ENTRADA DE COMPROBANTES (Modificar – Borrar)

ENTRADA DE COMPROBANTES
(Modificar – Borrar)
¿En qué consiste la opción de entrada de comprobantes?
Entrada de comprobantes es una opción del menú que permite tanto elaborar
documentos como realizar algunos procesos sobre los que ya se encuentran
previamente contabilizados.
¿Cuál es la ruta para ingresar a la opción de entrada de
comprobantes?
Para ingresar a la opción de entrada de comprobantes se puede utilizar el buscador
de menú con el icono
o ingresar por la ruta: Contador – Control de
comprobantes – Entrada de comprobantes (Modificar / Borrar).
¿Cuáles son los procesos que se pueden ejecutar por la opción
de entrada de comprobantes?
Al ingresar por entrada de comprobantes es posible realizar algunos procesos
únicamente a los documentos contables, estos son:







Contabilizar o grabar
Consultar
Borrar
Anular
Modificar
Copiar
Predefinir
A continuación se explican cada uno de los procesos:
a. Contabilizar o grabar
Al momento de ingresar a grabar documentos el sistema permite realizar la
contabilización de la información, para ello se habilita la siguiente ventana:
En ella es necesario incluir la siguiente información:

Tipo y número de tipo: Es posible seleccionar cualquier tipo de documento
contable previamente parametrizado.

Número de documento: El sistema lo trae en forma automática validando
el número que se asignó en la definición del documento.

Fecha: El sistema inicialmente asigna la misma fecha con la cual se ingresó
al sistema, de igual forma es posible cambiar el día y el mes pero dentro del
mismo año.

Secuencias: El sistema permite la captura o ingreso de datos tales como:
cuenta contable, centro y subcentro de costo, nit, sucursal, naturaleza del
registro (debito – crédito) y valor; esta información se captura ítem por
ítem.
Importante:
Algunos de los anteriores campos se habilitan dependiendo de las
marcaciones realizadas en la apertura de la cuenta contable.
Teniendo en cuenta que SIIGO solo permite grabar comprobantes cuadrados (lo
que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos), todo valor registrado debe tener la correspondiente contrapartida.
Una
vez
la
contabilización
no
presente
diferencias,
comprobante con la tecla de función F1 o el icono
en la parte superior de la ventana
es
posible
grabar
el
que se encuentra
b. Consultar
Para realizar la consulta de la contabilización del documento, es necesario al
momento de ingresar a esta opción digitar la letra y el número del tipo de
documento (Ejemplo L – 001) y número del documento previamente contabilizado.
Con ello el sistema trae todos los registros del documento y en la parte superior
aparece el icono
el cual permite salir de la pantalla.
c. Borrar
Esta opción permite reversar la contabilización del comprobante en su totalidad y
liberar el número del documento para ser utilizado posteriormente, para realizar
este proceso es necesario al momento de ingresar a la opción de entrada de
comprobantes digitar la letra y el número del tipo de documento (Ejemplo L – 001)
y número del documento previamente contabilizado.
Con ello el sistema trae todos los registros del documento y en la parte superior se
visualiza el icono
el cual permite realizar este proceso.
Importante:
Una vez se borre la contabilización de un documento no es posible
traer nuevamente los datos previamente digitados.
d. Anular
Esta marcación permite borrar la contabilización registrada en el documento, pero a
su vez el documento queda en estado anulado evitando nuevamente su utilización,
para realizar este proceso es necesario al momento de ingresar a la opción de
entrada de comprobantes digitar la letra y el número del tipo de documento
(Ejemplo L – 001) y número del documento previamente contabilizado.
Con ello el sistema trae todos los registros del documento y en la parte superior se
visualiza el icono
el cual permite realizar este proceso.
Importante:
Una vez el documento sea anulado no
nuevamente los datos previamente digitados.
es
posible
traer
e. Modificar
Para modificar cualquier dato del documento previamente contabilizado como la
descripción, el centro de costo, la cuenta contable, los valores, incluir más
registros, entre otros; es necesario al momento de ingresar a la opción de entrada
de comprobantes digitar la letra y el número del tipo de documento (Ejemplo L –
001) y número del documento previamente contabilizado.
Con ello el sistema trae todos los registros del documento y en la parte superior se
visualiza el icono
realizar son:
el cual permite realizar este proceso. Los pasos a

Repasar los datos de fecha del documento y vendedor

A continuación al momento de llegar al campo de secuencias es necesario
digitar el código del renglón o ítem a modificar

Una vez en la grilla se esté repasando la secuencia, en la parte inferior de la
ventana, se visualizara este renglón de color azul.

Una vez se termine de repasar la secuencia, el sistema la deja en negrilla
como evidencia de la modificación realizada.

Por ultimo una vez realizadas todas las modificaciones es necesario grabar el
documento, proceso que se realiza con la tecla de función F1 o el icono
que se encuentra en la parte superior de la ventana
Importante:
Si se modifican los valores de un documento, es necesario
modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para que
el documento continúe cuadrado (débitos iguales a créditos)
.
f. Copiar:
Esta opción permite aumentar la productividad de los empleados evitando digitar
mes a mes comprobantes que sean idénticos o que solo se requieren cambiar
algunos datos.
Ejemplo.
 Pago de servicios públicos
 Pago arriendo
Para aplicar esta funcionalidad es necesario:

Elaborar el comprobante modelo para el tercero correspondiente y por los
valores requeridos para la contabilización.

Al siguiente mes, es necesario ingresar a SIIGO con la fecha en la cual se
requiere realizar la contabilización por la ruta: Contador - Control de
comprobantes – Entrada de comprobantes (Crear / Modificar / Borrar),
digitar los datos del comprobante digitado en el mes anterior y dar clic en el
icono
que se encuentra en la parte superior y el sistema de forma
automática actualiza el número del consecutivo del documento, a
continuación es posible repasar cada una de las secuencias permitiendo
realizar las modificaciones requeridas.

Por último una vez realizadas todas las modificaciones es necesario grabar el
documento, proceso que se realiza con la tecla de función F1 o el icono
que se encuentra en la parte superior de la ventana
Importante:
Si se modifican los valores de un documento, es necesario
modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para que
el documento continúe cuadrado (débitos iguales a créditos)
.
g. Predefinir:
Predefinir un comprobante es una funcionalidad que agiliza el proceso de
elaboración de documentos permitiendo elaborar un documento y definirlo como
modelo para la elaboración de nuevos, al hacer uso de esta funcionalidad es posible
cambiar algunos datos o toda la información digitada en el documento inicial.
Para hacer uso de esta funcionalidad es necesario:

Contabilizar el documento modelo con la información correspondiente.

Al siguiente mes o fecha requerida, es necesario ingresar a siigo con la fecha
en la cual se requiere realizar la contabilización por la ruta: Contador Control de comprobantes – Entrada de comprobantes (Crear / Modificar /
Borrar), digitar los datos del comprobante digitado en el mes anterior y dar
clic en el icono
que se encuentra en la parte superior, con ello se
habilita la siguiente ventana:
En ella se digita un consecutivo del comprobante predefinido con una
descripción que permita una fácil identificación al momento de su
utilizaciones y el programa trae por defecto la información del tipo,
comprobante y número del documento seleccionado.

Para contabilizar
siguientes pasos:


un
comprobante
predefinido
se
deben
realizar
los
Ingresar a SIIGO con la fecha en la cual se va a contabilizar el
documento
Iniciar la elaboración del documento por la ruta: Contador - Control de
comprobantes – Entrada de comprobantes (Crear / Modificar / Borrar) con el
mismo tipo de documento que se creó el comprobante predefinido; con ello
se habilita en la parte superior de la pantalla el icono
, el cual
te permite hacer la búsqueda del documento predefinido que se han
asignado.
Aquí el sistema únicamente muestra los comprobantes predefinidos relacionados al
tipo, número y consecutivo del comprobante predefinido; una vez seleccionado el
comprobante predefinido el sistema permite repasar y/o modificar algunos datos
como: Tercero, cuenta contable, centro y subcentro de costos, descripción, valor,
entre otros.

El sistema de forma automática actualiza el número del consecutivo del
documento, a continuación es posible repasar cada una de las secuencias
permitiendo realizar las modificaciones requeridas.

Por ultimo una vez realizadas todas las modificaciones es necesario grabar el
documento, proceso que se realiza con la tecla de función F1 o el icono
que se encuentra en la parte superior de la ventana
Importante:
Si se modifican los valores de un documento, es necesario
modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para que
el documento continúe cuadrado (débitos iguales a créditos)
.