REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

PIG-02
Hotel - Restaurante
REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
Fecha:
Edición: 01
Página: 1/5
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
Elaborado por:
JAVIER ARRANZ LAPRIDA
Revisado por:
Aprobado por:
PIG-02
REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
Hotel - Restaurante
Fecha:
Edición: 01
Página: 2/5
1. OBJETO
El propósito de este procedimiento es identificar la documentación de aplicación a la
sistemática para el control de los documentos y registros de los que está constituido el
sistema integrado de gestión adoptado por HOTEL - RESTAURANTE, S.L.
2. ALCANCE
Este procedimiento afecta a toda la documentación relacionada con el sistema de gestión
de calidad y ambiental implantado en la empresa.
3. REFERENCIAS
El Manual de calidad ha sido elaborado de acuerdo a lo especificado en la norma:
− UNE-EN ISO 9001:2008
− UNE EN ISO 14001:2004
− Capítulo 5 del Manual de HOTEL - RESTAURANTE, S.L.
4. PROCEDIMIENTO
4.1.
Control de los documentos
Elaboración, Revisión y Aprobación de documentos
Las responsabilidades para la elaboración, revisión y aprobación de los distintos
documentos del Sistema de Calidad de HOTEL - RESTAURANTE, S.L. son
descritas en el siguiente cuadro:
Manual Integrado de Gestión
Procedimientos Integrados de
Gestión
Instrucciones de Trabajo
Planes de emergencias
Elaboración
Revisión
Aprobación
J.A.L.
Resp. de Calidad y
Medioambiente
Administrador Unico
Resp. de Calidad y
Medioambiente
Administrador Unico
J.A.L.
Resp. de Calidad y
Medioambiente
Administrador Unico
Resp. de Calidad y
Medioambiente
Resp. de Calidad y
Medioambiente
Administrador Unico
J.A.L.
PIG-02
Hotel - Restaurante
REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
Fecha:
Edición: 01
Página: 3/5
Desde el índice de los procedimientos integrados de gestión, instrucciones de trabajo,
planes de emergencia y manual de calidad, se controla la fecha y edición actual de
cada uno de los documentos.
4.2.
Distribución
Todos los documentos del sistema se encontrarán en poder del Responsable de
Calidad y Medioambiente y estarán a disposición de toda persona perteneciente a
HOTEL - RESTAURANTE, S.L. que desee hacer cualquier consulta, pero siempre
bajo la supervisión de éste.
Los documentos aprobados que requieran ser distribuidos, se remiten, junto con la
relación de destinatarios, al Responsable de Calidad y Medioambiente, que debe
asegurarse que llegan a las personas que los precisan, para desarrollar correctamente
las actividades.
Para los documentos emitidos, el Responsable de Calidad y Medioambiente
cumplimenta una lista de “Control de Distribución de documentos” en la que indica el
nombre del destinatario, la fecha de envío y la edición del documento.
4.3.
Modificación
Alternativamente, cualquier persona de la empresa puede sugerir modificaciones a un
documento, para lo cual justificarán las razones que aconsejan el cambio.
Las nuevas ediciones de documentos que deban modificarse se someten al mismo
proceso de revisión, aprobación y distribución que el documento original.
Las modificaciones que se realicen en el Manual de Integrado, Procedimientos
Integrados de C y MA o Instrucciones de trabajo se identificarán sobre la nueva
edición del documento con el cambio del formato en el párrafo nuevo o modificado.
Esta modificación se identificará en color azul, negrito cursiva y subrayado el nuevo
párrafo. Las copias obsoletas, serán archivadas (mínimo 3 años) en una carpeta de
documentos obsoletos.
El Responsable de Calidad y Medioambiente distribuye la nueva edición a todos los
destinatarios del documento incluidos en la lista de Control de distribución de
documentos de la edición previa.
Los destinatarios del documento modificado devuelven el ejemplar de la edición
obsoleta, al recibir el nuevo, al Responsable de Calidad y Medioambiente para su
destrucción.
PIG-02
Hotel - Restaurante
REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
Fecha:
Edición: 01
Página: 4/5
4.4.
Control de la Documentación Externa
El Responsable de Calidad y Medioambiente es el encargado de mantener archivada,
controlar y distribuir la documentación externa (Reglamentos, Normas Aplicables,
etc.).
La distribución de esta documentación se realiza por difusión interna y de forma
controlada. Se mantendrá actualizada una “lista de documentación externa en vigor”,
donde se recogerá el título del documento, la persona que lo posee y el año de
edición del documento y el lugar donde se encuentran y que será revisada por el
Responsable de Calidad y Medioambiente.
4.5.
Archivo
El Responsable de Calidad y Medioambiente archiva el original de cada documento
del Sistema, junto con la lista de “Control de distribución de documentos” del mismo.
Así mismo, mantiene en archivo los originales de las ediciones obsoletas de los
documentos (con indicación clara de esta circunstancia sobre los mismos).
El tiempo mínimo de conservación de los Registros debe ser de tres años, salvo
modificación de la Ley Vigente.
4.6.
Control de los registros
Todos los registros generados en la organización, serán archivados adecuadamente
por el personal de la empresa, en carpetas destinadas a la conservación temporal de
estos registros. Estas carpetas estarán claramente identificadas para no crear
confusiones. Es responsabilidad de todo el personal de la empresa, la correcta
manipulación y archivo de estos registros, cuando estos se encuentren en los lugares
de trabajo.
Si existiesen registros o documentos en soporte informáticos les hará copia de
seguridad para la conservación temporal de los mismos, según lo establecido en el
Procedimiento Integrado de Gestión 13.
En el anexo III se puede observar una lista de “Control de Registros” donde se
identifican los distintos registros de aplicación al sistema y una serie de datos como
son:
Identificación (codificación del registro).
Almacenamiento (archivo: en papel, soporte informático, etc.).
Protección (medidas adoptadas para evitar el deterioro o pérdida del registro).
Recuperación (medidas a adoptar en el caso de registro con riesgo de pérdida).
PIG-02
Hotel - Restaurante
REQUISITOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
Fecha:
Edición: 01
Página: 5/5
Tiempo de retención (periodo de conservación, mínimo tres años para los registros
de calidad).
Disposición de los registros (personal autorizado para acceder a estos registros).
4.7.
Codificación de los registros
Aquellos registros que tengan una frecuencia definida de realización (registros de
inspección, revisiones del sistema,…) quedan codificados por su fecha. Los registros
que no tienen frecuencia definida de realización (informes de no conformidad,
informes de acciones correctivas, auditorias,…) llevan una codificación específica
definida en los procedimientos aplicables a cada uno de ellos.
5. REGISTROS
ANEXO I: CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.
ANEXO II: LISTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS EN VIGOR.
ANEXO III: CONTROL DE REGISTROS.