Gestión de mejoramiento Versión: 1 Estado: Aprobado Instructivo para la construcción de

Gestión de mejoramiento
Instructivo para la construcción de
indicadores de gestión
CIQ-INS-002
Versión: 1
Estado: Aprobado
Página
1 de 4
Control de cambios:
Versión
1
Descripción de cambio
Elaboración inicial del proceso.
Fecha de revisión
Elaborado por:
Ramiro Lozano
Cargo:
Coordinador de
mejoramiento
Firma:
Revisado por:
Carlos Kerguelen
Cargo:
Asesor de calidad
Aprobado por:
Ana María Piñeros
Cargo:
Rectora
Firma:
Firma:
Fecha:
26 de junio de 2008
Fecha:
Fecha:
Gestión de mejoramiento
Instructivo para la construcción de
indicadores de gestión
CIQ-INS-002
Versión: 1
Estado: Aprobado
Página
2 de 4
1. Objetivo: establecer los lineamientos para la construcción de indicadores de
gestión, con el fin de evaluar y hacer seguimiento de los procesos y procedimientos de
la institución, para contribuir con la mejora continua.
2. Alcance: incluye la elaboración de indicadores para los procesos y procedimientos
de todas las dependencias de la institución.
3. Definiciones:



Indicador: conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la
medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio
generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas
previstos.
Indicador de control: reflejan el comportamiento durante un proceso. Su
análisis permite tomar decisiones para modificar el curso del proceso (se puede
aplicar corrección, acción correctiva, acción preventiva o mejora). Los
responsables de su medición y cumplimiento son los líderes de proceso,
coordinadores y personal operativo en general.
Indicador de resultados: reflejan los resultados al final de un periodo o proceso.
Los responsables de su medición y cumplimiento son los jefes de dependencia
y líderes de proceso.
4. Documentos de referencia:

Instructivo para la solicitud y seguimiento de presentación de proyectos y
planes de mejora (CIQ-INS-003).
5. Responsable de la elaboración de indicadores: cada una de las dependencias
de la institución delegará un responsable que se encargará de diseñar, aplicar, evaluar
y controlar sus indicadores de gestión, con el apoyo del coordinador de mejoramiento.
6. Generalidades: los indicadores deben cumplir con las siguientes características:




Medibles: posibilidad de registrarlos y analizarlos en términos cuantitativos y
cualitativos.
Precisos: definidos de una misma forma por diferentes personas.
Consistentes: que no varíen en función del tiempo.
Sensitivos: capaces de cambiar proporcionalmente en respuesta a los cambios
que presente lo que se está midiendo.
7. Metodología para el diseño de indicadores: para establecer un adecuado sistema
de medición, es necesario establecer:





Variables críticas a controlar.
Fuentes de información.
Frecuencia de medición.
Presentación de la información.
Asignar responsables para la recolección, tabulación, análisis y presentación
de la universidad.
Gestión de mejoramiento
Instructivo para la construcción de
indicadores de gestión
CIQ-INS-002
Versión: 1
Estado: Aprobado
Página
3 de 4
La metodología a seguir sería:




Hallar un objetivo: declaración de lo que la estrategia debe lograr y qué es
clave para su éxito.
Aclarar: qué queremos realmente conseguir (aclarar cuál es el objetivo
buscado).
Variables críticas: son las variables que muestran el logro. Cómo nos damos
cuenta que lo estamos logrando.
Indicador: hallar los indicadores adecuados para cada variable.
Ejemplo:
Objetivo
Aclarar
Variables críticas
Indicador
Mejorar el proceso de selección de los
estudiantes.
Aumentar la calidad de los estudiantes
admitidos.
Disminuir el exceso de concentración en las
aulas.
Disminuir la deserción.
Estudiantes mejor calificados.
Menor concentración de estudiantes en las
aulas.
# estudiantes admitidos
# estudiantes por docente
# estudiantes por laboratorio o aula
# estudiantes matriculados
8. Diseño de indicadores: con el fin de lograr un formato estándar para la
documentación y control de indicadores, es necesario definir cada indicador de la
siguiente manera:










Nombre del indicador: establecer un nombre que identifique el resultado que se
requiere obtener, al establecer la relación entre factores clave.
Proceso: nombre del proceso asociado con el indicador.
Fórmula del indicador: determinar la relación entre variables o fórmula para
calcular el valor del indicador. Se debe tener en cuenta la definición de los
puntos o actividades donde se realiza la medición correspondiente, para así
garantizar lo esperado.
Descripción: interpretar el resultado obtenido frente a la medición efectuada a
partir de las variables definidas para el indicador.
Unidad de medida: la unidad de medida del indicador, ej: horas, metros,
número de estudiantes, etc.
Meta: resultado que se espera alcanzar.
Línea base: valor del último resultado de la medición del indicador.
Límite máximo y mínimo: valores máximos y mínimos que permitan mantener
al indicador dentro del rango óptimo de operación y facilite el uso de alertas.
Frecuencia: señala la frecuencia con que se realizará la medición del indicador.
Responsable: indica la persona que está a cargo de medir, controlar e
interpretar el resultado del indicador.
Gestión de mejoramiento
Instructivo para la construcción de
indicadores de gestión
CIQ-INS-002
Versión: 1
Estado: Aprobado
Página
4 de 4
Ejemplo:
Nombre
Proceso
Fórmula
Descripción
Unidad de medida
Meta
Línea base
Limite máximo
Límite mínimo
Frecuencia
Responsable
Índice de estudiantes admitidos por semestre
Admisiones
# estudiantes admitidos x semestre (x 100)
# estudiantes inscritos x semestre
Relación de estudiantes admitidos sobre
estudiantes que se presentaron durante el
semestre.
Porcentaje estudiantes admitidos
Reducir un 10% en el año (para aumentar la
calidad de los estudiantes y garantizar el
adecuado uso de la infraestructura disponible)
90%
85%
60%
Semestral
Secretaría general
9. Seguimiento: cada indicador debe medirse de acuerdo a la frecuencia establecida,
y el responsable debe presentar un informe a su jefe inmediato para realizar el
seguimiento apropiado. Cuando el indicador se salga de los límites debe proponerse
una acción de mejora, unas actividades para realizarla, un responsable y un
cronograma para su aplicación, de acuerdo al instructivo para la solicitud y
seguimiento de presentación de proyectos y planes de mejora CIQ-INS-003.
Todos los informes de seguimiento de indicadores deben entregarse al coordinador de
mejoramiento con el fin de controlar y establecer estrategias de mejoramiento cuando
sean necesarias.
Las fichas técnicas de cada indicador, así como los resultados, responsable y fecha de
medición se encontrarán en el sistema de la fundación (SOFIA) en el reporte “Listado
de indicadores”. El coordinador de mejoramiento se encargará de actualizar la base de
datos con la información que le deben proveer las distintas dependencias.