Vol 14 N 1 parte 04 Tema

Gobernanza de la información y
bibliotecarios: vínculos y desafíos
DrCs.Gloria Ponjuan Dante
Dpto. Ciencias de la Información
Facultad de Comunicación
Universidad de La Habana
Introducción
La Sociedad de la Información va imponiendo paulatinamente nuevas miradas a un conjunto de enfoques que
deben estar presentes en la misma. Uno de estos conceptos es el de gobernanza, que parece provenir
remotamente del griego κυβερνάω kybernan (dirigir, conducir una nave o un carro) utilizado por Platón,
metafóricamente, para denominar el modo de gobernar a los ciudadanos, de donde también deriva gobierno (a
través del latín gubernatio). A finales de la Edad Media se registra su uso en las lenguas modernas, más bien
a partir del latín que del griego, con el francés gouvernance desde el siglo XIV, designando el arte o manera de
gobernar; del que pasa al inglés governance, con usos registrados desde 1380. En portugués, governança, y
en español, gobernanza, parecen también derivar del francés. (Gobernanza, 2014)
Así gobernabilidad, gobernanza y gestión pública están emparentados dentro de la misma línea: la dirección
de la sociedad (Aguilar, 2008). Es de pensar que en el marco de la llamada Sociedad de la Información
puedan recibir mayor atención determinados enfoques, muchos ya existentes pero que al ser investigados,
reconsiderados e insertados en nuevos contextos, son objeto de nuevos alcances y lecturas.
El contexto
Información
de
la
Sociedad
de
la
La Sociedad de la Información es el resultado de un
proceso evolutivo. No es un fenómeno que ocurre
por igual en todos los escenarios, sino que es en
cada lugar, en función de sus condiciones y nivel de
desarrollo, van identificándose gradualmente con
manifestaciones diferentes, que tienen como
denominador común el hecho de que la información
juega un papel importante en la vida económica,
social, cultural y política de los países. (Moore, 199798). Según Moore (1997-1998) las sociedades de la
información tienen tres características: la información
se emplea como recurso económico, es posible
identificar un mayor consumo público de la
información y se va generando un sector de la
economía dedicado a facilitar determinados servicios
y facilidades de carácter informacional. Martin (2004)
hace énfasis en que el éxito de esos enfoques
radicará siempre en el campo social y particularmente
en el grado en que sus enfoques impacten e
involucren a todos los componentes de la comunidad.
La CEPAL (2003) expone: “El concepto de sociedad
de la información hace referencia a un paradigma que
está produciendo profundos cambios en nuestro
mundo al comienzo de este nuevo milenio. Esta
transformación está impulsada principalmente por los
nuevos medios disponibles para crear y divulgar
información mediante tecnologías digitales. Los flujos
de información, las comunicaciones y los mecanismos
de coordinación se están digitalizando en muchos
sectores de la sociedad, proceso que se traduce en la
aparición progresiva de nuevas formas de
organización social y productiva”. De este informe se
pueden tomar determinadas otras ideas centrales:
• El concepto es muy complejo y su nivel de
•
•
•
desarrollo es aún incipiente.
es una consecuencia directa del desarrollo en
el campo de la información y las
comunicaciones.
ni la mera producción de tecnología (ya sea
hardware o software) ni la existencia de una
infraestructura tecnológica conducen
automáticamente a la creación de una
sociedad de la información.
El proceso de digitalización debe apoyarse en
elementos pertenecientes a otros campos
interrelacionados. Entre ellos están el
establecimiento de marcos regulatorios que
consolidan y determinan el ámbito de estas
nuevas formas de comportamiento, los
mecanismos de financiamiento que sustentan
Artículo Principal
Pág. 07
•
•
•
la difusión de estas tecnologías y su
aplicación, y el capital humano, fuerza motriz
de la tecnología.
se perfila una nueva forma de exclusión,
denominada "brecha digital", capaz de ampliar
el abismo que separa a las regiones y a los
países (la brecha digital internacional) y a los
grupos de ciudadanos de una sociedad (la
brecha digital doméstica).
La existencia, tanto de amenazas como de
oportunidades, en la transición a una sociedad
de la información subraya la necesidad de
crear políticas públicas que guíen el proceso
hacia el resultado previsto. Este resultado
habrá de surgir, finalmente, del juego político
de toma de decisiones. La tecnología y su
implementación son meras herramientas para
alcanzar ese objetivo.
los elementos clave para el desarrollo de una
sociedad de la información deben ser el
individuo y la comunidad. Las prioridades que
se establezcan para alcanzar esos objetivos
influirán de forma evidente en la agenda del
desarrollo.
Acerca del
Información
concepto
Gobernanza
de
la
El concepto de Gobernanza de la información es uno
de los que en los últimos años ha sido incorporado
como un nuevo enfoque que asumen las Ciencias de
la Información. Se encuentra en el momento en que
se manejan diferentes definiciones, miradas y
alcances, pero como se intentará analizar, reviste
especial interés para los profesionales de la
información, sean bibliotecarios, archivólogos,
gestores documentales, de información, consultores u
otros.
García-Morales (2011) valora que es un concepto que
se va a consolidar y adoptar rápidamente por varios
factores:
• Responde a una necesidad real, y cada vez
•
•
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más acuciante, de empresas y organizaciones
que ven como la multitud de datos,
documentos, registros, canales, medios y
procesos en los que se contiene y fluye la
información, se multiplican de forma imparable
y crecen sin control. Se hace cada día más
evidente que hay que poner reglas, orden,
organización y gobierno.
El concepto implica una ruptura decisiva con
la corriente que ha prevalecido durante años –
las herramientas tecnológicas- frente a los
contenidos. Su importancia radica en que
incide de forma decisiva en la consideración
de la información en sí misma como un
recurso que es necesario gobernar.
Presenta una relación semántica con
conceptos tan presentes en nuestra actualidad
como el “buen gobierno” la “gobernanza
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global” la “gobernanza económica”, la
“gobernanza corporativa” “gobernanza,
gestión de riesgos y cumplimiento”, que han
calado con éxito en la empresa y en muchos
ámbitos de la sociedad. Ello facilita situar la
información donde siempre debía estar: en el
contexto estratégico de las organizaciones, y
en los ámbitos directivos de control y decisión.
Otros autores tienen sus propias definiciones, en
ocasiones sesgadas por la propia mirada de su
especialidad:
“La gobernanza de la información tiene que ver con el
establecimiento de un ambiente y oportunidades,
reglas y el derecho a la toma de decisión en lo
relativo a la evaluación, creación, recopilación,
análisis, distribución, almacenamiento, uso y control
de la información; responde a la pregunta “Qué
información necesitamos, cómo la utilizamos y quien
es responsable de ella?” Al investigar las prácticas
actuales, se evidencia que muchas organizaciones,
carecen de una política para la gobernanza de la
información.” (Kooper, 2011)
“La gobernanza de la información es la especificación
de los derechos de decisión y de una estructura de
responsabilidades y control, con objeto de fomentar la
cultura deseada para la valoración, captura,
almacenamiento, uso, archivo y eliminación de la
información. Ello incluye procesos, roles, estándares y
medidas que aseguren el uso efectivo y eficiente de la
información que permitan a una organización
conseguir sus objetivos de negocio”. (Gartner Group,
2012)
“Definiría la gobernanza de información como los
principios básicos acerca de la información y la
gestión de información, siendo la gestión documental
uno de sus dominios y una disciplina bajo el paraguas
de Gobernanza de la información…Los objetivos
supremos de una buena gobernanza son mejorar la
velocidad y eficacia de las decisiones y procesos
(eficiencia), para hacer un uso máximo de la
información en términos de creación de valor, y
reducir los costos y riesgos para el negocio o la
organización. La gobernanza de información es un
subconjunto
de
la
Gobernanza
Corporativa.” (Hagmann, 2013)
“La gobernanza de información persigue elevar el
estándar de manejo de información personal sobre
salud y brindarle a las organizaciones las
herramientas que necesitan para alcanzar tal nivel.
Una buena gobernanza de información permite a las
organizaciones e individuos asegurarse que la
información personal, tal como la que se recoge en
los registros de salud se maneja legalmente, en forma
segura, con eficacia y eficiencia para que las
personas que usan los servicios de salud puedan
recibir la mejor atención”. (Health Information and
Quality Authority, Irlanda, 2011)
Hagmann (2013) considera que el elemento clave en
este enfoque es preguntarse por cuánto tiempo
necesitamos la información que es relevante, por qué
la necesitamos y cuanto podemos utilizarla, y lo que
podemos hacer con ella mientras la tengamos activa
o la preservemos. Esto obliga a hacer un nuevo
análisis de la gestión del ciclo de vida de la
información. En forma categórica valora que es
importante olvidarnos de términos resbaladizos como
documento, registro, contexto, contenido y respaldar
el concepto de Gestión de información como noción
general.
En la versión en inglés de la Wikipedia, se le define
como conjunto de estructuras multidisciplinarias,
políticas, procedimientos, procesos y controles que se
implementan para manejar información a nivel de la
empresa,
a p o ya n d o
los
requerimientos
organizacionales de carácter legal, de riesgos,
ambientales y operacionales inmediatos y futuros.
(Information governance, 2015).
Lajara y Maçada (2013) la representan, como
aparece en la siguiente figura.
Figura 1. Marco para la gobernanza de la información (Lajara y Maçada, 2013)
La gobernanza de la información es un desarrollo
lógico y necesario para que las organizaciones se
beneficien de la Sociedad de la Información (Beijer,
2010).
Después de este breve recorrido, se le pudiera definir
como: campo de estudio multidisciplinario que surge
en la Sociedad de la Información a fin de poder
conducir, valorar y perfeccionar la importancia de la
información como componente estratégico de las
organizaciones de todo tipo. Abarca los contextos de
todo tipo, que se despliegan de múltiples formas y
variantes, donde se requiere la participación decisiva
e integrada de profesionales formados para participar
en el gobierno de toda información, en todo tipo de
portador, que responda a las necesidades de todo
consumidor o usuario y que contribuya al desarrollo
social, económico y profesional de países y regiones.
NUEVAS
MIRADAS
PROFESIONALES
A
LOS
ESPACIOS
Para Beijer (2010) la gobernanza de información es
un enfoque que trasciende la prevención de riesgos y
los enfoques de privacidad, y seguridad. La
digitalización de la sociedad ha conducido a nuevas
plataformas para proveerle a las organizaciones
nuevas vías para compartir información, construir
conocimiento y mejorar las decisiones. Analiza Beijer,
que en la medida en que la información se
reproduzca con mayor facilidad, las organizaciones
enfrentarán una explosión de información (digital) con
muchas variantes de presentación y uso. Considera
que aunque aún no se tiene toda la experiencia para
proyectar estos esfuerzos, las organizaciones
aumentan sus ecosistemas e intercambian
información con consumidores externos y este tipo de
estructuras sustituirá el puesto de trabajo tradicional
orientado hacia determinados procesos.
Como la
gobernanza de la información contempla la
interacción entre las personas y los sistemas, tiene
una alta responsabilidad en la transferencia de
información entre estos.
Para la gestión documental, Hagmann (2013) enuncia
que con nuevas miradas es importante modificar
determinados enfoques de esta especialidad y
reconsiderar todos los requerimiento de la visión
clásica de la gestión del ciclo de vida de la
información en forma más holística, interrelacionada
con segmentos de otras disciplinas en un campo
mayor como la Gestión de Información Empresarial
Artículo Principal
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(Enterprise Information Management). En su opinión
el mayor reto radica en que ni un departamento ni una
disciplina en solitario pueden alcanzar los resultados
esperados. Solo pueden obtenerse éxitos en un
escenario orquestado con proposiciones concretas
para funciones específicas.
El propio autor enuncia algunas actividades
profesionales a partir de Kahn y Blair (2009) y
enriquece con nuevas miradas. Dentro de estas
actividades profesionales se incluyen la gestión
documental, la gestión de documentos, la gestión de
riesgos informativos, la gestión de contenidos
empresariales, la gestión del conocimiento, la
seguridad de la información, y los servicios
bibliotecarios. Estos conceptos, que tienen que ver
con la gobernanza, el riesgo y la conformidad de la
información y su gestión, ahora equivalen a la
Gobernanza de la información. En el marco de la
cadena de valor, significa preservar los valores de los
activos tangibles e intangibles y las tareas legales a
los activos de información, a fin de que mediante la
tecnología se puedan manejar los datos y que la
organización pueda tomar decisiones a partir de
recursos y sistemas de información optimizados. Al
igual que en otras profesiones, los bibliotecarios
desde hace años enfrentan grandes cambios en sus
funciones, contextos y modalidades de trabajo y
muchos tienen la enorme responsabilidad de
recopilar, procesar y suministrar datos e
informaciones a partir de informaciones patrimoniales
que no solo se emiten en papel sino que los
documentos en formato digital, las multimedia, y
muchos otros tipos de documentos cada vez
proliferan más y complejizan mucho el tratamiento y
protección de los mismos.
Cawkell (2002) afirma que el evento que hasta el
momento tuvo mayor relevancia para una futura
sociedad de la Información fue la invención de la
imprenta por Gutenberg en 1450. En su artículo hace
un recorrido por determinados momentos históricos
de gran relevancia y menciona a Wilson (1987)
cuando expresó: “La información es un recurso de
gran valor social y económico”.
Expresa su
preocupación por el poco reconocimiento existente en
torno a los problemas potenciales de carácter social y
económico que las nuevas tecnologías puedan
exacerbar. Valora también que el papel futuro de las
nuevas tecnologías y su potencial para reducir la
pobreza debe medirse mediante la comprensión
acerca de los sujetos sociales que generan, y no
mediante el examen de las tecnologías per se.
Sin que esto represente una ruptura con los enfoques
tradicionales, un gran salto se produjo al generarse
los documentos digitales. Se modificó el enfoque
tradicional de desarrollo de colecciones, y de servicios
bibliotecarios, así como el propio préstamo de
documentos. El surgimiento de bibliotecas virtuales
rompió con el clásico mito que los bibliotecarios han
dependido totalmente de un espacio físico para el
desarrollo de sus actividades. Por el contrario las
colecciones de documentos en papel se van
digitalizando e integrando a estas bibliotecas
virtuales. Esto es un ejemplo de cómo la esencia de
una profesión se sostiene y se logran asimilar
enfoques novedosos. Los servicios se brindan con el
apoyo de telefonía móvil, tablets, y otras vías más
dinámicas.
Tziahanas (2012) valora que los contenidos
informacionales de las empresas crecen en forma
exponencial y en forma no estructurada como en el
caso de los medios sociales, correo electrónico,
video, audio, texto y páginas Web. La prevalencia de
este tipo de contenidos está produciendo un cambio
de un modelo de cumplimiento basado en
documentos, descubrimiento y gestión de información
hacia modelos que se basan en interacciones. Como
resultado, considera que los profesionales de la
información deben incrementar su visibilidad.
Debe tenerse presente que las bases de datos
relacionales que operan con datos estructurados
constituyen en la actualidad el 15% de la información.
Sin embargo, ignoran otras manifestaciones no
estructuradas, que ahora representan el 85%
restante, por lo que se requiere un sistema que
considere
a
todo
tipo
de
contenido,
independientemente de su formato y que pueda
aplicar políticas para ello en tiempo real. Todo esto
requerirá un plan para realizar la gobernanza de los
medios sociales.
Aporta algunos indicadores
(correspondientes al año 2012) que son muy
significativos:
Figura 2. Indicadores del em pleo de los medios sociales por parte de grandes em presas en el
2012 (Fuente, Tziahanas (2012)
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El 65% de las mejores compañías del mundo tienen un perfil en Twitter
El 23% de las 500 mejores compañías según Fortune, tienen un blog corporativo público.
El 58% de las 500 mejores compañías según Fortune tienen una cuenta en Facebook.
Facebook tiene 901 millones de usuarios activos al mes.
Twitter tiene ahora más de 140 millones de usuarios activos, enviando 34 millones de tweets
al día.
Artículo Principal
Estos indicadores, deben tener en la actualidad un
comportamiento similar o mayor por cuanto no ha
disminuido el papel de las redes sociales. Por el
contrario, figuras destacadas de la dirección de
países e instituciones, utilizan sistemáticamente estos
espacios para establecer contactos, dar a conocer
sus puntos de vista, exponer políticas y
consideraciones y a la larga exponer sus
informaciones a la luz pública.
VÍNCULOS
Y
FORTALEZAS
BIBLIOTECARIOS: DESAFÍOS
DE
LOS
Desde la antigüedad, vincularse a los espacios de
poder y al conocimiento tuvo que haber sido un
espacio, para los bibliotecarios, lleno de retos y de
oportunidades que en cada época hubo que
enfrentar. Ejemplos de ello han sido manejados con
realismo y ficción por el cine y por la literatura.
Enfrentar cambios de paradigma, como el relativo a
los portadores, desde las tabletas de arcilla, los rollos
de papiro, los libros elaborados por copistas y
religiosos, la imprenta y el reto de la difusión del
pensamiento, las persecuciones de la Inquisición, el
nazismo; en fin, ejemplos que no faltan en diferentes
momentos con diferentes matices pero que marcan
etapas donde ha sido necesario enfrentar enfoques
sociales y tecnológicos, y desplegar esfuerzos en pos
de defender espacios, cultura y desarrollo. La brecha
digital es otro de los retos actuales, como lo sigue
siendo el analfabetismo.
Algunas de sus fortalezas pudieran ser:
• la voluntad de conocer las necesidades de sus
•
•
•
•
•
•
•
•
usuarios y entregarles una respuesta
documental o informativa que se ajuste a sus
intereses.
Su identificación con los intereses de los
usuarios y el aseguramiento reiterado de sus
demandas independientemente de que hayan
sido respondidas.
Asegurar la privacidad de estas necesidades
con un alto sentido de la ética.
El manejo del ciclo de vida de la información y
del documento, que le permite conocer y
evaluar la calidad de la información para
aportar una respuesta más útil, actual y
específica a estas necesidades.
El conocimiento acerca del valor de la
información y sus portadores.
El manejo de portadores informativos,
tradicionales y digitales
La seguridad de poder entregar una
información que ha sido localizada.
La transparencia en la entrega de información
sin que medien intereses comerciales ni otros
enfoques de carácter lucrativo.
Su capacidad para recopilar, procesar y
almacenar informaciones de interés de
•
•
•
•
•
acuerdo con determinadas políticas y normas
establecidas.
Su voluntad de conservar y preservar el
patrimonio documental e informacional de
organizaciones, comunidades, países, y
regiones com el objetivo supremo de que no se
pierda información alguna de importancia para
el dominio que se trate.
El empleo de los recursos tecnológicos en
función de procesos y servicios informativos.
El nivel de experticia en el manejo de Internet y
la WWW. La participación en la creación de
portales, sitios, publicaciones electrónicas,
bibliotecas virtuales y muchos otros recursos
digitales.
Capacidad para filtrar informaciones en función
de su calidad y relevancia para enfrentar
demandas de diferente nivel de complejidad y
para entregarlas a usuarios con diferentes
condiciones físicas e intelectuales.
Su capacidad de elevar la cultura informacional
en sus contextos laborales y sociales, y elevar
las competencias informacionales de su
comunidad usuaria.
De hecho muchos bibliotecarios en sus funciones
diarias manejan muchos documentos que no
necesariamente son libros. También muchos trabajan
sirviendo los intereses de empresas y grandes
organizaciones. De acuerdo con sus funciones han
demostrado sus fortalezas en el manejo de diferentes
documentos y medios.
Su presencia en las
organizaciones es amplia aunque no siempre
alcanzan responsabilidades en el trabajo
informacional de las mismas.
Rigurosidad,
laboriosidad, cuidado y muchas otras virtudes los
acompañan pero deben asumir mayores
responsabilidades estratégicas y proyectarse hacia el
manejo de recursos informacionales y no solo en los
espacios de servicios. De hecho estos espacios van
haciéndose menores en la medida que las ofertas se
sirvan en bibliotecas virtuales y plataformas para el
libre consumo de sus usuarios.
Si se intentara presentar algunos de los desafíos que
ya se vislumbran, se pudieran mencionar:
• La mediación mediante dispositivos móviles y
ligeros
• La interacción mediante nuevos canales
•
•
•
•
informales
El redimensionamiento del ciclo de vida de la
información
La inserción en grupos de proyectos, y grupos
estratégicos en las organizaciones,
incrementando su presencia en equipos
interdisciplinarios.
La presencia de nuevos canales de
comunicación y de interacción profesional
La defensa, respeto y actuación respaldando y
Artículo Principal
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creando políticas de información apoyando la
toma de decisión en cualquier instancia
organizacional, sean empresas, comunidades,
o grupos de actuación.
• El incremento de niveles de alfabetización de
la ciudadanía, y la elevación de la cultura y las
competencias
informacionales
en
organizaciones y comunidades a todo nivel.
• La masificación del trabajo informacional en
diferentes escenarios, localidades y
condiciones infraestructurales, incluidas las
redes sociales.
Una buena gobernanza de la información, tiene que
contar con el conocimiento, respaldo y participación
de los profesionales que han sido formados para
trabajar con este recurso. Conocimiento, capacidad y
disposición no faltan a todos los niveles. En unos
años podrá evidenciarse los avances alcanzados y en
ellos no faltarán muchísimos bibliotecarios a la
vanguardia de estos proyectos.
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