Registrar Modificaciones presupuestales

Código: U-IN-12.001.021
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
INSTRUCTIVO: REGISTRAR MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
PROCESO: PRESUPUESTO
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SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
INSTRUCTIVO:
REGISTRAR MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES
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PROCESO: PRESUPUESTO
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SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Registrar presupuestalmente en el SGF – QUIPU las modificaciones presupuestales autorizadas
mediante acto administrativo al interior de la Universidad.
ALCANCE: Inicia con la recepción del acto administrativo que autoriza la modificación presupuestal y termina
con su registro en el SGF – QUIPU. Aplica para las dependencias encargadas del manejo presupuestal de la
Gestión General en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.
DEFINICIONES:
1. Apropiaciones presupuestales: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por autoridad
competente, para ser ejecutadas o comprometidas durante una vigencia fiscal.
2. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado
de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad
Nacional de Colombia.
3. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.
4. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de
diciembre de cada año.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. Para efectuar la modificación presupuestal es requisito indispensable contar con el acto administrativo que
la autoriza.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
I. ADICIONES AL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN
1. Ingresar al módulo de Presupuesto.
Para adicionar o acreditar el presupuesto el responsable designado por el área de Presupuesto
debe ingresar al módulo de Presupuesto en el SGF – QUIPU.
SGF – QUIPU:
Presupuesto > operativo > registro de operaciones
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2. Ingresar al Registro de Operaciones
Al hacer clic en el Registro de Operaciones se despliega la ventana “Documento de presupuesto”
con los siguientes campos a diligenciar:
a.
Empresa: Digitar “F9” y seleccionar el seleccionar el nombre de la unidad ejecutora. Para
realizar el registro de la apropiación se debe tener en cuenta lo siguiente:
i.
Presupuesto de Funcionamiento de la Gestión General o de las Unidades Especiales
corresponde a la empresa del Nivel Central.
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ii.
iii.
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Presupuesto de programas de inversión vinculado al Banco de Proyectos de la Universidad
Nacional BPUN tanto de la Gestión General como de las Unidades Especiales, corresponde
a la empresa Nivel Central, o a la empresa Unidad de Investigación UGI del Nivel Central.
Presupuesto para Fondos Especiales corresponde a la empresa Fondo Especial, si la
apropiación es para investigación de los Fondos Especiales corresponde a la empresa UGI
Fondo Especial.
b.
Vigencia Docu: Corresponde a la vigencia en la cual se están registrando las apropiaciones.
Este dato se genera automáticamente.
c.
Tipo Doc: Correspondiente al tipo de documento, que en este caso es la Resolución de Adición
Presupuestal RAD o la Resolución de Traslado entre Sedes RTS.
d.
Fecha: La fecha en la cual se registra la resolución.
e.
No. Docu: Corresponde al número del acto administrativo mediante el cual se asignan las
apropiaciones presupuestales para una vigencia fiscal.
f.
“Adición” , “VigRes” , ”Rese”, ”Estado” , “No.Alter” , “Equilibrio Pptal.” , “Area Sol” ,
“F.Sol” , “Ciudad” , “Beneficiario” , “Forma de Pago” y “Gasto” se encuentran inactivas en
este tipo de registros ya que no se requiere esta información. Solamente se debe digitar
“ENTER” en cada una de estas casillas.
g.
$$ : Corresponde al valor de la apropiación total del ingreso más el valor total del gasto que se
va a registrar.
h.
“Sal Ppto” , “Banco” , ”Suc.”, ”Us” , “Pr” , “Iva” y “Com” se encuentran inactivas en este
tipo de registros ya que no se requiere esta información.
i.
Observaciones: Corresponde a la descripción breve del acto administrativo mediante el cual se
asigna el presupuesto para las Sedes y / o Unidades Especiales.
j.
C: se encuentra inactiva en este tipo de registros ya que no se requiere esta información.
Solamente se debe digitar “ENTER”.
k.
Vigen: Corresponde a la vigencia fiscal del acto administrativo que se está registrando. Esta
información se genera en forma automática.
l.
Mes: Corresponde al mes del registro presupuestal. Esta información se genera de forma
automática
m.
Día: Corresponde al día del registro presupuestal. Esta información. se genera de forma
automática
n.
Área: En el SGF – QUIPU corresponde a la identificación de cuentas presupuestales así :
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PRESUPUESTALES
PROCESO: PRESUPUESTO
i.
ii.
iii.
iv.
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PROYECTO GENÉRICO: Corresponde a gastos de funcionamiento.
PROYECTO ESPECÍFICO INVERSIÓN: Corresponde a gastos de inversión del Plan de
Desarrollo.
PROYECTO ESPECÍFICO FONDO: Corresponde a gastos de inversión con destinación
específica de los Fondos Especiales.
ÁREA FINAL: Corresponde a gastos de destinación regulada de los Fondos Especiales.
o.
TpM: Corresponde al tipo de movimiento de las operaciones que afectan el presupuesto y se
encuentra digitando F9 y ENTER. Para el caso de la RAD, el tipo de movimiento es 2 y su
nombre es ADICION APROPIACIÓN/AFORO INICIAL. Para el caso de la RTS, el tipo de
movimiento es 5 y su nombre es TRASLADO (CRÉDITO) ENTRE SEDES.
p.
Cod. Alt: Se encuentra inactiva en este tipo de registros ya que no se requiere esta información.
Solamente se debe digitar “ENTER”.
q.
“Imputación: Corresponde a los niveles rentísticos de ingresos y a los rubros presupuestales del
gasto que figuran en el acto administrativo mediante el cual se asigna las apropiaciones
presupuestales. Esta información se ubica digitando F9, seleccionando el nombre del concepto
correspondiente y digitando “ENTER”.
r.
Recurso: Corresponde a la fuente de financiación (aportes de la Nación, ingresos corrientes y
recursos de capital). Esta información se ubica digitando F9, seleccionando el nombre del
recurso y digitando “ENTER”.
s.
Valor: Corresponde al monto en pesos que figura en el acto administrativo de asignación
presupuestal para cada uno de los conceptos del ingreso y el gasto.
t.
Ok: Corresponde a la confirmación de la información digitada. Digitar “S” si el registro es
completo y correcto. Si la información no es correcta, en la misma fila o en el valor total se puede
corregir. Si presenta algún otro tipo de inconsistencia se debe borrar el documento y volverlo a
generar.
Si posteriormente se requiere adicionar la ficha financiera de un proyecto, se debe consultar el
Instructivo para generar ficha financiera para proyectos específicos de inversión.
II. REDUCCIONES AL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN.
1. Anular el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
El responsable designado por el área de Presupuesto debe anular el Certificado de Disponibilidad
presupuestal que respalda la modificación presupuestal.
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2. Reducir la ficha financiera
Si el valor a reducir ya se encuentra distribuido en proyectos, se debe reducir primero la ficha
financiera teniendo en cuenta el Instructivo para generar ficha financiera para proyectos
específicos de inversión. En caso contrario, continuar con la siguiente actividad.
3. Ejecutar las tareas del apartado
FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN
ADICIONES
AL
PRESUPUESTO
DE
Ejecutar las mismas tareas del apartado ADICIONES AL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO
E INVERSIÓN, teniendo en cuenta que para las reducciones o contracréditos las siguientes casillas
se diligenciarán así:
a.
Tipo Doc: Se debe digitar el documento RRP Resolución de Reducción Presupuestal o RTS
Resolución de Traslado entre sedes.
b.
TpM: Digitar para el caso del RRP el número 3 y en el caso de la RTS el número 6 traslado
(contracred) entre sedes.
III. TRASLADOS INTERNOS AL
PROGRAMAS DE INVERSIÓN.
PRESUPUESTO
DE
FUNCIONAMIENTO
O
1. Anular el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
El responsable designado por el área de Presupuesto debe anular el Certificado de Disponibilidad
presupuestal que respalda la modificación presupuestal.
2. Disminuir la ficha del proyecto
Disminuir la ficha del proyecto teniendo en cuenta el instructivo de Instructivo para generar ficha
financiera para proyectos específicos de inversión
3. Ingresar al módulo de Presupuesto
Ingresar al módulo de Presupuesto en el SGF – QUIPU. La ruta que se debe seguir es la siguiente:
SGF – QUIPU:
Presupuesto > operativo > traslados
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SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
Al hacer clic en Traslados se despliega la ventana “Traslados Presupuestales” con los siguientes
campos a diligenciar:
a. Vigencia: Incluir el año en curso.
b. Tipo.Doc: Digitar el documento para traslado interempresas RTI
c. Fecha: Digitar la fecha en la que se efectúa la modificación presupuestal.
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SUBPROCESO: EFECTUAR EL SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL
d.
e.
f.
g.
Tipo Movimiento: Digitar 4 TRASLADO APROPIACION/AFORO
Solicitante: Digitar el nombre del responsable que solicitó la modificación presupuestal.
Descripción: Digitar brevemente el motivo de la modificación presupuestal.
No. Resolución: Digitar el número del acto administrativo mediante el cual se autoriza la
modificación presupuestal.
h. Tipo: Digitar “O” que corresponde al rubro origen de los recursos a contracreditar, o digitar “D”
que corresponde al rubro destino de los recursos a acreditar.
i. Empresa: Digitar el código de la empresa a la cual se le está modificando el presupuesto.
j. Área: Corresponde al área dónde se han cargado las apropiaciones presupuestales.
k. Imputación: Digitar el código del nivel rentístico del ingreso o rubro presupuestal del gasto que
se va a modificar. Si no se conoce el código digitar F9 y seleccionar el nombre del rubro o nivel
rentístico respectivo.
l. Recurso: Digitar el código de la fuente de financiación que soportará la modificación
presupuestal, el cual se encuentra en el acto administrativo que la autorizó.
m. Mes: Este dato se genera de forma automática y corresponde al mes en curso.
n. Valor: Digitar el monto que se está modificando.
o. Verificar en la parte inferior que los valores de origen y destino sean iguales.
p. Automáticamente se habilitará la opción Grabar Traslado, la cual se debe seleccionar.
q. Una vez efectuados los anteriores pasos quedará registrada la modificación presupuestal.
Fin del instructivo.
Nancy Helena Muñoz
Beltrán, Direcciones
ELABORÓ
Julio César
Camacho Esguerra
REVISÓ
CARGO
Profesional
Especializado
CARGO
FECHA
Agosto 08 de 2.011
FECHA
Administrativas de las
Sedes y Jefaturas de
Unidad, Liliana Díaz
Poveda, Katty A. Novoa
Cardoso, Aura María
Cárdenas Paulsen
Jefe División Nacional de
Presupuesto, asesoras y
contratista de la Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa.
Agosto 08 de 2.011
APROBÓ
Ángela María González
CARGO
Gerente Nacional
Financiera y
Administrativa.
FECHA
Octubre 14 de 2.011