptuación desde esos puntos de vista, el enfoque funcional del documento
(esto es, la incidencia en su finalidad) permite constatar una propiedad singular
que lo caracteriza. Tal enfoque fue iniciado por Paul Otlet (1934: 216-217) y
Suzanne Briet (1951: 7), al sugerir la posibilidad de contemplar el documento
como un objeto con una única finalidad específica, de carácter informativo,
aunque restringiendo tal finalidad informativa a la «reconstrucción o prueba de
un fenómeno físico o intelectual».
Con este significado restrictivo del término «informar», estos autores parecen
vincular la finalidad informativa a una función esencialmente científica, dejando
en suspenso (Otlet) o excluyendo (Briet) otras posibles finalidades (cultural,
social o estética, por ejemplo).
Este inconveniente puede remediarse distinguiendo en el documento dos
finalidades: una finalidad primera o inmediata y una finalidad última o mediata.
La finalidad primera o inmediata seria única y común a todo documento,
correspondiendo a la finalidad informativa que debe figurar en su definición. A
su vez, tal finalidad informativa o inmediata surgirá siempre en función de una
actividad secundaria o subsidiaria, impuesta por cada usuario o receptor, de
carácter indeterminado y variable.
El esquema correspondiente al modelo expuesto podría resumirse así: «El
documento tiene como finalidad inmediata informar (dar a conocer a alguien
algo útil) en relación a una finalidad última cualquiera del ser humano (estética,
económica, administrativa, cultural, etc> (Martínez Comeche, 2000: 15). De
esta manera logramos acomodar la finalidad última o mediata del agente
receptor, polifacética e ilimitada por naturaleza, a una única función informativa
que permitirá resaltar una cualidad innata que lo identifica unívocamente. Como
es lógico, es suficiente que un objeto forme parte del fondo de un archivo,
biblioteca o centro de documentación para ser considerado por estos medios
especializados como tal documento, «aunque sólo sea como un -documento
medial, pues dicho organismo lo acoge con una finalidad informativa» (Martínez
Comeche, 2000 15).
EL DOCUMENTO DIGITAL
El documento digital, cada vez más habitual en las instituciones documentales
gracias, por ejemplo, al desarrollo de redes como Internet, se somete -al igual
que los que podemos denominar «documentos clásicos»- a las características
enunciadas anteriormente: la de constituir mensajes, la necesidad de que estos
mensajes estén incorporados a soportes perdurables, y la de ser empleados
por las instituciones documentales -el medio, en definitiva- con una finalidad
informativa. Presenta, con todo, peculiaridades, algunas de las cuales pasarnos
a reseñar.
En primer lugar, puede presentar una estructura hipertextual, es decir, poseer
enlaces entre diversas partes de un mismo documento, o con otros
«documentos» (los cuales, a su vez, pueden enlazar con terceros, y así
sucesivamente). Dada esta estructura, la dificultad más llamativa consiste en
imponer límites al documento que el profesional debe someter a tratamiento.
Una solución habitual, a este respecto, consiste en considerar la página
principal como núcleo del mismo, señalando en la descripción los enlaces más
destacados a juicio del profesional. En cuanto a los enlaces entre diversas
partes del mismo documento, implica el alejamiento de la disposición lineal o
secuencial del documento clásico, frecuentemente con la intención de abrir «las
vías a interpretaciones distintas de la del autor, aun sobre la misma base
informativa; y ello con el fin de evitar que de forma implícita o subliminal, por el
sólo hecho de establecer ligaduras entre ciertas piezas de información o por la
forma de presentarlas, se pasen de contrabando o se "fijen" determinadas
interpretaciones» (Canals Cabiró, 1990: 704). En definitiva, el documento digital
se caracteriza por su fragmentación o descomposición en partes, dando mayor
libertad al usuario o al lector para que «construya» una interpretación personal.
En lo que afecta estrictamente a la definición del documento (obviando aquí
otras consecuencias), este fenómeno implica la necesaria consideración del
documento como un mensaje (un documento clásico) o como un conjunto de
mensajes (un documento digital). Por otra parte., este hecho es frecuente, sin
necesidad de recurrir a los documentos hipertextuales. Piénsese, por ejemplo,
en un expediente de archivo que engloba muchos mensajes parciales
correspondientes a una tramitación, o en un número de revista que incluye
diversos artículos heterogéneos. Así pues, ya sea una decisión impuesta por el
autor (documento hipertextual) o una decisión impuesta por el profesional (caso
del expediente o de la revista), en la definición de documento debemos incluir
la posibilidad de estar constituido por varios mensajes.
En segundo lugar, la facilidad con que los documentos digitales pueden
difundirse a través de redes telemáticas no eximen a tales documentos de la
exigencia de poseer un soporte. La característica peculiar del documento digital
consiste en que, durante la difusión, puede modificar reiteradas veces su
soporte (y, en general, su forma), mientras que en un documento clásico el
soporte es único. Precisamente esta versatilidad en la adopción de nuevas
formas y soportes favorece su difusión a través de otros medios (redes de
datos o comunicación por satélite, por ejemplo), mientras que el documento
clásico, debido al soporte único, está más limitado en cuanto a su difusión
espacial. La contrapartida de la difusión espacial se halla en la difusión
temporal. En general, el soporte del documento clásico (papel, por ejemplo)
tiene niveles superiores de perduración en el tiempo que el documento digital.
La menor perduración temporal del documento digital se acentúa si
consideramos su mayor variabilidad (cambios en la estructura o contenido del
mismo, sobre todo cuando se trata de páginas web). Desde el punto de vista de
la definición de documento, este fenómeno resalta el hecho de que un
documento existe como tal mientras perdure su incorporación a un soporte.
Para terminar, las características expuestas anteriormente pueden resumirse
en la siguiente definición provisional del documento acogido en las instituciones
documentales: mensaje o mensajes, cada uno de ellos incorporado
permanentemente a un soporte (mientras perdure dicha incorporación),
empleado con una finalidad informativa.
BIBLIOGRAFÍA
Briet, S. (1951): Qu'est-ce la Documentation?, París: EDIT.
Buckland, M. K. (1997): «What is a "Document?», Journal of the American
Society of information Science, 48(9): 804-809.
Canals Cabiró, 1. (1990): «Introducción al hipertexto como herramienta general
de información: concepto, sistemas y problemática», Revista Española de
Documentación Científica, 13(2): 685-709.
López Yepes, J. (2000): «Hombre y documento: del horno sapiens al horno
documentator», Journal of Spanish Resec ~rh on Information Science, l(1) -, 528.
Martínez Comeche, J. A. (2000): «Naturaleza y cualidades del documento en
archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos», Journal of Spanish
Research on Information Science, l(1): 11-16.
Otlet, P. (1934): Traité de Documentation. Le livre sur le livre, Théorie et
pratique, Bruselas: Mundaneum. Existe traducción al castellano de María
Dolores Ayuso García (1996): Murcia: Universidad.