Traslado de Archivos - Archivo General de la Nación

ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
© Archivo General de la Nación 2007
TRASLADO DE ARCHIVOS
Presentador: Pablo E. Camacho G.
© Archivo General de la Nación 2007
[email protected]
Introducción
© Archivo General de la Nación 2007
• En un proyecto de éste tipo se debe de
tener presente en todo momento que el
objetivo fundamental es mover la
documentación
(cajas,
volúmenes,
expedientes, planos, etc.), desde un
espacio
físico
con
determinadas
características a otro espacio que reúna
mejores condiciones para disponer la
documentación de archivo, cuidando en
todo momento la integridad de la
documentación.
• Es deseable que los trabajos técnico
archivístico como elaboración del
cuadro
general
de
clasificación
archivística, ordenación, clasificación,
elaboración de instrumentos de consulta
se lleven a cabo previamente al
proyecto de traslado.
• Dado que los recursos humanos y
materiales necesarios para el proyecto
son temporales es muy importante
cuantificarlos y obtenerlos para que
estén disponibles al iniciar el proyecto.
Factores que
intervienen en un
proyecto de traslado
de archivos
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Factores en cuanto a la
documentación de archivo a
trasladar
•
•
•
•
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Contar con el cuadro general de
clasificación archivística.
Determinar la longitud en metros
lineales de la documentación.
Disponer de los inventarios, actas de
transferencia e instrumentos de
consulta.
Cuantificar el tipo de cajas utilizadas y
el medio de soporte que contienen
(documentos, cintas, videos, planos,
rollos de microfilm, volúmenes de gran
tamaño y peso, etc.
Factores en cuanto a espacio
físico y equipo de traslado
•
•
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•
Disponer de un local adecuado y del
mobiliario suficiente para dar cabida
a la totalidad del archivo por
trasladar y soportar adecuadamente
el peso de la propia documentación.
Definir cómo quedará instalada la
documentación de archivo (por
ejemplo si los volúmenes estarán en
cajas y estas a su vez en estantes o
expedientes en anaqueles de
acuerdo con los recursos
disponibles)
Determinar con que herramientas se
cuenta para el movimiento de los
archivos (diablitos, patines,
góndolas, camionetas, camiones,
montacargas, malacates, rampas,
etc.,)
Factores en cuanto a espacio
físico y equipo de traslado
•
•
•
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Definir la plantilla del personal
que realizará el traslado y el
equipo de protección que deberá
usar,
Realizar estimaciones de los
metros lineales que es posible
trasladar durante una jornada de
trabajo normal con el personal
asignado.
Una forma alternativa es
determinar el número de cajas
que se mueven por jornada,
según las dimensiones de la
propia caja y después obtener el
número de metros lineales por
desplazar.
Factores en cuanto a espacio
físico y equipo de traslado
•
•
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•
En cuanto al peso de la
documentación se ha determinado
que en promedio un metro lineal de
documentación de archivo pesa 40
kilogramos (ver Instructivo para el
control de bajas de documentación
del Gobierno Federal del AGN).
Es fundamental conocer el peso de
la documentación para darle un uso
adecuado a los dispositivos de
carga (diablitos, patines, góndolas,
camionetas, camiones,
montacargas, malacates, etc.,).
Es de vital importancia no exceder
la capacidad máxima de carga de la
estructura y del edificio destinado
para archivo.
Factores en cuanto a espacio
físico y equipo de traslado
En el caso de los camiones de
carga es fundamental conocer la
máxima capacidad de carga en
toneladas y no excederla, ya que en
ocasiones algunos transportes
parece que pueden contener un
gran volumen, pero en el caso del
papel, este tiene una relación en la
que poco volumen tiene un gran
peso.
•
No es recomendable estibar más de
cuatro cajas de archivo, a fin de
evitar que se maltrate la
documentación.
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•
Factores en cuanto a espacio
físico y equipo de traslado
•
Es importante considerar otros
factores que pueden afectar el
rendimiento laboral, como la lluvia,
la iluminación, realización de obras,
o cualquier situación que pueda ser
un impedimento para el trabajo de
traslado de archivos
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Etapas en un proyecto de
traslado de acervos
Un proyecto de traslado de acervos se
compone de tres etapas:
– Etapa de preparación
– Etapa de transporte
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– Etapa de instalación en nueva
ubicación
Etapa de preparación
En esta etapa es necesario
asegurar que toda la
documentación se resguarde en
cajas que protejan adecuadamente
la documentación, respetando el
orden del cuadro de clasificación,
los inventarios o instrumentos de
consulta.
•
En caso de que no exista un orden
dado por el cuadro clasificador o los
inventarios, se debe de dar a cada
unidad documental (expediente o
volumen), un número consecutivo
temporal, respetando el orden en
que se encuentra instalada la
documentación
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•
Etapa de preparación
•
Elaborar listados en los que se identifique el número de caja, la sección o
serie y la longitud de la documentación contenida y al final el número total
de cajas y la suma de la longitud.
Ejemplo:
Número de caja
Serie o Sección
Longitud
Hacienda Pública
0.60
2
Hacienda Pública
0.60
Núm. Total 2
Longitud total 1.20 mts.
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1
Etapa de preparación
•
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Es muy importante organizar un
equipo de trabajo que pueda
preparar la documentación de
archivo, necesaria para abastecer
al equipo de transporte en forma
constante y evitar así tener tiempos
muertos.
Etapa de transporte
Se debe acordar la forma en que se
cargará el medio de transporte.
•
Se debe de tener una
correspondencia entre los tiempos
de trabajo de los operadores del
equipo de transporte y los tiempos
del personal encargado del traslado
de archivos.
•
Es necesario considerar los
requerimientos de combustible
para el equipo de transporte, como
camiones o montacargas.
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•
Etapa de transporte
Un aspecto importante de esta
etapa es el movimiento de las cajas
con la documentación de archivo.
•
Al mover las cajas de su ubicación
original a otra ubicación temporal
formando baterías, se debe evitar
invertir el orden de las cajas, ya que
la primera caja tomada de la
posición original, quedará hasta
abajo, en la parte menos accesible
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•
Etapa de transporte
•
Ejemplo:
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Si en la caja de un camión se
pueden disponer 400 cajas, es
conveniente cargar primero la caja
400 y seguir en orden descendente
hasta llegar a la caja 1, de tal suerte
que la caja 400 queda inaccesible
hasta el fondo del camión y la caja
1 queda al frente y lista para ser
descargada e instalada en la
primera posición.
Etapa de Instalación
En esta tercera etapa es importante
asegurar el procedimiento para
descargar la documentación de archivo
del medio de transporte, por ejemplo:
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Evaluar si es necesario descargar la
documentación del equipo de
transporte, a un lugar temporal para
instalarla posteriormente en forma
definitiva, o si se puede bajar
directamente del transporte hasta su
ubicación final.
Etapa de Instalación
Disponer del personal suficiente,
para que se descargue en el menor
tiempo posible, con la finalidad de
evitar tener transportes en espera
•
Mediante el listado elaborado en la
Primera Etapa revisar el ingreso a
la nueva instalación de cada una de
las cajas con documentos de
archivo, en virtud de que esto
permite asegurar que lleguen
exactamente las mismas cajas que
salieron.
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•
Etapa de Instalación
•
•
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Este listado puede servir como un
instrumento de apoyo para la gente
que tiene que dar servicio de
consulta en el nuevo archivo.
Una vez que se han realizado las
tres etapas descritas anteriormente,
se puede decir que se ha realizado
el traslado de documentos de
archivo y que se debe de efectuar
logrando un equilibrio entre la
preparación del material de archivo,
lo que se transporta y lo que se
instala.
Situaciones que no deben de
ocurrir en un proyecto de
traslado
•
•
•
•
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•
Utilizar cajas que no sean para
traslado o resguardo de archivo
Estibar más de cuatro cajas de
archivo
Que las cajas de archivo
permanezcan estibadas por un
periodo largo de tiempo
Mover la documentación sin un
inventario
No controlar la salida de la
documentación de archivo y la
llegada a la nueva ubicación
Código de barras para
automatizar un archivo
•
•
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•
El Sistema de Administración de
Archivos del AGN (SAA) permite a
través del cuadro de clasificación,
tener cada grupo documental
descrito de acuerdo con la norma
internacional ISAD G.
Se registra el fondo, sección, serie,
y la unidad de instalación ya sea
caja o volumen.
El SAA genera en forma automática
el código de barras para cada caja
o volumen.
Código de barras para
automatizar un archivo
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Código de barras para
automatizar un archivo
•
•
•
Posteriormente se adhiere el
código de barras a cada caja.
Se elabora un plano del lugar de
instalación asignando una ubicación
topográfica para cada charola.
Se genera un código de barras para
cada charola, que indica su
posición topográfica y se pega a la
estructura.
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Código de barras para
automatizar un archivo
•
Obteniendo el siguiente resultado
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Código de barras para
automatizar un archivo
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Toma de ubicaciones
mediante escáneres
•
Una vez codificado el archivo se
procede a realizar la toma de
ubicaciones de cada caja o unidad
de instalación de la siguiente forma:
Primero, mediante escáner se
toma la lectura del código de
barras de una determinada
charola
•
Después se toma lectura de
todas y cada una de las cajas
contenidas en esa charola.
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Toma de ubicaciones
mediante escáneres
•
•
Toda la información capturada se
ingresa a la base de datos del SAA
Y se visualiza de la siguiente forma:
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Toma de ubicaciones
mediante escáneres
La caja visualizada en el sistema está en la Galería 8. El nivel 3 es1E2, que significa: se
ubica en la primera planta, en la estantería E, en la sección 2. El nivel cuatro establece
09.2 para identificar la posición horizontal y vertical de la charola.
•
Lo que permite automatizar el funcionamiento del Archivo, sin olvidar que para
llegar a este avance, es necesario haber desarrollado el trabajo técnico
archivístico correspondiente.
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