Oscar Mauricio Guerra Ford - Archivo General de la Nación

FORO: PRINCIPIOS RECTORES Y BASES PARA UNA
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
MTRO. OSCAR M. GUERRA FORD
EL PAPEL RECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN A LA LUZ DE LAS RECIENTES REFORMAS
CONSTITUCIONALES
11 DE JULIO DE 2014
PRESENTACIÓN
Una de las principales acciones derivadas de la reforma constitucional
en materia de transparencia y acceso a la información es la de
organizar de manera eficiente los archivos públicos para poder cumplir
con el derecho fundamental de las personas de acceder a toda la
documentación generada por las instituciones gubernamentales.
Así, los archivos públicos cobran especial
relevancia, porque para poder dar acceso a la
información es necesario que exista la
información.
Con el fin de lograr una normatividad homogénea en todo el país, el
Congreso determinó la creación de una Ley General de Archivos, que
establezca altos estándares para la observancia de todos los poderes y
niveles de gobierno.
ESCENARIO ACTUAL DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
 Los archivos no son prioridad para las instituciones
públicas.
 Toda vez que los archivos son el testimonio de la
gestión de gobierno, muchas veces son destruidos,
saqueados o desintegrados para no dejar constancia
de las acciones realizadas.
 No existe una cultura de la organización ni una política pública institucional en
materia archivística para dar un adecuado tratamiento a los expedientes
públicos.
 Los espacios físicos en donde se almacenan los documentos no son
apropiados para su conservación.
 El personal asignado para el manejo de archivos no está capacitado y tampoco
tiene vocación de servicio para esta área (los castigados).
 No se han aprovechado por completo las tecnologías de la información para
solucionar la problemática de los archivos.
PROBLEMÁTICA DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA
TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN
La desorganización e inadecuada administración de los archivos deriva en
lo siguiente:
 Número excesivo de declaración de inexistencia de la información,
muchas veces sin elaborar el acta correspondiente. Una gran parte de las
respuestas que declaran la inexistencia de la información derivan en recursos
de revisión.
 No se realizan búsquedas exhaustivas de los documentos en todas las
unidades administrativas que pudieran contener la información.
 Entrega de la información pública fuera de los tiempos que marca la Ley.
 Prevenciones a las solicitudes para requerir más datos que ayuden a la
localización de la información, lo que retrasa el proceso de entrega. Algunas
veces se realiza la prevención esperando que el solicitante no la
atienda.
 Número elevado de recursos de revisión sobreseídos por entrega tardía
de la información.
ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA
Respuestas de inexistencia de la información a solicitudes
de información pública y datos personales 2010 – 2014
Año
Total de
solicitudes
Total de
respuestas
Total de
respuestas de
inexistencia
% de
declaración de
inexistencia
2010
122,138
107,142
8,758
8.2
2011
123,293
108,714
7,621
7.0
2012
131,154
113,332
7,125
6.3
2013
147,148
129,017
6,277
4.9
3 de julio de
2014
77,461
68,392
3,913
5.7
El promedio de porcentaje de declaración de inexistencia
de la información 2010 – 2013 es:
6.6%
En promedio, el número de respuestas con declaración
de inexistencia de la información 2010 – 2013 es:
7,445
ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA
Respuestas de inexistencia de la información a solicitudes
2010 – 2014
AÑO
Respuestas a solicitudes de
información pública
Respuestas a solicitudes de
datos personales
Total de
respuestas
N° de
inexistencia
% de
inexistencia
Total de
respuestas
N° de
% de
inexistencia inexistencia
2010
89,353
7,396
8.3
17,802
1,362
7.7
2011
86,737
6,262
7.2
21,966
1,359
6.2
2012
82,915
5,430
6.5
30,417
1,695
5.6
2013
98,411
5,673
5.8
30,637
604
2.0
3 de julio
de 2014
55,290
3,405
6.2
13,065
508
3.9
TOTAL
412,706
28,166
6.8
113,887
5,528
4.9
ESTADÍSTICAS DE DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA
Sujetos obligados con mayor número de declaraciones de
inexistencia de la información (enero – 3 de julio de 2014)
Solicitudes de Información Pública
Sujeto obligado
Instituto Mexicano del Seguro
Social
Comisión Federal para la
Protección Contra Riesgos
Sanitarios
Número de
% de
Número de declaraciones declaración
de
de
respuestas
Inexistencia inexistencia
Solicitudes de Acceso y Corrección de
Datos Personales
Número de
% de
Número de declaraciones declaración
de
de
respuestas
Inexistencia inexistencia
5,893
156
2.6
8,107
1,324
444
33.5
2
Secretaría de la Función Pública
1,231
394
32.0
21
Pemex Exploración y
Producción
1,339
282
21.1
34
Comisión Nacional del Agua
1,126
127
11.3
23
2
8.7
1,237
113
9.1
46
2
4.3
888
105
11.8
55
252
92
36.5
21
Procuraduría General de la
República
Servicio de Administración
Tributaria
Comisión Nacional Bancaria y
de Valores
432
5.3
0.0
1
4.8
0.0
0.0
10
47.6
REFORMA CONSTITUCIONAL
Artículo 6°, apartado “A”,
fracción I: (…) Los sujetos obligados deberán
documentar todo acto que derive del ejercicio de
sus facultades, competencias o funciones, la ley
determinará los supuestos específicos bajo los cuales
procederá la declaración de inexistencia de la
información.
Fracción V: Los sujetos obligados deberán preservar sus
documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán, a
través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y
actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos y los indicadores
que permitan rendir cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los
resultados obtenidos.
REFORMA CONSTITUCIONAL
Artículo 73. El Congreso tiene facultad:
Fracción XXIX-S. Para expedir las leyes generales
reglamentarias que desarrollen los principios y
bases en materia de transparencia gubernamental,
acceso a la información y protección de datos
personales…
Fracción XXIX-T: Para expedir la ley general
que establezca la organización y
administración
homogénea
de
los
archivos…
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS
Artículo 1.
OBJETO: “… establecer las disposiciones que permitan la organización y
conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los
organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía
legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación
entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios
para la conservación del patrimonio documental de la Nación ...”
Artículo 2.
“La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos
federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución”.
Artículo 3.
“La interpretación de esta Ley en el orden administrativo corresponde:
I. Al Archivo General de la Nación, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal; y
II. A la autoridad que se determine en las disposiciones secundarias
aplicables a los otros sujetos obligados”.
EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN)
Ley Federal de
Archivos
(Art. 41)
 El AGN es un organismo “descentralizado” rector de
la archivística nacional y entidad central de consulta
del Poder Ejecutivo Federal en la administración de los
archivos
administrativos
e históricos
de la
Administración Pública Federal.
 Cuenta con autonomía de gestión y personalidad
jurídica propia para el cabal cumplimiento de su objeto
general, objetivos específicos y metas.
Estructura orgánica
Dirección de Administración
Dirección de Asuntos Jurídicos y Archivísticos
Dirección
General
Dirección de Desarrollo y Normatividad Archivística
Dirección de Publicaciones y Difusión
Dirección de Tecnologías de la Información
Dirección del Archivo Histórico Central
Dirección del Sistema Nacional de Archivos
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (SNA)
El artículo 39 de la Ley Federal de Archivos dice que:
• El SNA es un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación
permanente entre los archivos públicos de los tres ámbitos de gobierno, los
privados y los del sector social, para la gestión, preservación y acceso a la
información documental, con base en las mejores prácticas internacionales.
El artículo 40 de la Ley Federal de Archivos dice que:
• El SNA se integra por los archivos del Poder Ejecutivo Federal, el Poder
Judicial de la Federación, el Poder Legislativo Federal, los organismos
constitucionales autónomos, los organismos autónomos por ley, las
entidades federativas y el Distrito Federal, los municipios o demarcaciones
territoriales, las universidades e instituciones de educación superior, los
archivos privados declarados de interés público, y aquellos archivos
privados que soliciten ser considerados como parte de este sistema y
acepten aplicar sus directrices.
CONSEJO GENERAL DE ARCHIVOS (CGA)
Artículo 35 de la Ley Federal de Archivos
… El CGA es un órgano colegiado que tiene por objeto establecer una
política nacional de archivos públicos y privados, así como las
directrices nacionales para la gestión de documentos y la protección de
la memoria documental nacional.
Artículo 36.- Atribuciones del Consejo (entre otras):
• Establecer directrices y criterios para la aplicación de esta Ley y su
Reglamento para los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal.
• Establecer las directrices o criterios nacionales para el funcionamiento de
los archivos que integren el Sistema Nacional de Archivos destinadas a la
gestión, conservación y acceso a los documentos de archivo.
• Fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados en los
poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial de los órganos constitucionales
autónomos de los tres órdenes de gobierno.
CONSEJO GENERAL DE ARCHIVOS
Artículo 36.- Atribuciones del Consejo (entre otras) … continuación:
• Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función
archivística, propiciando la cooperación e integración de los archivos.
• Promover la gestión, preservación y el acceso a la información documental,
con base en las mejores prácticas internacionales.
• Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologías de la información, la
gestión de documentos en entorno electrónico y las medidas para su
preservación.
• Estimular la formación técnica de recursos humanos en materia de
archivos.
• Estimular la sensibilización de la sociedad acerca de la importancia de los
archivos activos como centros de información esencial, y de los históricos
como parte fundamental de la memoria colectiva
CONSEJO GENERAL DE ARCHIVOS
Artículo 37.- Integración del Consejo:
• Director general del AGN (presidente del Consejo)
• Un representante del Poder Ejecutivo Federal.
• Un representante del Poder Judicial Federal.
• Dos representantes del Poder Legislativo Federal.
• Un representante de cada uno de los siguientes órganos constitucionales
autónomos: Banco de México, CNDH, INE, INEGI e IFAI.
• Un representante de los estados y del DF.
• Un representante de los municipios.
• Un representante de los poderes judiciales estatales y del DF.
• Un representante de los poderes legislativos estatales y del DF.
• Un representante de los institutos o consejos de transparencia estatales y
del DF (nombrado por la COMAIP).
• Un representante de la ANUIES.
• Un representante de la Red Nacional de Archivos de Educación Superior.
• Un representante de la Asociación de Archivos y Bibliotecas Privadas.
HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
La Ley General de Archivos deberá ser muy específica en su contenido
para establecer altos estándares en la gestión y administración de los
archivos; por lo tanto, con respecto al texto de la Ley Federal de Archivos,
se deberá considerar lo siguiente:
 El AGN deberá evolucionar hacia un organismo
rector de la archivística nacional con mayor
capacidad jurídica para vigilar la aplicación
de la Ley General y la Ley Federal, y para
desarrollar las directrices que deberán
observarse a nivel nacional.
 A raíz de las recientes reformas constitucionales, el AGN está obligado a tomar
un protagonismo nacional para impulsar la actividad archivística en todo el
país, posicionar los archivos institucionales en el nivel de importancia que les
corresponde y conducir la modernización de la gestión y administración de los
archivos públicos.
HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
 Evaluar el cumplimiento de la Ley General y las leyes
federal y estatales.
 Generar indicadores para medir la observancia de la
normatividad en la materia.
 Utilizar las tecnologías de la información para la
digitalización de los archivos, y la creación de
plataformas informáticas para la sistematización
y control de los archivos.
 Instituir medidas para evitar la declaración
de inexistencia de la información.
HACIA UNA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
 Sancionar la destrucción de los archivos.
 Desarrollar un sistema de capacitación integral en
materia archivística para los servidores públicos de los
sujetos obligados.
 Desarrollar recursos humanos especializados
en materia archivística, con vocación de servicio
(implementar el servicio profesional de carrera).
 Dictar los lineamientos para normar la asignación de
espacios físicos adecuados para el almacenamiento
de los archivos.
CONCLUSIONES
 El contenido de la Ley Federal bien puede ser la base para la
elaboración de la Ley General de Archivos, enriqueciendo el texto
con disposiciones de las leyes estatales.
 Algunos de los principios, conceptos y procedimientos tendrán que
ampliarse y adecuarse para que puedan aplicar a todo el universo de
sujetos obligados en todo el territorio nacional.
 Es de vital importancia que la Ley General sea muy específica en sus
regulaciones, a fin de evitar vacíos normativos e interpretaciones
sesgadas.
 La Ley General aplicará para todas las instituciones públicas del país,
por lo tanto, será necesario que el Archivo General de la Nación,
como rector de la archivística nacional, se convierta en un organismo
con mayor capacidad jurídica e institucional para vigilar el
cumplimiento de esta nueva Ley.