contraloría general de santander código: recf-15-01

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER
INFORME DEFINITIVO
CÓDIGO:
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SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL
PROVINCIA COMUNERA
INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON
ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR
( No. 000019 20 Febrero 2013 )
VICTOR PASTOR RIOS GOMEZ
Responsable y Representante Legal
TIEMPO DE EJECUCION:
DEL 15 AL 16 DE NOVIEMBRE DE 2012
VIGENCIA
2011
Bucaramanga, Noviembre 20 de 2012
CONTROL FISCAL PREVENTIVO PROACTIVO Y PARTICIPATIVO
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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS
Contralor General de Santander
LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ
Contralor Auxiliar
LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA
Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal
EQUIPO AUDITOR
SANDRA JANETH ZARATE AMADO
Contadora Pública
Coordinadora de Auditoría
HENRY LOPEZ BELTRAN
Abogado
MABEL CONSUELO GONZALEZ JAIMES
Administradora de Empresas
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION
……………………………………………….…..
…………………………………………..
4
1.
ANTECEDENTES
2.
ALCANCE ……………………………………………………..
3.
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
………………………
5
3.1
EVALUACION CONTABLE ……..……………………………..
7
3.1.1
Balance General ……………………………………………….
7
5
5
3.1.2 Estado de Actividad Económica y Social …………………..
12
3.1.3 Opinión a los Estados Contables …………………………….
13
Sostenibilidad Contable ………………………………………
13
3.1.4
RECF-15-01
3.1.5 Gestión de Glosas ………………………………………………..
13
3.1.6 Facturación …………………………………………………………
14
3.1.7 Señalización - Demarcación de áreas y adopción del código
de colores …………………………………………………………… …..
14
3.2
AREA PRESUPUESTAL ………………….………………………
16
3.3
AREA CONTRACTUAL …..…………………………………….…
18
3.4
EVALUACION A LA GESTION ……………………………………
24
4.
SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO ………………...
24
5.
CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS ….…………..
25
6. CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS ……………………..
25
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INTRODUCCION
La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y
legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoría vigencia 2012, practicó
Auditoria Regular a La E.S.E. CENTRO DE SALUD JUAN SOLERI del municipio
de El Guacamayo por el período 2011, mediante comisión otorgada según
Resolución No. 000824 del 25 de octubre de 2012.
Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la
importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades
ejecutadas por parte de la Entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos
en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de
igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente,
económica y eficaz.
Los objetivos primordiales de esta auditoría son los siguientes:
o Evaluar las operaciones contables, financieras y presupuestales que registran
y presentan de acuerdo con las normas y disposiciones que regulan la
Contabilidad Pública y La Ley 115 de 1996, efectuando un análisis
presupuestal de la vigencia que demuestre los niveles de ejecución de los
ingresos y de egresos; al igual que las modificaciones, adiciones y reducciones
que se hayan realizado.
o Verificar las glosas que tiene la entidad a diciembre 31 de 2011 y comprobar la
gestión adelantada para su respectiva recuperación.
o Evaluar el proceso de contratación administrativa, verificando el cumplimiento
de lo señalado en el manual de contratación de la Entidad y La Ley 100 de
1993 y demás normas reglamentarias. Comprobar de manera selectiva la
legalidad y cumplimiento en el proceso de contratación.
o Analizar las quejas que existan radicadas en la Contraloría General de
Santander y llevar a cabo su trámite correspondiente.
Para el desarrollo de la misma, se contó con un equipo interdisciplinario de
profesionales, la colaboración de los funcionarios de la entidad y la información
por ellos suministrada y se aplicaron los procedimientos y las técnicas a través de
pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación de hechos y verificación de
la legalidad de los actos administrativos expedidos por la entidad.
Este Informe contiene los resultados obtenidos en desarrollo de la Auditoría
Gubernamental practicada por la Contraloría General de Santander a la ESE
CENTRO DE SALUD JUAN SOLERI del municipio El Guacamayo, sobre la
gestión de la administración de la entidad en la vigencia 2011, desde las diferentes
áreas auditadas.
La Contraloría General de Santander, espera que éste informe contribuya al
mejoramiento continuo del ente municipal y con ello a una eficiente administración
de los recursos públicos, lo cual redunda en el mejoramiento de la calidad de vida
de los ciudadanos.
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1.
ANTECEDENTES
La Contraloría General de Santander mediante el Informe Definitivo de Revisión
de cuenta promulga el FENECIMIENTO, sin hallazgos, de la cuenta rendida por
la ESE CENTRO DE SALUD JUAN SOLERI DEL MUNICIPIO DE EL
GUACAMAYO, para el período 2010. Una vez recibida la cuenta se constató que
la información suministrada se sujetara a lo establecido en la Resolución No 0294
de abril 30 de 2.009, sobre la rendición y revisión de cuentas. No se suscribió Plan
de mejoramiento.
2.
ALCANCE
El proceso auditor se orientó al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por
la Entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos, y el
cumplimiento de las actividades misionales para las cuales fue creada, tomando
como base los informes y formatos anexos correspondientes a la vigencia 2011,
presentados a esta Contraloría mediante el Sistema Integrado de Auditorías -SIA.
Tanto la información reportada en el SIA como la complementaria, aportada en
medio físico o electrónico en cualquiera de las etapas del proceso auditor o la
registrada en otros sistemas de información estatales, es responsabilidad de la
Administración de la ESE. Para el pronunciamiento de la vigencia analizada, se
examinaron los siguientes procesos:
-Evaluación y Análisis Financiero. Se analizó y verificó la oportunidad y veracidad
en el registro de los diferentes hechos económicos, así como el cumplimiento de la
normatividad aplicable.
Se revisarán los recaudos por venta de servicios de salud y las posibles pérdidas
por las glosas reconocidas.
-Evaluación y Análisis Presupuestal. Se verificaron los actos administrativos de
adiciones, reducciones y modificaciones al presupuesto, como también los
recaudos por diferentes conceptos y su correspondiente ejecución en el período
2011.
-Evaluación y Análisis a la Contratación. Se tomó una muestra de 10 contratos,
por valor total de $ 290.063.110, correspondiente al 100% del valor total de la
contratación registrada por la Entidad en el SIA, analizándose el cumplimiento de
la normatividad aplicable.
El informe contiene observaciones administrativas, financieras y legales que una
vez comunicadas por el equipo de auditoría, deberán ser corregidos por la entidad.
3.
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
La ESE Centro De Salud JUAN SOLERI del Municipio El Guacamayo- Santander
fue creada mediante Acuerdo Municipal Número 014 del 30 de Septiembre de
2.003 y certificada como ente descentralizado según Decreto Departamental
Numero 09349 de Diciembre 27 de 1.999 para la prestación de servicios de salud.
Actualmente la ESE Centro de Salud Juan Soleri presta servicios del primer nivel
de atención y algunos servicios del segundo nivel, con una amplia cobertura,
atendiendo las necesidades de otras poblaciones circunvecinas sin perder el
objetivo principal.
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ORGANIGRAMA
JUNTA DIRECTIVA
MEDICO
ODONTOLOGO
BACTERIOLOGO
JEFE DE ENFERMERIA
AUXILIARES DE
ENFERMERIA
AUXILIAR.
ADMINISTRATIVO
CONTADOR
GERENTE
AUXILAR DE ADMON
CONDUCTOR
AUXILIAR DE
SERVICIOS GENERALES
PROMOTORAS
La ESE Centro de Salud JUAN SOLERI de El Guacamayo, presta servicios de
Asistencia Médica, Odontológica, Ayudas Diagnósticas, Terapéuticas y un
conjunto de procedimientos destinados a la atención de personas que demanden
el servicio, para un acertado Diagnóstico, Orientación y Tratamiento; a través de la
ejecución de acciones como recuperación y rehabilitación.
Los servicios que ofrece la institución en el primer nivel de atención en salud son:














CONSULTA DE ENFERMERÍA
CONSULTA MEDICA GENERAL
CONSULTA ODONTOLÓGICA
HOSPITALIZACIÓN EN MEDICINA GENERAL
LABORATORIO PRIMER NIVEL
MEDICAMENTOS ESENCIALES
OTROS EXAMENES DIAGNOSTICOS GENERALES
SALUD AMBIENTAL
TRASLADO TERRESTRE DE PACIENTES
URGENCIAS DE BAJA COMPLEJIDAD
URGENCIAS ODONTOLOGICAS
PROTECCIÓN ESPECIFICA
DETECCION TEMPRANA
ENFERMEDADES DE INTERÉS EN SALUD PUBLICA
 ATENCIÓN DEL PARTO NORMAL
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3.1 ÁREA CONTABLE
En el desarrollo de la auditoría se pudo establecer que la ESE posee un software
financiero denominado WIMAX que solo tiene en red,
los módulos de
Presupuesto y contabilidad. La facturación se lleva a cabo en forma manual y la
farmacia lleva sus registros mediante una hoja de Excell. Se detectó que este
sistema presenta fallas y por tanto inconsistencias en la elaboración de la
ejecución presupuestal, lo cual no permite visualizar la disponibilidad inicial, así
como el presupuesto definitivo y el saldo por comprometer; restándole
confiabilidad y oportunidad a la información suministrada.
Hallazgo No. 1
La entidad no cuenta con un sistema integrado de información financiera que
garantice la revelación plena y fidedigna de todos los hechos económicos
generados.
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
ACEPTADO, frente a este hallazgo la entidad está gestionando para la adquisición
de un nuevo software contable integrado, con el fin de garantizar que la
información generada sea confiable, fidedigna y que cumpla con los requisitos
exigidos por los entes de control en cuanto a contar con un sistema integrado.
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
Teniendo en cuenta que en la respuesta el sujeto de control acepta el hallazgo y
manifiesta que la entidad está gestionando la adquisición de un nuevo software
contable integrado, se confirma el hallazgo administrativo el cual se deberá
registrar en el plan de mejoramiento que suscribirá la entidad.
3.1.1 Balance General
La ecuación Patrimonial de la Entidad según lo evidenciado en el Balance General
a diciembre 31 de 2011, cumple con lo establecido por las normas contables y se
determina de la siguiente forma:
Vigencia 2010
Vigencia 2011
Activo
$232.318.182
$236.606.106
Pasivo
300.000
0
Patrimonio
232.018.182
236.606.106
 Activos
El Activo conformado por el Activo corriente y el Activo No Corriente presenta
una variación mínima con respecto a la vigencia anterior.
Se observa
disminución en el saldo de la cuenta de Bancos, el cual pasa de $58.195.561 a
$32.648.743.
ACTIVO
Corriente
VIGENCIA 2011
236.606.106
189.331.106
VIGENCIA 2010
232.318.182
185.043.182
Variación
4.287.924
4.287.924
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No Corriente
47.275.000
PASIVO
Corriente
47.275.000
0
0
No Corriente
PATRIMONIO
TOTAL PASIVO MAS
PATRIMONIO
300.000
300.000
0
0
-300.000
-300.000
0
0
236.606.106
232.018.182
587.924
236.606.106
232.318.182
4.287.924
Tomado del balance General de la Cuenta Rendida en la vigencia 2010-2011
o Deudores
Corresponde al 32% del activo corriente. Su saldo de $60.739.165 a diciembre
31, presenta incremento con respecto a la vigencia anterior, cuyo saldo fue de
$39.733.710.
Cartera por edades:
Vigencia
2010
Vigencia
2011
Menos de
30 días
30 días
60 días
90 días
Más de 90
días
TOTAL
9.921.430
3.178.659
152.500
3.136.114
24.245.007
$39.733.710
12.457.335
3.757.940
15.351.516
29.172.367
$60.739.159
Para la vigencia 2011, la cartera se incrementó, especialmente a 90 días y la
mayor de 90 días, a pesar de existir la colaboración de la Procuraduría Judicial
para asuntos administrativos, para lo cual se llevaron a cabo audiencias de
preacuerdo y estableciendo fechas para la conciliación, pero desafortunadamente
algunas EPS no cumplieron con lo pactado.
Esta cartera se encuentra representada así:
Entidad
Vigencia 2011
Vigencia 2010
Aseguradora solidaria
CAPRECOM
Coomeva EPS
Coosalud
Nueva EPS
Famisanar
Fuerzas militares
Fundamed
Fund. Médico preventiva
Insuoriente
Municipio Guacamayo ++
Saludcoop EPS
Sanitas
Salud Total EPS
Sanidad Sder
SOLSALUD EPS
SURA
Avanzar Médico
TOTAL
1.370.744
146.617
4.750.162
24.713.102
83.500
590.952
55.000
835.910
5.717.055
319.009
11.930.688
887.837
463.435
742.606
2.711.173
1.877.958
586.947
2.956.464
60.739.159
480.500
2.634.775
3.651.975
18.174.765
83.500
590.952
221.100
835.910
5.408.678
319.009
1.291.452
463.435
153.285
1.259.245
4.165.129
39.733.711
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En éste cuadro se observa que, en el incremento de la cartera para la vigencia
2011 tiene incidencia la deuda que tiene la Alcaldía de El Guacamayo con la ESE
por valor de $11.930.688 y el incremento de la cartera con COOSALUD por valor
de $6.538.337.
Es importante aclarar que en ésta cartera mayor a 90 días, se encuentra incluida
cartera que supera el año, como se puede observar en el siguiente cuadro:
Entidad
FUNDAMED
COOMEVA
FUNDAC
MEDICO
PREVENTIVA
COOSALUD
AVANZAR MEDICO
TOTAL
Valor
835.910
1.491.855
Días
1.461 a 1.923
360 a 669
3.206.289
4.902.861
1.656.502
12.093.417
427 a 761
458 a 724
366 A 698
En conclusión, la ESE ha llevado a cabo las gestiones correspondientes para la
recuperación de cartera y ha logrado el recaudo de algunas de las entidades
como Caprecom, Avanzar médico y Saludcoop. Sin embargo existen algunas
entidades cuyos saldos de 2010 no presentaron variación con respecto a la
vigencia 2011, es decir no se lograron los recaudos de estas cuentas.
Por lo expuesto anteriormente, se invita al gerente a llevar a cabo las gestiones
correspondientes para el respectivo cobro a las entidades que tienen cartera
superior a 1 año, con el fin de efectuar su recaudo, pues supera los $12.000.000,
dineros que son representativos si tenemos en cuenta el presupuesto de la
entidad.
Hallazgo No. 2
No se han llevado a cabo las gestiones correspondientes para la recuperación de
cartera.
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
SE DESVIRTUA, ya que el Gerente realiza gestión de recuperación de cartera
mediante visitas a las diferentes EPSS, como se pudo concluir la mayor incidencia
registra en la deuda que se tiene con la alcaldía Municipal por $11.930.688 que se
encuentran registrados en una cartera menor a 90 días recuperándose dentro del
primer trimestre del año 2012, al igual que las deudas de otras EPS”S. Se está
gestionando conciliaciones de la cartera con entidades deudoras con el fin de
realizar el saneamiento de la cartera registrada y que no se ha podido recuperar
por ser cartera de vencimiento superior a 360 días.
Anexo: Comprobante de Ingreso No. 0000023 y 0000005
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
El hallazgo fue concebido teniendo en cuenta las gestiones realizadas durante la
vigencia 2011, sin embargo, teniendo en cuenta la respuesta y los soportes
enviados, se observa la gestión de recuperación durante la vigencia 2012. Por
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lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo, no sin antes recalcar a la
administración, que una de las actividades más importantes para una entidad
prestadora de salud, es el recaudo por la venta de los servicios prestados.
Hallazgo No. 3
-Los contratos de Régimen Subsidiado, suscritos con las diferentes EPS no han
sido liquidados desde la vigencia 2007.
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
Respuesta: SE DESVIRTUA, Los contratos con la EPS Coosalud EPS, del
régimen subsidiado única entidad con la cual el Centro de Salud Juan Soleri
contrata ya se han realizado las respectivas liquidaciones, quedando pendiente el
pago de los saldos por parte de la EPS”s.
Anexo: Liquidaciones realizadas con la EPS”S Coosalud.
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
En la respuesta enviada, la administración manifiesta enviar las liquidaciones
realizadas con la EPSs Coosalud, pero no vienen anexas a la respuesta. Por lo
tanto se convalida el hallazgo administrativo, con el fin de incluir en el plan de
mejoramiento.
o Inventarios
Según el Balance General, ésta cuenta cierra con un saldo de $95.943.198 y
corresponde a la adquisición de medicamentos; sin embargo se observó que no
se registran las salidas de los mismos y por tanto el saldo registrado en el
Balance no es real, toda vez que el stock de los medicamentos de la farmacia no
demuestran dicho valor, sobreestimando el activo.
Hallazgo No. 4
La E.S.E no registra contablemente las salidas de medicamentos y por tanto el
saldo de inventarios en el Balance no es real, sobreestimando el activo.
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
ACEPTADO, de acuerdo a reunión del comité de Sostenibilidad contable se
determinó el ajuste contable de la cuenta de inventarios para el cierre de la
vigencia 2012, corrigiéndose este hallazgo mediante asiento contable.
Anexo: Asientos contable Nota Contable No.0000686
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
En la respuesta enviada, la administración corrige éste hallazgo mediante acta de
comité de sostenibilidad contable y envía la relación de inventario físico a 31 de
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diciembre de 2012. Por lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo, no sin
antes, reiterar que la administración debe también realizar dicho ajuste en el
Balance a 31 de diciembre de 2012.
Propiedad Planta y Equipo
El saldo de ésta cuenta no presenta variación con respecto a la vigencia anterior.
En los saldos que conforman esta cuenta, se encontraron una serie de
inconsistencias como:
- Se encuentra contabilizado el valor del predio en donde funciona la ESE por
$38.207.000, el cual no está actualizado. Sin embargo, según el Gerente, éste
predio aún no ha sido legalizado y la ESE no posee las escrituras a su nombre,
pues el terreno es propiedad de la administración municipal y se están invirtiendo
dineros públicos en un predio sin legalizar.
-No se encuentran contabilizados los elementos que debieran conformar el equipo
médico y científico, como el reanimador, el electrocardiógrafo, la unidad
odontológica, los elementos del laboratorio clínico, las camillas, la unidad de
urgencias, subestimando el activo.
A pesar que la Gobernación donó a la ESE una ambulancia en la vigencia
2010, no se ha incluido en el Balance, subestimando el activo.
-Por no existir las anteriores contabilizaciones, la ESE no lleva a cabo la
respectiva depreciación de dichos elementos.
Hallazgo No.5
La ESE no ha contabilizado dentro de sus estados financieros, la ambulancia, ni
los elementos de Propiedad planta y Equipo, ni ha legalizado el predio en donde
presta los servicios de salud, por lo tanto no se ha llevado a cabo la depreciación.
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
ACEPTADO, se están adelantando gestiones ante la Alcaldía Municipal para la
legalización del predio donde funciona la ESE Centro de Salud Juan Soleri, del
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cual no se poseen los documentos legales de propiedad, se realizó contabilización
en los estados financieros del valor de la ambulancia y otros equipos médicos
donados pendientes de contabilizar.
Anexo: Asiento contable Nota de contabilidad No. 0000684 y 0000685
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
En la respuesta enviada, la administración incluye mediante Nota de contabilidad,
el valor de algunos equipos médicos pendientes de contabilizar, incluida la
ambulancia. Queda pendiente la legalización del predio en donde funciona la
entidad, el cual es muy importante, toda vez que se han llevado a cabo
inversiones, sin ser aún de propiedad de la ESE. Por lo tanto se convalida el
hallazgo administrativo, con el fin de continuar con las respectivas diligencias de
legalización del predio, e incluirlo en el Plan de mejoramiento.
 Pasivo
La entidad no registra deuda por ningún concepto. Canceló todas las cuentas
pendientes a 31 de diciembre de 2011. No debe salarios ni tampoco tiene
pensionados a su cargo.
 Patrimonio
El saldo para la vigencia 2011 no es real, toda vez registra un valor de
$236.606.106 en el cual no se encuentran incluidos todos los elementos que lo
conforman.
3.1.2 Estado de Actividad financiera, Económica y social
CONCEPTO
INGRESOS
GASTOS
COSTO DE VENTA
OTROS INGRESOS
OTROS GASTOS
EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL
EJERCICIO
2011
2010
484.940.951
263.233.670
218.073.172
4.145.196
3.191.381
$383.253.388
128.806.161
220.479.810
750.567
6.534.578
4.587.924
28.183.406
Los ingresos totales de la ESE están conformados por la Venta de Servicios de
Salud, Transferencias recibidas y dineros Sin Situación de Fondos, por valor de
$324.883.803, $118.072.500 y $41.984.648 respectivamente.
Podemos observar la variación en los ingresos y al analizar el Estado de Actividad
Financiera, Económica y Social se concluye que éste incremento no corresponde
a la venta de servicios de salud, el cual disminuye con respecto a la vigencia
anterior, sino a las transferencias recibidas por valor de $118.072.500 por parte
de la Gobernación de Santander, para la remodelación de la planta física.
Es importante mencionar, que a pesar que la venta de servicios disminuyó, los
gastos en sueldos y salarios presentaron un incremento de $13.000000, afectando
el resultado del ejercicio.
El costo de ventas y los gastos guardan relación con respecto a los ingresos por
venta de servicios.
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En ningún momento se observa la contabilización en el ingreso y/o gasto, del
margen de la contratación, de acuerdo con la atención que se brinde a los
usuarios del Régimen Subsidiado.
-La vigencia revisada presenta una utilidad de $4.587.924, inferior a la vigencia
2010, que fue de $28.183.406.
3.1.3 Opinión sobre los Estados contables
Analizados los Estados financieros de la ESE CENTRO DE SALUD JUAN SOLERI
del municipio de El Guacamayo, con corte a 31 de diciembre de 2011, la
contadora Pública SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con T.P., No. 57384 –T
determinó que no son razonables teniendo en cuenta el total del Activo
($236.606.106) de la ESE, por las siguientes razones:
- El saldo de $95.943.198 registrado como Inventario, no es real, por cuanto no es
una cifra objetiva para la cantidad de medicamentos que se encuentran en la
farmacia de la ESE. Presentan un desfase de por lo menos $70.000.000. Se
encuentra sobreestimado el activo.
-El saldo de Propiedad Planta y Equipo no se encuentra actualizado. No se
encuentra incluido el valor de la ambulancia que fue recibida en la vigencia 2010,
por valor de $150.000.000; tampoco registra los valores del Equipo médico y
científico como el reanimador de sentidos, el electrocardiógrafo, la unidad
odontológica y otros elementos de cirugía que existen en la ESE y que fueron
adquiridos en la vigencia 2011.
3.1.4 Sostenibilidad contable
-La ESE durante la vigencia 2011, no llevó a cabo ninguna actuación referente al
proceso de sostenibilidad contable, siendo necesario para actualizar e incluir
partidas en los estados financieros, que no fueron registradas.
Hallazgo No.6
La ESE no ha llevado a cabo el proceso de sostenibilidad contable.
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
ACEPTADO, se reactiva nuevamente este proceso de sostenibilidad contable.
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
En la respuesta enviada, la administración manifiesta la reactivación del proceso
de sostenibilidad contable. Por tanto se convalida el hallazgo administrativo,
con el fin dar el respectivo cumplimiento e incluirlo en el Plan de mejoramiento.
3.1.5 Gestión de glosas
El Hospital no tiene establecido un manual de procedimientos para el proceso de
glosas que facilite el control y seguimiento de las mismas y que permita identificar
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y verificar los diferentes motivos y causas de glosas con el fin de determinar las
áreas y los funcionarios responsables.
Sin embargo, según la información suministrada por la entidad, solo se
presentaron glosas durante la vigencia 2011 por valor de $457.258 por atención
de pacientes en otros centros de salud.
Se invita a la administración a realizar la gestión respectiva con respecto de las
glosas, toda vez que la entidad debe cumplir con el proceso de recibir la glosa,
radicarla, analizarla, resolverla y enviarla y radicarla en la EPS en el tiempo que
estipula la Ley. Si la EPS no da respuesta en el tiempo estipulado, da a entender
que es aceptada la respuesta por parte de la EPS.
Hallazgo No.7
La ESE no tiene establecido un manual de procedimientos para el proceso de
glosas que facilite el control y seguimiento a las mismas.
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
SE DESVIRTUA, la entidad da cumplimiento a la normatividad con respecto al
proceso que se debe llevar al recibir, radicar, analizar, resolver las glosas que se
generan para la entidad, es por este motivo que en la vigencia auditada solamente
se recibió una glosa por valor de $457.258.
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
A pesar que las glosas presentadas durante la vigencia 2011 fueron mínimas, la
entidad no tiene establecidos los procedimientos a seguir para el proceso de
revisión y seguimiento de las mismas. Por tanto se convalida el hallazgo
administrativo, con el fin de que la entidad instituya estos procedimientos y los
incluya en un Plan de mejoramiento.
3.1.6 Facturación
El proceso de facturación en la ESE Juan Soleri del municipio de El Guacamayo
se lleva a cabo en forma manual. No existe un módulo que al digitar la
información de cada una de las entidades a las que se les presta el servicio, arroje
con exactitud la correspondiente factura.
Para la vigencia 2011 se facturó la suma de $286.103.110, siendo su mayor
ingreso la atención a los usuarios del Régimen Subsidiado en la ARS
COOSALUD, cuyo valor facturado durante la vigencia 2011, fue de $252.482.026.
3.1.7 Señalización - Demarcación de áreas y adopción del código de colores
El programa de señalización y demarcación de áreas, define físicamente la
organización y distribución de los sitios de trabajo, ubica en los planos de la
institución: vías de evacuación, ubicación de alarmas, riesgos específicos, red
contra incendios.
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Servilletas,
Residuos de
empaques de
alimentación,
Todo tipo de papel
papel
antes y después
y cartón limpio y
plastificado,
de su
seco (archivo,
icopor, plástico preparación,
periódico y
no reciclable,
residuos
revistas),
papel carbón,
vegetales,
radiografías.
envases
material de
tetrapack.
poda y jardín.
DISPOSICIÓN
FINAL
DISPOSICIÓN
FINAL
Relleno
Sanitario.
Lombricultura y
Compostaje.
DISPOSICIÓN FINAL
Reciclaje Comercialización.
Vasos plásticos
desechables,
garrafas, tarros,
bolsas de suero y
polietileno, jeringas
sin aguja ni fluidos
corporales.
Envases y frascos
de vídrio, tapas y
latas metálicas.
DISPOSICIÓN FINAL
DISPOSICIÓN
FINAL
Reciclaje Comercialización.
Reciclaje –
Comercialización
Residuos Peligrosos
Gasas,
algodón,
guantes látex,
materiales de
Agujas y
curación,
material
elementos
cortopunzante.
infectados con
fluidos
biológicos.
Iridio 192.
Metales
pesados,
reactivos
citotóxicos,
fármacos.
Amputaciones,
residuos
anatomopatológicos,
sangre y
subproductos.
DISPOSICIÓN
FINAL
DISPOSICIÓN
FINAL
DISPOSICIÓN FINAL
DISPOSICIÓN
FINAL
DISPOSICIÓN
FINAL
Incineración.
Inactivación
alta tasa
Relleno
Sanitario.
Incineración.
Inactivación Trituración.
Relleno
Sanitario.
Relleno de
Incineración seguridad en
Encapsulación,
país de origen
Relleno
por contrato
sanitario.
o proveedor.
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La ESE JUAN SOLERI del municipio de El Guacamayo, ha avanzado en el
cumplimiento de las normas que refieren a la señalización y demarcación de las
diferentes áreas de la entidad.
Así mismo está poniendo en práctica la adopción de los recipientes y bolsas de
colores para la selección, disposición y almacenamiento de los desechos
hospitalarios, con el fin de hacer una eficiente disposición de los mismos, como lo
manifiesta la Organización Mundial de la Salud.
3.2 ÁREA PRESUPUESTAL
Mediante Proyecto de Acuerdo No.001 del 03 de enero de 2011 se fijó el
Presupuesto General de Rentas y Gastos de la ESE Centro de Salud JUAN
SOLERI del municipio El Guacamayo para la vigencia fiscal 2011 en Trescientos
setenta millones ochocientas setenta y cinco mil doscientos cuarenta y un pesos
($370’875.241), aprobado por el Consejo Municipal de Política Fiscal (CONFIS)
mediante Acta No. 001 de enero 03 de 2011.
Hallazgo No. 8
FALENCIAS EN DENOMINACIÓN DE ACTOS EXPEDIDOS POR LA JUNTA
DIRECTIVA.
Se observó que el proyecto de acuerdo del presupuesto de ingresos y gastos
para la vigencia 2011, una vez aprobado por la Junta Directiva sigue
denominándose proyecto de acuerdo, incurriendo en un hallazgo administrativo al
cual se le hará el seguimiento respectivo en el Plan de mejoramiento.
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CÓDIGO:
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Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
SE DESVIRTUA. Hallazgo corregido para la vigencia 2012.
Anexo: acuerdo de presupuesto vigencia 2012.
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
El documento anexo nos permite evidenciar que el hallazgo fue corregido para la
vigencia 2012, por tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo.

Evaluación de la Ejecución Presupuestal de Ingresos
(Cifras en pesos)
PPTO
INICIAL
ADICCIONES
370’875.241
253’087.212
REDUCCIONES
PPTO
DEFINITIVO
RECAUDOS
744.712
623’217.741
439’468.600
SALDO POR
RECAUDAR
183’749.141
% DE
RECAUDO
70.50
Fuente: Ejecución Presupuestal vigencia 2011
El Presupuesto inicial de Ingresos ascendió a la suma de $370’875.241, se
registraron adiciones por valor de $253’087.212, reducciones por $744.712 para
un presupuesto definitivo de $623’217.741. Su recaudo fue de $439’468.600
equivalente a 70.50% del total presupuestado, quedando pendiente por recaudar
$183’749.141.
Los rubros más representativos en el recaudo fueron las Transferencias recibidas
y la venta de servicios del régimen subsidiado, con $118.072.500 y $233’911.007
respectivamente.
Las transferencias provienen de la Gobernación de Santander, para la adecuación
de la planta física y del total presupuestado $236.213.110, solo se recaudó el 50%
y del Régimen Subsidiado el 102.4%.

Evaluación de la Ejecución Presupuestal de Gastos
(Cifras en pesos)
PPTO
ADICCION
INICIAL
REDU
CCION
CONTRA
CREDITOS
PPTO
DEFINITIVO
COMPRO
METIDO
PAGOS
SALDO POR
PAGAR
370´875.241
744.712
7´080.000
623´217.741
605´823.304
487´750.805
118´072.499
253´087.212
Fuente: Ejecución Presupuestal vigencia 2011
El presupuesto de gastos, presenta un presupuesto inicial de $370’875.241,
adiciones por valor de $253’087.212, reducciones por $744.712, Créditos y contra
créditos por valor de $7’080.000 para un presupuesto definitivo de $623’217.741.
De éste valor, se comprometió la suma de $605’823.304 equivalente al 97.20%
del total del presupuesto, de los cuales se realizaron pagos por $487’750.805,
quedando $17’394.437 por comprometer y un saldo por pagar de $118’072.499.
El 100% del presupuesto ejecutado se invierte en gastos de Funcionamiento.
Se observa que realizó una buena gestión en cuanto a la ejecución del gasto.
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CÓDIGO:
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SITUACIÓN PRESUPUESTAL
La entidad para la vigencia 2011 arrojó un Déficit presupuestal por valor de
$166’354.704.
ESE CENTRO DE SALUD JUAN SOLERI
SITUACIÓN PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2011
INGRESOS RECAUDADOS
439’468.600
MENOS: GASTOS COMPROMETIDOS
605’823.304
DEFICIT PRESUPUESTAL
166’354.704
La ESE presentó déficit presupuestal para la vigencia 2011, porque:
-.A pesar de haber recibido $236’213.110 por concepto de Transferencias
Departamentales, se comprometió la totalidad del rubro; sin embargo solo se
recaudó el 50% durante la vigencia auditada, quedando un saldo por recaudar de
$118’140.610 para la vigencia 2012.
-Así mismo, se comprometió en el 2011 el valor recaudado de vigencias anteriores
por valor de $32’832.053 y el valor de $15’539.016 correspondiente a la
disponibilidad inicial.
3.3 ÁREA DE CONTRATACIÓN
Es importante, antes de entrar en el análisis realizado a la línea de contratación de
la ESE Centro de Salud Juan Soleri del Guacamayo, hacer un esquema jurídico
con respecto al alcance del régimen de contratación aplicable para estas
entidades.
En materia contractual, las E.S.E.s del Estado se regirán por el Derecho Privado,
pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el
Estatuto General de Contratación de la administración pública.
La contratación de Derecho Privado no restringe el alcance del principio de
prevalencia del interés general, como tampoco del principio de responsabilidad por
omisión o extralimitación en el ejercicio de funciones por parte de los agentes de la
administración contratante. Las Empresas Sociales del Estado deberán ajustar su
actividad contractual a los principios rectores de la función pública, así como les
aplica la responsabilidad objetiva según las previsiones del artículo 90 de la
Constitución, sin perjuicio de lo dispuesto en el Estatuto General de Contratación,
Ley 80 de 1993.
Así las cosas, en la ESE Centro de Salud Juan Soleri de El Guacamayo, se
practicó el proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad
Regular, sobre los contratos suscritos, legalizados y ejecutados por esta entidad
correspondiente a la vigencia 2011, hallándose en un alto porcentaje de los
contratos auditados, la observancia de los principios de responsabilidad, eficacia
y eficiencia inmersos en las minutas contractuales y en el manual mismo de
contratación de la Entidad; los cuales tienen como finalidad asegurar que todas
las actuaciones adelantadas por la Administración se cumplan de manera
responsable y seria, percibiéndose compromiso y sentido de pertenencia por parte
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de los funcionarios garantes de administrar el Erario y de adelantar todos y cada
uno de los procesos contractuales de La ESE Centro de Salud Juan Soleri de El
Guacamayo.
Ahora bien, teniendo en cuenta que es la primera vez que se realiza auditoría en
el Centro de Salud JUAN SOLERI, se pudo observar que su administración en la
vigencia 2011, realizó en términos generales una labor adecuada, con algunas
salvedades como lo fue en la rendición de cuenta SIA formato 20 -13 A y también
en lo referente a la forma y conservación de los contratos, pues se pudo
evidenciar en una primera revisión que en algunos expedientes no se encontraron
todos sus soportes como los informes de las actividades del contratista, los
informes de seguimiento por parte del supervisor y actas de liquidación, pues
recordemos que la E.S.E en cumplimiento de los fines fundamentales, debe
garantizar la adecuada prestación de los servicios y por ende demostrar mediante
actos idóneos, claros y veraces, el cabal desarrollo y ejecución de los mismos.
Así mismo, en el transcurso del proceso auditor se pudo instituir que la entidad
cuenta con un archivo adecuado, lo cual generó un proceso auditor oportuno,
igualmente se pudo observar que la E.S.E Centro de Salud Juan Soleri de El
Guacamayo, ostenta un manual de contratación actualizado para la vigencia
auditada y a pesar de no contar con un manual de interventoría y/o supervisión de
la contratación, se maneja por parte de su administración un concepto acertado de
los dos términos.
Para finalizar éste análisis de la auditoría realizada la E.S.E Centro de Salud Juan
Soleri de El Guacamayo, es de suma importancia recalcar que no solo se revisó
por parte del Abogado Comisionado la Gestión en los contratos suscritos y
ejecutados por la administración si no también los resultados obtenidos, es decir
en términos más exactos y comprensibles se verificó conjuntamente que los
contratos se realizaran con los documentos y requisitos exigidos por la
normatividad legal vigente y a su vez que la necesidad en cada uno de estos
contratos fuese satisfecha.
CONTRATACIÓN AUDITADA
La E.S.E Centro de Salud JUAN SOLERI de El Guacamayo, según certificación
del 16 de noviembre del 2011, expedida por su gerente General en la vigencia
2011 celebró 10 Contratos por una cuantía que asciende a la suma de
$290.063.110,80distribuido según la clase de contrato así:
CLASE DE CONTRATO
C1PRESTACION DE SERVICIOS.
C2 CONSULTORIA
C3 INTERVENTORIA
C4 MANTENIMIENTO
C5 OBRA PUBLICA
C6 COMPRA Y SUMINISTRO
C8 COMODATO
C9 ARRENDAMIENTO
C10 FIDUCIA
C15 SEGUROS
C19 OTROS
TOTAL
MODALIDAD
09 Contratación Directa
01 Convocatoria Pública
VALOR
$53.850.000
$0
$0
$0
$236.213.110,80
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$290.063.110,80
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Teniendo en cuenta que La E.S.E Centro de Salud Juan Soleri de El Guacamayo,
celebró la contratación referida anteriormente, los funcionarios comisionados para
la presente auditoría optaron por tomar como muestra los siguientes contratos, los
cuales corresponden al 100% del total de la contratación realizada por la ESE en
la vigencia 2011:
Modalidad
De Selección
Clase De
Contrato
Contratación
1 Directa
Prestación
de
servicios
Contratación
2 Directa
Prestación
de
servicios
Contratación
3 Directa
Prestación
de
servicios
Contratación
4 Directa
Prestación
de
servicios
Contratación
5 Directa
Prestación
de
servicios
Contratación
6 Directa
Prestación
de
Servicios
7 Licitación
Contratación
8 Directa
Contratación
9 directa
Contratación
10 Directa
Objeto Del Contrato
Prestación de servicios profesionales de
asesoría y consultoría administrativa
financiera, tributaria y contable de la
E.S.E centro de salud Juan Soleri de El
municipio de El Guacamayo –
Santander
Prestación de servicios profesionales de
médico general de el centro de salud
Juan Soleride el municipio de El
Guacamayo - Santander
Prestación de servicios en la creación
de la página web para la ese centro de
salud Juan Soleri del municipio de El
Guacamayo para dar cumplimiento al
programa agenda de conectividad de
elMinisterio de tecnologías de la
información y las comunicaciones
Prestación de servicios profesionales de
médico general de el centro de salud
Juan Soleri del municipio de El
Guacamayo - Santander
Realización de un manual de
contratación reglamentado; con los
procedimientos necesarios y con la
nueva reglamentación del decreto 2474
de 2008
Realizar la asesoría profesional para
cobro de los saldos generados por la
conciliación de aportes patronales y
situado fiscal durante las vigencias
1996 – 2010
Valor Inicial
Del Contrato
$12.000.000
$14.700.000
Nombre
Contratista
NORIS MARIA
PEREZ
CASTELLANOS
HERNADO
DAVID
NAVARRO
MUÑOZ
Suscripción
Contrato
enero 25 de
2.011
enero 08 de
2.011
HALVERT
LEONARDO
$3.000.000
MEDINA
HERNADO
DAVID
NAVARRO
$12.250.000 MUÑOZ
NORIS MARIA
$4.000.000 PEREZ C
25% de lo
recaudado en CORPORACION
saneamiento COMPLEMENTO
de aportes
HUMANO
HABITARQ
ADECUACIÓN Y AMPLIACIÓN DE LA ESE
CONSULTORIA,
Contrato
CENTRO DE SALUD JUAN SOLERI DEL
DISEÑOY
de
Obra MUNICIPIO
DE
EL
GUACAMAYO ,
CONSTRUCCION
Pública
DEPARTAMENTO DE SANTANDER ”
$236.213.110 LTDA
Prestación de servicios de apoyo a la
gestión
para
servicio
de
mantenimiento preventivo correctivo
CARLOS
Prestación del equipo médico hospitalario del
ERNESTO
de
Centro de salud Juan Soleri del
ZABALA
Servicios
municipio de El Guacamayo - Santander
$4.000.000 BLANCO
FREDY
Prestación Prestación de servicios de apoyo en la
HERNANDO
de
conducción de la ambulancia con
CONTRERA
Servicios
disponibilidad las 24 horas
$3.000.000 TRASLAVINA
Prestación de servicios profesionales
Prestación como auxiliar de enfermería del Centro
ANA
ELVIA
de
de salud Juan Soleri del municipio de El
MARQUEZ
Servicios
Guacamayo - Santander
$900.000 DUARTE
1 de junio
de 2.011
26 de julio
de 2.011
1 de
septiembre
de 2.011
1 de
septiembre
de 2.011
octubre 24
de 2.011
octubre 03
de 2.011
noviembre
01 de 2.011
diciembre
15 de 2.011
TOTAL CONTRATOS : $290.063.110,80
Seleccionados así los anteriores contratos, se realizó un análisis exhaustivo y
pormenorizado por parte del equipo auditor, verificándose de acuerdo a cada
característica contractual, que éstos cumplieran con lo estableció en su manual de
contratación junto a la normatividad legal vigente al momento de su suscripción,
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legalización y ejecución, hallándose irregularidades administrativas las cuales se
describen con sus respectivos soportes de la siguiente manera:
RENDICIÓN DE CUENTA FORMATO 20-13 A
En la rendición de cuenta SIA formato 20 -13 A, diligenciado por la administración
de La E.S.E Centro de Salud Juan Soleri de El Guacamayo en la vigencia 2011, el
cual se encuentra registrado en la página Web SIA de la Contraloría General de
Santander, se evidencia que registraron 18 contratos por valor de Doce millones
setecientos cuarenta y nueve mil doscientos sesenta y cinco pesos, $ 12.749.265.
Se solicitó a la administración de la ESE revisar y certificar, de acuerdo con la
información que reposa en los archivos de la entidad, cuál es la totalidad de los
contratos sumando los adicionales realizados a cada uno de ellos en la vigencia
2011, obteniendo así como respuesta que el número de contratos suscritos para
dicha vigencia fue de Diez (10) contratos en total, los cuales ascienden a la
suma de Doscientos noventa millones sesenta y tres mil ciento diez pesos
($290.063.110), datos diferentes a los reportados inicialmente por la entidad en la
rendición de cuenta al Sistema Integral de Auditoria SIA.
Hallazgo No. 9
La información certificada por el Gerente de la ESE en el oficio del 15 de
Noviembre del 2011 allegado al grupo auditor no concuerda con la información
cargada inicialmente por la entidad en la rendición de cuenta SIA formato 20-13A,
por lo tanto, aportar la información de forma diferente crea inconvenientes en el
proceso auditor, máxime si tenemos en cuenta que es la información con la que se
cuenta para realizar el proceso de planeación para la respectiva auditoría.
Así las cosas, cargar la información de la contratación en forma inexacta e
incompleta en la rendición de cuenta SIA formato 20 -13 A, induce a error y
dificulta notablemente el proceso auditor, lo que conlleva a una conducta de tipo
administrativa y que se debe tener en cuenta para la elaboración del Plan de
Mejoramiento
Se recomienda a la ESE que para futuras rendiciones de cuenta, la información de
contratación que se rinda al Sistema Integral de Auditoria SIA, se diligencie de
manera fidedigna a fin de hacer el control fiscal en forma adecuada y oportuna, así
mismo se le hace saber que la renuencia a ésta obligación le hace acreedor a las
sanciones previstas en la resolución 291 de 2004.
Tipo de hallazgo
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Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DE LA ENTIDAD AUDITADA
ACEPTADO, en el formato que se rindió a la página del SIA formato_f20_13A, se
incluyó únicamente la contratación bimestral, pero no la consolidada. Lo cual se
tendrá en cuenta para la rendición del próximo informe
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
Teniendo en cuenta que en la respuesta el sujeto de control acepta el hallazgo, se
convalida, con el fin de ser incluido en el plan de mejoramiento que suscriba.
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FALTA DE SOPORTES QUE SURGEN EN LAS DIFERENTES ETAPAS DEL
PROCESO CONTRACTUAL
Revisada la totalidad de la contratación se pudo establecer en una primera
revisión que los contratos 001, 002, 003, 004, 005, 008, 009, y 010 suscritos en la
vigencia 2011, no contaban con toda la documentación requerida para soportar su
debida suscripción, legalización, y ejecución contractual; soportes necesarios
como las propuestas de los contratistas, los pagos al sistema general de
seguridad social, los informes de las actividades del contratista, los informes de
seguimiento por parte del supervisor y actas de liquidación, de lo cual se dejó
constancia en el requerimiento número 02 del 15 de noviembre del 2012.
De igual manera es de suma importancia mencionar que después de solicitados
los documentos aludidos en el acápite anterior, estos soportes fueron allegados en
su mayoría por parte de la gerencia de la ESE mediante oficio del 16 de
Noviembre del año en curso, a excepción de (02) Dos actas de liquidación
correspondientes a los contratos 02 y 04 del 2011.
Hallazgo No. 10
En los contratos número 001, 002, 003, 004, 005, 008, 009, y 010 del 2011, al
momento de ser auditados, no se encontraban todos los soportes que deben
reposar en el expediente, máxime si son contratos de prestación de servicios,
siendo en gran parte ésta la forma más idónea de constatación por los órganos de
control en cuanto a la verificación de la debida suscripción y ejecución de los
mismos, recordemos nuevamente que la ESE en cumplimiento de los fines de la
contratación pública debe garantizar la adecuada prestación de los servicios de
salud y por consiguiente se debe demostrar mediante actos públicos, claros y
evidentes, el cabal desarrollo y ejecución de los contratos.
El expediente de cada contrato debe conservar la totalidad de soportes legales
que surgen en las diferentes etapas del proceso contractual. Es importante
recordarle a la entidad auditada que la gestión documental del contrato es un
asunto muy importante dado que allí está representada su historia; de ahí la
necesaria conservación del contrato y de sus soportes, para el cabal cumplimiento
y ejecución de sus obligaciones. Sírvase tomar especial atención de los principios
legales de la contratación (Responsabilidad y publicidad) y el Manual de
Contratación de la entidad artículos 47 y 48.
Por lo anterior se configura un hallazgo de tipo Administrativo. De igual forma la
entidad debe presentar un plan de mejoramiento para subsanar la situación
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO
Se allegaron los documentos faltantes a dichos contratos, quedando completa la
documentación, los cuales fueron entregados el mismo día de la auditoria, se
implementara la organización de los archivos de acuerdo a los lineamientos
impartidos por la comisión auditora
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
Teniendo en cuenta que en la respuesta el sujeto de control manifiesta
implementar nuevos lineamientos en la organización de los archivos, se confirma
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el hallazgo administrativo el cual se deberá registrar en el plan de mejoramiento
que suscriba.
FALTA DE ORGANIZACIÓN EN LOS EXPEDIENTES.
De acuerdo con las revisiones efectuadas por este Órgano de Control a la
documentación inmersa en cada uno de los expedientes contractuales, se pudo
evidenciar que los soportes o fuentes de verificación no están debidamente
organizados ni foliados; no existen tablas de retención o relación documental de
las carpetas, lo cual genera dificultades en su control y manejo, además esta
manera de archivar puede extraviar información importante.
Es necesario recordarle a la entidad que el principio general de la función
archivística es el de disponer de la documentación debidamente organizada, en tal
forma que la información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (Ley 594 de
2000).
Hallazgo No. 11
Las carpetas donde se encuentran los contratos no están debidamente
organizadas, ningún contrato tomado de la muestra seleccionada se encontraba
foliado; no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas. Las
inconsistencias descritas anteriormente generan imposibilidad de realizar un
control más ágil en la revisión por parte del equipo auditor, lo que conlleva a una
conducta de tipo administrativa y que se debe tener en cuenta para la elaboración
del Plan de Mejoramiento.
Tipo de hallazgo
Responsable
Administrativo
Víctor Pastor Ríos Gómez - Gerente (2008- 2012)
RESPUESTA DEL SUJETO AUDITADO
ACEPTADO, la ESE cuenta con un archivo organizado cronológicamente de
acuerdo a los egresos, lo que genero inconvenientes en la búsqueda de la
información, se tendrá en cuenta las pautas dadas por el equipo auditor para el
archivo de los contratos.
CONCLUSION ENTE DE CONTROL
Teniendo en cuenta que en la respuesta el sujeto de control acepta el hallazgo, se
convalida y deberá registrar el mismo en el plan de mejoramiento que suscriba.
ARCHIVO
Revisado el archivo de la ESE Centro de Salud JUAN SOLERI del municipio de El
Guacamayo, se encontró que a pesar que en los contratos no se están archivando
los documentos correspondiente a cada expediente, ni se han foliado; se llevó a
cabo la recolección de la documentación de años anteriores (2008) y se archivó
dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000. Se debe dar continuidad a este
proceso e incluir la parte de contratación.
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3.4 EVALUACIÓN DE LA GESTION:
Analizada la situación actual de la Centro de Salud JUAN SOLERI, se observa una
eficiente gestión, llevada a cabo por el Gerente para obtener los recursos
apropiados por la Gobernación de Santander que fueron destinados a la
remodelación de la sede.
A pesar que la ESE Centro de Salud Juan Soleri del municipio de El Guacamayo,
para la vigencia 2011, haya disminuido la población atendida y alcance apenas el
equilibrio económico, ha llevado a cabo una eficiente gestión, toda vez que no
registra ningún tipo de deudas y posee unas cuentas por cobrar de $60.000.000.
Así mismo, tiene unas instalaciones que le permiten cubrir plenamente los
servicios de primer nivel y dar cumplimiento a los contratos suscritos durante la
vigencia.
4. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
De la revisión de cuenta para la vigencia 2010 se llevó a cabo un informe final
para el cual se FENECIÓ la cuenta, sin hallazgos y por tanto no había Plan de
mejoramiento suscrito por la entidad.
CONCEPTO DE LA LINEAS AUDITADAS
Como resultado de la auditoría adelantada a la ESE CENTRO DE SALUD JUAN
SOLERI del municipio de El Guacamayo, se conceptúa que la gestión en las
áreas y actividades auditadas, cumplen parcialmente con la normatividad
evaluada como consecuencia de los siguientes hechos:
-Presupuesto:
Se observó que el proyecto de acuerdo del presupuesto de ingresos y gastos
para la vigencia 2011, una vez aprobado por la Junta Directiva sigue
denominándose proyecto de acuerdo.
-Contable
-Los contratos de Régimen Subsidiado, suscritos con las diferentes EPS no han
sido liquidados desde la vigencia 2007.
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Analizados los Estados financieros de la ESE CENTRO DE SALUD JUAN SOLERI
del municipio de El Guacamayo, con corte a 31 de diciembre de 2011 se
determinó que no son razonables teniendo en cuenta el total del Activo
($236.606.106) de la ESE, por las siguientes razones:
- El saldo de $95.943.198 registrado como Inventario, no es real, por cuanto no es
una cifra objetiva para la cantidad de medicamentos que se encuentran en la
farmacia de la ESE. Presentan un desfase de por lo menos $70.000.000. Se
encuentra sobreestimado el activo.
-El saldo de Propiedad Planta y Equipo no se encuentra actualizado. No se
encuentra incluido el valor de la ambulancia que fue recibida en la vigencia 2010,
por valor de $150.000.000; tampoco registra los valores del equipo médico y
científico como el reanimador de sentidos, el electrocardiógrafo, la unidad
odontológica y otros elementos de cirugía que existen en la ESE y que fueron
adquiridos en la vigencia 2011.
-Contratación:
Examinadas las etapas precontractual, contractual y pos contractual en la
contratación efectuada por La E.S.E Centro de Salud Juan Soleri del municipio de
El Guacamayo, se puede concluir que los procedimientos empleados son
eficaces de conformidad con la normatividad legal aplicable, con algunas
inconsistencias en la parte formal de los contratos debido a la falta de
organización y de algunos soportes en los expedientes contractuales, pero en
cuanto a la ejecución de los contratos se observa la eficiente prestación de los
servicios de salud y la efectividad de los derechos e intereses de los
administrados.
Así mismo se pudo evidenciar que se cumplió a cabalidad con los principios de
transparencia, economía, responsabilidad y demás postulados de la función
pública. Se reflejó la correcta interpretación de las normas sobre los contratos
estatales en lo relativo a procedimientos de selección y escogencia de contratista
y en las cláusulas y estipulaciones de los contratos, acordes con los mandatos de
la buena fe e igualdad, lo cual nos lleva a concluir que se desarrolló eficazmente la
vigilancia de la gestión fiscal fundamentada en la eficiencia, la economía y la
equidad.
Fenecimiento
La Opinión sobre la razonabilidad de los Estados contables de la ESE CENTRO
DE SALUD JUAN SOLERI, permiten dar un concepto de FENECIMIENTO para la
cuenta rendida durante la vigencia 2011.
5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS
TIPO DE
HALLAZGO
#
1
A D P F S
X
DESCRIPCION DEL
PRESUNTO
HALLAZGO
RESPONSABLE CUANTIA PAGINA
La entidad no cuenta con un Víctor Pastor Ríos
sistema
integrado
de Gómez - Gerente
información financiera que (2008- 2012)
garantice la revelación plena
y fidedigna de todos los
hechos
económicos
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generados.
Víctor Pastor Ríos
Gómez - Gerente
administrativo (2008- 2012)
2
3
X
4
5
X
6
X
7
X
8
9
X
10 X
11 X
A=
D=
F=
Hallazgo
desvirtuado
Los contratos de Régimen Víctor Pastor Ríos
Subsidiado, suscritos con las Gómez - Gerente
diferentes EPS no se han (2008- 2012)
liquidado desde el 2007
Víctor Pastor Ríos
Hallazgo
Administrativo Gómez - Gerente
desvirtuado.
(2008- 2012)
La ESE no ha contabilizado
dentro de sus estados
financieros, la ambulancia, ni
los elementos de Propiedad
planta y Equipo, ni ha
legalizado el predio en donde Víctor Pastor Ríos
presta los servicios de salud. Gómez - Gerente
Por lo tanto no se ha llevado (2008- 2012)
a cabo la depreciación.
Víctor Pastor Ríos
La ESE no ha llevado a cabo Gómez - Gerente
el proceso de sostenibilidad (2008- 2012)
contable.
La ESE no tiene establecido
un
manual
de
procedimientos
para
el Víctor Pastor Ríos
proceso de glosas que Gómez - Gerente
facilite
el
control
y (2008- 2012)
seguimiento a las mismas.
Víctor Pastor Ríos
Gómez - Gerente
Hallazgo
Administrativo (2008- 2012)
desvirtuado.
La información certificada
por el Gerente de la ESE, no
concuerda con la información Víctor Pastor Ríos
cargada inicialmente por la Gómez - Gerente
entidad en la rendición de (2008- 2012)
cuenta SIA formato 20-13ª.
En los contratos número 001,
002, 003, 004, 005, 008, 009,
y 010 del 2011no se Víctor Pastor Ríos
encontraron
todos
los Gómez - Gerente
soportes que deben reposar (2008- 2012)
en el expediente
Las carpetas donde se
encuentran los contratos no
están
debidamente
organizadas, ningún contrato
revidado
se
encontraba Víctor Pastor Ríos
foliado; no existen tablas de Gómez - Gerente
retención
o
relación (2008- 2012)
documental de las carpetas.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO P=
HALLAZGO DISCIPLINARIO
S=
HALLAZGO FISCAL
HALLAZGO PENAL
HALLAZGO SANCIONATORIO
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6. CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS
TIPO DE HALLAZGO
CANTIDAD
ADMINISTRATIVOS
DISCIPLINARIOS
FISCAL
PENAL
SANCIONATORIO
TOTAL
VALOR
8
8
PLAN DE MEJORAMIENTO
Con el fin de lograr que la labor de auditoría, conduzca a que se emprendan
actividades de mejoramiento de la Gestión Pública, la Entidad debe diseñar un
Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias administrativas
comunicadas, para lo cual tendrá un plazo de quince (15) días hábiles contados a
partir de la comunicación del Informe Final, para presentarlo ante esta Contraloría.
El Plan de Mejoramiento estará firmado por el Representante Legal y el Jefe de
Control Interno o quien haga sus veces, y la información contenida será de
acuerdo con la normatividad de la Contraloría General de Santander.
POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER
MABEL CONSUELO GONZALEZ JAIMES
Administradora de Empresas
HENRY LOPEZ BELTRAN
Abogado
SANDRA JANETH ZARATE AMADO
Contadora Pública
Coordinadora comisión
GRACIELA SEPULVEDA TORRES
Auditora Fiscal Nodo Comunero
LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA
Subcontralora delegada para elcontrol fiscal
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