Protocolo Seguimiento FSM1312 13_03_2014

Departamento de Financiamiento Institucional
Unidad de Análisis y Convenios de Desempeño
Protocolo Visita de Seguimiento Convenio de Desempeño
Ámbito Formación Técnico Profesional
Nombre Negociador Encargado de Jorge Martínez
Seguimiento
Institución
Universidad Técnica Federico Santa María
Fecha Visita
13 – 03 – 2014
Participantes Institución
 Juan de la Fuente, Director Gral. de Docencia;
 Guido Almagia, Director Sede Viña del Mar;
 Mario Alarcón, Director Gral. de Planificación y
Desarrollo;
 Patricia Desimone, Directora de Enseñanza y
Aprendizaje;
 Janet Cataldo, Jefa Departamento de Calidad e
Innovación;
 Yasmin Contreras, Encargada Unidad de la Calidad
e Innovación Educativa;
 Julia Bustamante, Coordinadora Unidad de
Proyectos Académicos Docentes;
 Gabriel Jara, Jefe Unidad de Planificación y
Desarrollo Sede Viña del Mar;
 María Alicia García, Coordinadora Ejecutiva
Dirección Gral. de Planificación y Desarrollo;
 Lorena Carrasco, Ingeniero Unidad de Planificación y
Desarrollo Sede Concepción;
 Constanza Morales, Ingeniero Dirección Gral. de
Planificación y Desarrollo.
Participantes
Ministerio
de Roxana Acuña, Analista Unidad de Análisis y Convenios
Educación
de Desempeño, DFI
Participantes Otras Entidades
No
Objetivos de la Visita
1. Dar a conocer en detalle las actividades programas en el proyecto FSM1312 que
permitirán el cumplimiento de los hitos definidos para el primer año.
2. Exponer los avances a la fecha.
3. Presentar propuesta de fechas para lanzamiento del proyecto y etapas de seguimiento.
Reuniones/ Temas Desarrollados
Comentarios, observaciones y recomendaciones de los Ejecutivos MECESUP.
 Los Ejecutivos comienzan la reunión entregando sus comentarios, recomendaciones y
observaciones al proyecto y proceso de la UTFSM.
 El Sr. Jorge Martínez se presenta en esta nueva etapa, en su rol de Encargado de
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Seguimiento del PMI, ya que anteriormente cumplió roles de evaluador y negociador del
PMI. Su función es realizar el seguimiento del convenio.
El Ministerio de Educación quiere ver un compromiso institucional real con el PMI. Es
importante que la UTFSM se transforme culturalmente y sea relevante para toda la
comunidad (“Revolución cultural”).
Les interesa tener conocimiento de la continuidad de los cargos nuevos a contratar, y
cuáles serán las capacidades instaladas después del 3ºaño de ejecución del proyecto.
Se hace presente la existencia de deudas Institucionales con el Banco Mundial (en 4
PM) que pueden retrasar la fecha de inicio del proyecto.
Es importante comenzar a trabajar en la Pagina Web del proyecto, la cual debe tener
como finalidad mostrar el impacto obtenido dentro de la comunidad; ser transferible a
otras instituciones nacionales e internacionales; y que sea evidencia para la Acreditación
Institucional y de las Carreras.
Se recuerda que se deben revisar las líneas base de los indicadores, para no caer en
errores innecesarios.
Tener presente considerar alguna reunión con área de adquisiciones del Ministerio para
tener mayor conocimiento de los procedimientos internos.
Carta Gantt proyecto FSM 1312
 Presentación del Sr. Mario Alarcón, Director Alterno del PMI-FSM1312 de los objetivos,
estrategias, actividades e hitos que conforman la propuesta de Carta Gantt.
 Se recomienda que en actividades donde participan profesores, ajustarlos según los
calendarios académicos para no sobre exigir a los profesores, tales como periodos de
inicio y cierre de semestre.
 Junto a ello, se debe tener presente que los meses de junio y diciembre se realizan los
cierres presupuestarios semestrales en el MECESUP.
 El Sr. Jorge Martínez resalta una de las estrategias del proyecto “…pudiendo ser
evidencias para el trabajo de titulación del estudiante, y aporten soluciones concretas a
las empresas…”, lo considera un punto diferenciador a otros proyectos institucionales,
plantea que es realmente importante para los técnicos tener esa oportunidad en su
periodo de estudios.
Fecha lanzamiento del proyecto FSM 1312
 La primera reunión formal será la de lanzamiento el día viernes 11 de Abril con el Rector,
se debe realizar una presentación respecto al compromiso institucional en el PMI y que
la UTFSM está al tanto de lo que se está realizando y que la comunidad esta siendo
incorporada en el proyecto.
 Lanzamiento público: 25 abril – en Sede Viña del Mar; 06 mayo– en Sede Concepción.
Instancias de seguimiento
 Se recomienda generar los informes de seguimiento con tiempo, y así tener la holgura
prudente para realizar los ajustes necesarios.
1. Rendiciones financieras (trimestral, calendario ya enviado – impreso y digital).
2. Informe semestral de avance (Julio con fecha corte 30 de Junio)
3. Informes anual (Enero con fecha de corte 31 de diciembre). De este último
informe dependerá la entrega de recursos para el segundo año de ejecución del
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proyecto.
Durante el año se realizarán tres reuniones solemnes o formales en las cuales la
presencia del Rector y autoridades son obligatorias, ya que participan Autoridades del
DFI del Ministerio de Educación.
Además existen las reuniones ordinarias mensuales las cuales pueden realizarse
presenciales o virtuales, y no es obligatoria la participación de todos los ejecutores del
proyecto.
Se programan las tres reuniones formales (“solemnes”) donde participará el Rector y
autoridades de la UTFSM y Ministerio de Educación: 11 de abril, 26 de agosto y 09
diciembre.
Se programan las reuniones ordinarias mensuales para el último martes de cada mes
desde las 14.30 hrs., para las siguientes fechas: 25 abril, 06 mayo, 24 junio, 29 julio, 30
sept, 28 octubre, 25 noviembre.
Se entiende que existen indicadores que no se podrán tener en las fechas de reuniones
formales, por lo que se permite utilizar indicadores aproximados que den luces de los
resultados finales. Por ejemplo para los datos de retención de estudiantes de cierre del
primer semestre 2014 no se podrá entregar resultado oficial en reunión de agosto, por lo
que se permite entregar en el informe de diciembre en calidad de formal. De todas
maneras se debe informar a los Ejecutivos MECESUP en alguna reunión ordinaria.
Para las instancias de seguimiento es recomendable tener una persona encargada por
objetivo, para que el seguimiento de los avances sean más fácil.
Es necesario poseer todas las evidencias digitalizadas y en físico.
Perfiles de contratación
 En general los perfiles son los adecuados, sólo se deben realizar cambios menores.
 Revisar las carreras que se exigen, no es necesario que sea ingeniero o profesor, es
más importante que tenga experiencia en temas los concretos del proyecto.
 Coordinador: experiencia laboral en temas curriculares de carreras Técnicas. El Sr.
Jorge Martínez puede recomendar a algunas personas para invitarlos a postular al
cargo.
 Asistente Gestión: “deseable experiencia en sector público” y que colaboré con el cargo
de Coordinador Institucional del PMI.
 Ejecutivo técnico: agregar que posea conocimientos en diseño curricular en
competencias.
Otros
 Como el Plan de Adquisiciones está aprobado en lo referido a los Gastos Recurrentes,
se pueden comenzar a gastar los recursos, para lo cual se sugiere solicitar un préstamo
de Enlace, mientras llegan los recursos del Ministerio de Educación. Para esto es
preferible comunicarse directamente con el personal financiero: Marcelo Vargas, Marisol
Herrera o Víctor Castro. En los correos copiar ejecutivos MECESUP.
 Los Ejecutivos comentan que se espera tener dos instancias en el año de
retroalimentación (congresos) entre las instituciones que se adjudicaron PMI, no poseen
mayor información de cuándo y dónde. Recomiendan tener iniciativa en la organización
de un congreso, convocando a las instituciones comprometidas, y plantear temas de
discusión.
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 Universidades/Institutos con PMI adjudicados: IP Santo Tomás, IP DUOC, IP Virginio
Gómez y CFT San Agustín de Talca (año 2012). CFT Instituto Tecnológico de Chile, IP
de Chile, IP Arcos, Universidad de la Santísima Concepción y USM (año 2013),
 Los ejecutivos ofrecen toda su disposición y ayuda para las distintas actividades que se
desarrollan en el proyecto.
 Los Ejecutivos agradecen la reunión, la presentación y el compromiso adquirido en el
PMI.
Acuerdos (Indicar Actividades, Responsables y Plazos)
1. La próxima reunión de carácter formal “solemne” será el 11 de Abril en la UTFSM
2. Las fechas del lanzamiento público del proyecto se realizaran el 25 de abril y 06 de mayo, en
Sede Viña del Mar y Concepción respectivamente.
3. Se programan las 3 reuniones formales (“solemnes”) donde participará el Rector y
autoridades de la UTFSM y Ministerio: 11 de abril, 26 de agosto y 09 diciembre.
4. Se programan las reuniones ordinarias mensuales para el último martes de cada mes desde
las 14.30 hrs., para las siguientes fechas: 25 abril, 06 mayo (en concepción junto con
lanzamiento), 24 junio, 29 julio, 30 septiembre, 28 octubre, 25 noviembre.
5. La Institución se compromete a solucionar a la brevedad su deuda con el Banco Mundial
para poder dar inicio al proyecto.
6. Se aceptaron los cambios planteados a los tres perfiles de contratación y se realizarán los
cambios solicitados.
Valparaíso, 18 de marzo de 2014
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