PROTOCOLO DE USO DEL EMAIL EN LA UDP Julio 2011 1
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PROTOCOLO DE USO DEL EMAIL EN LA UDP Julio 2011 1. Servicios de correo disponibles La UDP dispone actualmente de 2 servicios de correos electrónicos, que son: Dominio Características Categoría de Usuarios @udp.cl • • • • Servidor Exchange 2010 Capacidad de casilla, hasta 5Gb Tamaño máximo de envío por mensaje: 20 Mb Cantidad máxima de destinatarios por mensaje: 120 • Administrativos • Profesores Jornada @mail.udp.cl • • • • Google App Capacidad de casilla, hasta 7Gb Tamaño máximo de envío por mensaje: 30 Mb Cantidad máxima de destinatarios por mensaje: 120 • Profesores part-time • Alumnos Los dos sistemas de correo disponen de mecanismos de seguridad y filtros antispam. Frente a cualquier consulta o problemas contactarse con el área de Soporte Técnico (ver final de este documento). 2. Creación de cuentas La creación de las cuentas de correos electrónicos para alumnos, profesores y administrativos se realizará en forma automática al momento de su ingreso a la UDP, en base a la siguiente definición: • Alumnos: al momento de matricularse el sistema de matrícula creará y entregará la dirección de correo y la clave inicial a los alumnos nuevos. La nueva cuenta será habilitada durante las 24 horas siguientes. • Profesores Jornada: al momento de generarse el contrato el sistema de recursos humanos enviará un correo automático al área de soporte técnico con los datos de la persona contratada, y el área de soporte técnico creará la cuenta, enviará las credenciales al nuevo usuario, y completará el registro en el META4. Eventualmente la cuenta puede ser solicitada con anticipación a la llegada del funcionario a la UDP, en cuyo caso se solicitarán los datos de la persona al área responsable con la confirmación de la contratación. • Profesores part-time: al momento de generarse el contrato el sistema creará una cuenta de usuario y una contraseña, y enviará un correo a la cuenta de respaldo indicada por el académico con las nuevas credenciales. La nueva cuenta será habilitada durante las 24 horas siguientes. 1 • Administrativos: al momento de generarse el contrato el sistema de recursos humanos enviará un correo automático al área de soporte técnico con los datos de la persona contratada, y el área de soporte técnico creará la cuenta, enviará las credenciales al nuevo usuario, y completará el registro en el META4. Eventualmente la cuenta puede ser solicitada con anticipación a la llegada del funcionario a la UDP, en cuyo caso se solicitarán los datos de la persona al área responsable con la confirmación de la contratación. Formatos de las cuentas de correo electrónico El nombre de usuario de las cuentas de correo electrónico UDP será creado a partir del nombre y apellido paterno del usuario. Se determinará un identificador único por cada usuario denominado “login”. La sintaxis del login será de la forma “nnn.ppp”, donde “nnn” corresponde al nombre de usuario y “ppp” corresponde al apellido paterno del usuario. En el caso que el mismo login corresponda a más de un usuario se cambiará el formato por “nnn.pppm”, donde “m” corresponde a la(s) inicial(es) del apellido materno. En los casos en que las letras de un login tengan tildes o símbolos especiales, (por ejemplo “ñ”), estos serán reemplazados por letras sin tildar (para el ejemplo “n”). 3. Eliminación y expiración de las cuentas Las cuentas de correo electrónico no expiran automáticamente. La Universidad eliminará cuentas de acuerdo a los siguientes criterios: • Alumnos: si hace mal uso del recurso (de no ocurrir, la cuenta sería de por vida) • Profesores Jornada: una vez terminada la relación laboral, el sistema de RRHH enviará un correo automático con la fecha de término de contrato del académico, y el área de soporte técnico procederá a eliminar la cuenta según esta información. Eventualmente, y previa solicitud formal a la Dirección de Tecnologías, la cuenta de correo podría mantenerse vigente por un periodo posterior adicional. • Profesores Part-time: si hace mal uso del recurso o si la Universidad lo estima conveniente. • Administrativos: una vez terminada la relación laboral, el sistema de RRHH enviará un correo automático con la fecha de término de contrato del funcionario, y el área de soporte técnico procederá a eliminar la cuenta según esta información. Eventualmente, y previa solicitud formal a la Dirección de Tecnologías, la cuenta de correo podría mantenerse vigente por un periodo posterior adicional. 2 4. Acceso al correo electrónico vía Web Ambos servicios de correo electrónico de la UDP ofrecen una interfaz de uso en el web (usando navegadores) que permite acceder a la cuenta de email desde cualquier computador conectado a Internet. Los link de acceso son: 1. Para cuentas @udp.cl: https://owa.udp.cl/owa 2. Para cuentas @mail.udp.cl: http://mail.udp.cl/ Los usuarios pueden acceder también a estos links en la página web de la UDP (www.udp.cl/accesos) IMPORTANTE: las cuentas de correo electrónico @mail.udp.cl deben ser activadas para que comiencen a recibir mensajes. Para ello debe ingresar a http://mail.udp.cl e ingresar su nombre de usuario y contraseña. El sistema le solicitará cambiar su contraseña. Una vez realizado, su cuenta quedará activada y podrá comenzar a recibir y enviar mensajes. 5. Asignación y cambio de contraseñas (claves de acceso) La contraseña o clave de acceso a una cuenta de correo electrónico será asignada por la Dirección de Tecnologías al momento de crear la cuenta. El usuario responsable de la cuenta deberá, tan pronto ingrese en su cuenta por primera vez, cambiar dicha contraseña (ver normas en recuadro) Las reglas para la creación de contraseñas son: • Las contraseñas deberán contener como mínimo 6 caracteres • Puede contener cualquier carácter en mayúsculas o minúsculas • No se admiten los símbolos: " / \ [ ] : ; | = , + * ? < > • No puede estar formada sólo por puntos (.) y/o espacios en blanco • Renovación: cada 180 días • Histórico de claves: 5 (claves anteriores que no podrán repetirse cuando se renueva) Las contraseñas de las cuentas de correo de ambos dominios PUEDEN CAMBIARSE en forma remota a través de la plataforma web, siguiendo las siguientes instrucciones: @udp.cl: 1. ingresar a la cuenta vía web 2. en la parte superior derecha pinchar “Opciones” 3. seleccionar “Cambiar contraseña” 3 @mail.udp.cl 1. 2. 3. 4. 5. ingresar a la cuenta en la parte superior derecha pinchar “Configuración” pinchar en “Cuentas” y luego en “Configuración de la cuenta de Google” seleccionar “Modificación de contraseña”. 6. Uso de casilla de email UDP A partir del Lunes 15 de Agosto de 2011 todos los correos oficiales emanados de las unidades académicas y sistemas de la Universidad serán enviados solo y exclusivamente a las direcciones de correo corporativas UDP, es decir, a las cuentas @udp.cl y @mail.udp.cl. A partir de esta fecha, los usuarios y personas vinculadas con la Universidad deberán utilizar su email corporativo como canal de comunicación oficial. Adicionalmente, se podrán registrar en los sistemas de la Universidad un correo personal alternativo, el cual podrá utilizarse como correo de respaldo, pero en ningún caso será utilizado para enviar comunicados oficiales. Por lo tanto, es fundamental y será responsabilidad de cada usuario mantenerse al día en las comunicaciones oficiales que sus carreras, facultades u otras unidades académicas le envíen a su casilla de email UDP. En el caso que, por razones justificadas, un usuario necesite mantenerse utilizando una cuenta de correo diferente a la cuenta de correo electrónico definida como oficial para su categoría de usuario, deberá establecer un sistema que le permita recibir las comunicaciones oficiales. Una alternativa para resolver esta situación es aprovechar el que ambos sistemas de correo corporativos ofrecen la posibilidad de realizar un reenvío (forward) automático de los mensajes recibidos en una cuenta hacia otra cuenta de correo electrónico. La manera de establecer este re-envío automático se describe a continuación: Para los usuarios con cuenta: @udp.cl: Modo de establecer re-envío automático: desde su cuenta UDP enviar un mensaje a [email protected] indicando la dirección de correo electrónico hacia la cual quiere hacer re-envío (forward) automático de los mensajes que le llegan a su cuenta una vez realizado, todos los mensajes dirigidos a su cuenta de email UDP serán automáticamente enviados a la cuenta externa indicada y NO dejará ninguna copia en el servidor UDP 4 @mail.udp.cl Ingrese a su cuenta UDP En la parte superior derecha pinchar “Configuración”, y luego en la sección “Reenvío y correo POP/IMAP” Luego pinche el botón “Añadir una dirección de reenvío” El sistema le enviará un correo de confirmación a la cuenta de destino con el código de confirmación. Deberá copiar ese código de confirmación y luego pinchar el botón “Validar” 7. Usuarios con dos cuentas corporativas Existen usuarios que poseen más de una cuenta corporativa (una “@udp.cl” y otra “@mail.udp.cl”). En estos casos, las unidades académicas y sistemas enviarán las comunicaciones oficiales a solo a su cuenta de correo electrónico oficial definida para su categoría de usuario. Estas son: Categoría de usuario Dominio Administrativos @udp.cl Profesores Jornada @udp.cl Profesores Part-time @mail.udp.cl Alumnos @mail.udp.cl Por ejemplo, a todos los Profesores Jornada y Administrativos se les enviará por defecto al dominio “@udp.cl”. En el caso de profesores jornada o administrativos que estén usando actualmente una dirección de correo electrónica @mail.udp.cl y desean continuar usándola como correo principal, será responsabilidad del usuario realizar los cambios necesarios (por ejemplo, re-direccionar mensajes) para recibir todos los mensajes que le serán enviados a su cuenta oficial. En los casos de usuarios que cumplan dos roles, por ejemplo, administrativo y profesor part-time, el sistema registrara para su nombre solo su dirección electrónica oficial principal (en este ejemplo: @udp.cl), y le enviará los comunicados oficiales solo a esta dirección electrónica. Si usted tiene alguna duda sobre su cuenta de correo corporativa oficial, comuníquese con Soporte Técnico. 5 8. Envío de mailings masivos El sistema de mailing de la Universidad Diego Portales permite el envío individual de correos electrónicos a un máximo de 120 destinatarios. Sobre ese número, los correos son considerados masivos y su uso está reservado exclusivamente para unidades institucionales y para órganos formales de representación de administrativos, académicos y alumnos. Se consideran órganos formales de representación de administrativos: - Los sindicatos de trabajadores Se consideran órganos formales de representación de académicos: - Los representantes de los académicos que forman parte del Consejo Académico - Los representantes de los académicos que forman parte de los Consejos de Facultad Se consideran órganos formales de representación de alumnos: - La Federación de Estudiantes (FEDEP) - Los Centros de Alumnos de cada escuela Cada órgano de representación mencionado tendrá una cuenta de correo que podrá utilizar para comunicarse con sus afiliados o grupo al cual representa. Así por ejemplo, el centro de alumnos de una escuela determinada podrá enviar mailings solo a los alumnos de esa escuela y la FEDEP en ejercicio –como órgano representativo del estudiantado- será el único organismo facultado para enviar correos electrónicos a través del canal institucional, a la totalidad de alumnos de la UDP. La canalización de estos envíos debe realizarse a través de la Dirección General de Comunicaciones, mediante una solicitud a la editora del sitio web institucional, con al menos 24 horas de anticipación. Todas las solicitudes deberán respetar las normas generales de uso de mails masivos descritas en este documento. La universidad no entrega bases de datos con la información de las casillas electrónicas de ninguno de los grupos que conforman la comunidad universitaria. Normas generales de envío de mails masivos En términos generales el envío de mails masivos deberán respetar los siguientes lineamientos: - Se enviará por correo masivo sólo aquella información de carácter académico e informativo, de actividades y/o resoluciones que tenga relación con la unidad académica, dirección u órgano de representación que emite el mensaje. - Todos los mensajes deben tener un emisario claro y definido. - El envío de mensajes se realizará de acuerdo a un calendario que evite la saturación de mensajes a un mismo grupo, lo que será coordinado por la Dirección de Comunicaciones de la Universidad. - El mailing no es un foro o medio de debate público, por lo que el contenido de la información debe ser acotado y atingente a la información que se entrega 6 - No podrá usarse este medio para el envío de invitaciones a actividades de extensión, acción social o esparcimiento, salvo las que estén directamente relacionadas con los fines de la entidad (tales como Semana de facultad, Trabajos de verano o invierno). La promoción de otro tipo de actividades podrá canalizarse a través de la agenda semanal, noticias u otras secciones del sitio web institucional (sujeto a evaluación editorial), los paneles informativos de cada facultad o las herramientas particulares (redes sociales, blogs u otros) que maneje cada grupo. - No se enviarán aquellas actividades patrocinadas por organizaciones no representativas de la universidad, por otras universidades o grupos externos. Estas informaciones podrán canalizarse por otras vías de difusión. - No se reenviarán mensajes a un mismo grupo con fines de recordación. La ocurrencia de casos que no estén contenidos en esta normativa serán evaluados por la Dirección de Comunicaciones. 9. Soporte Técnico Por cualquier duda, problema o consulta respecto de su cuenta de correo electrónico UPD, debe contactar al servicio de soporte de la Dirección de Tecnologías: Mail: [email protected] Anexo: 2050 Teléfonos fijos: 676 2050 – 676 8726 – 676 8728 Horario: De lunes a viernes de 8:00 a 20:00 hrs. 7 UNIVERSIDAD DIEGO PORTALES DIRECCION DE TECNOLOGIAS ACUERDO DE USO DE SERVICIO DE CORREO ELECTRONICO El Usuario se compromete a utilizar el servicio de forma correcta y diligente así como a abstenerse de utilizarlo con fines o efectos ilícitos, o que de cualquier forma puedan dañar, inutilizar, sobrecargar o deteriorar el mismo servicio, así como los documentos, archivos, y toda clase de contenidos almacenados en los equipos informáticos de algún otro usuario o usuarios de Internet. El Usuario se compromete a no remitir mensajes no solicitados y, en particular, publicidad no solicitada, comunicaciones no solicitadas con fines de venta directa o con cualquier otra clase de finalidad comercial, mensajes no solicitados dirigidos a una pluralidad de personas con independencia de su finalidad (spamming) y a no utilizar el Servicio con la finalidad de almacenar, distribuir, transmitir o difundir mensajes cuyo contenido: • Contravenga, menosprecie o atente contra los derechos fundamentales y libertades públicas reconocidas constitucionalmente, en los tratados internacionales y en el resto del ordenamiento jurídico. • Induzca, incite o promueva actuaciones delictivas, denigratorias, difamatorias, infamantes, violentas o, en general, contrarias a la ley, a la moral y buenas costumbres generalmente aceptadas o al orden público. • Induzca, incite o promueva actuaciones, actitudes o ideas discriminatorias por razón de sexo, raza, religión, creencias, edad o condición. • Incorpore, ponga a disposición o permita acceder a productos, elementos, mensajes y/o servicios delictivos, violentos, pornográficos, degradantes o, en general, contrarios a la ley, a la moral y buenas costumbres generalmente aceptadas o al orden público. • Induzca o pueda inducir a un estado inaceptable de ansiedad o temor. • Induzca o pueda inducir a involucrarse en prácticas peligrosas, de riesgo o nocivas para la salud y el equilibrio psíquico. • Sea falso, ambiguo, inexacto, exagerado o extemporáneo, de forma que puedan inducir a error sobre su objeto o sobre las intenciones o propósitos del comunicante. • Se encuentre protegido por cualesquiera derechos de propiedad intelectual o industrial pertenecientes a terceros, sin que el Usuario haya obtenido previamente de sus titulares la autorización necesaria para llevar a cabo el uso que efectúa o pretende efectuar o que se efectúe. • Viole los secretos empresariales de terceros. • Sea contrario al derecho a honor, a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen de las personas. • Infrinja la normativa sobre secreto de las comunicaciones. 8 • Constituya publicidad ilícita, engañosa o desleal y, en general, constituya competencia desleal. • Incorpore voluntariamente virus u otros elementos físicos o electrónicos que puedan dañar o impedir el normal funcionamiento de la red, del sistema o de equipos informáticos (hardware y software) de terceros o que puedan dañar los documentos electrónicos y archivos almacenados en dichos equipos informáticos. • Provoque por sus características (tales como formato, extensión, etc.) dificultades en el normal funcionamiento del Servicio. • Que contenga contenido comercial, publicitario, o de comunicaciones con fines de venta directa o con cualquier otra clase de finalidad comercial, de mensajes no solicitados dirigidos a una pluralidad de personas con independencia de su finalidad, o de cualquier otro tipo de mensaje no solicitado e inesperado o que pueda ser considerado como “SPAM”. 9
