manual de usuarios

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Secretaría de Rectoría
Dirección de Información Universitaria
ACTUALIZACIÓN DEL SITIO DE
TRANSPARENCIA DE LA UAEM
SISTEMA ADMINISTRADOR DE
ARCHIVOS
MANUAL DE USUARIOS
RECTORÍA
DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES
SECRETARÍA DE RECTORÍA
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN UNIVERSITARIA
Rectoría
Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Secretaría de Rectoría
Dirección de Información Universitaria
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Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
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Dirección de Información Universitaria
Manual Sistema Administrador de Archivos (organismos académicos, administración central,
planteles de escuelas preparatorias, centros universitarios, unidades académicas profesionales)
En este manual se tomará de ejemplo al usuario Dirección de Recursos Financieros
El usuario puede
1. Crear directorios (disponible sólo para algunos usuarios)
2. Subir o actualizar documentos
1.- Crear directorios (disponible sólo para algunos usuarios)
Ejemplo para crear un subdirectorio en Organigramas dentro de la Dirección de Recursos
Financieros
a) Seleccionar del menú principal la opción Administrar Archivos
b)
c)
d)
e)
Abrir en el árbol el directorio Organigramas
Seleccionar el subdirectorio Dirección de Recursos Financieros
Verificar si el directorio seleccionado es correcto.
Elegir del menú la opción “Nuevo Directorio”
f)
Se abrirá la ventana “Crear Directorios”
 Seleccionar la posición donde se creará el directorio
 Ingresar el nombre del directorio (sólo caracteres alfanuméricos)
Verificar que no exista el nombre en el directorio seleccionado, si
existe no se puede crear nuevamente
 Elegir la opción título o carpeta
Todos los datos son obligatorios para crear el directorio
g) Verificar los datos del directorio, si los datos son correctos dar clic en el botón “Crear
Directorio”
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Como ejemplo se creará un subdirectorio en la primera posición con el nombre
“Organigrama 2010”
h) Si se crea correctamente el directorio es necesario actualizar el árbol de directorios dando
clic en la imagen “recargar página”
Ahora se pueden crear subdirectorios, subir y/o actualizar documentos en el directorio
Organigrama 2010.
2.- Subir o actualizar documentos
Ejemplo: Para subir el documento Organigrama_del_2010.doc en el directorio Organigrama 2010
a) Verificar que el archivo a subir no esté dañado y la información sea correcta
b) Renombrar el documento por Organigrama_del_2010.doc
Sólo caracteres alfanuméricos (El nombre del documento sin acentos ni espacios
en blanco)
c) Seleccionar del árbol el directorio Organigrama 2010
d) Verificar si el directorio seleccionado es correcto
e) Elegir del menú la opción “Subir / Actualizar Documentos”
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f)
Rectoría
Se abrirá la ventana Subir / Actualizar Documentos


Únicamente se pueden subir documentos DOC
Clic en el botón Agregar (se pueden agregar como máximo cinco documentos)



Buscar el documento Organigrama_del_2010.doc en la PC o medio extraíble
Seleccionar el documento
Clic en el botón Abrir para cargar el archivo
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Dirección de Información Universitaria
Rectoría


Para subir el documento dar clic en el botón Subir
Para eliminar de la lista el documento dar clic en la imagen Remover

Si se subió correctamente el documento cerrar la ventana Subir / Actualizar
Documentos

El documento no se visualizará en el directorio Organigrama 2010 hasta que sea
validado por la Dirección de Información Universitaria

Al cerrar la ventana Subir / Actualizar Documentos se mostrará un mensaje de
información
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Dirección de Información Universitaria
Notas:

El sistema es administrado por la Dirección de Información Universitaria; sólo
si la información es correcta, el documento se publicará en el directorio
Organigrama 2010 en formato PDF

Se notificará al usuario vía correo electrónico si el documento se ha
publicado en el Sitio de Transparencia o, si contiene errores, para que sea
sustituido

Para actualizar documentos es el mismo procedimiento sólo que debe tener el
mismo nombre el documento, en este caso Organigrama_del_2010.doc
Únicamente se pueden subir o actualizar documentos en formato DOC. Para pasar un archivo
DOCX a formato DOC
1.
2.
3.
4.
Rectoría
Abrir el documento con Microsoft Office Word 2007
Clic en el Botón de Office
Seleccionar la opción “Guardar Como”
Clic en la opción “Documento de Word 97- 2003”
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5. En la opción “Guardar como tipo:” seleccionar Documento de Word 97–2003 (*.doc)
6. Clic en el botón Guardar
Consideraciones:
1. El sistema opera en un ambiente Web, esto permite trabajar desde diferentes sitios que
tengan acceso a Internet
2. Las claves de acceso al sistema son individuales y de configuración independiente. No las
difunda
Dudas, comentarios y/o sugerencias:
Nombre
Lic. en T. Irma Yolanda Cortés
Soto
M.V.Z. Perla Pichardo
Rodríguez
P. Lic. en D. Rodolfo Villuendas
Cienfuegos
Rectoría
Cargo
Directora
Departamento de
Vinculación con
Dependencias
Universitarias
Jefe de Departamento
de Control y
Seguimiento del
Sistema de
Información
Teléfono
Correo Electrónico
2-13-10-86
2-14-30-55
iycortess@uaemex.mx
2-13-10-86
2-14-30-55
ppichardor@uaemex.mx
2-13-10-86
2-14-30-55
rvilluendasc@uaemex.mx
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