Lineamiento

LINEAMIENTOS INTERNOS
Código : FONAFE – LINT - 2011
Fecha : 20-Oct-2011
Lineamiento para el ordenamiento del File de personal
GENERALES
Fecha de
aprobación
Organización
Administrador
del Lineamiento
FONAFE
Organización y Método – Gerencia de Planeamiento y Desarrollo
HISTORIAL DE VERSIONES
Versión
Fecha
Autores
Resumen de Cambios
1.0
06/2008
Gerencia de
Administración y
Finanzas
Documento Inicial
2.0
20/10/2011
Alberto
González
Actualización
Versión: 2.0 del 20/10/2011
Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada
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Lineamiento para el ordenamiento del File de personal
Código : FONAFE – LINT - 2011
Fecha : 20-Oct-2011
LINEAMIENTO PARA EL ORDENAMIENTO DEL FILE DE PERSONAL
Lineamiento Nº 011-2011/GAF-FONAFE
1.
FINALIDAD
Implementar normas y procedimientos para la clasificación,
ordenamiento y archivo de documentos de orden personal y laboral.
2.
actualización,
ALCANCE
Se aplicará a los Files personales de todos los colaboradores de FONAFE
(contratados a plazo fijo e indeterminado y practicantes).
3.
BASE LEGAL
Acuerdo de Directorio 007-2005/003-FONAFE – Precisión de los Poderes de
la Dirección Ejecutiva de FONAFE.
4.
DISPOSICIONES GENERALES
4.1. El File personal es un conjunto clasificado de documentos de orden personal y
laboral de los colaboradores de FONAFE de carácter estrictamente reservado a los
mismos que son archivados en carpetas individuales.
4.2. Características del File personal
a.
b.
c.
d.
Individual: A cada colaborador le corresponde un File Personal.
Reservado: Sólo tiene acceso al File personal el titular, el personal de Recursos
Humanos responsable de su manejo y la autoridad competente (Director,
Gerente, Jefe inmediato, Control Interno, Auditoría Externa u otra persona por
disposición policial o judicial).
Registrable: Toda documentación pertinente al colaborador que ingrese al File
personal es archivada secuencialmente según las divisiones establecidas.
Dinámico: Cuando el colaborador es reasignado, permutado o transferido a otra
entidad pública en forma permanente una copia del File Personal se remite de
oficio o a solicitud, a la referida entidad de destino en la cual el colaborador es
desplazado.
4.3. Toda persona que acceda a un puesto de trabajo en FONAFE, está en la
obligación de cumplir con proporcionar la información personal que se le requiera para
contar con su historial actualizado en el File personal. Asimismo, todo documento
relativo a la variación de la información proporcionada anteriormente, así como
documentación nueva de interés para la empresa y/o el propio colaborador, deberá ser
remitida al Área de Recursos Humanos a fin de mantener actualizado el File personal.
De no comunicar los cambios, el colaborador, es el único responsable de trámites
posteriores que el Área de Recursos Humanos tenga que ejecutar con datos no
actualizados.
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Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada
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4.4. Todo documento remitido en copia para su archivo en el File personal, deberá
estar visado o autenticado por el colaborador, según sea el caso.
4.5. En el formato de la ficha personal se consignarán los datos del personal que
labora en la entidad y será archivado en su File personal.
4.6. FONAFE conservará en su poder todos los Files, aún cuando el personal cese
en sus labores, estando prohibido la devolución de cualquier documento que en ellos
se haya archivado. Podrá alcanzarse una copia fedateada de los mismos a solicitud de
los colaboradores.
4.7. El Área de Recursos Humanos verificará la veracidad de los datos consignados
así como la documentación contenida en los Files personales.
4.8. Cada File personal estará debidamente rotulado con el nombre de cada
colaborador en el lomo y será archivado en un ambiente seguro.
5.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
5.1. Estructura del File de Personal
5.1.1. División Nro. 1 DOCUMENTOS PERSONALES
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.
p.
q.
r.
s.
Ficha personal
Partida de nacimiento (opcional)
Documento Nacional de Identidad – DNI
Certificado de antecedentes penales (opcional)
Certificado de antecedentes policiales
Certificado de salud
Curriculum vitae
Certificados de trabajos anteriores
Autogenerado expedido por ESSALUD (opcional)
Cargo de recepción de fotocheck
Cargo de recepción del Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
Cargo de inducción inicial al cargo
Declaración jurada de domicilio
Declaración jurada de no tener impedimento para trabajar con el Estado.
Declaración Jurada de no estar inmerso en nepotismo
Declaración Jurada de no ser deudor alimentario
Declaración Jurada de no haberse acogido a programas de renuncia con
incentivo laboral, cese por causal de excedencia o sancionado por empresas del
estado
Declaración Jurada de Tipo de Sangre
Otros relacionados.
5.1.2. División Nro 2. DOCUMENTOS FAMILIARES Y DE SALUD
a.
b.
c.
d.
Partida de matrimonio o certificado de convivencia
DNI de los hijos
Carta de afiliación a la EPS (de corresponder)
Exámenes médicos realizados
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e.
f.
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Declaración jurada de beneficiarios de Seguro Vida Ley con firma notarialmente
legalizada
Otros relacionados
5.1.3. División Nro 3: DOCUMENTOS LABORALES
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Contrato de trabajo
Documentos de promoción, designación, encargatura, destaque, rotación, o
reubicación.
Constancia de remuneraciones y descuentos (opcional)
Carta de despido
Carta de renuncia
Otros relacionados.
5.1.4. División Nro 4: REMUNERACIONES Y BENEFICIOS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Retenciones judiciales
Bonificaciones
Documentos e informes de variación de condiciones contractuales,
Solicitudes de beneficios
Liquidación de beneficios sociales
Otros relacionados
5.1.5. División Nro 5: VACACIONES, LICENCIAS, PERMISOS.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Convenio o solicitud de reducción de vacaciones
Convenio de acumulación de vacaciones
Solicitud de licencias
Certificado médico por enfermedad (cuando corresponda)
Justificación de inasistencias
Otros relacionados
5.1.6. División Nro 6: ESTUDIOS, CAPACITACION Y BECAS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Certificados de estudios personales (opcional)
Copia del grado Académico de Bachiller, Título Profesional, Maestría y/o
Doctorado, autenticado.
Constancia de habilitación (opcional)
Certificados de capacitaciones anteriores a su ingreso en FONAFE
Certificados de capacitaciones financiadas por FONAFE
Convenios de capacitación
Otros relacionados.
5.1.7. División Nro 7: EVALUACION DE DESEMPEÑO, MÉRITOS Y DEMÉRITOS
a.
b.
c.
d.
e.
Evaluaciones realizadas por FONAFE
Cartas, memorandos, quejas interpuestas
Sanciones
Felicitaciones y agradecimientos
Otros relacionados.
5.2. Responsabilidad del File de personal
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Clasificación: Uso Interno / Copia Controlada
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5.2.1. El archivo de documentos en el File Personal es de responsabilidad exclusiva del
Área de Recursos Humanos.
5.2.2. Los Files Personales se archivarán en gaveteros o estantes en orden alfabético,
de tal manera que permita su rápida identificación y ubicación.
5.3. Prohibiciones
5.3.1. La información contenida en los Files es estrictamente confidencial, de interés
exclusivo de FONAFE, por lo que está terminantemente prohibido su divulgación.
5.3.2. Está terminantemente prohibido extraer documentos o brindar información que
obra en el File personal a terceras personas.
5.3.3. Es responsabilidad del colaborador alcanzar la documentación que requiera el
Área de Recursos Humanos para el File personal.
5.3.4. En caso de falsedad comprobada de la información consignada por el propio
colaborador, el Área de Recursos Humanos comunicará a la Gerencia de
Administración y Finanzas y procederá el retiro inmediato del colaborador por falta
grave.
5.3.5. Cualquier asunto no previsto requerido al presente Lineamiento será resuelto por
la Gerencia de Administración y Finanzas.
6.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
No aplica.
7.
ANEXOS
No aplica.
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