Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar de la Administración de Castilla y León TEMA 7 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 2 de la Administración de Castilla y León TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................................. 3 2. PROCESADOR DE TEXTOS: WORD ................................................................................................. 3 2.1. INTERFAZ Y ENTORNO: PARTES PRINCIPALES ................................................................................ 3 2.2. ABRIR UN DOCUMENTO PREVIAMENTE GUARDADO .................................................................... 4 2.3. ESCRIBIR TEXTO.............................................................................................................................. 5 2.4. TIPOS DE VISTAS............................................................................................................................. 5 2.5. SELECCIONAR TEXTO ...................................................................................................................... 5 2.6. ALINEACIÓN DEL TEXTO ................................................................................................................. 6 2.7. CORTAR, COPIAR Y PEGAR ............................................................................................................. 6 2.8. TIPO DE LETRA (FUENTE) ............................................................................................................... 7 2.9. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO ..................................................................................................... 8 2.10. REVISIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL ...................................................................................... 8 2.11. INSERCIÓN DE SÍMBOLOS .............................................................................................................. 9 2.12. GUARDAR E IMPRIMIR EL DOCUMENTO ....................................................................................... 9 3. HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL ..........................................................................................................11 3.1. PARTES PRINCIPALES DE LA INTERFAZ ......................................................................................... 11 3.2. LIBROS, HOJAS Y CELDAS ............................................................................................................. 12 3.3. DATOS EN EXCEL .......................................................................................................................... 12 3.4. INTRODUCIR NÚMEROS ............................................................................................................... 12 3.5. INTRODUCIR FECHAS ................................................................................................................... 13 3.6. RELLENAR UN GRUPO DE CELDAS (CLONAR Y SERIES)................................................................. 13 3.7. REVISIÓN DE LA ORTOGRAFÍA ..................................................................................................... 13 3.8. EDITAR CELDAS ............................................................................................................................ 14 3.9. CORTAR, COPIAR Y PEGAR CELDAS .............................................................................................. 14 3.10. FÓRMULAS ................................................................................................................................... 15 3.11. FUNCIONES DE EXCEL .................................................................................................................. 16 3.12. GUARDAR NUESTRO TRABAJO E IMPRIMIR UNA HOJA ............................................................... 19 4. 4.1. 4.2. 4.3. BASES DE DATOS: ACCESS ............................................................................................................19 PARA QUÉ SIRVE ACCESS ............................................................................................................. 19 INICIAR ACCESS: INTERFAZ ........................................................................................................... 19 FUNCIONAMIENTO DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS ............................................................ 20 2 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León SISTEMAS OFIMÁTICOS. PROCESADORES DE TEXTOS: WORD. HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL. BASES DE DATOS: ACCESS. FUNCIONES Y UTILIDADES. 1. INTRODUCCIÓN Los sistemas ofimáticos son un conjunto de software (programas) especializados en la realización de tareas de oficina, tales como tratamiento de datos, texto e imágenes. Algunos ejemplos de su uso son: elaboración de informes, estadísticas, presupuestos, análisis de datos a través de la generación de gráficos… En este tema se tratan tres de los principales componentes en un paquete ofimático: procesadores de texto, hojas de cálculo y bases de datos. En concreto, los pertenecientes a la suite ofimática desarrollada por Microsoft (Office): Word, Excel y Access. 2. PROCESADOR DE TEXTOS: WORD 2.1. INTERFAZ Y ENTORNO: PARTES PRINCIPALES Al iniciar Word, éste ya está preparado para comenzar a escribir sobre un documento en blanco por defecto, o abrir un documento previamente guardado para continuar trabajando en él. En la esquina superior izquierda podemos ver la barra de herramientas de acceso rápido, con los botones para guardar el documento, deshacer cambios y rehacer cambios deshechos. Debajo de la misma encontramos una serie de pestañas, en la denominada Cinta de opciones. Otro de los principales elementos en la interfaz de Word son los menús contextuales. Se trata de un tipo de menú que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ciertas partes del entorno. En la imagen de la derecha se muestra el menú contextual que aparece al hacer clic derecho sobre una parte del documento (área de edición). En concreto, permite acceder a opciones propias del área de edición: cortar, copiar, pegar, cambiar la fuente, etc. 3 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León Muchas de las tareas realizadas con Microsoft Word pueden ser llevadas a cabo de diferentes formas: desde las herramientas de acceso rápido, la cinta de opciones o los menús contextuales. Queda a elección del usuario la forma más cómoda y sencilla de realizar dichas tareas. Por último, en la parte inferior de la interfaz disponemos de una barra que contiene información del documento (página actual, número de páginas, número total de palabras, errores ortográficos). Haciendo clic derecho sobre esta barra (accediendo así al menú contextual), podemos definir qué elementos de información queremos mostrar en la barra inferior. Para salir de Word, basta con guardar nuestro trabajo desde las herramientas de acceso rápido, y cerrar el programa pulsando el botón con una “X” situado en la esquina superior derecha. 2.2. ABRIR UN DOCUMENTO PREVIAMENTE GUARDADO Dependiendo de la versión de Word que estemos utilizando, es posible que al abrir Word éste muestre directamente un nuevo documento en blanco, o muestre la vista inicial “Backstage”, nombre que recibe la interfaz que vemos al pulsar en el menú “archivo”. En el primer caso, debemos hacer clic sobre la pestaña “Archivo” en la parte superior izquierda para acceder a la vista Backstage. Una vez aquí, haremos clic en “abrir”: se mostrará un diálogo en el cual deberemos seleccionar desde el explorador de archivos el documento de Word que queremos continuar editando. 4 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León 2.3. ESCRIBIR TEXTO Tras iniciar Word dispondremos de un documento sobre el que empezar a escribir el texto que deseemos. Podemos borrar texto situado tras el cursor utilizando la tecla Suprimir (Supr), y texto que esté situado antes del cursor pulsando la tecla Retroceso (←). Para empezar una nueva línea pulsaremos la tecla Enter (↵). Mientras se escribe texto en el documento, no es necesario pulsar Enter para comenzar una nueva línea al llegar al final del documento, ya que Word se encarga de trasladar el cursor a una nueva línea de forma automática cuando es necesario. Para situar el cursor en cualquier parte del documento e insertar texto en el lugar deseado, hay que hacer clic con el ratón en cualquier parte, o mover el cursor mediante las flechas del teclado. 2.4. TIPOS DE VISTAS Dependiendo de la tarea que estemos llevando a cabo, Word nos ofrece una vista para facilitar la tarea. Las vistas adaptan la interfaz Word según necesitemos. Existen diferentes tipos de vistas que podemos seleccionar desde la sección “Vista” de la cinta de opciones: • Diseño de impresión: en ella se pueden ver todos los elementos incluidos en el documento, y muestra el mismo tal y como quedaría en el momento de imprimirse en papel. Es la vista por defecto en la que Word muestra los documentos, y en general, la que se utiliza de forma habitual. Durante el resto de secciones haremos uso de ésta. • Lectura de pantalla completa: facilita la lectura del documento, ocultando todas las opciones relativas a la edición. • Diseño web: modo de vista utilizado para crear una página web. El texto y los gráficos se ajustan a la pantalla en esta vista, al igual que harían si se tratase de un navegador web. • Esquema: muestra la estructura del documento y permite organizarlo por partes. Se utiliza al trabajar con documentos especialmente largos. • Borrador: se utiliza para trabajar de forma ágil editando un documento. El documento se muestra simplificado, sin aparecer en él todos los elementos que lo componen (por ejemplo, se ocultan las imágenes). También es posible alternar la vista desde la parte derecha de la barra inferior, sin ser necesario acceder al menú “vista” de la cinta de opciones. 2.5. SELECCIONAR TEXTO Para cambiar el tamaño, tipo de letra o atributos de alguna parte del documento, es necesario seleccionar el texto que se quiere editar antes de aplicar el cambio. 5 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León Para ello, la forma más sencilla es arrastrar el ratón con el botón izquierdo pulsado sobre el texto que queremos seleccionar. De forma alternativa, podemos seleccionar partes del texto de forma rápida de las siguientes formas: • Palabra: doble clic sobre la palabra • Línea de texto: un clic a la izquierda de la línea • Varias líneas: arrastrar el ratón con el botón izquierdo pulsado sobre la parte izquierda de las líneas que se quieren seleccionar • Frase: clic sobre una parte de la frase mientras se mantiene pulsada la tecla “ctrl” • Párrafo: tres clics seguidos sobre el párrafo • Todo el documento: triple clic a la izquierda de las líneas, o pulsando Ctrl + E De la misma manera que es necesario tener seleccionada una parte del documento para editar su estilo, también podemos borrar dicha selección con las teclas Retroceso y Suprimir. Además, en caso de equivocarnos al hacer esto, podemos utilizar la tecla “Deshacer” desde las herramientas de acceso rápido para recuperar los cambios. También se puede hacer uso de la función “Deshacer” pulsando las teclas Ctrl + Z. La acción inversa (Rehacer), se accede de forma rápida utilizando las teclas Ctrl + Y. 2.6. ALINEACIÓN DEL TEXTO Desde la cinta de opciones, en la sección “Inicio”, disponemos de las opciones de alineación del texto, como se muestran en la siguiente imagen. Estas opciones nos permiten definir la alineación del texto seleccionado, o del texto que vayamos a escribir en caso de no haber hecho selección alguna. Estas opciones son, según el orden en el que aparecen en la cinta de opciones: • Alinear a la izquierda • Centrar • Alinear a la derecha • Justificar 2.7. CORTAR, COPIAR Y PEGAR Al crear documentos, en ocasiones es necesario duplicar una parte del texto, añadir una referencia externa, o mover una parte del documento a una nueva ubicación. Para ello existen las herramientas cortar, copiar y pegar. Ésta última siendo una acción especial con diferentes opciones (denominadas Opciones de pegado). Para copiar o cortar una parte del texto, primero es necesario seleccionarlo tal y como se ha explicado anteriormente. Una vez seleccionado, haremos uso del menú contextual del texto seleccionado para acceder a las opciones y seleccionaremos “copiar” o “cortar”, según el caso. • Al cortar un texto, éste queda disponible para su pegado en el portapapeles, pero es eliminado de su posición original en el documento. Se puede acceder a la opción de cortar de forma rápida pulsando las teclas Ctrl + X. 6 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León • Al copiar, éste pasa también a estar disponible en el portapapeles, pero se mantiene intacto en el documento (duplicar). Se puede acceder a la opción de cortar de forma rápida pulsando las teclas Ctrl + C. En el momento de pegar el texto disponible en el portapapeles en alguna parte del documento, primero deberemos situar el cursor en la parte deseada. Entonces, accediendo al menú contextual dispondremos de tres opciones de pegado: • Mantener formato de origen: pega el texto con su formato original. • Combinar formato: pega el texto, aplicando el formato actual, en función de la parte del documento donde realicemos el pegado. • Conservar sólo texto: pega el texto del portapapeles, sin aplicar estilos. Se puede acceder a las opciones de pegado de forma rápida mediante la combinación de teclas Ctrl + V. 2.8. TIPO DE LETRA (FUENTE) Al escribir en Word podemos definir diferentes fuentes de letra, así como un tamaño y atributos de la misma. Podemos acceder a estas opciones desde la cinta de opciones en la parte superior. Como siempre, es necesario tener seleccionado el texto al que queremos aplicarle los cambios, y en caso contrario, los cambios se aplicarán al texto que se escriba a continuación. En el panel “Fuente” disponemos de las siguientes opciones: • Fuente: permite seleccionar un tipo de letra. Es posible escribir para buscar un tipo concreto, o desplegar la lista de fuentes disponibles para seleccionar una. • Tamaño: permite escribir el tamaño directamente, o desplegar la lista para seleccionar el tamaño deseado. • Efectos / atributos: varían el aspecto que se le da a los tipos de letra (negrita, cursiva, subrayado, tachado, subíndice, superíndice). Es posible desplegar la lista de Subrayado para elegir el tipo de línea utilizada para el subrayado. • Color de fuente: en el desplegable permite elegir algunos colores para utilizar en el texto. En caso de desear otro color, habrá que elegir la opción “Más colores…”, la cual, además de permitir elegir cualquier color, nos permite definir un degradado para usar como color de fuente. 7 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León Es importante recordar que las opciones de pegado nos permiten conservar o no éstos cambios realizados en la fuente al duplicar o mover una parte del texto en el documento. 2.9. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO Cuando queremos encontrar una parte del documento de forma rápida, podemos utilizar la función buscar, a la cual podemos acceder pulsando el botón “Buscar” desde la sección “Edición” de la cinta de opciones (Pestaña Inicio). También podemos utilizar las teclas Ctrl + B para acceder al panel de búsqueda. Se mostrará un panel lateral en el que podremos introducir criterios de búsqueda. Los resultados aparecerán resaltados en el documento, y además, se listarán en el panel de navegación o búsqueda. Al hacer clic sobre estos resultados, se posicionará el cursor sobre los mismos en el documento. Si en lugar de hacer clic directamente en el botón buscar desplegamos las opciones utilizando la flecha lateral, se mostrará la opción “Búsqueda avanzada”. En la nueva ventana, podremos acceder a la sección “Reemplazar”, que nos permite sustituir partes del texto por nuevo texto de forma automática en nuestro documento. Para ello, introduciremos el texto que queremos reemplazar en el primero campo, y el texto que vamos a poner en su lugar, en el segundo campo. Después podremos utilizar los botones para reemplazar la siguiente ocurrencia, o reemplazar todas las ocurrencias de nuestro criterio de búsqueda. 2.10. REVISIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMATICAL Word tiene una herramienta de revisión de ortografía y gramática integrada, de la cual se puede hacer uso de dos formas: • Revisión automática: Word revisa el texto del documento en tiempo real según se está escribiendo, y avisa de los errores encontrados. • Revisión manual: permite revisar el texto en cualquier momento cuando lo deseemos. Para revisar un documento manualmente, debemos acceder a la pestaña “Revisar” de nuestra cinta de opciones, y hacer clic en el botón “Ortografía y gramática”. El corrector recorrerá el texto y se detendrá cada vez que encuentre algún error, mostrando un cuadro de diálogo que indica el error y permite realizar alguna de las siguientes acciones: 8 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar 9 Tema 07 de la Administración de Castilla y León • Omitir: omite el error y pasa al siguiente, en caso de no encontrar más errores finalizará la revisión • Omitir todo: omite todos los errores iguales, y muestra el siguiente error de distinto tipo • Agregar: agrega la palabra al diccionario interno de palabras correctas, para que no vuelva a ser detectada como un error • Cambiar: sustituye la palabra por la sugerencia seleccionada de la lista • Cambiar todo: sustituye todas las ocurrencias de la palabra errónea en el documento por la palabra seleccionada en el listado de sugerencias. 2.11. INSERCIÓN DE SÍMBOLOS En caso de necesitar escribir algún símbolo que no está disponible en el teclado, podemos utilizar el menú de símbolos que proporciona Word a través de la pestaña “Insertar”. Para ello pulsaremos sobre el botón “Símbolo”, que mostrará el siguiente diálogo. Podremos navegar por los diferentes símbolos disponibles, y una vez encontremos el que se quiere insertar en el texto, lo seleccionaremos haciendo clic sobre él y haremos clic en “Insertar”. 2.12. GUARDAR E IMPRIMIR EL DOCUMENTO Una vez finalizado el trabajo en el documento, debemos guardarlo para no perder los cambios realizados. Para ello accederemos al menú “Backstage” haciendo clic en la pestaña “Archivo”, y seleccionaremos una de las siguientes opciones: Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León • • Guardar: en caso de ser un documento existente, guarda los cambios en el fichero ya existente. Si por el contrario se trata de un documento nuevo, nos permitirá elegir una ruta y nombre del documento antes de guardarlo. Guardar como: independientemente de si se trata de un documento nuevo o uno ya existente, nos permite elegir una nueva ruta y nombre para el documento, creando así un nuevo fichero donde almacenar el documento generado. Desde éste mismo menú “Backstage”, podemos acceder a las opciones de impresión del documento haciendo clic sobre el botón “Imprimir”, donde podremos configurar diferentes opciones de impresión: • Impresora: permite seleccionar la impresora a utilizar para la impresión del documento • Número de copias del documento que se desean imprimir • Páginas a imprimir: selecciona qué páginas van a ser impresas. Por defecto, se imprimirán todas las páginas del documento. • Doble cara: define si las páginas serán impresas a doble cara o no. • Intercaladas: define el orden de impresión de las copias • Orientación: orientación del documento en el papel. Vertical por defecto. • Tamaño del papel: tamaño de papel a utilizar. Esto depende de la impresora, en caso de disponer de varias opciones, se utiliza A4 por defecto. • Márgenes: define los márgenes que se utilizarán para la impresión del documento. • Modo: permite elegir cuántas páginas serán impresas en cada hoja física. Por defecto, esta opción estará configurada para imprimir una página por hoja. Una vez seleccionemos todas las opciones de impresión deseadas, sólo queda pulsar sobre el botón “Imprimir” para mandar el trabajo de impresión a la impresora. 10 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León 3. HOJAS DE CÁLCULO: EXCEL 3.1. PARTES PRINCIPALES DE LA INTERFAZ De forma inicial, la interfaz de Excel es muy similar a la de Word: disponemos de la barra de herramientas de acceso rápido, la cinta de opciones y el menú de Backstage, además de los menús contextuales a los que accedemos haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre las diferentes partes de la interfaz. En Excel, los documentos se llaman libros. Cuando se guarda el trabajo realizado, se guardará en un libro, y al abrir un libro accederemos al trabajo previamente realizado y guardado. Cuando abrimos Excel dispondremos de un libro nuevo vacío con el que empezar a trabajar. La zona de edición se encuentra bajo la cinta de opciones. En la parte superior se encuentra la barra de fórmulas, cuyo funcionamiento se explica más adelante. En la parte central disponemos de una cuadrícula donde introduciremos datos para trabajar con ellos. Esta zona está dividida en filas (1, 2, 3, 4…) y columnas (A, B, C, D…). El punto donde se cruzan una fila y una columna se denomina celda, que es el elemento donde se introducen datos. Una celda se nombra por su correspondiente columna y fila (A1, B1, A2, B2…). 11 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León 3.2. LIBROS, HOJAS Y CELDAS Cada libro de Excel está formado por hojas. En la barra de estado inferior podemos ver sobre qué hoja estamos trabajando en todo momento, así como añadir nuevas hojas y desplazarnos entre ellas. Por defecto, Excel denominará las hojas como Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc. Si queremos cambiar el nombre de las hojas debemos hacer doble clic sobre el nombre de la hoja, en la barra inferior, y escribir el nuevo nombre. En caso de querer borrar una hoja, haremos uso del menú contextual, haciendo clic derecho sobre el nombre de la hoja en la barra inferior. También podremos utilizar el menú contextual para mover o duplicar hojas. Cada hoja contiene celdas, a través de las cuales nos podremos desplazar con el ratón, o haciendo uso de las flechas del teclado. 3.3. DATOS EN EXCEL Los datos que pueden ser introducidos en Excel se pueden diferenciar en dos tipos principales: • Valor constante: cualquier tipo de dato introducido directamente en una celda. Este dato puede ser un número, una fecha, un texto, etc. El valor es estático y no cambia nunca, a menos que se realice el cambio de forma manual. • Fórmula: se forma por valores, referencias a otras celdas, funciones, operadores, etc que realizan operaciones para dar como resultado otro valor. Este valor cambiará si alguna de las celdas de valor constante referenciadas en la fórmula es modificado. Las fórmulas comienzan con el signo “=”, para que Excel distinga así una fórmula de un valor constante. Al escribir números en Excel, los puntos (.) y comas (,) significarán cosas diferentes dependiendo de la configuración regional del sistema operativo. En el caso de España, los puntos indican la separación de miles, y la coma indica la parte decimal del número. Al seleccionar una celda con las flechas del teclado o el ratón, podremos ver su contenido en la barra de fórmulas. En caso de contener una fórmula, veremos su fórmula en lugar del valor final. Para introducir datos en Excel, el primer paso es seleccionar una o varias celdas. Lo que se escriba a continuación será introducido como dato en las celdas seleccionadas. Para seleccionar varias celdas, es necesario hacer clic sobre una celda y arrastrar el ratón hasta la celda final, sin soltar el botón izquierdo del ratón. Si las celdas que se desean seleccionar no están agrupadas, haremos clic en todas ellas individualmente mientras mantenemos la tecla Ctrl pulsada. 3.4. INTRODUCIR NÚMEROS Existen diferentes formatos de número que pueden ser introducidos en una hoja Excel. Por defecto, todas las celdas tienen asignado el formato “General”. Este formato muestra los números de la forma más exacta posible, y en caso de ser un número grande para la celda, lo muestra en notación científica. Al introducir números, se puede hacer uso de los siguientes signos: • Punto ( . ): separa miles de una cantidad • Coma ( , ): expresa decimales • Menos ( - ): indica una cantidad negativa. También se puede indicar un número negativo introduciéndolo entre paréntesis () • Porcentaje ( % ): se utiliza para definir el número en formato porcentual • E, e: para escribir un número en formato científico (P. Ej: 2,45E+5 = 2,45 * 105 = 2,45 * 100000 = 245000) 12 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León Para escribir un número y que sea tratado como texto por Excel, existe la opción de incluir un apóstrofo ( ‘ ) delante del número. Para escribir fracciones y que Excel no las interprete como fechas, se han de introducir como fracciones mixtas (0 7/11, 1 1/3) 3.5. INTRODUCIR FECHAS Excel reconoce de forma automática diferentes formatos de fecha y hora cuando éstos son introducidos en una celda. Algunos ejemplos reconocidos por Excel son: • 24/06/2010 • 24/6/2010 • 24-6-10 • 24-6-2010 • 24-jun-2010 • 24 de junio de 2010 3.6. RELLENAR UN GRUPO DE CELDAS (CLONAR Y SERIES) Supongamos que tenemos un valor en una celda (por ejemplo, el número 1), y queremos copiarlo a celdas contiguas para repetir el valor (copiarlo/duplicarlo). Excel dispone de una herramienta llamada controlador de relleno. Primero, seleccionaremos la celda que contiene el valor, y situaremos el cursor en la esquina inferior derecha de dicha celda. El puntero del ratón se convertirá en una cruz. Entonces podremos pulsar y arrastrar hacia las celdas a las que queremos asignar el mismo valor. Ahora supongamos que tenemos la misma celda que en el ejemplo anterior, pero queremos incrementar el valor de cada celda sucesiva. Para ello introduciremos un número en la siguiente celda, incrementándolo respecto a la primera en la cantidad que deseemos (lo incrementaremos en 1 para nuestro ejemplo). Después seleccionaremos ambas celdas, tal y como se ha explicado anteriormente, y desde la esquina inferior derecha del grupo de celdas, pulsaremos y arrastraremos el ratón a celdas contiguas. Al soltar se habrán rellenado dichas celdas con valores incrementados en 1 respecto a la anterior, tal y como se muestra en la figura de la derecha. Esto también es útil para duplicar fórmulas, adaptando sus referencias a otras celdas de forma dinámica, como se explica más adelante. Esto es conocido como serie cuando los datos son fechas o listas y enumeraciones, y tendencia cuando los valores son números y se modifican de acuerdo a un factor (por ejemplo, cada nueva celda multiplica la anterior por 2). 3.7. REVISIÓN DE LA ORTOGRAFÍA En cualquier momento mientras trabajamos en una hoja de cálculo de Excel, al igual que cuando trabajamos en Word, podemos revisar la ortografía de la hoja. Para llevar a cabo la revisión automática de la ortografía, hay que hacer clic en el botón “Ortografía y gramática” de la pestaña “Revisar”, en la cinta de opciones situada en la parte superior. Al igual que aprendimos en la parte relativa a Word, aparecerá una nueva vista que irá mostrando uno a uno los errores que vaya encontrando en nuestra hoja, y nos permitirá omitirlos o 13 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León corregirlos en cada caso. El funcionamiento es exactamente igual al que ya aprendimos en la lección de Word. 3.8. EDITAR CELDAS Una vez se han introducido datos en una hoja de cálculo, también podemos necesitar modificarlos. Existen varias formas de modificar el contenido de una celda: • La forma más sencilla es haciendo doble clic sobre la celda que queremos editar, aparecerá el cursor que nos indicará que podemos escribir dentro de la celda y así cambiar su valor. • Otra forma es pulsando la tecla “F2” de nuestro teclado (una vez hemos seleccionado la celda que queremos modificar) para que aparezca el cursor y así editar la celda. • También podemos hacer clic en la barra de fórmulas tras seleccionar la celda que se quiere editar. Si editamos una celda haciendo doble clic, el punto de inserción de nuevos datos o texto se sitúa en el lugar donde hemos hecho clic. Podemos mover el cursor utilizando las flechas del teclado o haciendo clic de nuevo con el ratón. Podemos seleccionar una palabra entera haciendo doble clic sobre ella, y para realizar una selección de una parte específica del contenido de la celda, podremos hacer clic y arrastrar con el ratón, soltando el botón del mismo al finalizar la selección. Al igual que en Word, podemos realizar acciones con los datos seleccionados (cortar, copiar y pegar). También disponemos de la barra de herramientas de acceso rápido (recordamos que situada en la parte superior izquierda de la ventana), para deshacer cambios si nos hemos equivocado, rehacer cambios deshechos y guardar el documento. 3.9. CORTAR, COPIAR Y PEGAR CELDAS Ya sabemos copiar, cortar y pegar caracteres dentro de una celda, de manera igual a cómo lo hacemos en un documento Word. Además, también sabemos seleccionar una o varias celdas de nuestra hoja de Excel. Vamos a aplicar ambos conocimientos esta vez para cortar y copiar celdas enteras: • El primer paso es seleccionar, con alguno de los métodos que ya conocemos, las celdas que queremos copiar o mover (cortar). 14 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León • • Haciendo uso de la combinación de teclas adecuada, o del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón sobre una de las celdas seleccionadas), elegiremos la opción copiar o cortar, según deseemos en cada caso. Pulsaremos de nuevo en la celda (ubicación) donde queremos pegar las celdas que estamos manejando y las pegaremos, de nuevo ya sea mediante la combinación de teclas de nuestro teclado (en éste caso, Ctrl + V), o mediante el menú contextual. Podemos realizar éstas operaciones dentro de una misma hoja o intercambiando (copiando y moviendo) celdas entre distintas hojas, para ello basta con seleccionar una celda en la hoja de destino. Una posibilidad que ofrece Excel es insertar celdas nuevas entre celdas existentes. Para ello, se deben cortar o copiar las celdas que están seleccionadas, y después seleccionar la opción “Insertar celdas” desde la pestaña “Celdas” (en la cinta de opciones). Aparecerá una ventana en la que podemos indicar la forma en la que queremos que se desplacen los datos que ocupan el sitio donde vamos a pegar los nuevos. Lo que diferencia la inserción de celdas del pegado es que, al pegar, las celdas se colocan en el lugar seleccionado, cambiando las celdas ya existentes. En el caso de insertar datos, las celdas existentes previamente no desaparecen, simplemente son desplazadas. 3.10. FÓRMULAS Las fórmulas en Excel son la característica más importante de Excel. Sin el uso de fórmulas, Excel no se trataría más que de una simple tabla estática. Las fórmulas se utilizan para realizar cálculos con los datos contenidos en la hoja y obtener resultados de forma automática cada vez que cambien los datos de la hoja. Una fórmula es un código o instrucción especial que, como ya explicamos, introducimos en una celda de forma similar a un dato, con la peculiaridad de que el valor de la celda cambiará, dependiendo de la fórmula que ésta contenga. Para que Excel reconozca los datos introducidos en una celda como una fórmula, todas las fórmulas deben empezar con el símbolo igual (=). Podemos pensar en las fórmulas como una calculadora perteneciente a cada celda, y que puede tomar los valores para sus 15 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León operaciones directamente (valor introducido como parte de la fórmula), o como una referencia a otra celda, tomando así el valor de dicha otra celda. Podemos probar e introducir una fórmula en una celda de nuestra elección. Para ello, como ya hemos aprendido, haremos doble clic en una celda vacía e introduciremos lo siguiente: “=5+5”. Después pulsaremos la tecla “Enter”, y en la celda se mostrará el resultado del cálculo (10), en lugar de los caracteres que hemos escrito. Ahora vamos a crear una nueva fórmula, pero esta vez utilizando referencias de celda en lugar de valores directamente. Para ello, introduciremos los siguientes valores en una nueva hoja: • Celda A1: 1 • Celda B1: 2 • Celda C1: =A1+B1 Al pulsar la tecla “Enter”, en la celda C1 veremos el valor resultante del cálculo realizado por la fórmula, en éste caso 3. Si editamos el valor de la celda A1 o el de la celda B1, la celda que contiene nuestra fórmula (C1) cambiará automáticamente para mostrar el resultado actualizado. Como hemos visto en estos ejemplos, los operadores son los mismos que en operaciones matemáticas: • Suma: + • Resta: • Multiplicación: * • División: / 3.11. FUNCIONES DE EXCEL Como parte de una fórmula, podemos introducir una función de Excel. Esto son recursos especiales de Excel que nos permiten realizar cálculos y operaciones más avanzados. En el ejemplo anterior, podríamos sustituir nuestra fórmula en la celda C1 por una nueva fórmula que realice la misma operación, pero ésta vez haciendo uso de la función SUMA de Excel: =SUMA(A1;B1). Los valores que queremos que sean utilizados para el cálculo con la función son delimitados por punto y coma (;), e introducidos entre paréntesis. Así Excel nos permite definir operaciones más complejas. A continuación se detallan algunas de las funciones más básicas de Excel. • Suma: o Ejemplo: =SUMA(1;1) o Resultado: 2 • Resta: o Ejemplo: =RESTA(5;1) o Resultado: 4 • Producto: o Ejemplo: =PRODUCTO(5;5) o Resultado: 25 16 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León • • • • Dividir: o Ejemplo: =DIVIDIR(10;2) o Resultado: 5 Máximo: o Ejemplo: =MAX(5,10) o Resultado: 10 Mínimo: o Ejemplo: =MIN(5;10) o Resultado: 5 Promedio (media aritmética): o Ejemplo: =PROMEDIO(20;10;40;2) o Resultado: 18 En cualquiera de las anteriores fórmulas podemos sustituir los valores por referencias a celdas, cuyos valores serán tomados para el cálculo realizado por la función. Además de seleccionar cada celda de referencia de una en una, podemos utilizar un rango de celdas como valores para la suma, determinándolo mediante la referencia a la primera y última celda del rango, separadas por dos puntos (:) en lugar de punto y coma. Por ejemplo: A1:A5 En el caso de la captura de pantalla, al pulsar la tecla “Enter”, el resultado obtenido en la celda C1 sería 35. Existen muchas más funciones de Excel de las que hemos detallado. Tantas que sería prácticamente recordarlas todas. Muchas de ellas son muy avanzadas. Por éste motivo, Excel posee un asistente para buscar fórmulas e introducirlas en nuestra hoja. Para mostrar el asistente debemos pulsar el botón “Insertar función”, situado a la izquierda de la barra de fórmulas. Se nos mostrará la siguiente ventana: 17 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León En éste nuevo diálogo podemos buscar una función. Para ello, escribiremos algunas palabras clave describiendo lo que queremos hacer, y Excel nos mostrará sugerencias de funciones que pueden realizar la operación que nosotros necesitamos. Podemos ver más información de cada función haciendo clic sobre ella. A modo de ejemplo, imaginemos que queremos tener una celda cuyo valor sea siempre la fecha del día actual. Para ello buscaremos, por ejemplo: “fecha de hoy” y pulsaremos el botón “Ir”. Excel nos sugiere entonces la función HOY. Pulsaremos sobre la función y después el botón aceptar. La fórmula en nuestra celda sería entonces así: =HOY(). Al pulsar “Enter”, veremos en la celda la fecha actual. Con los conocimientos que ya tenemos, ahora podríamos modificar nuestra fórmula para que muestre la fecha del día de ayer. Para ello, restaremos 1 día al resultado obtenido por la función “HOY”: =HOY()-1 TRUCOS: Si quisiésemos tener una celda que comience por el signo igual pero no sea reconocida como una fórmula, escribiremos una comilla simple (‘) delante. Desde la pestaña “Inicio” de la cinta de opciones, podemos dar formato a las celdas. Esto es útil por ejemplo para definir el número de decimales, si mostrar o no el símbolo del Euro (€), si los datos son texto, etc. 18 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León 3.12. GUARDAR NUESTRO TRABAJO E IMPRIMIR UNA HOJA Al igual que aprendimos en la parte dedicada a Word de este tema, también podemos guardar e imprimir una hoja de Excel. El procedimiento es exactamente el mismo que en Word. 4. BASES DE DATOS: ACCESS 4.1. PARA QUÉ SIRVE ACCESS Un problema muy cotidiano es la capacidad para poder administrar la distinta información que manejamos en nuestro entorno laboral: información de pedidos, proveedores, facturas, clientes… Para ello, una solución es utilizar una base de datos. La ventaja de utilizar una base de datos es poder disponer en un único sitio de la información que manejamos cada día, poder relacionarla entre sí, categorizarla, guardarla y consultarla. Access es una aplicación de creación de bases de datos, que forma parte de la Suite ofimática de Microsoft 4.2. INICIAR ACCESS: INTERFAZ Como en cualquier aplicación de Office reciente, al abrir Access se mostrará una pantalla (vista backstage) en la que podremos elegir una base de datos que queremos abrir, crear una nueva a partir de una en blanco, o de una plantilla. Al abrir una base de datos, accederemos a la interfaz principal de la aplicación: 19 Promoción Interna al Cuerpo Auxiliar Tema 07 de la Administración de Castilla y León 4.3. FUNCIONAMIENTO DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS Una base de datos recopila información relativa a un asunto concreto, como el seguimiento de pedidos de clientes, el mantenimiento de un catálogo de música o películas, etc. Por ejemplo, supongamos que tenemos los números de teléfono de unos proveedores almacenados en distintos lugares: un archivo de tarjetas, un archivo con la información de los productos de dichos proveedores, y una hoja de cálculo que contiene información relativa a los pedidos. Si uno de nuestros proveedores cambiase su número de teléfono, tendríamos que actualizar esa información en tres lugares diferentes. Con una base de datos, bastaría con realizar el cambio una única vez, y éste se reflejaría en todas partes. • • • • • Un archivo de base de datos de Microsoft Access puede existir la siguiente información: Tablas para el almacenamiento de datos Consultas para buscar los datos necesarios Formularios para consultar, agregar y actualizar los datos contenidos en las tablas Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño predeterminado Páginas de acceso a datos para analizar los datos de la base de datos desde Internet De esta forma, cuando actualizamos un dato en la base de datos, se actualiza en todos los lugares donde aparece el dato: • Al mostrar los datos de una consulta • Al mostrar los datos en un formulario • Al mostrar los datos en un informe • Al imprimir un informe • Al mostrar los datos en una página En Access, los datos son almacenados en tablas. Pueden existir diversas tablas componiendo una base de datos. Estas tablas se relacionan entre sí al realizar consultas o elaborar informes. Estas relaciones se establecen a través de la interfaz de Access, la cual nos permite tanto introducir datos, como crear formularios o consultar los datos almacenados. . 20 www.eclap.jcyl.es