Inscripción de Ficheros

Registro General de Protección de Datos
GUÍA PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE FICHEROS DE
TITULARIDAD PÚBLICA Y SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO GENERAL DE
PROTECCIÓN DE DATOS DE LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE
DATOS
Introducción
Cómo realizar la inscripción de los ficheros o, en su caso, actualizarla.
a) Cómo elaborar una disposición de carácter general de creación, modificación o
supresión de ficheros.
b)
Cómo realizar una notificación de ficheros.
c)
Inscripción en el RGPD de los ficheros de titularidad pública.
Cómo consultar el contenido de la inscripción de ficheros en el RGPD por su responsable
a través de la página web de la Agencia Española de Protección de Datos.
Cómo solicitar una copia de contenido de los ficheros inscritos o el listado de ellos.
Registro General de Protección de Datos
Introducción
El Registro General de Protección de Datos, en adelante RGPD, es el órgano de la
Agencia Española de Protección de Datos al que corresponde velar por la publicidad de la
existencia de los ficheros y tratamientos de datos de carácter personal, con miras a hacer
posible el ejercicio de los derechos de información, acceso, rectificación y cancelación de
datos regulados en los artículos 14 a 17 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre,
de Protección de Datos de Carácter Personal, en adelante LOPD.
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/index-idesidphp.php
Según el artículo 39.2 de la LOPD, serán objeto de inscripción los ficheros de los que
sean titulares las Administraciones públicas.
Cómo realizar la inscripción de los ficheros o, en su caso, actualizarla.
Para realizar la inscripción del alta de un fichero de titularidad pública en el RGPD, así
como también de su modificación o supresión, se han de seguir los siguientes pasos:
- Creación del fichero, que debe hacerse por medio de una disposición de
carácter general
- Publicación de la disposición en el boletín oficial correspondiente
- Notificación de la creación (también de la modificación o supresión) al RGPD
para su inscripción.
a) Cómo elaborar una disposición de
modificación o supresión de ficheros.
carácter
general
de
creación,
De conformidad con el artículo 20 de la LOPD, así como al artículo 52 del RLOPD1, la
creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones públicas sólo
podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del
Estado o Diario oficial correspondiente2.
- Disposición de creación del fichero
Cuando se trate de ficheros de los que sean responsables las comunidades autónomas la
disposición de carácter general deberá revestir la forma que establezca su legislación
específica (artículo 53.3 del RLOPD)3 y, según detalla el artículo 54 del RLOPD, deberá
contener los siguientes extremos:
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Registro General de Protección de Datos
a) La identificación del fichero: denominación y descripción de la finalidad y usos
previstos.
b) El origen de los datos indicando el colectivo de personas del que provienen los datos,
el procedimiento de recogida y su procedencia.
c) La descripción detallada de los datos identificativos y en su caso de los especialmente
protegidos, así como de las restantes categorías de datos de carácter personal incluidas
en el mismo y el sistema de tratamiento utilizado en su organización (indicando si se trata
de un fichero automatizado, no automatizado o parcialmente automatizado -mixto).
d) Los destinatarios o categorías de destinatarios de las comunicaciones de datos
previstas.
e) Las transferencias internacionales de datos previstas
f) Los órganos responsables del fichero.
g) Las unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,
cancelación y oposición.
h) El nivel básico, medio o alto de seguridad exigible.
- Disposición de modificación del fichero
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 58 del RLOPD, la inscripción de los
ficheros en el RGPD deberá encontrarse actualizada en todo momento, por lo que
cualquier modificación que afecte al contenido de la inscripción de un fichero deberá ser
previamente notificada, para su inscripción en el RGPD, por el órgano competente de la
Administración responsable del fichero, según establece el artículo 55 del RLOPD.
La disposición de modificación de ficheros ya existentes deberá indicar las modificaciones
producidas en cualquiera de los extremos señalados en el apartado anterior. Esto implica
tanto las modificaciones de la información que ya conste en la inscripción del fichero como
a la nueva que se pretenda incluir (cesiones de datos,…), y no sería necesaria la íntegra
publicación de todas las características del fichero que el citado artículo 54 establece para
su creación, sino sólo aquellas que hayan sufrido variaciones o que supongan una
novedad.
Cuando la modificación de los ficheros obedezca exclusivamente a una
restructuración de los organismos responsables sería suficiente, como disposición
de carácter general reguladora de dicha modificación, aquella en la que se
establezcan los cambios orgánicos.
- Disposición de supresión del fichero
Cuando se decida la supresión del fichero, ésta deberá notificarse a efectos de que se
proceda a la cancelación de la inscripción en el RGPD.
De forma análoga, la disposición en la que se acuerde la supresión de ficheros se deberá
indicar el destino que vaya a darse a los datos o, en su caso, las previsiones que se
adopten para su destrucción.
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DISPONE
Para facilitar la tarea de elaboración de la disposición de carácter general de creación,
modificación o supresión de ficheros, la Agencia
Agencia Española de Protección de Datos
(AEPD
EPD) ha puesto a disposición de todas las Administraciones Públicas y de aquellas
Corporaciones responsables de ficheros de titularidad pública una herramienta que
que, bajo
el nombre genérico de DISPONE,
DISPONE, ayuda a generar
genera la correspondiente disposición
isposición de
carácter
rácter general
general.
DISPONE incorpora ejemplos a los que se podrá acceder en cada uno de los apartados a
cumplimentar y que pueden ser de utilidad a la hora de la descri
descripción
pción de los ficheros de
cada Administración.
DISPONE está accesible a través de www.agpd.es ofreciendo una sencilla ayuda que
convierte su uso en ágil e intuitivo.
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Dispone/inde
x-ides
ides-idphp.php
idphp.php
Adoptada la disposición de carácter gene
general,
ral, deberá publicarse en el boletín oficial
correspondiente.
b) Cómo
mo realizar una notificación de ficheros.
Una vez publicada en el boletín oficial correspondiente la disposición de carácter general
por la que se crean, modifican o suprimen ficheros de titularidad pública, se deberá
notificar a la AEPD para su inscripción en el RGPD en el plazo de 30 días desde la
publicación
publicación.
La notificación se deberá realizar cumplimentando los formularios electrónicos del sistema
de Notificaciones Telemáticas de la AEPD -Sistema
Sistema NOTA-,
NOTA , disponibles en la web de la
Agencia www.agpd.es (aprobado mediante Resolución de la AEPD de 12 de julio de 2006
- B.O.E. nº 181
181,, de 31 de julio).
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https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Notificaciones
_tele/obtencion_formulario/index-ides-idphp.php
En esta página se accede al formulario electrónico NOTA, así como a la información
técnica que facilita su instalación y cumplimentación de forma gratuita (para cualquier
incidencia relativa al Sistema NOTA se puede contactar en la dirección de correo
electrónico [email protected]/.
Este formulario permite la presentación de forma gratuita de notificaciones a través de
Internet con certificado de firma electrónica. En caso de no disponerse de un certificado
de firma electrónica, también se puede presentar la notificación a través de Internet, para
lo cual se deberá remitir a la AEPD la hoja de solicitud correspondiente al envío realizado
debidamente firmada. Por último, también se puede optar por el modo de presentación en
soporte papel.
El sistema NOTA dispone de formularios tipo para notificar de forma simplificada los
ficheros de titularidad pública de: Nóminas, Recursos humanos, Agenda, Control de
acceso, Gestión económica, Historia clínica, Registro, Padrón, Alumnos y/o Profesores.
A través de esta opción, el formulario electrónico muestra una notificación
precumplimentada que podrá, en su caso, adaptarse a la situación concreta del fichero a
notificar. En el caso de que ninguna de las notificaciones tipo disponibles se adapten al
fichero que se pretende notificar, se deberá seleccionar la opción de notificación normal.
La notificación debe venir acompañada de una copia de la disposición de carácter general
por la que se crea, modifica o suprime el fichero, salvo que, como ya es común, el boletín
oficial en el que se haya publicado sea accesible electrónicamente, en cuyo caso basta
con indicar en el formulario NOTA la dirección electrónica que permita su localización
(artículo 131.1 RLOPD).
En las notificaciones de modificación y supresión de ficheros se deberá indicar el código
de inscripción, que se facilita al responsable del fichero en la resolución por la que se
acordó la inscripción del fichero.
Tanto para la creación como para la modificación o supresión de ficheros se deberá
haber adoptado, con carácter previo a la notificación correspondiente, la
disposición de carácter general.
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c) Inscripción en el RGPD de los ficheros de titularidad pública.
Una vez recibida la notificación de creación, modificación o supresión de ficheros de
titularidad pública, si contuviera la información preceptiva y se cumplieran los restantes
requisitos legales, el Director de la AEPD dictará resolución acordando el alta,
modificación o supresión de los ficheros. Con el alta se asignará un código de
inscripción, que se comunicará al responsable con la resolución y que será
necesario para posteriores notificaciones de modificación o supresión (artículo 132
RLOPD).
Si la notificación no contuviese la información preceptiva o se advirtiesen defectos
formales el RGPD requerirá que se complete o subsane. Si la subsanación precisase la
modificación de la disposición de carácter general el plazo será de 3 meses (artículo
131.2 RLOPD).
Sin perjuicio del plazo de 3 meses para la subsanación de defectos, la duración máxima
del procedimiento es de 1 mes, entendiéndose inscrito, modificado o suprimido el fichero
si no se hubiese dictado y notificado en dicho plazo la correspondiente resolución (artículo
134 RLOPD).
A través de la Sede Electrónica de la Agencia o del Canal del responsable de la página
web de la Agencia se puede consultar el estado de tramitación de las solicitudes de
inscripción (notificaciones en trámite), mediante certificado de firma electrónico de la
persona que presentase en su día la notificación o, en caso de no disponer de certificado
de firma electrónico, se puede realizar la consulta identificándose mediante el NIF del
declarante del fichero y el código de envío o código de inscripción para los supuestos de
modificación o supresión.
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/consulta_estado/consulta/indexides-idphp.php
Cómo consultar el contenido de la inscripción de ficheros en el RGPD por su
responsable a través de la página web de la Agencia Española de Protección de
Datos.
Igualmente, a través de la Sede Electrónica de la Agencia o del Canal del responsable de
la página web de la Agencia se puede consultar el contenido completo de la inscripción
mediante certificado de firma electrónico de la persona que presentase en su día la
notificación o, en caso de no disponer de un certificado de firma electrónico, se puede
realizar la consulta identificándose mediante NIF y el código de inscripción.
Esta vía proporciona el código de inscripción, que la normativa reserva exclusivamente a
los responsables de los ficheros.
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/consulta_contenido/index-idesidphp.php
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Cómo solicitar una copia de contenido de los ficheros inscritos o el listado de ellos.
A través de la Sede Electrónica de Agencia el responsable de ficheros, además de
realizar los trámites anteriormente señalados, puede solicitar una copia de los ficheros
inscritos:
Esta copia se ofrece en tres modalidades:
• Relación de ficheros (incluye el código de la inscripción de cada uno de ellos junto
a la información más relevante respecto a los mismos).
• Copia de la resolución de inscripción (creación, modificación o supresión) de un
fichero.
• Copia del contenido íntegro de la inscripción de los ficheros de la entidad (máximo
de 35 ficheros).
El formulario permite la solicitud a través de Internet con certificado de firma electrónica.
En caso de no disponer de un certificado de firma electrónica, se puede optar por el modo
de presentación en soporte papel.
http://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/vistas/formCopiaContenido/copiaContenido.jsf