Reglas Generales Cuentas x Liquidar

TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO FEDERAL
CONSEJO DE LA JUDICATURA
OFICIALÍA MAYOR
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE PLANEACIÓN
REGLAS GENERALES
REGLAS GENERALES QUE
ESTABLECEN LOS REQUISITOS
QUE DEBEN CUMPLIR LAS
CUENTAS POR LIQUIDAR
CERTIFICADAS DEL TRIBUNAL
SUPERIOR DE JUSTICIA DEL
DISTRITO FEDERAL Y DEL
CONSEJO DE LA JUDICATURA
DEL DISTRITO FEDERAL
FEBRERO
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
2013
1
REGLAS GENERALES
ÍNDICE
CONTENIDO
PÁGINA
I.-
Introducción
3
II.-
Marco Jurídico
4
III.- Reglas generales
6
IV.- Formatos e instructivo de llenado
11
V.- Autorización
24
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
2
REGLAS GENERALES
INTRODUCCIÓN
I.- INTRODUCCIÓN
Como parte del proceso de modernización administrativa dentro de las áreas
adscritas al Tribunal Superior de Justicia y el Consejo de la Judicatura, ambos
del Distrito Federal y en correspondencia a los principios de eficacia, eficiencia y
calidad que regulen el adecuado control y manejo de las Cuentas por Liquidar
Certificadas, el presente documento se ha elaborado con el propósito de que lo
establecido en la normatividad aplicable sea clara y de fácil manejo por las
unidades ejecutoras y auxiliares del gasto, clarificando los mecanismos de
control que actualmente se tienen y robusteciendo los esquemas de
transparencia aplicados en las operaciones del gasto.
Por tal motivo la Oficialía Mayor del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo
de la Judicatura, ambos del Distrito Federal a través de la Dirección Ejecutiva de
Recursos Financieros y en coordinación con la Dirección Ejecutiva de
Planeación, elaboran y fortalecen los mecanismos de control, a fin de garantizar
que se cuente con las reglas generales que faciliten su manejo y permitan dar
transparencia y eficiencia a la aplicación de los gastos.
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
3
REGLAS GENERALES
MARCO JURÍDICO
II.- MARCO JURÍDICO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos:
• Artículo 122, Apartado “C” base cuarta, fracciones II, III y VI
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal:
• Artículo 83,
• Artículo 85.
Ley del Impuesto Sobre la Renta
Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal:
• Artículo 1,
• Artículo 182, Fracciones II, y V,
• Artículos 195,
• Artículos 199, Fracción II, y
• Artículos 201, Fracciones IX, X y XX.
Ley General de Contabilidad Gubernamental
Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal
Ley de Ingresos del Distrito Federal
Código Fiscal de la Federación.
Código Fiscal del Distrito Federal
Decreto de Presupuesto de Egresos
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
4
REGLAS GENERALES
MARCO JURÍDICO
Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal
Acuerdo General 15-11/2005 por el cual se establecen las bases para el
manejo de los recursos presupuestales que se asignen al Tribunal Superior
de Justicia y al Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, en el Decreto de
Presupuesto de Egresos y en el Código Financiero del Distrito Federal, así
como otros provenientes de fuentes privadas o gubernamentales.
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
5
REGLAS GENERALES
III.- REGLAS GENERALES
1. La Cuenta por Liquidar Certificada (CLC), es el instrumento financiero del
Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura; ambos del
Distrito Federal, documento que la Dirección Ejecutiva de Recursos
Financieros elabora para el ejercicio y pago de los compromisos
adquiridos con cargo al Presupuesto de Egresos y les es autorizada por el
titular de la Oficialía Mayor.
2. La Cuenta por Liquidar Certificada (CLC), identifica el gasto ejercido del
presupuesto, constituyéndose como el instrumento de autorización de
pago, con fundamento en lo establecido en la Ley de Presupuesto y Gasto
eficiente y su Reglamento.
3. Toda CLC presentada por las Unidades Ejecutoras y Auxiliares del Gasto
deberá estar revisada y soportada con los documentos comprobatorios y
justificatorios, donde la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros
verificará que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y
administrativos que le sean aplicables.
4. Para los efectos y consideraciones pertinentes por parte de las unidades
ejecutoras y auxiliares del gasto es importante que se entienda como:
Documentos comprobatorios: todos aquellos documentos que demuestren
la entrega de las sumas de dinero a los acreedores.
Documentos justificatorios: todos aquellos comprobantes legales que
establezcan el compromiso y obligación de efectuar un pago y que dentro de
ellos se encuentran las requisiciones, contratos administrativos, contratos
pedido, órdenes de servicio, facturas autorizadas, notas de entrada al
almacén y actas de entrega recepción, número de inventario por bien; entre
otras.
5. Los comprobantes fiscales contenidos en las CLC´s, deberán contener las
firmas autógrafas de los Titulares de las Unidades Ejecutoras del Gasto,
Titulares de las Unidades Auxiliares de la Ejecución del Gasto, y aquellos
servidores públicos que sean responsables de conformidad a los
instrumentos legales de la recepción de los bienes o servicios, así como la
firma correspondiente a la autorización de trámite de pago.
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
6
REGLAS GENERALES
6. Las Cuentas por Liquidar Certificadas deberán contener alguna de las
siguientes modalidades:
Normal.- para su pago y que correspondan a cargos presupuestales u
operaciones ajenas que se realizan en el transcurso del año calendario.
Pasivo.- corresponden a compromisos efectivamente
contabilizados y no pagados al 31 de diciembre del año en curso.
devengados,
Las relativas a los gastos a comprobar que no implican salida de efectivo, (se
encuentran dentro de las nórmales, solo se hace la aclaración de que no implica
salida de dinero).
7. Las claves presupuestarias incluidas en las CLC´s, deberán contar con
disponibilidad presupuestal acumulada al mes de registro, por tal motivo
las unidades ejecutoras y auxiliares del gasto aplicaran las medidas de
control necesarias para que los cargos a las claves se realicen de
conformidad con los montos, calendarios autorizados y disposiciones de
ley.
8. Los servidores públicos Titulares de las Unidades Ejecutoras del Gasto,
así como los Auxiliares del Gasto, que hayan autorizado y solicitado
trámite de pago, garantizaran que la documentación justificatoria y
comprobatoria que remitan a la Dirección
Ejecutiva de Recursos
Financieros; así mismo serán los garantes de la verificación y autorización
de los documentos para su trámite de registro presupuestal y pago de los
montos derivados de conceptos tales como; las nóminas, impuestos,
cuotas, aportaciones y todos aquellos que se deriven de una prestación
laboral; así como, de la recepción de los servicios prestados, trabajos de
obra y estudios realizados, recepción de bienes muebles e inmuebles y
del otorgamiento de la autorización en el ámbito de sus competencias,
desde el momento de la remisión de la documentación.
9. La Dirección de Programación y Presupuesto realizará los registros
presupuestales correspondientes, de conformidad a la normatividad
aplicable, utilizando el sistema electrónico establecido en las instituciones
y enviará las CLC´s registradas presupuestalmente con su expediente
soporte a la Dirección de Administración Financiera para que realice su
pago.
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
7
REGLAS GENERALES
10. La Dirección de Administración Financiera remitirá a la Dirección de
Contabilidad las CLC´s pagadas con su expediente soporte, así como con
los comprobantes de pago a lo que haya lugar para que se proceda a
realizar el registro contable correspondiente.
11. En el caso de CLC´s de nóminas extraordinarias y honorarios, se anotará
en la columna de documento de referencia, el número y fecha de
autorización emitido por la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos, en
el caso de estas CLC´s los importes a favor de terceros, se elaboraran
conforme al catálogo de deducciones y retenciones, comunicadas por la
citada Dirección Ejecutiva, respetando el orden, clave y descripción que
le corresponda.
12. Para la expedición de las CLC´s en el caso de sueldos y salarios caídos,
se deberá contar con la solicitud de la Dirección Jurídica de las
instituciones, misma que deberá comunicar por oficio la orden del juez o
autoridad competente, al igual que con el oficio de remisión de la plantilla
validada y autorizada por la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos,
cuyo documento de pago será turnado por oficio a la Dirección Jurídica,
quien deberá comunicar a las Direcciones Ejecutivas de Recursos
Humanos y de Recursos Financieros por escrito la entrega del mismo y
remitir el recibo debidamente firmado por el beneficiario, así como remitir
el documento emitido por las instancias judiciales que correspondan,
donde se acredite que queda finiquitado dicho proceso. Es importante
mencionar que el recibo servirá de finiquito junto con los antecedentes de
justificación que servirán como comprobantes del gasto.
Una vez comunicado este, la Dirección Ejecutiva de Recursos Humanos,
deberá emitir la información respectiva para realizar el pago de cuotas y
aportaciones, así como de las retenciones derivadas de dicho proceso,
estando sujetas a los criterios de emisión y validación de cifras de las
instancias federales respectivas, siendo responsabilidad de la Dirección
Ejecutiva de Recursos Humanos la emisión y comunicación de las mismas
a la Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros y a la Dirección
Jurídica.
13. Para el caso exclusivo de las nóminas, las CLC´s correspondientes
deberán elaborarse en los plazos previamente establecidos, a fin de
ministrar los recursos de manera ágil y oportuna.
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
8
REGLAS GENERALES
14. Las Unidades Ejecutoras y Auxiliares del Gasto, deberán de remitir la
documentación comprobatoria y justificatoria del gasto con la firma de
autorización del pago, así como con la firma de satisfacción en la
recepción de los bienes o servicios de las áreas requirentes. En caso de
ser comprobantes fiscales electrónicos cumplirán con lo siguiente:
Los archivos electrónicos en formato *.XML que contengan los
comprobantes fiscales de conformidad con lo establecido por la autoridad
hacendaría;
Impresión de la verificación de dichos documentos en los medios que
para tal efecto implemento el SAT en su pagina electrónica;
La representación impresa del comprobante fiscal que contenga las
firman que recepción de bienes y/o servicios, así como la firma de
autorización de pago;
Para el resguardo de los documentos fiscales electrónicos, en la
Dirección Ejecutiva de Informática se crearan los archivos
correspondientes, mismos que se deberán conservar de conformidad con
la reglas de carácter general que para tal efecto emita el SAT.
15. La Dirección Ejecutiva de Recursos Financieros a través de la Dirección
de Contabilidad, tendrá la obligación de mantener bajo su custodia la
documentación soporte que corresponda efectivamente a los bienes,
servicios y obra pública ejercida.
16. Las cuentas por liquidar certificadas, se elaborarán de conformidad al
instructivo de llenado del formato anexo.
17. El pago de las CLC´s, se realizará por conducto de la Dirección de
Administración Financiera, la cual en su caso las recibirá y con ellas
conformará su programa de pagos dependiendo en justa medida de la
disponibilidad financiera.
18. Los pagos a proveedores, contratistas y prestadores de servicios
efectuados por la Dirección de Administración Financiera, se harán vía
transferencia electrónica a la cuenta de cheques designada y no podrán
por ningún motivo efectuar depósitos a tarjetas de débito, crédito, cuentas
de ahorro o contratos de inversión.
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
9
REGLAS GENERALES
19. Solo se cubrirán pagos con cheque de manera excepcional, bajo la
responsabilidad del titular de la Dirección de Administración Financiera y
con el visto bueno de la Direccion Ejecutiva de Recursos Financieros,
cuando la condición del beneficiario o la naturaleza del pago así lo
ameriten.
20. Cuando en el momento de la emisión de la Cuenta por Liquidar
Certificada no se conozca el número de cuenta bancaria, se emitirá
cheque.
21. Cuando se contraigan compromisos en moneda extranjera, se consignará
el tipo de cambio de la fecha de su expedición y la Dirección de
Administración Financiera considerará el tipo de cambio vigente del día en
que se efectúe la transferencia electrónica o se realice el pago.
22. Las CLC´s pagadas por la Dirección de Administración Financiera,
deberán contener las firmas autógrafas del servidor público facultado que
haya atendido la autorización para su pago.
23. Las Unidades Ejecutoras del Gasto de la Oficialía Mayor, deberán
comunicar en el momento de formalizar los contratos, pedidos, ordenes
de trabajo y cualquier instrumento legal, con el cual se acredite la
realización de un pago a un tercero, el número de cuenta bancaria, a
efecto de que se realice el pago correspondiente mediante depósito.
24. En el caso de que no proceda la realización del pago de alguna CLC, la
Dirección de Administración Financiera, remitirá a la Dirección de
Programación y Presupuesto la relación de las mismas, así como el
expediente respectivo justificando el motivo por el cual no se concreto el
pago, para las aclaraciones a las que haya lugar.
25. Las Direcciones de Programación y Presupuesto, de Administración
Financiera y de Contabilidad realizaran en el sistema electrónico
autorizado del Tribunal y del Consejo, los registros presupuestales,
financieros y contables en el ámbito de sus respectivas competencias.
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
10
REGLAS GENERALES
FORMATOS
IV.- FORMATO E INSTRUCTIVO DE LLENADO
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
11
TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO
FEDERAL
REF-06
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
12
REF-06
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
13
(1)
(2)
(3)
TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL DISTRITO
FEDERAL
(4)
(6)
(5)
(7)
(8)
(9)
(10)
(15)
(11)
(12)
(13)
(14)
(16)
REF-06
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
14
(17)
(18)
(19)
REF-06
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
15
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
REF-06
16
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
REF-06
17
(1)
(2)
(3)
(4)
(6)
(5)
(7)
(8)
(9)
(10)
(15)
(11)
(12)
(13)
(14)
(16)
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
REF-06
18
(17)
(18)
(19)
REF-06
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
19
REGLAS GENERALES
FORMATOS
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
Nombre del formato:
Cuenta por liquidar certificada
Número de formato:
REF-06
Objetivo del formato:
Contar con los mecanismos de control para
garantizar los requisitos que deben cumplir
las Cuentas por Liquidar Certificadas
CLC´s
Elabora:
Dirección Ejecutiva de Recursos
Financieros
Número de tantos del formato:
Original y dos copias
Distribución:
Original y primera copia: para la Dirección
de Contabilidad
Segunda copia: para la Dirección de
Administración Financiera
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DE CONCEPTO
SE DEBE ANOTAR:
1.- Fecha de expedición
Día, mes y año de la fecha en que se
elabora la CLC.
2.- Número
Número consecutivo
realizadas.
3.- Hoja
En orden consecutivo el número de hojas
de los que conste el formato
4.- Banco/Num. de cuenta
Nombre de la institución bancaria y el
número de cuenta correspondiente
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
de
las
20
CLC´s
REGLAS GENERALES
FORMATOS
5.- Sírvase pagar el importe
Cantidad
que
ampara
la
CLC
correspondiente a la operación en
número y letra
6.- Clave
Clave que se la asigna a la Unidad
Responsable
7.- Unidad responsable
Tribunal Superior de Justicia del Distrito
Federal
8.- Moneda extranjera
Nombre de la divisa, importe de la
misma
y
el
tipo
de
cambio
correspondiente
9.- No. SEC
Consecutivo de las claves otorgadas
10.- Clave presupuestaria
Estructura presupuestaria a la cual se
carga el gasto
11.- Documento de referencia
El tipo y su número del comprobante
12.- Beneficiario/contratista/proveedor
Persona Moral o Física
13.- Concepto
Descripción de la partida
14.- Importe
Tanto el importe bruto como el neto de
la adquisición.
15.- Elaboró
Nombre completo, cargo y firma de la
Directora
Ejecutiva
de
Recursos
Financieros
16.- Autorizó
Nombre completo, cargo y firma del
Oficial Mayor autorizando la CLC
17.- Claves de documentos
Tipo de comprobantes de acuerdo al
listado anexo
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
21
REGLAS GENERALES
FORMATOS
18.- Notas específicas o aclaraciones
Comentarios
presenten
19.- Sello y fecha de pago
El sello, día, mes y año de la fecha en que
se
presenta
a
la
Dirección
de
Administración Financiera
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
u
observaciones
que
22
se
REGLAS GENERALES
VALIDACIÓN
Elaborado por:
Validado por:
________________________________
Lic. Bertha Xóchitl Benítez Pérez
Directora Ejecutiva de Recursos
Financieros
________________________________
C.P. Luis Roberto López Carbonell
Director Ejecutivo de Planeación
Vo. Bo.
_____________________
Lic. Carlos Vargas Martínez
Oficial Mayor
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
23
REGLAS GENERALES
AUTORIZACIÓN
Autoriza:
El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal
____________________________
Mag. Edgar Elías Azar
Presidente
__________________________________
Mag. Norma Raquel Lagunes Alarcón
Consejera
__________________________________
Lic. Sandra Luz Díaz Ortiz
Consejera
_______________________________
Dr. Héctor Samuel Casillas Macedo
Consejero
___________________________
Lic. Rafael Santa Ana Solano
Consejero
Reglas Generales Recursos Financieros,- Febrero-2013
24