Gestión de Proyectos de Prima Fairtrade Manual de Capacitación 3.3
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Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ Fairtrade International Manual de Capacitación 3.3 Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade Gestión de Proyectos de Prima - Actualización junio 2014 - Elaborado por Konrad Matter Actualizado por Julia Malquín A. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 1 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ El Manual de Capacitación “Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade - Gestión de Proyectos de Prima” es un producto de Fairtrade Labelling Organizations International e.V., Bonn, Alemania. Fairtrade International es la organización mundial que establece y certifica criterios para el Comercio Justo Fairtrade. Información de contacto: Fairtrade International Bonner Talweg 177 53129 Bonn Alemania Tel.: +49 (0) 228 949 23 0 Fax: +49 (0) 228 242 17 13 Correo electrónico: [email protected] Sitio web: www.fairtrade.net Coordinación: Matthias Kuhlmann Desarrollo de Servicio & Enlace Unidad de Relaciones y Servicio al Productor Fairtrade International Nuestro más sincero agradecimiento al Servicio de Voluntariado en Línea de las Naciones Unidas, en especial a Liliana Castellanos y Andrés Felipe Nuñez, por haber realizado la traducción del manual al español. La reproducción de este texto es permitida siempre y cuando se cite la fuente, Fairtrade International junio 2014 Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 2 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ TABLA DE CONTENIDOS 1 ¿Para qué se puede usar la Prima? 4 2 ¿Cómo se puede gastar la Prima? 5 3 ¿Cómo escoger y planear proyectos? 7 4 ¿Cómo escribir la propuesta del proyecto? 16 5 Implementación, monitoreo y evaluación 19 Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 3 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 1 ¿PARA QUÉ SE PUEDE USAR LA PRIMA? Los Criterios Genéricos de Comercio Justo Fairtrade para el Trabajo Contratado establecen que Fairtrade contribuye al empoderamiento de los trabajadores y trabajadoras y al desarrollo social y económico sostenible de los trabajadores y sus comunidades (propósito y alcance). Le Prima Fairtrade tiene que beneficiar a los trabajadores, sus familias y sus comunidades a través de proyectos de Prima que se dirijan a sus necesidades y preferencias según sea decidido y adecuadamente justificado por los trabajadores (Cláusula 2.1.19 de los Criterios). 1.1 ¿Qué dicen los Criterios? 1.1.1 Desarrollo socio-económico es un proceso que resulta en cambios que mejoran la capacidad de una comunidad para cumplir con sus aspiraciones. 1.1.2 Empoderamiento se refiere a las habilidades que los individuos y grupos necesitan para identificar sus necesidades y prioridades y para desarrollar planes y proyectos para abordarlas. 1.1.3 Para los trabajadores, sus familias y comunidades significa que usted puede usar la prima para tres tipos de beneficiarios: Comunidades Familias Trabajadores 1.1.3a 1.1.3b 1.1.3c Para los trabajadores: un buen ejemplo es la capacitación, dentro de este grupo se podría considerar el terminar la educación primaria y secundaria, habilidades del idioma, destrezas como carpintería, sastrería, computacionales, etc. Otro ejemplo es un set de TV/DVD para la cafetería/comedor o salón social de los trabajadores. Para los trabajadores y sus familias: algunos ejemplos serían una tienda de comestibles para bienes básicos a precios razonables, préstamos para mejoramiento de viviendas, o becas para los hijos(as) de los trabajadores(as). Hay desde luego muchas más posibilidades de beneficiar a las familias de los trabajadores. Para los trabajadores, sus familias y la comunidad: en este caso el beneficio se extiende a la comunidad. Esto incluye el barrio, aldea o pueblo. Algunos ejemplos podrían ser construir un colegio, un dispensario o tal vez un pozo. Con un poco de imaginación hay muchas formas de mejorar la vida de la comunidad. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 4 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ Como trabajador o trabajadora, usted se beneficiará en los tres casos. Usted siempre es parte de la comunidad y lo que es bueno para ella es bueno para usted. La comunidad hace mucho por usted y muchos de los servicios básicos son el resultado de un esfuerzo comunal. Los colegios para sus hijos, el hospital cuando usted está enfermo, la provisión de agua y electricidad. Todos estos y muchos más servicios serían impensables o muy difíciles de conseguir si usted tuviera que encargarse de ellos solo. 2 ¿CÓMO SE PUEDE GASTAR LA PRIMA? 2.1 La prima debe ser utilizada en forma de proyectos. Un proyecto es una gestión planeada que utiliza dinero y otros recursos para lograr objetivos bien definidos a través de un número de actividades. 2.1.1 Planificación de proyectos: Esto significa que antes de iniciar un proyecto usted tiene que pensar detenidamente sobre lo que va a hacer, cómo lo va a hacer y lo que quiere lograr. Esto significa escribir sus planes. Significa seguir sus planes. 2.1.2 Recursos: Para llevar a cabo un proyecto usted usualmente necesita dinero. También puede necesitar tiempo, conocimiento y ciertas habilidades. 2.1.3 Objetivos: Esto significa que todos saben lo que están tratando de lograr. Sin objetivos claros el proyecto no tiene dirección. Todos deben acordar qué están tratando de hacer. 2.1.4 Actividades: Un proyecto usualmente consiste de un número de actividades. Estas actividades pueden ser hechas todas al mismo tiempo o algunas pueden tener que esperar mientras se llevan a cabo otras. Un cronograma de actividades le dice qué se debe hacer y cuándo. Los proyectos son un resultado de un proceso de consulta con los trabajadores y trabjadoras acerca de sus necesidades y aspiraciones. Los criterios definen el contenido de cada proyecto los cuales deben incluir (Cláusula 2.1.5 de los Criterios): Propósito y objetivos; Grupo(s)/beneficiario(s) objetivo(s)Actividades; Roles y responsabilidades; Presupuesto del proyecto; Fecha de inicio y finalización del proyecto; ¿Cómo será monitoreado el proyecto?; Fecha de aprobación del proyecto por parte de la Asamblea General. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 5 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ Los proyectos pueden significar mucho trabajo, pero son la mejor forma de asegurar que el dinero de la prima sea bien invertido y cumpla con los objetivos detrás de ella. Para proyectos grandes es indispensable realizar una evaluación de riesgo. Al menos el 80 por ciento del dinero de la prima debe ser invertido en proyectos sostenibles. Sostenible significa que lo que sea en lo que gaste el dinero, esto debe tener un valor duradero. Entonces, si invierte en un proyecto como una tienda de comestibles o un centro de capacitación, la tienda debe continuar sirviendo a la comunidad por un largo período de tiempo y la capacitación debe tener un resultado duradero. Los proyectos que impliquen desembolsos individuales de bienes no consumibles son permitidos cuando todos los trabajadores tienen igual oportunidad acceso, y existe la claridad de que no se trata de pagos a los trabajadores que puedan considerarse complementos salariales (Cláusula 2.1.19 de los Criterios). Hasta el 20 por ciento1 del dinero de la prima por año puede ser distribuido equitativamente entre todos los trabajadores en efectivo como un bono Fairtrade. (Cláusula 2.1.20 de los Criterios). Esta opción necesita ser aprobada por una asamblea general de trabajadores. Sin embargo, este dinero no puede ser utilizado para complementar los salarios regulares o socavar los procesos de negociación colectiva. Se recomienda que los Comités de Prima de Comercio Justo Fairtrade expliquen claramente a los trabajadores y trabajadoras las implicaciones de utilizar el dinero de la prima en bonos Fairtrade en efectivo. En este contexto también es importante averiguar y entender cualquier implicación posible de la distribución de efectivo en lo que concierne a impuestos o el estatus legal del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade – el cual puede ser establecido como una organización benéfica, por ejemplo. Estas implicaciones seguramente serán diferentes en cada país debido a los diferentes marcos legales. 1 En circunstancias excepcionales el porcentaje puede ser incrementado hasta 50%, como en el caso donde haya una mayoría de trabajadores y trabajadoras migrantes en la fuerza laboral que no se pueden beneficiar de los proyectos de la Prima de Comercio Justo Fairtrade. La solicitud debe ser enviada al organismo certificador y aprobado por el mismo. (Cláusula 2.1.20 de los Criterios). Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 6 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 3 ¿CÓMO ESCOGER Y PLANEAR PROYECTOS? Escoger un buen proyecto no es fácil. Este capítulo debería ayudarle, pero sólo pretende ser una guía. Usted sabe lo que necesita, usted necesita realizar la elección. 3.1 ¿Quiénes son los beneficiarios? Siempre es bueno saber a quién va a ayudar el proyecto. En el escenario en que el proyecto está dirigido a los trabajadores y trabajadoras en una plantación o empresa, usted puede obtener esta información del departamento de recursos humanos o de encuestas que contengan información relevante en el marco de su estrategia de desarrollo o de las metas del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade. Es bueno saber cuántos hombres y mujeres se beneficiarán, cuántos hombres y mujeres son migrantes, cuántos pueden necesitar capacitación o educación adicional, dónde viven o de dónde vienen. Es especialmente bueno saber dónde viven los trabajadores de manera que cualquier proyecto en realidad les ayude en sus vidas cotidianas. Algunos trabajadores son de temporada y otros temporales. ¿Cómo puede ayudarle a ellos también? Si el proyecto es para beneficiar a las familias de los trabajadores, necesita saber si están casados o viven con una pareja, el número y edad de los hijos(as), si estos hijos(as) van al colegio o trabajan, otros miembros de la familia que vivan en la misma casa, etc. Luego es posible que necesite saber sobre su situación de vivienda: dónde viven (en la plantación, fuera de ella), distancia de la plantación o empresa, en casas propias o arrendadas, etc. Es posible que tenga que pedirle a la gente más información con un cuestionario. 8 40 10 Km 20 7 Km 2 Km 15 8 Km Finca 3 Km La recolección de información en las comunidades de los trabajadores es un poco más complicada. Primero necesita saber los diferentes lugares donde viven los trabajadores y trabajadoras, cuánta gente vive en cada uno de estos lugares y qué tan lejos están de la plantación/empresa y entre ellos(as). A partir de esta información puede dibujar un mapa con la plantación/empresa en el centro y cada lugar (aldea, barrio, etc.) representado por un círculo. 4 Km 8 El tamaño del círculo corresponde aproximadamente al número de habitantes. El número en el círculo representa el número de trabajadores que viven en cada lugar. La longitud de la línea entre cada lugar y la plantación/empresa corresponde a la distancia. Este mapa le permite ver dónde vive y de qué se beneficiará cada quien. 9 Esta recolección de información se llama censo. Se recomienda hacer un censo de trabajadores(as) y sus familias desde el principio, y un censo de la comunidad tan pronto como esté listo para involucrarse en proyectos de la comunidad. Para cada proyecto individual se debe hacer un censo minucioso de los beneficiarios directos. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 7 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 3.2 ¿Cuáles son los problemas? Una vez conozca los beneficiarios (potenciales), usted quiere entender sus problemas y necesidades. Proceda en la misma forma que en el Paso 1, empezando con los trabajadores y trabajadoras, sus familias y luego extendiendo la consulta a las comunidades. Para encontrar los problemas y necesidades de los trabajadores y sus familias, la forma más fácil es conociéndolos y preguntándoles. Los miembros del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade (CPF) pueden hacer esto en sus áreas de trabajo. Si la fuerza laboral no es muy grande usted puede llamar a asambleas con todos los trabajadores y trabajadoras. Recuerde: Diferentes grupos tienen diferentes necesidades: las mujeres trabajadoras, los trabajadores de temporada, los trabajadores migrantes, los trabajadores temporales. Pregúnteles separadamente! No permita que los hombres dominen! No permita que las gerencias de la plantación/empresa hagan este trabajo! Es su responsabilidad! Pregunte a las esposas(os) e hijos(as). Puede necesitar preparar un cuestionario especial si necesita verificar información detallada. Es más difícil si está intentando entender las necesidades de las comunidades. La primera cosa que puede hacer es reunirse con los trabajadores y trabajadoras. Agrúpelos por las comunidades principales de donde vienen y esto le dará una idea aproximada de los principales problemas de cada comunidad. Puede complementar su mapa de las comunidades circundantes agregando más información, por ejemplo, sobre los servicios que cada comunidad tiene. Puede incluso dibujar un mapa para cada comunidad: servicios disponibles, calidad de los servicios, dónde y qué tan lejos tienen que ir para obtener los servicios que no están disponibles en la comunidad. Si quiere hacer proyectos en las comunidades, tiene que averiguar los problemas que la gente enfrenta en cada comunidad. Para este propósito, es muy importante reunirse con los líderes de la comunidad o incluso con la comunidad completa. Puede reunir a la comunidad entera o reunirse con diferentes grupos de la misma separadamente. Asegúrese que todos los posibles grupos sean involucrados. En estas reuniones puede trabajar con el Método Chapatti. 3.2.1 El Método Chapatti Reúna a todo el mundo y asegúrese que todos se sientan cómodos. Empiece a hablar sobre los problemas que la gente enfrenta diariamente. Pídales a los participantes que escojan un objeto simple para representar sus problemas. Un pedazo de madera puede representar la falta de combustible para cocinar. La comunidad puede usar cualquier objeto que quiera; esto les ayuda a pensar desde su propia perspectiva. Pídales a todos que pongan sus objetos en el piso al frente de ellos. Que no los pongan en una línea recta sino en el centro del grupo. Entrégueles a los participantes “chapattis” (= piezas redondas de cartulina/cartón de Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 8 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ diferentes tamaños). Permítales colocar los chapattis debajo de estos objetos para representar el tamaño del problema. Los chapattis grandes indicarán problemas más grandes y los chapattis más pequeños, problemas más pequeños. Haga seguimiento a esta actividad con una discusión sobre cada problema: ¿Cuál es el problema, el tamaño y la urgencia del mismo? ¿Por qué es considerado un problema grande/pequeño/urgente? ¿Cuál es la causa del problema? ¿Quién se ve afectado por el problema y cómo? ¿Qué acciones ha tomado la gente para resolver el problema? ¿Fueron exitosas, no lo fueron? ¿Por qué? ¿Hay planes futuros para lidiar con el problema? ¿Cuáles son las contribuciones de la comunidad? ¿Qué apoyo externo se espera? Piense sobre las causas del problema. Frecuentemente la gente aborda sólo los síntomas y no la causa real. Tome un asunto de salud por ejemplo: la gente se siente enferma y débil y acude a la farmacia por medicinas. Pero algunas veces el problema real radica en otra parte. Podría ser desnutrición o agua potable contaminada. El ejercicio del árbol del problema le puede ayudar a analizar problemas complejos y encontrar las causas subyacentes. 3.2.2 El árbol del problema Como un árbol, el árbol del problema tiene tres partes: un tronco, raíces y ramas. El tronco es el problema central Las raíces representan las causas Las ramas representan los efectos (frecuentemente las partes visibles) Este es un ejercicio de grupo. Tome uno de los problemas que haya identificado como importante. Empiece enumerando todos los aspectos negativos del problema. Estos deberían escribirse en tarjetas y pegarlos (en una pared o en el piso) donde todos puedan verlos. Una vez se hayan identificado los asuntos más importantes, agrupe los aspectos que tienen algunas similitudes o vínculos. 1) Identifique el problema central. Péguelo en el centro. Revise las tarjetas restantes y cómo están relacionadas con el problema central. 2) Algunas pueden ser causas, que llevan al problema central. Colóquelas debajo del problema central. 3) Otras son efectos, que se originan del problema central. Colóquelas encima del problema central. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 9 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ Efecto Alta tasa de mortalidad en menores de 5 años Problema central Desnutrición infantil Diarrea No hay letrinas Causa Retraso en el crecimiento Mala higiene Dieta precaria Falta de conocimiento No hay suficiente agua Cosecha fallida Suelo degradado Este ejercicio muestra que las cosas frecuentemente son más complicadas de lo que parecen en principio. Para resolver un problema, necesitamos conocer y abordar la causa o causas principales. Intente mantenerse apegado a los vínculos más importantes. Si el árbol del problema se vuelve muy recargado, no será una herramienta útil. Encuentre un balance: suficiente detalle de manera que contenga la información más importante, pero suficientemente simple para que las principales causas y efectos sean visibles. Después de haber identificado los problemas, intente organizarlos de acuerdo con la importancia y urgencia que la gente les de. Establezca un orden de prioridad. Esto frecuentemente es una tarea complicada. No hay un criterio objetivo o científico para decidir cuál problema es más importante que otro. Es una escogencia política. Permítale a la gente discutirlo. Es por esta razón que consultar con los trabajadores y trabajadoras – y con la comunidad si quiere apoyar proyectos de la comunidad – es tan importante. Es importante que los trabajadores y trabajadoras sepan cómo serán seleccionados los proyectos, y el criterio de selección del proyecto debe ser incluido en los términos de referencia del Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade (CPF) y aprobado por la Asamblea General. 3.3 Defina sus objetivos Una vez que conozca el problema y entienda su prioridad, necesita definir objetivos claros. Objetivos claramente definidos hacen mucho más fácil diseñar un proyecto. Distinga dos tipos de objetivos: 1) El objetivo general. Le dice lo que quiere mejorar. Puede ser bastante general y puede que no se logre sólo con este proyecto. Por ejemplo, usted puede querer reducir la Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 10 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ desnutrición infantil en su comunidad. Su proyecto puede ser sólo una parte de este panorama general. 2) El objetivo específico. Este se refiere a las metas reales que el proyecto quiere lograr. Le ayuda a definir las actividades que son necesarias para su proyecto. Sus objetivos deben ser SMART (acrónimo en inglés que significa: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con límites de tiempo): Específico: ser tan preciso y exacto como sea posible. Medible: usted debe ser capaz de verificar si el proyecto funcionó. Alcanzable: no intente hacer algo imposible. Relevante: ¿el proyecto resolverá el problema? Con límites de tiempo: ¿cuándo será terminado el proyecto? 3.4 ¿Cómo lograr los objetivos? 3.4.1 Piense acerca de las alternativas. Para este momento usted debería saber qué quiere hacer. La siguiente pregunta es – ¿cómo lo hace? Puede haber un número de formas para solucionar un problema, pero hay algunas mejores que otras. Tomemos el ejemplo de un proyecto de vivienda. El objetivo es mejorar la situación de vivienda para los y las trabajadoras y sus familias. Hay muchas formas de hacerlo. 1 Dar préstamos individuales para comprar material de construcción. 2 Desarrollar un esquema de vivienda en un terreno con dinero de la prima. Si usted opta por la segunda solución (esquema de vivienda), hay todavía muchas formas de proceder: 2.1 Adjudicar una parcela a cada persona para construir una casa. 2.2 Formar una cooperativa que construya las casas y las venda a los beneficiarios. 2.3 Formar una cooperativa que construya las casas y las arriende a los beneficiarios. Necesitas pensar en cada una de las opciones. En el desarrollo de estas ideas se debe considerar a tantas personas como sea posible. Cada punto tiene sus lados buenos y malos y todos deberían tener el derecho de comentar. Considere las siguientes opciones, pueden ayudarle: 1 2 3 4 5 Eficacia: ¿Cuál es la mejor opción para resolver el problema? Costo: ¿Cuánto dinero necesitará para cada opción? ¿Tiene el dinero? Eficiencia: ¿Es una Buena forma de usar el dinero? Capacidad: ¿Existe el conocimiento y la experiencia necesaria? Viabilidad: ¿Es probable que tenga éxito el proyecto? Consejo: Comenzar con proyectos pequeños, así usted adquiere fácilmente experiencia y confianza. Recuerde que para todos los grandes proyectos se debe realizar una evaluación de los riesgos y reportarlos a la Asamblea General.2 2 Ejemplos sencillos de evaluación de riesgos figuran en Anexo 1 ¿QUÉ ES RIESGO? En el “Documento explicativo para el Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade en Situaciones de Trabajo Contratado - “Hired Labour Situation”. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 11 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 3.4.2 Tome su decisión y plan de acción. Una vez que haya hecho su elección, debe definir los resultados que desea ver. Por ejemplo: 20 Trabajadores capacitados en el programa Word de informática; o 50 préstamos concedidos para la compra de material de construcción; o dos aulas de clase equipadas para la comunidad local. Para conseguir los resultados óptimos, tienes que planificar: ● QUE: Haga una lista de todos los trabajos que necesita hacer para conseguir un resultado perfecto. ● QUIEN: Haga una lista de todas las personas quienes serán responsables de cada actividad. Esto puede ser individual o en grupos. ● CUANDO: Haga un calendario que le indique cuando debe comenzar cada actividad y cuánto tiempo tomará. Algunas actividades pueden llevarse a cabo al mismo tiempo, otras se realizan una tras otra. Es muy importante definir cuáles actividades son necesarias concluir con el fin de iniciar otras. Siempre piense en factores externos como las temporadas de lluvia y ciclos agrícolas. ● DONDE: Tome nota de la ubicación donde cada una de las actividades debe hacerse. ● COMO: Cuando gastas dinero, usted necesita asegurarse que se haga de tal manera que cualquiera pueda comprobar fácilmente lo que se gastó y lo que se compró. Usted necesitará un procedimiento adecuado para esto. Para ayudarle durante el proceso de evaluación y preparación, Fairtrade le ofrece dos plantillas para preparar su plan anual para la Prima de Comercio Justo Fairtrade con el fin de cumplir con el requisito 2.1.15 y una plantilla para informar las actividades realizadas para el requisito 2.1.18.3 Una herramienta complementaria que puede ayudar al CPF en sus actividades de planificación es un calendario en forma de una matriz, nombrando las actividades, la(s) persona(s) a cargo de cada actividad y el plazo en que debe realizarse cada actividad: 3.4.3 Matriz actividades del proyecto (ejemplo de capacitación en informática) Actividad Quien Ene Feb 1. Establecer un aula para Clases A+B xx 2. Contratar Instructor Subcomité …x 3. Comprar el Equipamiento Subcomité Mar Abr May Jun Jul xxx x xx xxx xx Ago Sep xx xxx x 3 http://www.fairtrade.net/fileadmin/user_upload/content/2009/standards/documents/genericstandards/2014-03-31_Premium_plan_report_template_EN.pdf Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 12 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 4. Matricular Estudiantes C+ D 5. Empezar con las Clases Instructo r ..xx x xxx x xxx x xxx x xxx x Por último, usted debe saber que recursos necesita para el proyecto. Los recursos son el conocimiento, las personas, equipos y materiales. Según el proyecto, necesitará de algunas habilidades especiales. Estas habilidades no siempre están disponibles en la organización. Puede que tenga que contratar a alguien externo para que le ayude. Por ejemplo: 1 Puede necesitar a un arquitecto para que ayude a diseñar un edificio. 2 Quizá necesite un asesoramiento de un experto para ayudarle a diseñar el proyecto y realizarlo. 3 Para un centro de capacitación tendría que contratar a un instructor. Usted necesitará contratar algunos expertos solo por un corto tiempo - como un arquitecto. A otros necesitarás contratar por un periodo más largo – así como un profesor en una escuela. Necesitará tener una manera simple de tratar con estas personas: un modo estándar de encontrarlos, contratarlos, entregarles contratos y pagarles. Si necesita comprar materiales, mobiliario o equipos, necesitará una manera simple de asegurarse que consiga un buen precio, que estás comprando las cosas correctas y que obtendrá un recibo por todo. La administración de la plantación/empresa puede ser de ayuda en este proceso. 3.4.4 El análisis del marco lógico El método que se describe arriba es usualmente llamado Marco Lógico. Te lleva a través del proyecto paso a paso. Esto asegura que no te olvides de nada. Desde arriba hacia abajo, el Marco Lógico muestra los pasos que deben tomarse con el propósito de alcanzar el objetivo final del proyecto. La siguiente tabla muestra un ejemplo del Marco Lógico para un centro de capacitación en informática. La matriz de Marco Lógico. Objetivos ¿Cómo puedo saber si dio resultado? Objetivo General: Impacto: Trabajadores bien capacitados en informática Los Trabajadores se sienten más confiados y capaces Gestión del Proyecto de Prima CPF ¿Cómo puedo demostrar que funcionó? Entrevista con trabajadores que asistieron a las clases Cosas que podría ayudar (+) u obstaculizar (-) + Trabajadores con deseo de aprender – Insuficiente tiempo para estudiar Página 13 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ Objetivos Específicos del Proyecto: Ofrecer tres cursos básicos de informática en este año a todos los trabajadores de la Compañía Resultado: 50 Trabajadores obtienen conocimientos básicos en informática Resultado: Se han realizado tres cursos de informática cada uno de 48 horas, a lo largo de 12 semanas El programa de formación e informe del instructor son verificados por el CPF para el proyecto de capacitación en informática 50 Trabajadores han aprendido ● Iniciar un Ordenador ● Lo básico en Windows y Word ● Imprimir ● Lista de asistencia (¿Cuántos participaron?) ● Examen al final del curso (¿Cuántos aprobaron?) + Encontrar un espacio adecuado y un buen maestro - Material de entrenamiento en informática son robados. + Los estudiantes se matriculan, asisten con regularidad y son capaces de seguir - Alto nivel de absentismo y deserción - Nivel académico demasiado alto Actividades: 2. Contratar un Instructor Nota: No hay indicador en esta columna, en lugar, aportes relacionadas con las actividades 3. Comprar equipos Insumos: 4. Matricular estudiantes 1. Aula 1. Encontrar el Aula 5. Iniciar clases 2. Instructor 3 Mesas y sillas 4. Computadores y accesorios ¡No se preocupe por las diferencias entre impactos, resultados y aportes! Lo importante es entender que hay una cadena de eventos que condujeron al resultado global de su objetivo. Los términos de la línea superior de la tabla requieren una explicación. ● ¿Cómo puedo saber si dio resultado? Al final del proyecto, usted querrá asegurarse que el proyecto fue un éxito. Necesitas indicadores que puedan medirlos. ● ¿Cómo puedo demostrar que funcionó? También tendrá que demostrar que el proyecto fue un éxito. Para cada indicador se necesita al menos una fuente de información. ● Cosas que podría ayudar (+) u obstaculizar (-). En cada una de las etapas del proyecto, hay cosas que no siempre se pueden controlar y que pueden afectar el éxito. Incluso si no puedes influir en estas cosas, es bueno que seas consciente sobre esto. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 14 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 3.5 Elabore el presupuesto El presupuesto es una estimación del dinero que necesitará para desarrollar el proyecto. Está directamente relacionado con la lista de actividades que ha establecido. Debe distinguir entre los gastos que se realizan solo una vez y los recurrentes: ● Los gastos se que realizan solo una vez, generalmente cubren los costos iniciales, principalmente de edificios y equipos. Estos gastos ocurren solo una vez durante la vida del proyecto. En el caso del centro de capacitación en informática, estos son los costos por la compra de las computadoras y los muebles. ● Los gastos recurrentes cubren los gastos de funcionamiento del proyecto. Ocurre continuamente a medida que el proyecto avanza. En el presupuesto estos gastos se estiman según una base regular. En nuestro ejemplo de capacitación en informática, los gastos recurrentes sería el honorario del instructor, el alquiler del espacio, el mantenimiento de equipos, acceso a internet, papelería (papel, cartuchos de impresión etc.) y los gastos administrativos. También necesita determinar si el proyecto generará algunos ingresos. Aquí tiene que distinguir entre proyectos económicamente sostenibles y proyectos sociales. ● Los proyectos económicamente sostenibles generan ingresos y deben por principio tener la capacidad de cubrir los costos y gastos de gestión. Un buen ejemplo de este tipo de proyecto es una tienda de comestibles. Aunque el propósito principal de la tienda no es obtener ganancias sino vender productos alimenticios y otros suministros básicos a precios razonables, siempre deben cubrir sus costos totales. . ● Los proyectos sociales prestan servicios a la comunidad. Por esto no se obtienen ganancias. Los proyectos sociales habituales son los proyectos de salud, educación y cultura. Puede, por supuesto, cargar una pequeña cuota para estos servicios, para crear conciencia sobre el valor del servicio (Lo que es completamente gratis generalmente no es apreciado). Esto es especialmente recomendable para proyectos de capacitación, donde el pago de la inscripción representa el compromiso del estudiante. Ciertamente habrá menos ausentismo y deserciones. Sin embargo, un proyecto social jamás cubrirá sus gastos totales. Siempre habrá necesidad de una prima de subsidio para esta clase de proyectos. El presupuesto para los gastos de funcionamiento le ayudará a saber cuánto dinero debe separar cada año para mantener el proyecto en marcha. La tabla 6 muestra un ejemplo de presupuesto para un proyecto de capacitación en informática. 3.5.1 Ejemplo de presupuesto para un Centro de Capacitación en Informática Ítem USD Sub-total USD Total USD A. Gastos 1. Inversión Inicial 20 Computadoras 2 Impresoras 20 Sillas y Mesas Instalaciones Gestión del Proyecto de Prima CPF 12,000.00 200.00 3000.00 300.00 Página 15 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ Contingencia 150.00 Total 1 15,650.00 2. Gastos de funcionamiento primer año Alquiler del salón 1080 Instructor 4200 Mantenimiento de Computadoras 500 Papelería 500 Acceso a Internet 720 Administración 400 Total 2 7400.00 Total A. Gastos 23,050.00 B. Ingresos Cuota Inscripción de estudiantes 1800.00 Total B. Ingresos - 1800.00 COSTO TOTAL DEL PROYECTO 21.250.00 4 ¿CÓMO ESCRIBIR LA PROPUESTA DE PROYECTO? Ahora que tiene lista toda la información, puede escribir la propuesta del proyecto. Este es el documento que contiene toda la información pertinente y le ayudará a completar el proyecto. El siguiente formato le puede ser útil para escribir la propuesta del proyecto. 4.1 Formato para formulación de proyectos 1. Nombre de la organización y del Proyecto 2. Antecedentes y Justificación del Proyecto Preguntas para tener en cuenta: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ¿Cuál es la situación social y económica del área donde se ejecutará el proyecto? ¿Cuál es la necesidad o el problema que serán abordados por el proyecto? ¿Por qué usted le da prioridad a los problemas/necesidad sobre los demás asuntos? ¿Por qué eligió esto y no otras posibles alternativas para resolver el problema? ¿Cuáles son las ventajas de esta idea de proyecto comparado con otras opciones (en términos de eficiencia, eficacia, coste, complejidad y riesgos)? Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 16 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 3. Propósitos y Objetivos del Proyecto Preguntas para tener en cuenta: ▪ ▪ ▪ 4. ¿Cuál es el objetivo general del proyecto? ¿Qué cambiará el proyecto (a corto y a largo plazo)? ¿Cuáles son los objetivos específicos que el proyecto deberá lograr (objetivos Inteligentes: específico, medibles, alcanzable, relevante, límite de tiempo)? ▪ ¿Cuáles son los indicadores (cualitativo y cuantitativo) en la que indique si y en qué medida se han logrado los objetivos? ▪ ¿Cuáles son los factores externos (supuestos y riesgos) que pueden afectar los objetivos? Grupo(s)/Beneficiarios Objetivos del Proyecto Preguntas para tener en cuenta: ▪ 5. ¿Beneficiará el proyecto solo a los trabajadores o también a sus familias o de la comunidad en general? ▪ ¿Cuántas personas y familias se beneficiarán del proyecto? ▪ ¿Cuántas y cuáles comunidades se beneficiarán? ▪ ¿Apunta el proyecto a un grupo específico (ej. mujeres, trabajadores migrantes, trabajadores temporales/estacionales, jóvenes, niños, etc.)? ▪ ¿Hay grupos/personas que podrían entorpecer o dañar el proyecto? ▪ ¿Ha sido acordado y discutido el proyecto con los futuros beneficiarios? ▪ ¿Cuál es la contribución de los beneficiarios al proyecto (en dinero, trabajo etc.)? Resultados esperados del proyecto Preguntas para tener en cuenta: ▪ ▪ ▪ ▪ 6. ¿Cuáles son los resultados concretos (medible, tangible, visible) del proyecto? ¿Cuáles son los indicadores para medir los resultados? ¿Cuáles son los factores externos que pueden afectar los resultados? ¿Podría el proyecto tener efectos secundarios indeseados (sociales, económicos, ambientales, de género)? Actividades, Roles y Responsabilidades Preguntas para tener en cuenta: ▪ 7. ¿QUÉ actividades serán necesarias para lograr los resultados (Comenzar con la preparación: investigaciones, entrevistas, visitas, hablar con expertos, etc.)? ▪ CUANDO: ¿en qué lapso de tiempo se llevará acabo cada actividad (cuando debe comenzar, cuanto tiempo tomará)? ¿Cuales actividades debe iniciar primero y cuales deben finalizar para comenzar con otras? ▪ ¿QUIÉN dirige el proyecto? ¿Quién lo ejecutará? ¿Será todo el CPF, un subcomité CPF o personas externas? Asignar tareas y responsabilidades. ▪ ¿CÓMO se van a organizar ustedes mismos? ¿Cuáles serán los procedimientos, normas y regulaciones del proyecto? ¿Necesitará las especificaciones de los productos, diseños, planos, etc.? ▪ DONDE: Ubicación del proyecto (¿en la hacienda, afuera o en una comunidad?) Recursos (insumos) Preguntas para tener en cuenta: ▪ ▪ ¿Qué tipo de conocimientos y habilidades necesitas? ¿Cuántas personas necesitas y con cual perfil? ¿Tienes que contratar a personal? Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 17 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 8. ▪ ¿Qué tipo y cantidad de equipo, material, etc. necesitas? ▪ ¿Cuánto dinero necesitas? (véase 8. presupuesto a continuación) ▪ ¿Donde se pueden encontrar estos recursos? Presupuesto (total/anual) Preguntas para tener en cuenta: ▪ ▪ 9. Comience con su lista de insumos preparadas anteriormente en el punto 7. ¿Qué elementos forman parte de la inversión inicial (gastos primera vez) y que elementos pertenecen a los gastos de funcionamiento del proyecto (gastos recurrentes)? ▪ Haga una lista de las distintas categorías del costo (ej. equipos, materiales inventarios, sueldos, honorarios, administración, etc.). Haga una lista detalla de todos los elementos dentro de cada categoría. Para los gastos de funcionamiento, hacer una estimación para el año de operación. ▪ ¿Generará el proyecto generará ingresos? de ser así, estime los ingresos del primer año. ▪ Sume todo el gasto y reste los ingresos estimados para obtener el costo neto del proyecto. ▪ Los gastos corrientes menos los ingresos le darán una idea de la cantidad de dinero que tiene que reservar cada año para este proyecto (Solo para los proyectos de carácter social - Proyectos empresariales no debe operar con pérdidas). ▪ Establezca un plan de financiamiento. ¿De dónde vendrán los fondos (primas, recursos propios, recursos externos, préstamos)? Fecha de inicio y fecha final del proyecto Preguntas para tener en cuenta: ▪ Calendario de actividades – matriz con los tiempos y responsabilidades. ▪ Nivel de organización de la CPF y análisis del tiempo real que los miembros de CPF van a invertir para garantizar su éxito; ▪ Precisar el tiempo necesario, y considerar el balance entre sus actuales actividades laborales y las actividades previstas para el proyecto. 10. Supervisión y Evaluación Preguntas para tener en cuenta: ▪ ¿Quién supervisará el proyecto durante la fase de implementación y durante su funcionamiento? ▪ ¿Qué métodos y herramientas serán usados para realizar el seguimiento del proyecto (gasto de presupuesto, fechas límites, calidad, etc.? ▪ ¿Quién será responsable de la evaluación del proyecto (una vez ha terminado, o durante su ejecución en un cierto periodo de tiempo)? ▪ ¿Qué indicadores serán usados para evaluar el proyecto (impacto, lecciones aprendidas, etc.)? 11. Fecha de aprobación del proyecto por la Asamblea General (hace referencia al acta de la reunión) Esto es un gran trabajo. Puede que necesite a alguien que trabaje tiempo completo en esto a fin de acertar en todo. Si lo desea, puede contratar a alguien que le ayude a hacerlo bien. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 18 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 4.2 El Plan de Negocios Si el proyecto es un negocio, entonces es buena idea escribir tu plan de negocios de la siguiente manera. El plan de negocios le hace pensar en cómo organizar sus negocios y muestra si su negocio es rentable. Un buen plan de negocios debería contener al menos la siguiente información: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Establecer la Misión: ¿qué quiere hacer y por qué? Los productos o servicios que desea producir o vender El mercado (competencia, tu propia posición) Los clientes: ¿quién espera que compre tus productos o servicios? Marketing: ¿Cómo y dónde puede vender tus productos o servicios? Técnicas de Producción: ¿Cómo producirá los productos o servicios? Adquisiciones: ¿Dónde conseguirá los insumos de (materias primas, equipos, productos para revender, etc.)? Costos de producción Precios de tus productos o servicios Ventas: Tu estimación para los volúmenes de ventas. Análisis del costo-beneficio: Las estimaciones de los costos y sus ingresos para saber si el negocio será rentable. Análisis de riesgos: Los riesgos internos y externos. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ 5 IMPLEMENTACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN 5.1 Aprobación formal del proyecto y presupuesto Una vez que la propuesta de proyecto está escrita, la Asamblea General debe aprobar formalmente el proyecto con su presupuesto. Esta decisión debe estar escrita claramente el en acta de reunión correspondiente de la AG. Ningún proyecto debe iniciarse antes de estos requisitos formales - escritos en la propuesta de proyecto y por aprobación formal por la AG como estar registrado en las actas de la AG. Esto es requerido por cláusula estándar genérica 2.1.15. de Fairtrade. 5.2 Aplicación – el proceso de licitación Si el proyecto ha sido cuidadosamente planificado y la propuesta escrita refleja una planificación minuciosa, la implementación del proyecto no debe presentar dificultades. Ahora las actividades del proyecto deben llevarse a cabo según su agenda como se expresa en la matriz de actividades del proyecto. Para la contratación del personal, contratación de consultores y contratistas, así como para la adquisición de materiales y equipos, el CPF debe establecer y observar estrictamente un procedimiento de licitación. Este procedimiento garantiza la calidad y la rentabilidad, por una parte, y la transparencia, por otro. Las siguientes pautas deben establecerse en el procedimiento: 1 2 Para que cada posición remunerada sea ocupada, debe ser anunciado el puesto de trabajo y la descripción del perfil invitando a los candidatos a presentar su solicitud. Familiares y amigos miembros del CPF no deberían ser ubicados en los puestos abiertos, sin que antes exista un anuncio público y abierto del trabajo. Antes de la licitación de los productos o servicios, las normas técnicas y las especificaciones del producto deben definirse claramente por el CPF o el subcomité responsable del proyecto. Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 19 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ 3 4 5 6 7 8 9 Para los contratos (consultorías, construcción u otros trabajos) por lo menos tres ofertas deben obtenerse a través de un proceso de licitación. Para la adquisición de bienes, materiales y equipos, por lo menos tres cotizaciones deben obtenerse a través del proceso de licitación. En general, la licitación debe ser abierta, es decir, invitando a los licitantes potenciales públicamente a través de los medios de comunicación. Licitación restringida (que solo un número limitado de proveedores están invitados) puede utilizarse en circunstancias especiales, por ejemplo, cuando los contratistas o proveedores ya han prestado sus servicios o venden sus productos de forma satisfactoria. Pero incluso en los casos de licitación restringida, debe haber por lo menos tres ofertas. Las aplicaciones y las ofertas deben ser analizados por un subcomité de al menos tres miembros designados por el CPF. Uno de los miembros del subcomité podría ser un asesor/delegado de la gerencia de la plantación. Todas las aplicaciones y licitaciones deben ser abiertas en presencia de todo el subcomité y registrarse en el acta. El subcomité preselecciona entre los candidatos y las licitaciones y hace una recomendación al CPF, indicando las razones de su selección. El CPF toma la decisión final que se debe registrar claramente en las actas. 5.3 Monitoreo y Evaluación El CPF debe supervisar y elaborar un reporte anual a la Asamblea General de trabajadores sobre las actividades realizadas con el dinero de la prima (Clausula Estándar 2.1.18). El CPF es responsable ante los y las trabajadoras así como con el organismo de certificación para la administración y el uso de la prima de comercio justo Fairtrade. Durante la ejecución del proyecto, las actividades y el progreso deben ser continuamente revisadas para asegurarse que todo va según el plan. Esto se denomina monitoreo. El monitoreo le permite detectar problemas y hacer correcciones de manera oportuna. Esto también le ayudará a que aprenda de sus errores. Si algo sale mal, usted deberá hacer los ajustes necesarios y asegurarse de que el problema no se produzca de nuevo. ¿Qué debe ser monitoreado? ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Presupuesto: comprobar si los gastos (e ingresos) se mantienen dentro del presupuesto Cronogramas: Compruebe si las actividades se llevan a cabo dentro de la programación. Cumplimiento de contratos: Compruebe si su personal, contratistas y proveedores estén cumpliendo con sus obligaciones. Cumplimiento de los procesos: en particular los procedimientos de licitación. Impacto: Comprueba si el proyecto está logrando los objetivos. Resultados: Comprobar si están bien los resultados esperados. Calidad: Comprobar la calidad de los resultados. ¿Cuáles son las herramientas de monitoreo? ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Plan de la prima de comercio justo Fairtrade. Presupuesto Calendario de actividades Indicadores del marco lógico. Procedimientos, normas y reglamentos Contratos (donde se establezcan las obligaciones de los diferente actores involucrados en la ejecución del proyecto) Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 20 de 21 Manual de Capacitación 3.3 de Fairtrade International– Junio 2014 _________________________________________________________________________________ El CPF es responsable ante los trabajadores y trabajadoras para la ejecución del plan de la prima de comercio justo Fairtrade y para evaluar su éxito. El proyecto debe ser evaluado al menos una vez durante la implementación, después de la finalización del proyecto, o sobre una base anual para los proyectos en curso. La evaluación compara los planes y objetivos como se describen en la propuesta del proyecto con la situación actual. Esto significa evaluar la eficiencia del proyecto en el logro de sus objetivos. El marco lógico es una herramienta útil para este ejercicio. La evaluación también ayuda a reflexionar lo que hemos aprendido con este proyecto. Tomando lecciones aprendidas (de éxitos y fracasos) podemos alimentar nuestra experiencia en el próximo proyecto en el ciclo de planificación, ejecución y evaluación. Para una evaluación adecuada se tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. ¿El proyecto está ayudando a resolver los problemas y atender las necesidades? 2. ¿Se lograron los resultados esperados? 3. ¿Qué tan efectivo y eficiente fue la ejecución de las actividades? 4. ¿Cuál es el análisis del costo/beneficio? 5. ¿Los beneficios pueden identificar cambios reales en sus vidas? 6. ¿Los cambios tienen un impacto de pequeño, mediano o a largo plazo? 7. ¿Cuál es la diferencia en las vidas de los beneficiarios del proyecto? 8. ¿Qué se tiene que mejorar? El resultado de la evaluación debe estar documentado y los resultados deben ser compartidos con los trabajadores. __________________________________________________________________________ Recursos y referencias para mayor investigación: www.foodgrainsbank.ca – consejos http://lgausa.com/ www.niua.org/newniuaorg/cbis/_private/chapati%20diagram.pdf www.ifad.org/evaluation/guide/3 Gestión del Proyecto de Prima CPF Página 21 de 21
