guía del ususario del buzón de voz

GUÍA DEL USUSARIO DEL BUZÓN DE VOZ
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Mitel Networks 3100 Integrated Communications Platform
Guía del usuario del buzón de voz
Versión 4.1
July 2004
®,TM Marca registrada de MITEL Networks Corporation
© Copyright 2004, MITEL Networks Corporation
Todos los derechos reservados
Hoja de referencia rápida
Solicite ayuda a su administrador para completar la siguiente información.
Escriba los siguientes números de teléfono importantes y téngalos a mano mientras utiliza
el sistema de buzón de voz.
Número de teléfono de la compañía: ________________________
Número de la operadora automática: ________________________
(La operadora automática sustituye o asiste a una operadora real para responder y transferir
llamadas a extensiones o buzones de voz.)
Extensión del centro de mensajes:___________________________
(El centro de mensajes le permite llamar al buzón de una persona y dejar un mensaje sin hablar
directamente con ella. Así mismo, puede recuperar y crear mensajes después de acceder a su
propio buzón a través del centro de mensajes. Para obtener más información, consulte “Cómo
enviar mensajes rápidos” en la página 14.)
Su número de buzón de voz: _______________________________
Su contraseña predeterminada:___________________________________
Escriba el nombre y el número de extensión de su administrador en caso de que necesite
ayuda con el sistema de buzón de voz.
Nombre:____________________________________________
Extensión: _________________________________________
Índice
Hoja de referencia rápida. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Acerca de su sistema de buzón de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Su teléfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Cómo obtener ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Acceso al sistema de buzón de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Cómo llamar al sistema de buzón de voz por primera vez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Cómo escuchar los mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Utilización del sistema de buzón de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Visión general de los menús . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Menú principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Cómo reproducir sus mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Cómo preparar y enviar mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Opciones del usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Cómo enviar mensajes rápidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Cómo transferir una llamada externa a un buzón de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Acceso a la operadora automática desde el buzón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Cómo comprobar los mensajes de más de un buzón de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Notificación de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Listas de distribución . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Saludos del buzón de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Consejos útiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Acceso por tonos las 24 horas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Cómo escuchar sus mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Cómo enviar mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Límite de almacenamiento de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Reenvío y transferencia de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Mensajes certificados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Adelantar y marcar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Duración y condiciones del mensaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Buzón de voz visual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
5
Guía del usuario del buzón de voz
6
Introducción
Acerca de su sistema de buzón de voz
La Plataforma de Comunicaciones Integrada (ICP) Mitel® 3100 Integrated Communications
Platform (ICP) presenta un sistema de buzón de voz automatizado para administrar las
llamadas telefónicas y la captura de mensajes. El sistema le proporciona un buzón para enviar
y recibir mensajes. Este buzón se puede personalizar con su nombre, un saludo y una
contraseña privada.
Fácil de usar
•
Utilice el teclado del teléfono para seleccionar las opciones de los menús del sistema de
buzón de voz. Los menús simples y directos le permiten concentrarse en lo que usted
quiere hacer y no en cómo hacerlo.
•
Las instrucciones de voz le guían paso a paso, indicándole cuáles son las opciones del
menú que se encuentran disponibles.
•
No se preocupe si comete un error. El sistema de buzón de voz no sufrirá daño alguno,
por lo tanto puede experimentar con todas las funciones disponibles.
Ventajas
•
Anime a sus compañeros de trabajo y personas que lo llaman desde teléfonos externos
a que le dejen mensajes en su buzón de voz y así no perderá llamadas y no recibirá
mensajes equivocados.
•
Grabe saludos temporales para comunicar a las personas que le llamen que está fuera
de la oficina, que está de vacaciones o que está en una reunión.
•
Escuche o deje mensajes las 24 horas del día, desde cualquier teléfono de marcación
por tono.
•
Si se encuentra fuera de la oficina, en otro número o disponible a través de un localizador
o teléfono móvil, el sistema de buzón de voz puede darle notificación cuando reciba
mensajes.
Su teléfono
Antes de comenzar a utilizar el buzón de voz de su sistema, familiarícese con su teléfono.
•
Tecla de mensaje: se utiliza para llamar al centro de mensajes y acceder al buzón de voz.
•
Teclado: se utiliza para efectuar las selecciones del menú dentro del sistema de buzón
de voz.
•
Luz de mensaje: se utiliza para indicar que hay mensajes en el buzón de voz.
En caso de que su teléfono que no tenga la luz de mensaje, el administrador podrá configurar
el sistema de para que le llame cuando reciba un mensaje.
7
Guía del usuario del buzón de voz
Es posible que el teléfono cuente con “teclas variables” que le permiten seleccionar varias de
las opciones del menú de buzón de voz. Para seleccionar una opción del menú que aparece
en la pantalla del teléfono, puede pulsar la tecla variable que corresponda o bien marcar el
dígito del teclado numérico que pertenezca a la opción.
Cómo obtener ayuda
Si tiene algún problema o preguntas acerca de los procedimientos, consulte al administrador
del sistema, es decir, la persona en su compañía que administra el sistema de comunicaciones.
Requisitos
Antes de acceder a su buzón de voz, necesita tres elementos:
ˆ Solicite la información a su Administrador y anótela en la Hoja de referencia rápida que
se encuentra al principio de esta guía:
•
número de teléfono de la compañía
•
número de la operadora automática
•
extensión del centro de mensajes
•
número de buzón
•
contraseña predeterminada
•
nombre y número del Administrador
ˆ Seleccione una nueva contraseña. Cuando acceda por primera vez a su buzón, debe
cambiar la contraseña predeterminada por una serie de dígitos que sólo usted conozca.
Su nueva contraseña deberá tener el mismo número de caracteres que la contraseña
predeterminada. Consulte “Opciones del usuario” en la página 13 para obtener más
información sobre las contraseñas.
ˆ Prepare un saludo permanente. Cuando acceda por primera vez a su buzón, debe grabar
un saludo permanente. Este saludo es lo que escuchan las personas que llaman cuando
usted no puede atender sus llamadas. En las instrucciones de puesta en marcha, en las
páginas siguientes, puede ver un modelo de saludo, aunque usted puede crear el suyo
propio. Consulte “Saludos del buzón de voz” en la página 18 para obtener más
información.
8
Acceso al sistema de buzón de voz
Acceso al sistema de buzón de voz
Cómo llamar al sistema de buzón de voz por primera vez
1. Descuelgue el auricular (o utilice el marcado con manos libres).
2. Marque la extensión del centro de mensajes. El sistema de buzón de voz le solicitará su
contraseña.
3. Introduzca su contraseña predeterminada.
4. Pulse
para continuar. El sistema le solicitará la nueva contraseña (debe cambiarla).
5. Introduzca la nueva contraseña. Debe tener el mismo número de dígitos que la contraseña
predeterminada. No puede volver a introducir la contraseña predeterminada ni utilizar
ni
para la nueva.
6. El sistema de buzón de voz le solicitará que vuelva a escribir su nueva contraseña para
confirmarla. Escriba su nueva contraseña una vez más.
7. El sistema de buzón de voz le solicitará que grabe su nombre. Sólo diga su nombre, por
ejemplo: “Cristina Cardoso”. Hable inmediatamente después de la señal y pulse cualquier
tecla cuando haya terminado.
8. Pulse
para aceptar,
para revisar o
para eliminar su nombre y volverlo a grabar.
9. El sistema de buzón de voz le solicitará un saludo. Debe ser breve y profesional. A
continuación le ofrecemos un modelo de saludo:
“Ha llamado al número de Cristina Cardoso. En este momento no puedo atender su
llamada. Por favor deje su nombre, número de teléfono y un mensaje corto. Me pondré
en contacto con usted con la mayor brevedad posible. Si necesita que le atendamos
inmediatamente, marque [0] y pida que le pasen con mi compañera Julia López.”
10. Pulse
para aceptar,
para revisar o
para eliminar su saludo y volverlo a grabar.
11. Ya ha configurado su buzón correctamente y puede enviar y escuchar mensajes.
Cómo escuchar los mensajes
Con el indicador de mensaje encendido
1. Pulse la tecla de mensaje o marque la extensión del centro de mensajes.
2. El sistema de buzón de voz le solicitará su contraseña. Escriba su contraseña.
3. Pulse
para reproducir sus mensajes o cualquier otra tecla para seleccionar una opción
diferente del menú principal.
Con el indicador de mensaje apagado o de no hay mensajes
1. Levante el auricular.
2. Marque la extensión del centro de mensajes.
3. El sistema de buzón de voz le solicitará su contraseña. Escriba su contraseña.
4. Pulse
para reproducir sus mensajes o cualquier otra tecla para seleccionar una opción
diferente del menú principal.
9
Guía del usuario del buzón de voz
Llamadas externas
1. Marque el número de la operadora automática de la compañía.
o bien
Marque su extensión y pulse
automática.
cuando oiga su saludo. Se le pasará con la operadora
2. Si su buzón no se encuentra en el mismo servidor de buzones de voz que la operadora
automática, marque la extensión del centro de mensajes para el servidor. Consulte con
el Administrador para obtener más información.
3. Cuando el sistema responda pulse
.
4. Introduzca el número de su buzón de voz.
5. Escriba su contraseña.
6. Pulse
para reproducir sus mensajes o cualquier otra tecla para seleccionar una opción
diferente del menú principal.
10
Utilización del sistema de buzón de voz
Utilización del sistema de buzón de voz
Esta sección describe las opciones disponibles del sistema de buzón de voz. Después de
llamar y acceder a su sistema de buzón de voz, elija una opción de los menús que se ilustran
a continuación.
Sugerencia: Después de reproducir o enviar mensajes, el sistema de buzón de voz podrá
volver a un menú previo con opciones diferentes a las del menú que estaba usando.
Visión general de los menús
Menú principal
Después de haber abierto el buzón de voz, elija una de las siguientes opciones del menú:
Reproducir
reproduce los mensajes.
Grabar y enviar
Opcs usuario
Salir
graba y envía un mensaje.
administra su buzón.
sale de su buzón.
Transferir a la operadora
Operadora automática
transfiere a la operadora.
transfiere a la operadora automática.
11
Guía del usuario del buzón de voz
Cómo reproducir sus mensajes
Pulse
para reproducir sus mensajes.
Después de haber escuchado un mensaje, elija una opción del menú de reproducción. También
puede utilizar estas opciones mientras escucha un mensaje de voz.
Reproducir nuevamente
Responder
repite el mensaje que acaba de reproducir.
envía una respuesta a la persona que envió el mensaje.
Enviar envía el mensaje a otro buzón de voz.
Guardar
guarda este mensaje y reproduce el siguiente (si lo hubiera).
Eliminar borra el mensaje que acaba de reproducir y reproduce el próximo (si lo
hubiera). Los mensajes eliminados no podrán recuperarse.
Identificar mensaje identifica de quién es el mensaje y cuándo se envió. Se escuchará
la hora para los mensajes que se enviaron durante el día actual y se escuchará el día para los
mensajes que se enviaron durante la semana actual. Los mensajes que se enviaron hace más
de una semana incluyen la fecha.
Siguiente mensaje
omite un mensaje y reproduce el siguiente.
Mientras escucha un mensaje, puede utilizar las siguientes opciones:
Pausa
interrumpe la reproducción del mensaje (pulse cualquier tecla para continuar).
Adelantar
Rebobinar
adelanta el mensaje 5 segundos y continúa reproduciéndolo.
retrocede en el mensaje 5 segundos y continúa reproduciéndolo.
Cómo preparar y enviar mensajes
Pulse
para enviar un mensaje (consulte el procedimiento que se detalla a continuación).
Consulte “Consejos útiles” en la página 21 para obtener más información.
1. Introduzca todos los números de los buzones o listas de distribución de destino.
•
Para ir a una lista de la guía telefónica, pulse
. Siga las instrucciones de voz para
indicar al sistema el destino de los mensajes. Continúe creando la lista de destinos
introduciendo los números de los buzones de voz o listas de distribución o accediendo
a la guía telefónica.
•
Si introduce un número de buzón de voz incorrecto, pulse
•
Si normalmente utiliza un prefijo de marcación para llamar al usuario del buzón,
introdúzcalo antes del número del buzón de voz.
2. Pulse
12
para eliminarlo de la lista.
para finalizar la lista de destinos y a continuación, grabe su mensaje.
Utilización del sistema de buzón de voz
Después de grabar su mensaje, puede elegir una opción del menú de envío:
Revisar
permite escuchar los mensajes que acaba de grabar.
Eliminar y volver a grabar
Añadir
reemplaza el mensaje grabado por uno nuevo.
permite añadir un anexo al mensaje grabado.
Opciones para dirigir un mensaje
ofrece las siguientes opciones:
Confidencial
evita que el destinatario o destinatarios de su mensaje lo reenvíen.
Confirmación
permite obtener notificación de que su mensaje ha sido escuchado.
Urgente
coloca este mensaje el primero en el buzón o buzones de destino.
Salir de las opciones para dirigir un mensaje permite salir del menú de
opciones.
Enviar y salir envía el mensaje al buzón o buzones de destino y, si es necesario, marca
otra extensión.
Opciones del usuario
Pulse
para seleccionar una opción de este menú:
Saludo
Nombre
graba su saludo permanente.
graba su nombre.
Contraseña
cambia la contraseña.
•
Su nueva contraseña deberá tener el mismo número de dígitos que la contraseña
predeterminada.
•
La nueva contraseña debe ser diferente de la anterior.
•
No puede utilizar
ni
en la contraseña.
Listas de distribución configura y envía mensajes a más de un buzón de voz
simultáneamente. Consulte “Listas de distribución” en la página 17 para obtener más
información.
Saludo temporal graba un saludo para un número determinado de días o hasta que
lo desactive. Configure la cantidad de días de 1 a 99; el saludo temporal vencerá a la
medianoche del último día especificado. Cuando vence un saludo temporal, la persona que
llama escucha el saludo permanente. Consulte “Consejos útiles” en la página 21 para obtener
más información.
Memo
graba un mensaje destinado a usted.
13
Guía del usuario del buzón de voz
Notificación de mensajes ordena al sistema que le notifique los mensajes nuevos de
su buzón. Se le puede notificar a un número interno o externo, mediante un mensaje o a un
buscapersonas digital o sólo de tonos. Consulte “Notificación de mensajes” en la página 15
para obtener más información.
Salir de las opciones
sale del menú de opciones del usuario.
Cómo enviar mensajes rápidos
La opción “Mensajes rápidos” le permite dejar mensajes en su buzón o en el de sus compañeros
de trabajo sin llamar a sus teléfonos o acceder a sus buzones de voz.
1. Marque la extensión del centro de mensajes.
2. Cuando el sistema responda pulse
.
3. Introduzca el número de buzón de voz en el que desea dejar el mensaje. Si normalmente
utiliza un prefijo de marcación para llamar al usuario del buzón, introdúzcalo antes del
número del buzón de voz.
4. Grabe el mensaje (debe durar al menos dos segundos).
5. Pulse cualquier tecla o cuelgue.
Cómo transferir una llamada externa a un buzón de voz
Para transferir una llamada externa a un buzón de voz
1. Pulse la tecla Trans/Conf. Si no dispone de esta tecla, pulse y suelte el interruptor de
comunicación.
2. Marque la extensión del centro de mensajes.
3. Cuando el sistema responda,
•
si tiene buzón de voz, pulse
•
si no tiene buzón de voz, pulse
.
.
4. Introduzca el número de buzón de voz en el que se desea dejar un mensaje. Si
normalmente utiliza un prefijo de marcación para llamar al usuario del buzón, introdúzcalo
antes del número del buzón de voz.
5. A continuación, cuelgue.
Sugerencia: Si no cuelga inmediatamente, la persona que llama no podrá escuchar el
saludo completo del buzón de voz.
14
Utilización del sistema de buzón de voz
Acceso a la operadora automática desde el buzón
Para marcar otra extensión si llama a alguien y le sale el buzón
1. Durante el saludo del buzón, pulse
para transferir a la operadora automática.
2. Marque la extensión a la que desee llamar. Si la marcación por nombre está activada en
el sistema, también puede usar el teclado para deletrear el nombre de la persona a la que
desea llamar.
Para llamar a otra extensión mientras se encuentra en su buzón personal
1. Pulse
para transferir a la operadora automática.
2. Marque la extensión a la que desee llamar. Si la marcación por nombre está activada en
el sistema, también puede usar el teclado para deletrear el nombre de la persona a la que
desea llamar.
Cómo comprobar los mensajes de más de un buzón de voz
Para comprobar los mensajes de más de un buzón de voz con una sola llamada al sistema
1. Compruebe los mensajes en el primer buzón de voz como lo hace habitualmente (consulte
“Cómo escuchar los mensajes” en la página 9).
2. Cuando termine con ese buzón, pulse
para volver a la operadora automática.
3. Pulse
cuando escuche el saludo de la compañía. El sistema le solicitará el nuevo
número de buzón de voz.
4. Introduzca el número de buzón de voz. Repita los pasos del 2 al 4 para cada buzón de
voz que desee comprobar.
Notificación de mensajes
La notificación de mensajes le permite salir de la oficina y recibir notificación del sistema cuando
tenga un mensaje. El sistema lo llamará a un número de teléfono o le enviará un mensaje a
su localizador. Si su teléfono no tiene luz de mensaje, también podrá utilizar la notificación
para indicar que tiene mensajes.
Con la notificación de mensajes, puede:
•
Especificar cuándo debe efectuarse la notificación: dentro o fuera del horario comercial,
siempre, o nunca.
•
Indicar que desea recibir notificación sólo de los mensajes urgentes.
Si el administrador le ha autorizado para especificar su tipo y número de buzón de voz, usted
puede:
•
Introducir un tipo de notificación: número de extensión interna, número externo, localizador
para dejar mensajes, localizador de tonos o localizador digital.
•
Introducir el número de extensión o teléfono en el que desea recibir la notificación.
15
Guía del usuario del buzón de voz
Si no se le ha autorizado para especificar el tipo y número de su buzón de voz, el Administrador
deberá programar el tipo y número de notificación por usted.
Si su número de notificación es un número de teléfono: El sistema marcará ese número
cada 15 minutos (dos veces si no se obtiene respuesta y tres veces si la línea esta ocupada).
Si usted no llama y comprueba su buzón de voz a la segunda vez (tercera si la línea esta
ocupada), el sistema no volverá a llamar, aunque recibiera mensajes nuevos. No obstante, su
indicador de mensaje en espera estará encendido hasta que el mensaje sea escuchado.
Si su número de notificación es un buscapersonas: El sistema efectúa sólo una llamada
para cada mensaje nuevo recibido.
Para configurar la notificación de mensajes
Siga el procedimiento que se indica a continuación para configurar las opciones de la
notificación. En cualquier momento puede pulsar
para pasar a la siguiente opción o bien
para salir de la notificación de mensajes.
1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón.
2. Pulse
para acceder a las opciones del usuario.
3. Pulse
para la notificación de mensajes.
4. Seleccione cuándo desea que le notifiquen:
•
Para que se le notifique durante el horario de oficina únicamente, pulse
•
Para que se le notifique fuera del horario de oficina únicamente, pulse
•
Para que se le notifique las 24 horas del día, pulse
•
Para desactivar la notificación de mensajes, pulse
.
.
.
5. Seleccione los mensajes para los que desea ser notificado:
•
Para que se le notifiquen todos los mensajes, pulse
•
Para que se le notifiquen únicamente los mensajes urgentes, pulse
.
.
6. Seleccione dónde desea que le notifiquen:
•
Para que se le notifique en una extensión interna, pulse
•
Para que se le notifique en un número externo, pulse
•
Para que se le notifique en un buscapersonas de mensajes, pulse
•
Para que se le notifique en un buscapersonas de tonos, pulse
•
Para que se le notifique en un buscapersonas digital, pulse
7. Introduzca el número en el que desea que le notifiquen.
16
.
.
.
.
.
.
Utilización del sistema de buzón de voz
Listas de distribución
Puede crear varias listas personales de distribución, cada una de ellas con un grupo de números
de buzón. También puede utilizar listas de distribución globales definidas por el Administrador.
Puede tener hasta un total de cinco (5) listas de distribución personales, numeradas de 05 a
09, con un total de 49 números de buzón en cada lista. Las listas de distribución globales están
numeradas de 01 a 04. El número 00 le permite difundir un mensaje a todos los buzones del
sistema. Utilice siempre dos (2) dígitos cuando introduzca un número de una lista de
distribución.
Para crear o agregar un número a una lista de distribución
1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón.
2. Pulse
para acceder a las opciones del usuario.
3. Pulse
para la lista de distribución.
4. Introduzca un número de lista de distribución.
5. Pulse
para agregar.
6. Introduzca un número de buzón de destino con el teclado. El sistema lee el nombre o
número del usuario del buzón. Si normalmente utiliza un prefijo de marcación para llamar
al usuario del buzón, introdúzcalo antes del número del buzón de voz.
7. Siga introduciendo los números de los buzones de destino. Una vez que haya terminado,
pulse
.
Para revisar una lista de distribución
1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón.
2. Pulse
para acceder a las opciones del usuario.
3. Pulse
para la lista de distribución.
4. Introduzca un número de lista de distribución.
5. Pulse
para revisar. El sistema lee el nombre o número de todas las entradas de la lista.
Para eliminar un número de la lista de distribución
1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón.
2. Pulse
para acceder a las opciones del usuario.
3. Pulse
para la lista de distribución.
4. Introduzca un número de lista de distribución.
5. Pulse
para eliminar.
6. Introduzca el número de buzón que desea eliminar con el teclado. El sistema lee el nombre
o número del usuario del buzón.
7. Repita los pasos 5 y 6 para cada número que desee eliminar.
Para asignar un nombre a una lista de distribución
1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón.
2. Pulse
para acceder a las opciones del usuario.
17
Guía del usuario del buzón de voz
3. Pulse
para la lista de distribución.
4. Introduzca un número de lista de distribución.
5. Pulse
para asignar un nombre.
6. Cuando oiga el tono, grabe el nombre de la lista de distribución. Este nombre se escuchará
cuando envíe un mensaje a esta lista.
Para utilizar una lista de distribución
•
En lugar de introducir un número de buzón, introduzca el número de la lista de distribución
que desee utilizar. El sistema lee el nombre o número de la lista.
Saludos del buzón de voz
Para utilizar correctamente los saludos de los buzones de voz
Existen dos tipos de saludos para el buzón de voz: “permanente” y “temporal”. Puede grabar
un mensaje permanente cuando acceda por primera vez a su buzón de voz Los saludos
temporales anulan el saludo permanente durante el período especificado. Si no hay un saludo
temporal, aquellas personas que accedan a su buzón de voz escucharán el saludo permanente.
Un saludo permanente no puede ser demasiado específico ya que está diseñado para abarcar
una serie de situaciones. Para las situaciones más específicas, cree un saludo temporal que
estará en funcionamiento hasta que lo desactive o para un número determinado de días.
A continuación mostramos dos ejemplos de saludos temporales:
“¡Hola! Ha llamado al número de Julia López. Estoy de vacaciones desde el viernes 18 de junio
hasta el viernes 25 de junio. Estaré de vuelta en la oficina el lunes 28 de junio. Por favor deje
su mensaje y me pondré en contacto con usted con la mayor brevedad posible. Si necesita
que le atendamos inmediatamente, marque [0] y pida que le pasen con Cristina Cardoso.”
“Habla Juan Pérez. Hoy martes 13 de mayo tengo una reunión que durará todo el día, por lo
que no podré atender su llamada. Por favor deje su mensaje y me pondré en contacto con
usted mañana.”
Puede cambiar su saludo temporal cuando lo desee para informarle a las personas que llaman
acerca de sus cambios de guía telefónica. Crear mensajes temporales todos los días es una
buena idea, ya que así demuestra a las personas que llaman que utiliza habitualmente el buzón
de voz. También puede dejar el nombre de la persona que lo sustituye en caso de que usted
no esté disponible para atender llamadas.
Acerca de los saludos bilingües
Las personas que llamen a un sistema bilingüe pueden cambiar el idioma de las instrucciones
habladas pulsando la tecla Alternar idiomas. Esto no cambia el idioma de su saludo. Consulte
con el Administrador para obtener más información.
Si su sistema es bilingüe, puede grabar un saludo bilingüe. Puede utilizar este ejemplo como
referencia (en el ejemplo, la tecla para alternar los idiomas es la 8):
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Utilización del sistema de buzón de voz
“Ha llamado al número de Cristina Cardoso. You have reached Cristina Cardoso. En este
momento no puedo atender su llamada. Por favor deje su nombre, su número y un mensaje
corto. I can’t anwser the phone right now. Please press 8 now to leave your name, number
and a short message. Si necesita que le atendamos inmediatamente, marque 0. If you
need immediate assistance, press 0.
Para cambiar un saludo permanente
Sugerencia: el saludo permanente inicial se crea cuando accede por primera vez al buzón
de voz y configura su contraseña, graba su nombre y el saludo permanente.
1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón.
2. Pulse
para acceder a las opciones del usuario.
3. Pulse
para acceder al saludo.
4. Grabe su saludo. Para terminar la grabación, pulse cualquier tecla.
5. Pulse
para aceptar el nuevo saludo,
para revisarlo y
para volver a grabarlo.
Para crear un saludo temporal
1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón.
2. Pulse
para acceder a las opciones del usuario.
3. Pulse
para acceder al saludo temporal.
4. Introduzca el número de días que desea que se escuche el saludo (de 01 a 99).
5. Si tiene ya un saludo temporal, el sistema lo reproducirá. Pulse
saludo,
para revisarlo y
para volver a grabarlo.
para aceptar este
6. Grabe su saludo. Para terminar la grabación, pulse cualquier tecla.
7. Pulse
para aceptar el nuevo saludo,
para revisarlo y
para volver a grabarlo.
Para activar y desactivar un saludo temporal
Una vez creado el saludo temporal, puede activarlo y desactivarlo cuando lo necesite, o bien
puede hacer que el sistema pase al saludo permanente tras un numero determinado de días.
1. Llame al sistema de buzón de voz y acceda a su buzón.
2. Pulse
para acceder a las opciones del usuario.
3. Pulse
para acceder al saludo temporal.
4. Cuando se solicite la duración del saludo temporal, pulse
para desactivar el saludo
existente, o bien
para volver a activar el saludo. O bien, escriba el número de días
(de 1 a 99) que desea que esté en activo el saludo antes de que el sistema pase al saludo
permanente.
19
Guía del usuario del buzón de voz
20
Consejos útiles
Consejos útiles
Acceso por tonos las 24 horas
El sistema de buzón de voz funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Todo lo
que necesita es un teléfono por tonos para comprobar los mensajes en cualquier momento,
en cualquier lugar.
Cómo escuchar sus mensajes
Las opciones de “Pausa”, “Rebobinar” y “Adelantar” del menú de reproducción se utilizan sólo
cuando está escuchando los mensajes. Utilice estas teclas para reproducir nuevamente la
información que no haya escuchado, para detener un mensaje a fin de que pueda tomar nota
de algún dato, o pasar rápidamente al siguiente mensaje.
Mientras escucha los mensajes, el sistema reproduce los mensajes nuevos antes que los
mensajes guardados. Después de escuchar todos los mensajes, el sistema vuelve al menú
principal.
Cómo enviar mensajes
Puede utilizar listas de distribución para enviar mensajes a varios buzones simultáneamente.
Puede enviar un mensaje a más de una lista de distribución (por ejemplo, si necesita enviar
un mensaje a más buzones de los que puede incluir una lista).
Límite de almacenamiento de mensajes
El sistema borra un mensaje guardado cuando la antigüedad del mismo supera el número de
días fijados por el administrador (por lo general 15 días). Los mensajes borrados no pueden
ser recuperados.
Reenvío y transferencia de mensajes
Las opciones “Responder” y “Enviar” del menú de reproducción sólo se pueden utilizar con
otros buzones de voz dentro de su compañía. No podrá responder o reenviar un mensaje a
un número externo.
Mensajes certificados
Cuando envía un mensaje certificado, el sistema crea una “confirmación” que contiene los
nombres de las direcciones de los mensajes. Esta confirmación se guarda como un mensaje
en su buzón de voz.
21
Guía del usuario del buzón de voz
Cada vez que escuche esta confirmación, podrá comprobar quién ha escuchado el mensaje
y quién no. Cuando todos hayan escuchado el mensaje, podrá eliminar la confirmación de su
buzón de voz.
Adelantar y marcar
No tiene que escuchar todos los mensajes del menú antes de pulsar una tecla para seleccionar
una opción; las instrucciones son sólo para su comodidad. Si sabe qué tecla utilizar, márquela
y recorra el sistema tan rápido como lo desee.
Duración y condiciones del mensaje
No existe una duración límite del mensaje, pero después de cinco minutos el sistema
interrumpe a la persona que llama y le pregunta si desea continuar. Si no obtiene una respuesta,
el sistema detiene la grabación y cuelga. Lo mismo sucede si la persona que llama deja de
hablar durante varios segundos o tiene una conexión defectuosa.
Si la persona que llama está en un ambiente con muchos ruidos, como una fábrica, o llama
desde un teléfono móvil de un coche, el sistema puede cancelar el mensaje. La persona que
llama deberá intentarlo nuevamente desde un lugar más silencioso.
La duración mínima del mensaje es de dos segundos.
Buzón de voz visual
Si dispone de un aparato 5140 ó 5240 IP, puede utilizar la aplicación Visual Voice Mail para
acceder a los mensajes del buzón de voz. No todas las funciones del buzón de voz están
disponibles en Visual Voice Mail; consulte la Guía del usuario de su teléfono para obtener más
información.
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