Prácticas de Gobierno Corporativo

ANEXO NCG N° 385 SVS
INFORMACIÓN RESPECTO DE LA ADOPCIÓN DE PRÁCTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO
Información al 31 de diciembre 2015
Práctica
Adopción
SI
NO
1.
Del funcionamiento y composición del directorio.
a)
El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a
éste el proceso de conocimiento y comprensión de:
i.
Explicación:
X
.
El Directorio de P
h
D
(“PII”)
que consiste en una detallada exposición, preparada especialmente al efecto, en la que cada Gerente Divisional o de primera línea de
cada área (comercial, riesgos, financiera, entre otras) explica el funcionamiento de sus respectivas áreas, los aspectos más relevantes
dentro de ellas, sus procedimientos y políticas, además de sus proyectos concretos. Dicha exposición incluye los negocios, materias y
riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que el Directorio ha considerado más relevantes y las razones de aquello también son informadas
h x
.A f
P
“A
”
que así lo estime
conveniente, apoyarse en entidades externas para explicar estos temas de mejor manera a los nuevos Directores que se integran a
Provida. Sumado a lo anterior, los nuevos Directores recibirán por parte de la Administración, un dossier de información relevante de
Provida.
h
ii.
x
.
Explicación:
El PII también incluye la descripción de los grupos de interés que la Sociedad ha identificado como relevantes, así como las razones para
dicha determinación. El principal mecanismo que se emplea para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera
con los grupos de interés es la Política de Difusión y Transparencia de Provida a través de la cual se busca garantizar a los diferentes
” k h
”
h
ciedad, y de esta forma resolver
las demandas informativas de la comunidad, generando altos niveles de credibilidad y confianza respecto de su gestión.
X
iii.
Explicación:
, aprobadas por el directorio.
Durante el PII, la información relevante de Provida se pone a disposición de los Directores. Parte de esa información se encuentra en la
Memoria Anual de Provida así como también en las políticas y manuales que se aplican a la Sociedad, entre ellas el Código de Conducta
f .
, principios y valores que debieran guiar el
actuar de la Sociedad, sus directores y personal; lo anterior también se encuentra en la página web de Provida en el siguiente link:
[https://www.provida.cl/empresa/afp-provida/quienes-somos/index.html?WT.ac=PRO_28-PRC-Nuestra%20Historia_1039-60573_T79822EM-empresa&oc_id=PRO_28-PRC-Nuestra%20Historia_1039-60573_T79822-EM-empresa]
Además, durante el PII, el Gerente General y el Comité de Recursos Humanos de la Sociedad también se reúnen con el nuevo director para
informarle acerca de la gestión de riesgos, sostenibilidad y el programa de inclusión y diversidad dentro de la sociedad.
iv.
Explicación:
X
, al directorio y sus ejecutivos principales.
X
Durante el PII, la información relevante de Provida se pone a disposición de los directores. Dentro de esa información, se incluye un
documento que describe el marco jurídico aplicable tanto a la Sociedad como también al Directorio, y a sus ejecutivos principales.
f
v.
f
f
h
X
esos deberes.
Explicación:
vi.
Explicación:
Como se ha indicado, durante el PII se entrega un dossier de información relevante de Provida que incluye todas las políticas aplicables a
la Sociedad considerando el marco jurídico aplicable al Directorio, incluidos los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e
información que conforme a la legislación vigente recaen en cada uno de sus integrantes, con ejempl
f
h
. Además el Fiscal de
Provida, durante una reunión, describe los aspectos más relevantes en relación a estas temáticas a cada nuevo director.
para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
Como se ha indicado, durante el PII se entrega un dossier de información relevante de Provida que incluye también acceso a o copia de
las actas de los 2 años anteriores al inicio de su mandato que incluyen los principales acuerdos adoptados y las razones que los sustentan.
X
as x
vii.
Explicación:
viii.
Explicación:
f
h
.
X
Como se ha indicado, durante el PII se entrega un dossier de información relevante de ProVida que incluye también los estados
financieros trimestrales y anuales del último año, junto con sus respectivas notas explicativas, y los criterios contables aplicados en su
confección.
f
pudiere presentar uno de ellos.
f
, debieran tratarse las situaciones en las que se
x
X
Provida cuenta con una normativa interna específica para los directores denominada "Política de Control de conflictos de Interés al
interior del Directorio" que contiene las directrices específicas para evitar que los Directores participen en decisiones en las que
presentan un conflicto de interés. Adicionalmente, en octubre de 2013 fue aprobado por el Directorio de Provida el nuevo Código de
Conducta para empresas del Grupo Metlife. En dicho código de conducta existe un apartado sobre responsabilidad personal, y dentro del
mismo se encuentra un acápite que trata el tema de cómo actuar en caso de enfrentarse a un conflicto de interés. Asimismo, existe un
“N
P
S
f
I
”
f
amentarias sobre
conflictos de interés, y la "Norma para la Prevención de Conflictos de Interés", la que contiene los criterios y pautas de actuación a seguir
para la prevención y gestión de conflictos de interés que puedan surgir como consecuencia de la prestación de servicios y actividades de
inversión que impliquen un riesgo importante de menoscabo de los intereses de uno o más clientes. Toda la normativa interna expuesta
anteriormente es complementaria a lo dispuesto por la Ley 18.046 sobre Sociedades Anónimas, su reglamento, y las demás normas que
regulan los conflictos de interés nuestra legislación, las cuales son aplicables a los miembros del Directorio de Provida. El Código de
Conducta fue actualizado el 19 de noviembre del 2013 y se encuentra publicado en la página web de AFP Provida, a disposición de los
accionistas y del público en general.
b)
conocimientos, que:
i.
Explicación:
D
h
.
Los Directores de Provida se capacitan permanentemente en el ejercicio de su cargo en materias corporativas y cuentan con asesores
tanto internos como externos que los asisten, por lo que no se ha considerado necesario hacer otras capacitaciones permanentes. No
obstante, en caso de presentarse alguna materia o situación que requiera de conocimientos adicionales o un manejo especial, se podrán
hacer capacitaciones a los Directores para enfrentar dicha situación a futuro, sin perjuicio de que lo anterior se determinará caso a caso.
X
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
h
h
f
vi.
Explicación:
vii.
X
, diversidad y reportes de sostenibilidad.
Por favor referirse a la respuesta en el numeral i) anterior.
h
h
.
X
Por favor referirse a la respuesta en el numeral i) anterior. El Directorio de Provida está considerando la posibilidad de generar instancias
de capacitación en materia de gestión de riesgo y sostenibilidad.
f
v.
Explicación:
X
Por favor, referirse a la respuesta en el numeral i) anterior.
iv.
Explicación:
nto a
nivel local como internacional.
h
.
f
X
Por favor referirse a la respuesta en el numeral i) anterior.
Como parte de esas materias contempla una
f
X
.
Provida cuenta con una "Política de Control de conflictos de Interés al interior del Directorio" que contempla mecanismos para identificar,
prevenir y resolver los conflictos de intereses que puedan surgir en el curso del desempeño de las obligaciones del Directorio y que
.A
x
“
N
P
S
f
I
”
h
bre
conflictos de interés y que obligan a las Administradoras de Fondos de Pensiones y a las personas jurídicas y naturales, incluidos los
directores y las personas relacionadas con ella, bajo los términos que las propias disposiciones señalan. La política y el manual citados, son
aprobadas por el Directorio y revisadas anualmente. No obstante, Provida no cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación
permanente del Directorio por las razones expuestas en el numeral i) anterior.
Df
h
.
X
Explicación:
No se hacen capacitaciones permanentes respecto de materias específicas a los directores, por lo tanto estas no se difunden anualmente.
c)
(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias,
financieras, legales o de otro tipo:
i.
Explicación:
(a) asesor(a) en particular.
El Directorio de Provida ha formalizado un procedimiento para que, en caso de que lo estime necesario, pueda contratar, por medio del
Gerente General, asesoría externa, a través de empresas especializadas, en materias contables, financieras y/o legales. Para ello, deberá
solicitar administrativamente los recursos requeridos, los cuales deberán ser proveídos por la Administración. Los asesores externos
contratados deberán reunir los requisitos que para cada caso determine el Directorio. Sin perjuicio de lo anterior, el Comité de Directores
cuenta con un presupuesto especial y suficiente para cumplir con los requerimientos de contratación de asesores especialistas, en los
términos aprobados anualmente por la Junta Ordinaria de Accionistas. No obstante lo anterior, dicho procedimiento
. Para estos efectos, el Directorio
aplica las reglas generales respecto de la adopción de acuerdos, de conformidad a lo establecido en la legislación vigente y estatutos
sociales.
ii.
Explicación:
.
X
El Directorio en su conjunto determinará los requisitos que debe reunir la asesoría contratada por el Gerente General conforme al
procedimiento descrito en el numeral anterior. No bastará para estos efectos, el requerimiento de uno de sus integrantes.
f
iii.
Explicación:
X
, al menos una vez al
.
Las asesorías son contratadas conforme al procedimiento descrito en el numeral i) anterior, el cual no contempla la obligación de difundir
las asesorías solicitadas y no contratadas. Las razones para cada contratación dependerán directamente de los requisitos que estime
necesarios el Directorio según cada caso en particular y el criterio del Gerente General, quien deberá contratar a la asesoría más idónea
de conformidad con dichos requisitos.
d)
para analizar:
X
i.
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
.
Como parte de sus prácticas, el Directorio y el Comité de Directores se reúne con los Auditores Externos con la regularidad que las
circunstancias lo ameriten, de acuerdo al buen criterio de sus integrantes o de quien lo presida. En todo caso, se reúne con los Auditores
Externos, al menos, trimestralmente. Estas reuniones se realizan en las oficinas de Provida, con el socio a cargo de la empresa auditora.
En estas reuniones se revisan todas aquellas materias que son propias del trabajo de auditoría, incluyendo la revisión y monitoreo del
programa de auditoría en caso de considerarlo necesario.
f
v.
Explicación:
.
X
Estas materias se tratan cuando corresponda en las reuniones citadas, las que se llevan a cabo trimestralmente.
Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas
a los organismos fiscalizadores competentes.
X
Estas materias se tratan cuando corresponda en las reuniones citadas, las que se llevan a cabo trimestralmente.
iv.
Explicación:
X
.
X
Estas materias se tratan cuando corresponda en las reuniones citadas, las que se llevan a cabo trimestralmente.
x
otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
de
X
Estas materias se tratan cuando corresponda en las reuniones citadas, las que se llevan a cabo trimestralmente.
e)
equivalente, para analizar:
i.
Explicación:
El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
El Directorio se reúne mensualmente con la unidad de gestión de riesgos para analizar el adecuado funcionamiento del proceso de
gestión de riesgos y tanto el gerente de inversiones como el de gestión de riesgos asisten a todos los directorios e informan a este acerca
del manejo de los riesgos dentro de Provida.
X
f
ii.
Explicación:
iii.
La matriz de riesgos es una de las herramientas desarrollada a nivel corporativo y orientada a facilitar la evaluación permanente de los
controles y mitigaciones de riesgos y del riesgo residual. Cada unidad es la encargada de identificar y monitorear los riesgos dentro de la
misma y enviar informes mensuales de la gestión de riesgos al Directorio. Dichos informes identifican las principales fuentes de riesgos y
metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes. Además, en caso
de ser necesario adecuar la matriz de riesgos o metodologías para su detección, se discutirá en la sesión de Directorio respectiva, que
como se especificó en el número anterior, ocurre mensualmente. Dicha modificación se deberá incluir en la Política de Gestión de Riesgos
y/o en el Manual Corporativo de Gestión de Riesgo Operacional, según corresponda. Ambos documentos son aprobados por Directorio.
gos de la
entidad.
Explicación:
iv.
Explicación:
X
.
X
idad.
f
, incluida la continuidad del directorio
X
en situaciones de crisis.
La aplicación, implementación y control de los procedimientos y planes de contingencia y continuidad del negocio es de responsabilidad
del Oficial de Seguridad de la Información y los planes de contingencia son diseñados por la Gerencia de Riesgos. Además existen Comités
que se encargan de materializar la documentación de cada plan y procedimiento de contingencia y gestionar su actualización y pruebas
periódicas. La Gerencia de Riesgos informa al Directorio periódicamente sobre la materia ante situaciones que puedan afectar la
continuidad operativa y de negocios de la compañía y supervisa que se cumpla con las políticas aprobadas y que estas sean puestas en
conocimiento de la Sociedad. El Directorio aprueba la Política de Continuidad de Negocios y sus modificaciones, sin embargo, no se
incluye un plan de este tipo respecto de la continuidad del Directorio en situaciones de crisis. Actualmente el Directorio está evaluando la
posibilidad de incluir planes para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos en relación con la continuidad del Directorio en
“
N
”
P
G
R
/
P
de Negocios.
Ambos documentos deben ser aprobados por Directorio.
f)
, oficial de cumplimiento o responsable de función
equivalente, para analizar:
i.
El programa o plan de
.
X
Explicación:
El Auditor Interno reporta directamente al Directorio a través del Presidente del Comité de Directores mensualmente. El Comité de
Directores de la Sociedad realiza las siguientes actividades, al menos mensualmente: (i) el análisis de los informes realizados por la
División de Auditoría Interna de la Sociedad; (ii) el análisis de las resoluciones y oficios emitidos por el organismo fiscalizador; (iii) la
revisión y evaluación del cumplimiento del Plan de Auditoría Interna del ejercicio; (iv) la revisión y aprobación del Plan de Auditoría y la
revisión mensual de su cumplimiento.
h
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
iv.
Explicación:
P
X
.
Estas materias se tratan también en las reuniones citadas, las cuales se llevan a cabo mensualmente. Auditoría reporta directamente al
Directorio, a través del Comité de Directores. En caso de detección de eventuales deficiencias graves o de situaciones ir
f
D
P
.
X
fraudes.
Auditoría Interna se reúne mensualmente con el Comité de Directores para analizar la determinación del Plan Anual de Auditoría y su
cumplimiento, los informes sobre los procesos auditados (calificación y principales observaciones), el contenido y respuesta de Oficios de
la Superintendencia de Pensiones, el seguimiento de planes de acción relacionados a observaciones incluidas en reportes de auditoría.
Por su parte, la Gerencia de Riesgos informa mensualmente al Directorio en sus sesiones ordinarias respecto a la gestión de riesgos
financieros, operacionales y tecnológicos. En particular informa, entre otros, sobre el tablero de control de riesgos financieros de los
fondos de pensiones, la matriz de riesgos de la compañía, la evolución de los castigos operacionales, indicadores de solvencia de la
Administradora y las principales situaciones de riesgo que pudieran afectar la marcha de la sociedad; lo anterior se informa
mensualmente al Comité de Directores sobre el avance en el cumplimiento de los compromisos RER (resúmenes de evaluación de
riesgos) asumidos por la sociedad con la Superintendencia de Pensiones. Respecto del área de Cumplimiento, la Oficial de Cumplimiento
informa al Directorio luego de cada sesión del Comité de Prevención de Lavado de Activos y el Comité de Control del Código de Conducta,
detallando las actividades, acontecimientos ocurridos y acuerdos tomados.
La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
X
Las materias indicadas son tratadas semestralmente en la sesión de Directorio correspondiente a través de una presentación que hace el
Fiscal de Provida y además se tratará en caso de ser necesario dependiendo de las circunstancias.
g)
, Desarrollo Sostenible o responsable de
función equivalente, para analizar:
i.
Explicación:
ii.
Explicación:
f
f
Provida es una empresa consciente de la importancia de la diversidad y de la inclusión, por lo tanto ha fijado como objetivo estratégico
atraer y retener a las personas con talento, contempla la diversidad de sus empleados como una de las principales fuentes de éxito para
su actividad empresarial y percibe la integración de individuos y culturas como una vía de diferenciación frente a sus competidores. Sin
perjuicio de lo anterior, Provida está analizando formas de potenciar estos principios a través de políticas específicas y el desarrollo de las
áreas de Responsabilidad Social y Desarrollo Sostenible.
h
h)
i.
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
h
dado de
no existir esas barreras.
X
Por favor referirse al numeral i) anterior. Además, los procesos de gestión de recursos humanos de Provida, incorporan una amplia
variedad de técnicas orientadas al diagnóstico del clima laboral y a la evaluación de los niveles de satisfacción y motivación de su plantilla.
iii.
Explicación:
X
.
h
f
sociedad.
X
Por favor referirse al numeral i) anterior.
El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad,
para conocer:
El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
X
El Directorio sesiona regularmente en el edificio Corporativo de Provida, y sus miembros han visitado algunas de las sucursales de la
Sociedad. Actualmente, el Directorio está evaluando la posibilidad de crear un calendario de visitas en terreno a algunas dependencias e
instalaciones de Provida para que los directores puedan conocer el estado y funcionamiento de las mismas, entre otras materias.
f
.
X
Por favor referirse a la respuesta del numeral i) anterior.
izar para
mejorar el funcionamiento de las mismas.
X
Explicación:
i)
Explicación:
j)
i.
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
Por favor referirse a la respuesta del numeral i) anterior.
De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la
presencia del gerente general de la sociedad.
X
El Directorio tiene la facultad de reunirse con la empresa de auditoría externa, la unidad de gestión de riesgos y la unidad de auditoría
interna, sin la presencia de los gerentes o ejecutivos principales de la Sociedad en situaciones en las que el Directorio visualiza o constata
que alguna irregularidad que merezca un análisis independiente o cuando deban tratarse temas que generan un conflicto de interés.
Adicionalmente, el Gerente General no participará en las reuniones en las que se discuta sobre su remuneración, evaluación y
desempeño, la asignación de sus bonos o su desvinculación.
El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación.
Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
X
Con el fin de mejorar continuamente las prácticas de Gobierno Corporativo de Provida, el Directorio de la Sociedad, en el mes de abril de
cada año, en la sesión ordinaria correspondiente, debe realizar un análisis del funcionamiento del Directorio durante el año anterior. Las
conclusiones de dicho análisis deben ser entregadas al Fiscal de la Sociedad, quién dispondrá de personal interno especializado en la
materia, con el objeto que éste, en caso que corresponda, proponga al Directorio, en la sesión ordinaria correspondiente a junio del
mismo año, eventuales mejoras.
P
f
f
.
X
Los Directores de Provida son altamente capacitados y poseen amplios conocimientos corporativos. No obstante, en caso de necesitar
fortalecerse en algún área específica, esto podría ser planteado en la sesión de Directorio respectiva y decidirse conforme a la reglas
generales en materia de adopción de acuerdos.
P
h
h
dado en el directorio de no existir esas barreras.
El Directorio de Provida es diverso y hay libertad de expresión; los distintos puntos de vista y capacidades de los integrantes del Directorio
son una herramienta fundamental para el desarrollo y crecimiento de Provida.
X
x
iv.
X
x
, condiciones y conocimientos existentes en el directorio,
tratar.
Explicación:
v.
Explicación:
vi.
De acuerdo a la normativa vigente y a los estatutos de AFP Provida, el Directorio sesionará al menos una vez al mes, sin perjuicio de las
reuniones o sesiones que se realicen de acuerdo a las circunstancias y requerimientos del buen funcionamiento de la empresa y del
negocio en general. Adicionalmente, los miembros del Directorio se reúnen mensualmente con una agenda abierta, de modo de avanzar
en el análisis de los temas relevantes para la Sociedad. Se contempla y se espera que los Directores mantengan el contacto necesario
entre ellos, a través de reuniones de trabajo o por vía electrónica o telefónica, con el propósito de que las sesiones de Directorio sean lo
más productivas posible, abordando temas que ya han sido madurados por sus integrantes. Además, una semana antes de cada sesión de
D
D
f
“I f
D
”
f
a toda la
información necesaria para el curso de la sesión correspondiente y el acta relativa a la sesión anterior.
x
ante situaciones de contingencia o crisis.
f
f
y funcionamiento del directorio
X
La unidad de Gestión de Riesgos de Provida cuenta con un procedimiento formal que contempla planes de contingencia diseñados para
reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, sin embargo, no se incluye un plan específico respecto de la continuidad del
directorio en situaciones de crisis. Sin perjuicio de lo anterior, en la práctica, el Directorio cuenta con una metodología para evitar que
alguna contingencia interfiera con el buen funcionamiento de la administración del negocio.
x
X
fortalecimiento.
D
Explicación:
x
D
P
fortalecimiento.
vii.
Explicación:
, se realice al menos sobre una base anual.
El procedimiento de evaluación señalado en el numeral i) considera una evaluación del Directorio en base anual, sin embargo no
considera los temas tratados en el numeral ii), iii) y v).
X
k)
El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:
i.
Explicación:
f
x
f
.
Provida está implementando un sistema de intranet para los directores, a través del cual estos podrán acceder de manera segura, remota
y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión del directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un
mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
ii.
X
h
Explicación:
iii.
Explicación:
v.
Explicación:
.
El sistema intranet al que se refiere el numeral i) anterior, permitirá a los directores acceder de manera segura, remota y sin perjuicio de
las obligaciones legales respecto al plazo de envío y contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sin
h
pararse para
la misma.
P
.
)
Explicación:
iv.
X
h
X
f
f
.
.
Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
X
Los directores no tienen la facultad de acceder a este sistema, ya que es controlado directamente por el Oficial de Cumplimiento, quien
se encarga del monitoreo de las denuncias e informa al Comité de Ética y al Directorio en caso de que sea necesario. Lo anterior tiene la
finalidad de mantener el mayor resguardo, anonimato de los denunciantes y confidencialidad de la denuncia.
.
x
h
.
El sistema intranet al que se refiere el numeral i) anterior, permitirá a los directores revisar el texto definitivo del acta de la sesión
correspondiente a través de la intranet. No obstante, hoy en día reciben el texto completo de la sesión correspondiente en su correo
electrónico.
X
vi.
Explicación:
P
.
Provida permite la revisión del texto definitivo de la sesión respectiva antes de la próxima sesión de Directorio de acuerdo a las exigencias
legales.
2.
De la relación entre la sociedad, los accionistas y el público en general.
a)
El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:
i.
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
iv.
X
Con al menos 3 meses de
x
mejores con
f
X
.
El Directorio de Provida en conformidad con los plazos establecidos en el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas, aprobó un
procedimiento que ordena que en cada ocasión en que una Junta de Accionistas de la Sociedad deba proceder a elegir a los miembros del
Directorio, dos días antes de la citada Junta, el Gerente General, a través del Fiscal, pondrá a disposición de los accionistas en la página
web de la Sociedad, los antecedentes curriculares de aquellos postulantes a Director que hubieren aceptado su nominación y declarado
no tener inhabilidades para desempeñar el cargo.
A
directores que sean electos por los accionistas.
x
, es aconsejable tengan los
X
Los accionistas de Provida eligen a los directores de manera libre e independiente. Los candidatos nominados y electos son los más
idóneos para desempeñar el cargo conforme a sus capacidades de acuerdo con el criterio de los accionistas, sin perjuicio de que puedan
participar en otros directorios, siempre y cuando lo anterior no genere conflictos de interés.
A
x
f
.
X
Por favor referirse al numeral i) anterior.
A
h
18 meses relaciones
contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
X
Explicación:
b)
i.
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
iv.
Explicación:
c)
Los directores autónomos/independientes tienen la obligación legal de firmar una declaración jurada en la que acreditan si tienen
conflictos de interés de conformidad con el artículo 50bis de la ley sobre Sociedades Anónimas y el artículo 156bis del Decreto Ley No
3500, los cuales contienen la obligación de declarar si mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales,
comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores. Sin embargo a los
demás directores no se les exige cumplir con dicho requerimiento.
El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:
A
h
X
.
A
h
.
A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
X
De manera consistente en el tiempo, la mayoría de las acciones se han encontrado representadas en las Juntas de Accionistas y en caso
de tener interés en asistir, el accionista puede hacerlo ya sea personalmente o representado.
A
f
.
X
Luego de cada junta de accionistas, se informa al público sobre los acuerdos más relevantes adoptados en las juntas de accionistas a
través de un hecho esencial que se pública en la página de la Superintendencia de Seguros y Valores, de las Bolsas de Valores, de la
Superintendencia de Pensiones y en el sitio web de Provida, en lo posible el mismo día de la junta.
A
en general informarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionistas, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el
acuerdo respectivo.
Por favor referirse a la respuesta en el numeral iii) anterior.
El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público
información respecto a:
X
i.
Explicación:
adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
X
Provida está en proceso de diagnóstico y estudio para el desarrollo de las áreas de responsabilidad social y desarrollo sostenible por lo
que aún no se puede tomar una decisión respecto de la difusión de dichas políticas.
ii.
Explicación:
.
La política de Difusión y Transparencia de la información demuestra un compromiso de Provida por difundir y poner a disposición de los
distintos agentes y grupos interesados en la marcha de la Administradora (accionistas, reguladores, afiliados entre otros), la información
sobre políticas y prácticas de gobierno corporativo y financiera. Provida considera que los grupos de interés relevantes son aquellos a
quienes puede afectar o son afectados por las actividades de la empresa. Este es el público y entorno interesado, el cual debe ser
considerado en la planificación estratégica del negocio, sus controles, sus procedimientos y las prácticas de gobierno corporativo.
iii.
Explicación:
iv.
Explicación:
v.
Explicación:
X
f
.
X
De acuerdo a la política de Difusión y Transparencia de la información, los factores de riesgo serán informados con una frecuencia anual
en el sitio web de Provida, presentando un análisis consolidado del año anterior, de factores del entorno económico y financiero que
puedan afectar los ingresos y gastos operacionales, como es el resultado de encaje, evolución del empleo, de los salarios, tipo de cambio
y otros tópicos. No son incluidos los riesgos de sostenibilidad debido a que las políticas sobre estas materias se encuentran en desarrollo.
Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
X
Provida está en proceso de diagnóstico y estudio para el desarrollo de las áreas de responsabilidad social y desarrollo sostenible por lo
que aún no se han determinado los indicadores medidos por la Sociedad en estos ámbitos.
La existencia de metas y la
h
.
X
Por favor referirse a la respuesta iv anterior.
, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido
.
Explicación:
e)
i.
Explicación:
Provida ha demostrado una preocupación constante en proporcionar la mayor cantidad de información posible a los accionistas y al
público en general respecto de las políticas, administración y metas de la Sociedad para que puedan tomar las mejores decisiones de
inversión, sin embargo las políticas de sostenibilidad y responsabilidad social se encuentran en desarrollo.
La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:
P
X
.
El Directorio de Provida acordó formalizar la función de llevar la relación con los inversionistas y accionistas de la Sociedad, designando a
una persona encargada de dicha función. Dentro de sus funciones, responde en forma regular y oportuna a las inquietudes que
manifiesten los accionistas o inversionistas, más allá de la información de público conocimiento que regularmente se entrega a las
entidades fiscalizadoras.
Además, en la página web de Provida se ofrecen distintos canales de atención que ofrecen diversos servicios: (i) call center para
empleados, (ii) call center para personas (iii) contacto a través de redes sociales (iv) atención en oficinas (v) sitio web móvil y (vi) SMS.
[http://www.provida.cl/contactanos/index.html]
ii.
Explicación:
h
f)
i.
.
X
El encargado de Investor Relations y el Fiscal de la Sociedad están disponibles para responder dichas consultas a quienes no hablen en
español.
iii.
Explicación:
X
, inversionistas y medios de prensa.
X
Los portavoces oficiales de Provida serán su Presidente y su Gerente General, quienes serán las únicas personas autorizadas para dirigirse
o relacionarse con los medios de comunicación en relación a los temas que regula el Manual de Manejo de Información de Interés para el
Mercado. Por otra parte la persona encargada de responder las consultas de los accionistas será la encargada de Investors Relations.
El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:
P
f
f
.
X
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
El Directorio cuenta con una Política de Difusión y Transparencia de la Información, la cual, entre otras materias, regula la divulgación de
información y la transparencia hacia sus grupos de interés, en consideración de la importancia que esto conlleva para un buen gobierno
corporat . D h
f
“ k h
” P
x
a
con revelar honesta, oportuna y de manera precisa todos los asuntos de la Sociedad que sean de interés para los accionistas y el
mercado, los cuales son claramente descritos en dicha política. El Directorio analiza y evalúa las políticas de difusión, así como las
revelaciones por parte de la entidad dentro de sus instancias generales de funcionamiento, cada vez que lo estime necesario.
Adicionalmente, al menos una vez al año, se realiza una revisión de todas las dimensiones de la relación de la Sociedad con sus actores
relevantes, a través de un análisis de la reputación corporativa, que sigue la metodología del Reputation Institute, la cual incluye la
revisión de la información que AFP Provida entrega al mercado.
P
f
de las revelaciones que realiza la entidad al
mercado, a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
Por favor referirse a la respuesta en el numeral i) anterior.
x
.
X
La administración ha hecho un trabajo constante con el fin de proporcionar la información de la Sociedad al mercado y a los accionistas
de la manera más completa oportuna y clara. En caso de que el Directorio lo estime necesario, podrá evaluar la posibilidad de contratar a
un experto ajeno a la Sociedad en la instancia correspondiente.
iv.
Explicación:
X
, se realiza al menos sobre una base anual.
X
Favor referirse a respuesta en el numeral i) precedente.
,
.
Explicación:
3.
Provida cuenta con una página web, por medio de la cual entrega información pública en formatos accesibles y de fácil entendimiento,
disponible a sus accionistas y al público en general. La página web es www.provida.cl
De la gestión y control de riesgos.
X
a)
El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:
i.
Explicación:
ii.
.
La Sociedad cuenta con una Política de Gestión de Riesgos aprobada por el Directorio y que identifica las herramientas de gestión de
riesgos utilizadas y sus conceptos básicos, así como los mecanismos de control, mitigación y seguimiento de los mismos. Dicha política
tiene como propósito que la Sociedad conozca los riesgos que enfrenta y los administre adecuadamente, incentivando de esta manera
una cultura de gestión de riesgos acorde a su particular naturaleza y contexto.
G
R
riesgos, y que reporta directamente al directorio.
S
Explicación:
iii.
Explicación:
iv.
Explicación:
v.
Explicación:
X
de
G
A
procedimientos, controles y
I
R
G
R
S
D
X
R
.
f
,
.
X
Provida cuenta con una unidad de Auditoría Interna, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas,
procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta a éste a través del Comité de Directores.
I
.
G
X
R
entidad.
x
.
Las áreas de sostenibilidad y sustentabilidad se encuentran en desarrollo, por lo que dichos riesgos aún no son considerados.
X
“ h
vi.
fS
R
Explicación:
vii.
Explicación:
viii.
Explicación:
ix.
Explicación:
b)
”(
h
”(
S
I
)
“
f
) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
I f
X
La política de Gestión de Riesgos de Provida ha sido elaborada por profesionales altamente capacitados en la materia y sus principios
para la gestión del riesgo operacional se basan en Basilea.
de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios
y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
X
Provida cuenta con un Código de Conducta que define y desarrolla los fundamentos de comportamiento ético que el Directorio de la
Sociedad entiende que han de aplicarse a las actividades de la empresa, y las pautas de actuación necesarias para que la Integridad
Corporativa se manifieste en las relaciones establecidas: (i) Con sus clientes, empleados, gerentes, proveedores y terceros (integridad
relacional); (ii) en sus actuaciones en los diferentes mercados, tanto como emisor, como operador (integridad en los mercados); (iii) a
través de la actuación individual de sus Directores, empleados y gerentes (integridad personal); (iv) y en el establecimiento de órganos y
funciones específicas a las que se atribuye la responsabilidad de velar por el cumplimiento del contenido del Código y de promover las
acciones necesarias para preservar, eficazmente, la Integridad Corporativa en su conjunto (Integridad Organizativa). El Directorio de
adhirió al Código de Conducta de las empresas del Grupo MetLife, de las cuales la Sociedad es parte. Posteriormente, se dio a conocer a
todos los empleados, a través de un correo electrónico, el nuevo Código de Conducta, adjuntando a su vez una copia del mismo.
f
.
X
La política de Gestión de Riesgos contempla la capacitación del personal atingente involucrado en el proceso de Gestión de Riesgos de
Provida.
Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
La Política de Gestión de Riesgos es revisada al menos anualmente y es actualizado en la medida en que se considere necesario.
El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:
X
i.
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
iv.
P
X
.
La Sociedad cuenta con un Código de Conducta aplicable a nivel corporativo, el cual es conocido por todos los empleados y ejecutivos de
la empresa, a través de su publicación en la intranet de la empresa y en la página web. El Código de Conducta contempla la posibilidad y
el espacio para que cualquier funcionario o tercero ajeno a la empresa pueda denunciar eventuales irregularidades o ilícitos con el debido
resguardo y confidencialidad de la identidad del denunciante.
El área de cumplimiento revisa estas denuncias conforme al Manual de Tratamiento y Registro de denuncias de actitud responsable.
Que garantiza el anonimato del denunciante.
X
Por favor referirse a la pregunta i anterior.
Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
X
El denunciante podrá comunicarse por los canales de comunicación de los que dispone la Sociedad y conocer el estado de su denuncia.
Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a
través del sitio en Internet de la entidad.
X
El Código de Conducta se encuentra disponible en el sitio en Internet Sociedad, pudiendo accederse a la misma a través del siguiente link:
http://www.provida.cl/assets/pdfs/politicas-de-gestion/Codigo-de-Conducta-Grupo-MetLife.pdf
Explicación:
Además, el Código de Conducta, se dio a conocer a todos los empleados a través de un correo electrónico en el que se adjunto una copia
del mismo.
c)
i.
El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:
P
h
x
h
.
X
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
Provida es una empresa comprometida con la diversidad por lo que promueve este principio a través de la unidad de Recursos Humanos
que se preocupa de promover el bienestar y la diversidad dentro de la Sociedad, monitoreando que no se creen barreras
organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones.
Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos
principales.
La empresa incentiva la promoción interna de sus ejecutivos mediante la identificación de profesionales o gerentes con alto potencial,
con el fin de prepararlos permanentemente para asumir posiciones de mayor responsabilidad. Entre las herramientas utilizadas por el
área de Recursos Humanos está la Evaluación de Desempeño y el Management Assessment, a partir del cual se detectan los ejecutivos
con alto potencial y se definen las políticas de sucesión. También está considerado que Recursos Humanos solicite el apoyo de una
consultoría externa para la implementación de estas políticas. Para aquellos casos en que la empresa no cuenta con el ejecutivo
adecuado y en un momento puntual, la Sociedad utiliza todas las fuentes de información que tenga a su disposición a través de los
ejecutivos responsables de la búsqueda y tiene identificada a las empresas consultoras especialistas en esta materia, a quienes les solicita
las búsquedas requeridas.
P
f
iv.
Explicación:
v.
Explicación:
X
.
P
Explicación:
X
S
P
f
. Dicha política está
aprobada por el Directorio e implementada por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos con la supervisión y seguimiento del
Gerente General de la empresa.
P
f
f
.
X
Por favor referirse al numeral iii) anterior.
En que la
, se realiza al menos sobre una base anual.
La labor de la unidad de Recursos Humanos es permanente, por lo que detectar las materias a las que se refieren los numerales i) y ii)
anteriores se realiza de manera constante dentro de las distintas unidades de la Sociedad.
X
d)
El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:
P
i.
Explicación:
ii.
Explicación:
iii.
Explicación:
iv.
Explicación:
, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expo
.
X
Las políticas de compensaciones fijas son las que operan en función de compensaciones de mercado y las bandas salariales definidas para
cada cargo. Estas bandas salariales se construyen a partir de estudios de compensaciones contratados con una empresa externa
especialista. El modelo de evaluación de desempeño de los ejecutivos que definen las compensaciones variables o bono anual implican la
fijación de objetivos los cuales tienen ponderaciones que evitan concentrar en pocos objetivos el logro de los incentivos, y constituyen
por tanto un conjunto de objetivos equilibrados de diversa índole cuantitativos y cualitativos. Adicionalmente, al igual que las
compensaciones fijas, las variables además se enmarcan en las que existen en el mercado. De esta forma, por sus características, las
políticas de compensación de la Sociedad evitan que se generen incentivos para que los ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos no
deseados, o cometan eventuales ilícitos.
,
en la
.
X
El Directorio solicitará, en caso de ser requerido, apoyo externo a través de empresas especializadas. Entre las materias que comúnmente
se solicita asesoría externa, destacan estudios o informes de remuneraciones.
f
ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
X
En la memoria anual de Provida se da a conocer el detalle de las remuneraciones percibidas durante el año anterior por los miembros del
directorio. Además la dotación de la compañía con el monto pagado por concepto de sueldos, beneficios, indemnizaciones y planes de
incentivos.
h
.
El procedimiento para fijar las estructuras salariales es el descrito en el numeral i) anterior, y obedece a parámetros objetivos, por lo que
no se ha considerado necesario someter dichas estructuras salariales y políticas a la aprobación de los accionistas.
X
4.
De la evaluación por parte de un tercero.
a)
La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:
I.
Explicación:
II.
Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
X
La autoevaluación contenida en el presente documento ha sido objeto de revisión interna, sin que se haya estimado necesario para
cumplir con sus objetivos contratar a un tercero ajeno a la sociedad que la valide.
x
f
f
X
miento continuo.
Explicación:
III.
Explicación:
IV.
Explicación:
Referirse a la respuesta del i) anterior de esta sección.
S
o privado
extranjero de similar competencia.
X
Referirse a la respuesta del i) anterior de esta sección.
establecida por las bolsas nacionales de entidades
que cumplen las condiciones definidas
Referirse a la respuesta del i) anterior de esta sección.
X