Facturación Electrónica, conceptos

Presentación:
Sesión del miércoles 19 de Enero del 2011
Presentación y objetivo de GESISA.
 ¿Qué es la factura electrónica?.

 Obligaciones del emisor y del receptor
 Objetivo de la implantación

¿Por qué implementar la factura electrónica?.
 Beneficios

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

¿Qué puede hacer la factura electrónica?.
Esquema básico.
Funcionalidades.
Propuesta de GESISA.
Ventajas del servicio de GESISA.
Empresa de servicios profesionales,
especializada en productos, integración de
sistemas y soluciones de gestión
empresarial, que desde sus inicios en 1969,
ha promovido la cooperación con sus clientes
a través de la innovación en procesos,
medios y tecnologías contribuyendo a la
mejora de la productividad y la
competitividad en los negocios.

Ayudar a las empresas para que aumenten su
valor y mejoren su negocio, por medio de:
 Infraestructuras.
 Sistemas.
 Mejoras en los procesos y Aplicaciones de
negocio.
 Tecnologías de la Información más
avanzadas.
Una factura electrónica es un documento electrónico que cumple
con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las
facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y
la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a
su obligado tributario emisor.

Documento electrónico:
 edifact, html, xml, pdf, txt,doc, xls …
 Transmitido de forma telemática.
 Firmado electrónicamente.

Garantía de autenticidad e integridad (en todo el proceso).
 Firma electrónica avanzada . que esté basada en un certificado
reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación
de firma
1. Obtener el consentimiento del receptor de forma expresa por cualquier medio,
verbal o escrito y del formato de envío.
2. Creación de la factura mediante una aplicación informática, con los contenidos
obligatorios mínimos requeridos.
3. Firmar las facturas con firma electrónica reconocida.
4. Envío por medios telemáticos (de ordenador a ordenador).
5. Conservación de copia o matriz de la Factura, durante el periodo de prescripción:
“Se entiende por Matriz de una factura (...) un conjunto de datos, tablas, base de
datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las
facturas junto a los programas que permitieron la impresión de las facturas....
6. Garantía de accesibilidad completa: acceso completo a datos: visualización,
búsqueda selectiva, copia, descarga en línea e impresión.
7. Opcionalmente alguna de estas obligaciones puede ser subcontratada a un
tercero, sin perder su responsabilidad.
1. Recepción de la factura por medios telemáticos.
2. Asegurar la legibilidad en el formato original así como, en su caso, de los datos
asociados.
Para los diferentes proveedores, cada uno con su formato.
3. Verificación de la firma electrónica.
4. Conservar las facturas en el formato original recibido.
Cabe la posibilidad de conservación en papel en formato pdf 417, o con código de autenticación
5. Conservación durante el período de prescripción.
6. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad
completa: visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga en línea e impresión.
7. Opcionalmente alguna de estas obligaciones puede ser subcontratada a un
tercero, sin perder su responsabilidad.
8. Y obviamente todas las obligaciones legales del reglamento general de
facturación.

Eliminar del proceso administrativo todas las tareas que
no generan valor: impresión, manipulación, envío por
correo ordinario, captura, así como sus costes asociados.

Unificar en un único sistema de gestión las facturas
electrónicas de proveedores y/o clientes.
... para lograr un nuevo proceso más eficiente.

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

Drástica reducción de tiempos de entrega y contabilización.
Integración directa de la factura en los sistemas de gestión (ahorro
de costes y eliminación de errores).
Eliminación de la necesidad de almacenamiento físico de la factura.
Agilización de procesos de búsqueda.
Ahorro de costes:
 por factura emitida (impresión, manipulación y envío).
 por factura recibida (recepción, contabilización y manipulación).


Ventajas medioambientales, energéticas y ecológicas
Simplificación de la gestión:
 Se simplifica notablemente el archivo de facturas, la contabilidad, almacenaje

Seguridad: La utilización de certificados digitales dota a sus facturas
de las garantías de integridad y autenticación del emisor.
¿Quién puede facturar electrónicamente?:


Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas
puede optar por la modalidad de facturación electrónica.
Los sistemas de factura electrónica no son un ámbito exclusivo
de las grandes compañías, sino que son aplicables
perfectamente a las pymes y autónomos.
¿Cómo puedo hacerlo?:


Se admite cualquier formato de factura (doc, xml, pdf, html,
txt, etc.) siempre que respete el contenido legal exigible a
cualquier factura (nombre, CIF, importe, etc.) .
La mejor solución dependerá, inevitablemente, del tipo de
empresa y sobretodo, del volumen de facturas que se emiten:
 Sectores de automoción y alimentación (edifact).
 Administración Pública (facturae.xml).
ERP
Proveïdor
Procés de
conversió
de factures
a format
PDF o XML
Factura
Electrònica
Procés
automàtic
de captura
de factures
Envio directe
Format pdf , xml
ERP
Client
Format xml
Centre Gestor
Envio delegat
Factures Electròniques
Procés
manual de
captura de
factures
Processos a desenvolupar per GESISA, integrats amb ERP Client/Proveïdor.
Processos a subcontractar a tercers, p.e. La Caixa.

Generación:
 Formato en papel
▪ Digitalización
 Formato electrónico
▪ Directamente imprimible: doc, pdf, xls, …
▪ Fichero : edifac, xml, ….

Firma digital avanzada:
 Firma propia
 Firma en plataformas de terceros.

Envío telemático:
 Directo a receptor
 A través de plataforma de terceros

Captura e integración:
 Desde formato imprimible:
▪ Almacenamientos
▪ Indexación manual
▪ Sin integración en ERP receptor. (salvo excepciones)
 Desde fichero:
▪ Almacenamiento
▪ Indexación automática
▪ Integración con ERP receptor

Búsqueda, visualización e impresión:
 Generación B.D. facturas emitidas y recibidas.
 Herramientas de búsqueda, según índices predefinidos.
 Visualización e impresión.
Paso 1: Toma de requisitos:
(estudio de sistema de facturación de cada empresa).
Paso 2: Diseño y personalización del sistema de F.E.
Paso 3: Estructuración proceso firma electrónica.
Opción 1: Solicitud de firma certificada
Opción 2: Contratación servicios de firma.
Paso 4: Desarrollo del proyecto.
Paso 5: Instalación del sistema de facturación electrónica.
Paso 6: Formación a los usuarios sobre el uso de las aplicaciones.
Paso 7: Puesta en marcha.

Ventajas en la adaptación personalizada a cada empresa:
 Adaptación con su propio ERP: AS/400, SAP, Baan, Navisión, Sage, JDE …..
▪ En proceso de generación
▪ En proceso de captura
 Integración con servicios de terceros
 Asesoramiento a terceros implicados por el sistema de factura electrónica
 Experiencia en proyectos similares:
▪ CLAJOSA, ALMESA, EDM, CHECKPOINT, BACARDI, CCISA, …..
 Solución global, tanto para la generación como en la captura
 Adaptabilidad a futuros cambios.
 Mantenimiento, soporte y formación.
 Gestión de subvenciones Plan Avanza.
¿Alguna pregunta ?
Ricardo Jorge
c/ Mallorca, 51-53 local 4 int.
08029 Barcelona
[email protected]
www.gesisa.net
Tfno. 93 4590138
Muchas gracias por su atención
La legislación que regula el uso de la facturación electrónica es:

Ley 30/2007, de 30 de Octubre, de Contratación del Sector Público Estatal.
A partir del 1 de noviembre de 2010, es obligatoria para todas aquellas personas físicas o
jurídicas que emitan facturas a las Administraciones Públicas Estatales. En los contratos
menores, su utilización será obligatoria cuando así se establezca expresamente en las
Órdenes.

Orden EHA 962/2007, Orden Ministerial sobre Digitalización Certificada (y otros
aspectos de la factura electrónica) se publicó en el BOE el 14 de abril.

Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, aprueba el Reglamento por el que
se regulan las obligaciones de facturación.

Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por las que se establecen las normas
específicas sobre el uso de firma electrónica en las relaciones tributarias.

Resolución 2/2003, de 14 de febrero de la Dirección General de la Agencia Estatal
de Administración Tributaria.

Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, nuevo desarrollo del régimen de
facturación telemática. Derogada por EHA 962/2007.