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ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA ADQUISICIÓN DE EQUIPO DE
ESCÁNER, IMPRESORAS DE ETIQUETAS, LECTORES DE CÓDIGO DE BARRAS, ROLLOS
DE ETIQUETAS Y DE CINTA DE CERA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACION DE COLOMBIA
–ONAC-.
1.- PROYECTO O ACTIVIDAD A EJECUTAR:
Adquisición de equipo de escáner, impresoras de etiquetas, lectores de código de barras, rollos
de etiquetas y de cinta de cera para la implementación del proyecto de gestión documental.
2. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
De conformidad con el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el numeral 3.5.1. y s.s. del
Decreto 734 de 2012 y demás normas concordantes, la modalidad de selección para la escogencia de la
jurídica que pueda suministrar los artículos objeto de compra en los presentes estudios, será la de
Selección abreviada de Mínima Cuantía con base en lo estipulado en el capítulo V del Decreto 734 de
2012, haciendo énfasis en lo técnico y económico, buscando transparencia y responsabilidad en el
proceso, sin desestimar lo contenido en la ley 80 de 1993.
Dando cumplimiento a lo dispuesto en artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el numeral
3.5.1. y s.s. del Decreto 734 de 2012, el ONAC sustenta el proceso de mínima cuantía en la necesidad de
dotar de equipo de escáner, impresoras de etiquetas, lectores de código de barras, rollos de
etiquetas y de cinta de cera para la implementación del proyecto de gestión documental para el
organismo, especialmente con el fin de cumplir con las obligaciones legales de la entidad y proveer mayor
seguridad a la información. El suministro de los artículos objeto de estos estudios previos se deben
ofrecer con el cumplimiento total de las especificaciones técnicas mínimas que establezca el ONAC.
3. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÒN DE LA NECESIDAD
El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, en desarrollo de las actividades propias de
su objeto social y para dar cumplimiento a sus objetivos, evidencio la necesidad de fortalecerse
en herramientas tecnológicas que permitan una mayor seguridad de la información que custodia
y maneja, y así culminar el proceso de implementación del proyecto de gestión documental, con
el fin de que la entidad pueda cumplir dentro del marco legal con las funciones encomendadas.
4. DEFINICIÓN TÉCNICA DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD PUEDE SATISFACER LA
NECESIDAD
La necesidad descrita en el acápite anterior, puede satisfacerse mediante la contratación con una
persona jurídica pública o privada que tenga la capacidad legal, técnica e idoneidad para proveer el
objeto a contratar en las mejores condiciones y al precio más conveniente para el Organismo Nacional de
Acreditación de Colombia –ONAC.
5. CONDICIONES DEL CONTRATO
a.- Objeto:
El objeto de la contratación será la compra de equipo de escáner, impresoras de etiquetas, lectores de
código de barras, rollos de etiquetas y de cinta de cera para la implementación del proyecto de Gestión
Documental de la entidad.
El servicio requerido deberá incluir, por parte del proponente, los elementos necesarios con iguales o
mejores especificaciones técnicas que las mínimas que establece el ONAC a continuación.
PRODUCTO
Equipo de
Digitalización
(Escáner)
CARACTERISTICAS

Velocidad mínima de digitalización: 50ppm
(páginas por
Minuto), 100 ipm (imágenes por minuto), páginas
tipo A4/ carta 200 dpi

Modo de digitalización: Simple / Duplex

Tecnología de digitalización: CCD doble la
profundidad de bit de captura a color es de 48 bits
(16 x 3), la profundidad de bit de salida a color es
de 24 bits (8 x 3)

Escala de grises: 8 bit (256 Niveles de Gris)

Capacidad de digitalización máxima: 4000
páginas digitalizadas por día.

Resolución óptica: 600 dpi

Driver mínimos entregados: TWAIN , ISIS

Sistemas operativos soportados: Windows y
GNU/Linux

Garantía: 1 año
PRODUCTO
Equipo de Impresión
de Etiquetas
CARACTERISTICAS

Velocidad de Impresión Mínima: 120 milímetros
por segundo
CANTIDAD
SOLICITADA
1 Unidad
CANTIDAD
SOLICITADA
2 Unidades

Resolución mínima: 200 dpi

Memoria interna: 8 MB

Sensores: Sensor de etiqueta auto adhesiva.
Reflectiva

Tamaño mínimo de etiqueta: 0.75 cm

Tamaño máximo de etiqueta: 12 cm

Impresión automática de códigos de barra:
Tipo: Cobadar
Code 11
Code 128
Code 128 with subsets A/B/C
Code 39
Code 93
EAN – 13
EAN – 14
EAN – 8
EAN – 8 and EAN -13
QR Code

Garantía: 1 año

Fuente de luz: Diodo láser de 650 nm

Resolución mínima: 200 dpi

Velocidad de lectura: 100 lecturas por segundo

Interfaces de comunicación: RS 232, USB,
interfaz de teclado

Capacidad de decodificación: UPC / EAN, UPS /
EAN Con suplementos, UCC / EAN 128, Código 3
of 9, Código 39 ASCII completo, Código 128,
Código 128 ASCII completo, Codebar
Equipo lector de
Código de Barras

Tamaño mínimo de etiqueta: 0.75 cm

Tamaño máximo de etiqueta: 12 cm

Impresión automática de códigos de barra
Tipo: Cobadar
Code 11
Code 128
Code 128 with subsets A/B/C
Code 39
Code 93
2 Unidades
EAN – 13
EAN – 14
EAN – 8
EAN – 8 and EAN -13
QR Code

Garantía: 1 Año
Rollos
Rollos X 2.500 etiquetas de 50 x 25
4 Unidades
Rollos
Rollos de cinta cera de 110 x 74
4 Unidades
b. Obligaciones:
El contratista seleccionado debe:








Cumplir con el objeto a contratar dentro del término y las condiciones que se acuerden,
incorporando en el desarrollo de dicha labor, sus conocimientos y experiencia.
Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del
contrato.
Cancelar los impuestos y demás gastos a que haya lugar por la suscripción del contrato.
Guardar bajo su propia responsabilidad la totalidad de la documentación e información
entregada por ONAC, la que deberá ser custodiada con las debidas medidas de
seguridad, que permitan su inalterabilidad o manipulación por personal no autorizado.
Guardar la debida reserva y confidencialidad en relación con los documentos y demás
información que le sean suministrados por el ONAC.
Tener afiliado el personal que destinará para la prestación del servicio, al sistema de
seguridad social e igualmente estar al día en el pago de los anteriores aportes y en el
pago de sus obligaciones parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y SENA), durante la vigencia del contrato.
Cumplir con todas las obligaciones que por su naturaleza sean inherentes al contrato.
Las demás que el ONAC considere pertinentes y las que se deriven de la naturaleza del contrato
c. Plazo:
Las actividades a contratar se ejecutarán en un plazo máximo de cinco (5) días, contados a partir de la
aceptación de la oferta, en las condiciones que se establecen en la invitación.
d. Lugar de Ejecución:
El contrato se ejecutará en la ciudad de Bogotá D.C.
e. Valor:
El valor de la oferta no deberá superar la suma total de CINCO MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA Y
UN MIL CIENTO NOVENTA Y OCHO PESOS MCTE. ($5.681.198,oo) IVA INCLUIDO.
f. Forma de pago: El pago correspondiente al 100% del valor de la oferta aceptada se realizará contra
entrega del total de las licencias y antivirus a total satisfacción del ONAC, una vez el contratista radique
en debida forma la factura correspondiente.
g. Supervisión:
Supervisará el cumplimiento del contrato el Director Administrativo y Financiero del ONAC.
6. ANÁLISIS DE RIESGOS:
Dada la cuantía del contrato y la modalidad de selección prevista en la Ley, el ONAC ha considerado que
no es necesario exigir al contratista que constituya garantía única de cumplimiento.
7. FACTOR DE SELECCIÓN
La selección del contratista se efectuará directamente con la persona jurídica que esté en capacidad de
ejecutar el objeto del contrato, que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada
con el área de que se trate y que ofrezca el precio más bajo y cumpla con iguales o mejores condiciones
que las de las especificaciones técnicas mínimas.
8. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO.
Para determinar el valor del contrato, se realizó un estudio de mercado solicitando la cotización a
empresas reconocidas que tienen la experiencia en la venta y suministro de equipos
tecnológicos para la implementación y puesta en marcha de proyectos de gestión documental
con las características establecidas en las especificaciones técnicas requeridas por ONAC.
 Estudio de Precios de Mercado:
De acuerdo con las cotizaciones solicitadas por ONAC a las empresas
SERVIMAGENES, HERRCO, ACOBARRAS se recibieron cotizaciones de
SERVIMAGENES, HERRCO, ACOBARRAS.
Con las firmas que presentaron cotización dentro de la fecha establecida por ONAC, se
elaboró el cuadro comparativo de precios unitarios de mercado, que se resumen a
continuación.
CUADRO COMPARATIVO
EMPRESA
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
VALOR UNITARIO
TOTAL
SERVIMAGENES
Equipo digitalizador (Escáner)
1
$
2.913.063
$
2.913.063
HERRCO
Equipo digitalizador (Escáner)
1
$
2.913.063
$
2.913.063
ACOBARRAS
Equipo digitalizador (Escáner)
1
$
2.633.200
$
2.633.200
EMPRESA
SERVIMAGENES
DESCRIPCIÓN
Equipo de Impresión de etiquetas
CANTIDAD
2
VALOR UNITARIO
$
1.822.871
TOTAL
$
1.822.871
HERRCO
Equipo de Impresión de etiquetas
2
ACOBARRAS
Equipo de Impresión de etiquetas
2
EMPRESA
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
SERVIMAGENES
Equipo Lector de Código de barras
2
HERRCO
Equipo Lector de Código de barras
2
ACOBARRAS
Equipo Lector de Código de barras
2
EMPRESA
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
SERVIMAGENES
Rollos X 2500 etiquetas 50 x 25
2
HERRCO
Rollos X 2500 etiquetas 50 x 25
2
ACOBARRAS
Rollos X 2500 etiquetas 50 x 25
2
EMPRESA
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
SERVIMAGENES
Rollos de cinta cera de 110 x 74
2
HERRCO
Rollos de cinta cera de 110 x 74
2
ACOBARRAS
Rollos de cinta cera de 110 x 74
2
$
2.184.787
$
1.905.128
$
2.184.787
$
1.905.128
VALOR UNITARIO
$
$
706.197
816.540
$
683.553
TOTAL
$
706.197
$
816.540
$
683.553
VALOR UNITARIO
$
$
$
TOTAL
174.000
$
174.000
83.420
$
83.420
$
41.760
41.760
VALOR UNITARIO
$
$
$
TOTAL
174.000
$
73.312
83.420
$
71.502
$
30.870
30.870
9. EXISTENCIA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
EL ONAC cuenta con disponibilidad presupuestal por valor de CINCO MILLONES SEISCIENTOS
OCHENTA Y UN MIL CIENTO NOVENTA Y OCHO PESOS MCTE. ($5.681.198,oo) IVA INCLUIDO.
.
En los anteriores términos, se presenta el estudio previo de necesidad, conveniencia, oportunidad, con
sujeción a lo previsto en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, el Decreto 2474 de 2008 y
el Decreto 734 de 2012.
Proyectó
Revisó y Vo.Bo.
ORIGINAL FIRMADO
JOHN JAIRO VÁSQUEZ GIL
Director Administrativo y Financiero
CESAR GIOVANNI NAVARRETE PEÑUELA
Asesor Jurídico