Student`s Proof of Age Social Security Number Proof of Authorized

DOCUMENTS GENERALLY REQUIRED FOR
ENROLLMENT IN GEORGIA PUBLIC SCHOOLS
Student’s Proof of Age
Present one of the following:
A certified copy of a birth certificate; or
A federal, state, county, or school document with date of birth.
Examples include a certified hospital-issued birth record or birth certificate; military I.D.; valid
driver’s license; passport; adoption record; religious record signed by an authorized religious official;
official school transcript; official immigration documentation; or affidavit of age sworn by parent/guardian
or other authorized person accompanied by a certificate of age signed by a licensed, practicing physician
which states the physician has examined the child and believes the age, as stated in the affidavit, is
substantially correct.
1
A birth certificate is not mandatory to enroll a child in school.
Social Security Number
Note:
These same requirements apply to
immigrants, and non-visa holding
students. Immigrants and non-visa
holding students who meet the age
and residence requirements must be
accepted and admitted by the local
school district and the local school
district cannot inquire into their legal
status.
Student social security number or signed waiver by the parent.
Proof of Authorized Person to Enroll
The following persons are authorized to enroll students:
Parent (natural or adoptive)
Legal guardian
Foster parent appointed by a state agency
Sponsor for approved international exchange Program
Third Party (aunt, uncle, cousin, family friend)
The person authorized to enroll should present one of the following:
● Driver’s license
● State identification card
● Passport
● Other official photo identification
● Completed Non Parental Affidavit
Provided by School
rd
District (If 3 Party enrolling Student)
Proof of Residency (Proof that family lives in the Required County Attendance Zone)
Present one of the following (must include address)
And
One of the Following:
Non-contingent sales contract
Current gas bill
Current lease/rental agreement
Current water bill
Most recent income tax return
Current electric bill
Current paycheck stub
About Proof of Residency
Current Medicaid Card
Documents presented for residency
Current residential property tax statement or bill
verification must include the same address
Current warranty or quitclaim deed
as the accompanying utility bill.
Current home purchase agreement
The bill must have the name and address of
Current homeowner’s insurance policy
the enrolling parent/guardian.
Non Parental Affidavit of Residency (Provided by School
A telephone bill is not acceptable.
District)
A contingency sales contract is not
If the student’s family is residing in the home or apartment of
acceptable.
another individual, the following is necessary for enrollment:
Exception: A deed without an address is
1. Notarized Non Parental Affidavit (provided by School District) including
acceptable if accompanied by two utility
- Signature of person with whom the family is living
bills (excluding telephone bills) with same
- Apartment manager’s signature, if applicable.
address in attendance zone.
2. Proof of residency for person with whom family is living
Note: All documents must not discourage registration and enrollment based on the immigration
status of the child or natural parents or relatives.2
Immunization/Health Certificates
Valid certificate of immunization (Ga. Health Dept. Form #3231, revised March 2007 or later), completed by the health
department or your Georgia doctor. A medical exemption should be noted on Form #3231 with a current date of expiration.
You may request a form from your school for religious exemption.
Vision, Health and Dental Screening (Ga. Health Dept. Form #3300), available from the health department or your
doctor/dentist. Letters from appropriate health care professionals and out-of-state certificates are acceptable, if completed
within the last 12 months and stapled to the state form.
Previous School Records
● Report cards or official school transcript
● Withdrawal form from previous school
● Discipline records for students enrolling in grades 7-12
1
See, O.C.G.A. §20-2-150; O.C.G.A. §20-2-690(b)(1); Georgia State Board of Education Rule 160-5-1.28(2)(d).
U. S. Department of Justice, Civil Rights Division, Dear Colleague Letter, (2014).
2
DOCUMENTOS GENERALMENTE REQUERIDOS PARA INSCRIPCIÓN EN ESCUELAS PÚBLICAS EN GEORGIA
Prueba de Edad del Estudiante
Presente uno de los siguientes:
Una copia certificada de un acta de nacimiento; o
Un documento federal, estatal, del condado o de la escuela con la fecha de nacimiento.
Por ejemplo, un registro de nacimiento certificado dado en el hospital o un acta de nacimiento; identificación
militar; licencia de conducir valida; pasaporte; registro de adopción; registro religioso firmado por un
oficial religioso autorizado; una certificado oficial de estudios de la escuela; documentación de inmigración
oficial; o una declaración de edad juramentada por un padre/tutor u otra persona autorizada acompañado por
un certificado de edad firmado por un doctor licenciado en práctica el cual dice que el doctor ha examinado
al niño y cree la edad, como esta dicha en la declaración, es sustancialmente correcta.
Un certificado de nacimiento no es mandatorio para inscribir un niño en la escuela.
1
Número de Seguro Social
El número de seguro social del estudiante o una renuncia firmada por el padre.
Prueba de la Persona Autorizada para Inscribir
Las siguientes personas están autorizadas para inscribir estudiantes:
Padre/Madre (natural o adoptivo)
Tutor legal
Padre(s) de crianza designado(s) por una agencia del estado
Patrocinador para un Programa de intercambio internacional aprobado
Tercera Persona (tía, tío, primo, amigo de la familia)
Aviso:
Estos requisitos también
aplican para los inmigrantes,
y estudiantes sin visa. Los
inmigrantes y estudiantes sin
visa que cumplen con los
requisitos de edad y viven en
la zona deben ser aceptados
y admitidos por el distrito
escolar y el distrito no puede
investigar acerca de su
estatus legal.
La persona autorizada para inscribir debe presentar uno
de los siguientes documentos:
● Licencia de Conducir
● Tarjeta de identificación
del estado
● Pasaporte
● Otra identificación oficial con foto
● Una Declaración No Parental proporcionada por el
Distrito Escolar (si una tercera persona esta
inscribiendo al estudiante)
Prueba de Residencia (Prueba que la familia vive en la Zona de Asistencia Requerida por el Condado)
Presente uno de los siguientes documentos (debe incluir la dirección)
Y.
Contrato de venta no-contingente
Acuerdo/contrato de renta actual
Declaración de Impuestos más reciente
Talón de cheque actual
Tarjeta de Medicaid actual
Factura o estado de impuestos de la propiedad residencial actual
Escritura de Garantía actual o Escritura de Cesión de la propiedad
Acuerdo de Compra del hogar actual
Póliza actual de seguro de vivienda
Declaración No Parental de Residencia (proporcionada por el Distrito Escolar)
Uno de los siguientes:
● Factura actual de gas
● Factura actual de agua
● Factura actual de la luz
Si la familia del estudiante está viviendo en el hogar o apartamento de otro individuo,
se necesita lo siguiente para la inscripción:
1. Declaración No Parental notariada (proporcionada por el Distrito Escolar) que incluye la firma de la
persona con quien la familia está viviendo y la firma del gerente de los apartamentos, si esto aplica.
2. Prueba de residencia de la persona con quien la familia está viviendo.
Aviso: Los documentos no deben desanimar la registración o inscripción en base al estatus migratorio
2
del niño o de los padres naturales o familiares.
Inmunizaciones/Certificados de Salud
Acerca de la Prueba de Residencia
Documentos presentados para verificación
de residencia deben incluir la misma
dirección que aparece en la factura de
utilidades que le acompaña.
La factura debe tener el nombre y dirección
del padre/tutor que hace la inscripción.
Una factura de teléfono no es aceptable.
Un contrato contingente de venta no es
aceptable.
Excepción: Una escritura sin la dirección es
aceptable si es acompañada por dos facturas
de utilidades (excluyendo las facturas de
teléfono) con la misma dirección en la zona
de asistencia.
Certificado valido de Inmunización (Dept. de Salud de GA Formulario #3231, revisado marzo 2007 o después), completado por el
departamento de salud o su doctor en Georgia. Una excepción médica debe estar anotada en el formulario #3231 con una fecha
corriente de expiración. Usted puede pedir un formulario de su escuela para exenciones religiosas.
Revisión de salud, visión y dental (Dept. de Salud de GA Formulario #3300) disponible en el departamento de salud o con su
doctor/dentista. Cartas de los profesionales de salud apropiados y certificados de otros estados son aceptables, si se completaron
dentro de los 12 meses anteriores y están grapados al formulario de estado.
Registro escolar previo
Calificaciones o registro escolar oficial.
Formulario de retiro de la escuela anterior.
Registros disciplinarios para los estudiantes registrándose en grados 7-12.
1
2
Vea, O.C.G.A. §20-2-150; O.C.G.A §20-2-690(b)(1); Junta del Estado de Georgia de la Regla de Educación 160-51.28(2)(d).
Departamento de Justicia, División de Derechos Civiles, Estimado Colega Carta (2014)