Procedimiento: Seguimiento a la Gestión

Procedimiento: Seguimiento a la Gestión
Fecha actualización: 20 de Junio de 2014
PROCESO
RELACIONADO:
Medición y Análisis
LÍDER ESTRATÉGICO:
Jefe Oficina de Control Interno
LIDER OPERATIVO:
Jefe Oficina de Control Interno
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos para la planificación y ejecución de los Seguimientos a la Gestión y el
seguimiento de las acciones derivadas de éste.
ALCANCE:
GENERALIDADES:
El presente procedimiento inicia con la planificación del Seguimiento periódico a la gestión y concluye con el
seguimiento a la ejecución del Plan de Mejoramiento.
El trabajo de seguimiento consistirá en un serie de mediciones y evaluaciones independientes y objetivas
sobre el universo de procesos del DAFP, con el objetivo de apoyarlos, fortalecerlos y mejorarlos teniendo
como base un adecuado manejo y control de los riesgos que puedan afectarlos, con la finalidad de minimizar
su impacto. Los seguimientos deberán generar un valor agregado para el DAFP.
Seguimiento a la Gestión: Informe que permite conocer los resultados intermedios del grado de eficiencia,
eficacia y economía alcanzados frente a los objetivos, proyectos y metas previstos por el proceso y/o área
ejecutora, informe que está especialmente enfocado a fortalecer el rol de asesoría y acompañamiento que le
corresponde a la Oficina de Control Interno.
TERMINOLOGÍA Y
ABREVIATURAS:
Evidencias del Seguimiento: Información, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia
del seguimiento es de carácter cualitativo o cuantitativo, es utilizada por el auditor para determinar cuando
se cumple con el criterio determinado. La obtención de evidencia del seguimiento se soporta en diferentes
métodos de trabajo como son: la entrevista, revisión de documentos, observación de actividades y
condiciones, análisis de muestras de información o datos y resultados de mediciones y pruebas, entre otros.
Líder Estratégico: es quien garantiza el seguimiento y control de los procesos misionales.
Líder Operativo: es quien asegura la planificación, ejecución y resultados de los mismos.
Auditado: Líder de proceso y/o área a la cual se le practica el procedimiento de seguimiento a la Gestión.
F. Versión 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP
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Procedimiento: Seguimiento a la Gestión
Fecha actualización: 20 de Junio de 2014
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
INICIO
1
Planeación de los
seguimientos
Jefe Oficina de Control
Interno y Auditores
El jefe de la Oficina de Control Interno y los auditores
en el primer trimestre del año, elaboran el Plan de
Acción de la Oficina, donde se definen los procesos,
procedimientos o temas a los cuales se les realizara
Plan de acción de la Oficina
seguimiento durante la vigencia. El Director (a) de la
de Control Interno
Entidad o el Jefe de la Oficina de Control Interno
podran disponer la realización de seguimientos no
contemplados en el plan de acción, cuando las
condiciones así lo ameriten.
Auditor (es)
Papeles de trabajo
Auditor(es)
El (los) auditor (es) revisa (n) los documentos
pertinentes y evidencias relacionadas con el alcance y
los criterios a auditar, con el fin de contrastar
Informe de Seguimiento a la
información, analizar y generar conceptos sobre las
gestión.
situaciones detectadas a partir de las cuales elabora y
entrega el informe de seguimiento al Jefe de la Oficina
de Control Interno.
Ejecutar el Seguimiento
2
De acuerdo con el plan de acción de la Oficina de
Control Interno, el auditor (es) ejecutará (n) el
seguimiento conforme a las fechas establecidas.
SI
Preparar, elaborar y entregar
el Informe de seguimiento.
3
4
Remitir Informe de
seguimiento
5
Ingreso de hallazgos o
situaciones detectadas al
Plan de Mejoramiento por
Procesos
6
Ingreso de acciones de
Mejora al Plan de
Mejoramiento por
Procesos
7
Realizar seguimiento al Plan
de mejoramiento
Jefe de Control Interno
Informe de Seguimiento.
Una vez aprobado el Informe de seguimiento por el
Jefe de la Oficina de Control Interno, éste es remitido
al Director(a) del Departamento con copia al líder de
proceso y/o área auditada. En caso de existir alguna
objeción respecto del contenido del informe, se podrá
realizar una reunión entre el auditor, el Jefe de Control
Interno y el líder del proceso con el fin de conciliar las
posiciones al respecto.
Auditor (es)
Plan de Mejoramiento.
El auditor consolida las situaciones detectadas ó
hallazgos en el Tablero de control del Plan de
Mejoramiento General para el proceso respectivo.
Auditado
Plan de Mejoramiento.
De acuerdo con las situaciones detectadas y las
recomendaciones formuladas por la OCI el líder del
proceso y/o área deberá adicionar las acciones de
mejora al plan de mejoramiento correspondiente.
Líder de Proceso/
Profesionales de Oficina de
Control Interno
El líder de cada proceso realizará seguimiento al Plan
de Mejoramiento propuesto, con el fin de verificar el
Correo electrónico / Plan de
avance en las acciones propuestas. La Oficina de
Mejoramiento
Control Interno programará las visitas de seguimiento
para verificar el cumplimiento de las acciones
formuladas con sus respectivos soportes.
FIN
F. Versión 5
Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP
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