MANUAL DE OPERACIÓN DEL VALIDADOR DE CFDI`s

GOBIERNO DEL ESTADO DE HIDALGO
SECRETARIA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
SISTEMA DE INFORMACION PARA RECEPCION Y VALIDACION DE CFDI´S
MANUAL
DE
USUARIO
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Índice
1. Página Web
3
2. Pantalla Inicial
3
3. Pantalla de cambio de contraseña y actualización de pasaporte
4
4. Pantalla Principal
5
5. Pantalla de Trabajo
6
6. Generar una Solicitud
7
7. Reporte de CFDI’s
9
8. Insertar, cambiar o eliminar un XML de una solicitud
10
9. Búsqueda
11
10. Criterios de consulta y Búsqueda
11
11. Panel de Control de XML’s
12
12. Anexo I. Errores Típicos
13
13. Anexo II. Estatus Solicitudes
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Página Web:
http://grp.hidalgo.gob.mx
(Se recomienda utilizar el navegador Google Chrome)
Pantalla Inicial
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Pantalla de cambio de contraseña y actualización de pasaporte
Después de introducir nombre de usuario y contraseña aparecerá la siguiente pantalla.
La primera vez que ingrese, deberá seleccionar al usuario (Por única ocasión) a fin de cambiar su
contraseña de acceso.
En esta opción podrá actualizar en cualquier momento el correo electrónico al cual llegaran las
notificaciones de las solicitudes.
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Pantalla Principal.
1. Seleccionar Validador de CFDi (pantalla inferior).
2. En el primer ingreso dar clic en cada una de las estrellas (por única ocasión), a fin de crear
accesos directos a las pantallas de búsqueda y control de las solicitudes.
1
2
3. Para regresar a la pantalla principal hacer clic en la opción Menú.
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Pantalla de trabajo
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Generar una solicitud
1. Seleccionar botón Nueva Solicitud de inversión para aquellos CFDI’s que se tramitarán ante
las Direcciones de Programas Especiales, Vinculación Interinstitucional y Gasto de Inversión.
En el caso de que el trámite sea de Gasto de Operación o Fortalecimiento municipal, se deberá
seleccionar Nueva Solicitud de operación. Aparecerá en la parte inferior a éste botón, un
recuadro en el cual se indica el número de solicitud, el estado (nuevo), nombre del solicitante,
fecha de inicio, fecha final, estados de los XML, unidad presupuestal, icono para “subir” los
archivos, la bitácora y el área a la cual está dirigida.
2. Para anexar XML’s dar clic al botón
y aparecerá la pantalla desde la cual podrá buscar,
eliminar e insertar archivos (figura inferior).
a)
b)
c)
d)
e)
Muestra información de archivos XML´s.
Muestra resumen de XML’s subidos, correctos, erróneos y con warning.
Botón para buscar en tu equipo el archivo XML’s a subir.
Botón para subir y validar XML’s.
Botón para seleccionar XML’s.
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f) Botón para eliminar XML’s. Al pulsar este botón se eliminaran los XML’s que hayan
sido seleccionados.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
3. Cerrar solicitud
a. Seleccionar solicitud
b. Cambiar estatus a Cerrado
c. Clic botón procesar
a.
b.
c.
4. Imprimir solicitud. Clic botón
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Insertar, cambiar o eliminar un XML de una solicitud
Para insertar, cambiar o eliminar un XML, el estatus deberá estar en “Nuevo”. Es importante
mencionar que si la solicitud tiene cualquier otro estatus, no podrá efectuar ningún movimiento.
a.
b.
c.
d.
e.
Introducir número de solicitud a buscar, clic botón Buscar
Clic botón
Ver paso 2 de la generación de solicitud (página 7)
Cerrar solicitud
Imprimir comprobante
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Búsquedas
Criterios de Consulta y búsqueda
Fecha de inicio y Fecha de fin. Muestra todas las solicitudes dentro del rango de fechas.
Unidad Presupuestal. Muestra solicitudes de una determinada dependencia o área.
Solicitante. Muestra solicitudes de un usuario indicado.
Solicitud. Búsqueda directa de una solicitud en particular (Número de solicitud).
Estatus. Las búsquedas se solicitudes dependerán de los estatus seleccionados (Nuevo,
cerrado, en revisión, aclaración, aceptado, rechazado, cancelado).
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Panel de Control de XML´s (Muestra resumen de archivos ingresados)
Seleccionar solicitud
Permite exportar los resultados de búsqueda a Excel, descargar archivos XML, representación en PDF
y revalidar facturas pendientes de validación.
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ANEXO I
Errores Típicos
•
Comprobante encontrado Cancelado en listados del SAT. Este error se presenta cuando la factura
(XML) se marca como cancelada ante el SAT, motivo por el cual no puede ser presentada como un
comprobante.
•
El Certificado CSD del PAC No se encuentra registrado en los listados Oficiales del SAT. Este error se
presenta principalmente cuando existe un problema de comunicación con el SAT, se sugiere dejar
pasar un tiempo y revalidar el CFDI.
•
Este comprobante no se encuentra registrado en los controles del SAT. Si el comprobante tiene
menos de 72 hrs de haber sido timbrado, le recomendamos esperar y verificarlo posteriormente.
Legalmente se tienen 72 hrs para timbrar un CFDI en el SAT, por lo que un comprobante podría
admitirse como válido hasta que se cumpla este tiempo. En este caso, se deberá dejar pasar un tiempo
y revalidar.
•
El XML no pudo ser analizado porque está mal formado. Es posible que el archivo XML este dañado o
su estructura no cumple con la indicada por el SAT.
•
El Certificado en el momento de emitir el documento no se encontraba vigente. Los certificados CSD
con los cuales se firman las facturas, tienen un periodo de vigencia o de validez, en este caso, la factura
se firmó con un certificado cuyo periodo de validez ya expiró.
•
El "RFC" del nodo Receptor No concuerda con el Esperado: GEH690116NV7. Todos los CFDI's que se
pretendan presentar ante la Secretaría de Finanzas y Administración para cualquier trámite de pago,
transferencia de recursos o comprobación, deberán estar a favor del Gobierno del Estado de Hidalgo,
por lo que el único RFC del receptor válido será GEH690116NV7.
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ANEXO II
Estatus solicitudes
Dependencias:
Dirección General:
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GLOSARIO
CFDI
Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es el modelo de factura electrónica vigente en
México.
CSD
Certificado de Sello Digital. Es un documento electrónico que permite el firmado y
sellado de un CFDI.
Emisor
Es la persona (física o moral) que genera una factura electrónica.
Estatus
Es el estado en el cual se puede encontrar una solicitud.
Aceptado: Estado que indica que el trámite puede continuar con su revisión y
proceso.
Cerrado: Estado con el cual se indica que la solicitud esta lista para ser
recepcionada por la Secretaría de Finanzas y Administración.
Cancelado: Estado en el cual una solicitud queda inhabilitada.
Nuevo: Estado en el cual se permite modificar una solicitud, anexando o
eliminando CFDI's.
Rechazado: Estado en el cual se indica la devolución del trámite.
Revisión: Estado en el cual se indica que la documentación se encuentra en
verificación por la Secretaría.
Nodo
Componente de un archivo XML que agrupa un conjunto de datos.
PAC
Proveedor Autorizado de Certificación. Instancia autorizada por el SAT para certificar
los Comprobantes Fiscales Digitales.
Password
Clave de acceso al sistema.
Receptor
Es la persona (física o moral) a la cual se le factura un bien o servicio.
SAT
Servicio de Administración Tributaria.
Solicitud
Documento que agrupa un conjunto de CFDI's, la cual es identificada con un número. La
impresión de la misma, es requerida para iniciar un trámite ante la Secretaría de
Finanzas y Administración.
UUID
Folio Fiscal que identifica un comprobante digital de forma única.
Warning
Es un aviso de alerta en el proceso de validación de un XML. No son tratados como
errores, por lo que no necesariamente son motivo de rechazo.
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XML
Archivo de datos estructurados de acuerdo a los lineamientos establecidos por la
Resolución de la Miscelánea Fiscal en su anexo 20. Contiene la información referente a
la transacción realizada entre la persona que brinda el bien o servicio y quien lo recibe.
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