Casos de Exito - Orbis - cs6

Succesful Cases
Orbis
Un vuelco en la intranet que obtiene
autonomía en las gestiones y optimiza la
cultura y colaboración
El cliente
Orbis es un grupo empresarial con 94 años de trayectoria y operación
regional. Es una de las 30 compañías privadas más grandes de
Colombia. Tiene presencia en 15 países de Latinoamérica y exporta sus
productos a 25 países más.
Su foco es el mejoramiento del hábitat de las personas, a través de los
negocios de pinturas y recubrimientos, con la marca Pintuco; producción
y comercialización de químicos, con Andercol; tuberías GRP; tanques y
rehabilitación de aguas, con la marca O-tek; y comercio y distribución
ferretera, con la marca Mundial.
El Desafio
Durante varios años, Orbis tuvo una intranet esencialmente informativa,
unidireccional y la escasa interacción que había, se realizaba por correo
electrónico.
Por un lado, no preveía la diversidad de lenguajes del personal, tampoco
era posible medir la participación del personal en la red interna, ni se favorecía la colaboración. Por otra parte, ofrecía dificultades para la realización
de cualquier cambio o actualización, ya que era necesario hacerlo con
especialistas que pudieran modificar el código fuente de la aplicación que
operaba como plataforma; era compleja la administración de contenidos,
lo que generaba costos incrementales de escaso valor estratégico.
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Argentina
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Chile
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Colombia
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México
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USA
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Uruguay
La Solución
Lagash tuvo la responsabilidad de definir la arquitectura de una nueva
intranet, basada en Microsoft SharePoint, además de estructurar el
 Sharepoint.
proceso de gestión del cambio asociado a la implementación.

Migracion exitosa de datos
de la plataforma antigua a
la nueva.
“Ellos hicieron una muy acertada caracterización de
nuestras necesidades, un planeamiento preciso del
proyecto y una propuesta de diseño que lograron que
entre diversos proveedores, eligiéramos trabajar con
Andrés
Montoya Franco
Lagash y que resultó tal como se previó”
El Resultado
En la solución se tuvieron en cuenta criterios avanzados de navegabilidad
y usabilidad, partiendo de la premisa de habilitar un nivel superior de
2 desarrolladores,
1 PM y 1 consultor
colaboración para todos los integrantes del Grupo Orbis. Un desafío
clave del proyecto que resultó exitoso, fue la migración de datos
desde la plataforma anterior para que todo el contenido acumulado
2 meses de duración del
proyecto
siguiera disponible, incluyendo información referida a procedimientos,
lanzamientos, especificaciones técnicas de productos, etc.
Por cada negocio, hemos creado grupos de SharePoint que favorecen la
comunicación y colaboración. Esto refuerza la cultura del Grupo, en cuanto
a promover la participación y la cercanía con la gente, ya que ahora se
ven simplificadas las vías para estar más al tanto de lo que pasa con la
empresa, hacer propuestas y participar de acciones de formación. Ahora
todos pueden comentar artículos, marcarlos con un ‘me gusta‘, de esta
forma se activa el interés por lo que sucede en la organización” agrega el
comunicador de Orbis
Los
empleados
pueden
obtener
información
sobre
vacaciones,
 Autonomía en la gestión de
contenidos.
documentación que necesiten para el trabajo o cuestiones personales,
gracias a la integración de la intranet con otras aplicaciones internas y
 Asignación de permisos a
de terceros.
usuarios.
Entre los beneficios más destacables de la nueva plataforma, cabe
resaltar la autonomía que logró la empresa respecto a la gestión de
 Administración del entorno.
 Directorio global activo.
contenidos, la configuración de secciones, la asignación de permisos a
los usuarios y la administración de todo el entorno.
“Hay una mayor sistematización de información y procesos, una gestión
del conocimiento compartido que es muy beneficiosa para todos. Tenemos
un Directorio Activo para ubicar a personas de las diferentes empresas
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que conforman el Grupo Orbis, incluso en distintos países y todos están
informados al día del avance de los negocios, los reconocimientos que
se obtienen, los éxitos alcanzados, lo que estimula al trabajo cotidiano y
contribuye a la productividad” amplía Montoya Franco.
La puesta en producción de la nueva intranet fue paulatina, partiendo de
Colombia y de allí sumando otros países, acompañada de una estrategia
de comunicación interna que favoreció la adopción por parte de los
usuarios, tarea íntegramente realizada por Orbis. Actualmente registra un
uso creciente, potenciado además por el diseño responsive que habilita
el acceso desde dispositivos portátiles.
“El servicio post venta de Lagash para la optimización de la plataforma es
excelente. Las comunicaciones dentro de la compañía han dado un vuelco
significativo con este proyecto y el vínculo entre Grupo Orbis y Lagash
se fortaleció, lo que está dando origen a nuevos proyectos” concluye el
comunicador.
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