HERRIZAINGO SAILA DEPARTAMENTO DE INTERIOR Segurtasun Sailordetza Baliabide Orokorren Zuzendaritza Viceconsejería de Seguridad Dirección de Recursos Generales SISTEMA INTEGRADO PARA LA GESTIÓN DE CENTROS ARCHIVÍSTICOS DEL ÁREA DE DOCUMENTACIÓN DEL DPTO. DE INTERIOR PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS Erandio, 30 de noviembre de 2006 Larrauri Mendotxe bidea, 18 – 48950 ERANDIO (Bizkaia) Tel. 94 60780 00 – Fax 94 60783 02 TABLA DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1 2. OBJETO DEL CONTRATO ............................................................................................................ 1 3. CONTENIDO DE LAS PRESTACIONES ...................................................................................... 2 4. ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CENTROS ARCHIVÍSTICOS...................................................................................................................................... 3 4.1 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL SISTEMA................................................................ 3 DESCRIPCIÓN DE LOS FONDOS DEL ARCHIVO ............................................................................................ 3 CONSULTAS Y ACCESO A LOS FONDOS ...................................................................................................... 3 GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................................................ 4 GESTIÓN DE USUARIOS, CONSULTAS Y PRÉSTAMOS .................................................................................. 4 GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA ........................................................................................ 5 GESTIÓN DE OBJETOS MULTIMEDIA .......................................................................................................... 5 SERVIDOR WEB ........................................................................................................................................ 5 4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ................................................................................................... 5 5. CONDICIONES GENERALES ....................................................................................................... 7 5.1 EJECUCIÓN DE LAS PRESTACIONES Y PLAZO ............................................................................... 7 5.2 PLAZO DE GARANTÍA .................................................................................................................. 7 Área de Planificación –D.T.I.T. -i- 430952451.doc - 15/11/2015 1. INTRODUCCIÓN El sistema archivístico de la Viceconsejería de Seguridad, desde hace más de un año ha iniciado la transferencia de fondos desde los archivos administrativos al Archivo Central. Ello requiere la disponibilidad de un sistema que permita el control y descripción de los fondos, y a su vez permita gestionar el préstamo de los mismos. Para que las tareas mencionadas sean realizadas eficazmente, es necesario disponer de un único sistema que permita gestionar de una forma integral todos los archivos que conforman el sistema archivístico de la Viceconsejería de Seguridad, incluida la automatización del movimiento de fondos. 2. OBJETO DEL CONTRATO El objetivo del presente contrato es disponer de un único sistema centralizado para la explotación de la información, que permita gestionar de una forma integral todos los archivos que conforman el sistema archivístico de la Viceconsejería de Seguridad, incluida la automatización del movimiento de fondos, con la posibilidad de trabajar la documentación y poder realizar el paso por sus distintas etapas (activa, semiactiva e inactiva). El Sistema Integrado para la Gestión de Centros Archivísticos, deberá permitir el almacenamiento y recuperación de la información, realizando la descripción de los documentos siguiendo los estándares y normas internacionales, y será integrable con otras aplicaciones existentes en la organización, tales como el Registro de correspondencia o Gestión de expedientes. El sistema deberá ofrecer la posibilidad de integración con el actual sistema de gestión bibliotecaria Absyss, compartiendo los mismos módulos de gestión multimedia. Área de Planificación –D.T.I.T. -1- 15/11/2015 3. CONTENIDO DE LAS PRESTACIONES En la oferta se deberá incluir un Plan de Trabajo en el que se señalará la metodología de realización del proyecto y las distintas actividades a realizar con plazos de realización, configuración del equipo de trabajo y entorno de realización del Proyecto. El objeto del presente contrato, comprende las siguientes prestaciones: 1. Suministro e instalación de: -Un sistema integrado de gestión de centros archivísticos, versión cliente / servidor, para el entorno Windows Server / Unix , licencia 5 usuarios, Servidor web, y Servidor de objetos multimedia. Como requisitos previos a la instalación, las ofertas precisarán, con todo detalle, las condiciones ambientales, requisitos de alimentación eléctrica, preinstalaciones necesarias, configuraciones mínimas de los puestos, etc. que se consideren necesarias para la adecuada instalación de sus productos. 2. Migración del actual Sistema soportado en BD Access y Knosys al nuevo Sistema. Se deberá realizar la migración del actual Sistema soportado en BD ACCESS y KNOSYS, procediendo a la recuperación y carga de los datos actuales en el nuevo sistema. 3. Formación y Asistencia Técnica. . 1 Curso de administrador para 2 asistentes, en las dependencias del cliente. . 1 Curso general de usuario , en las dependencias del cliente (10 asistentes) Se deberá detallar para cada curso: - Lugar de celebración del curso - Horas lectivas - Perfil de las personas a las que va dirigido - Conocimientos previos requeridos - Material de apoyo - Número de asistentes cubiertos La oferta deberá contener el número de jornadas que el ofertante pone a disposición del Departamento de Interior en concepto de Asistencia Técnica, especialmente orientada a la correcta parametrización de los productos, evaluación de su rendimiento, ajuste e integración. Área de Planificación –D.T.I.T. -2- 15/11/2015 4. ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO GESTIÓN DE CENTROS ARCHIVÍSTICOS DE 4.1 CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES DEL SISTEMA Descripción de los fondos del archivo El diseño del módulo de descripción se ajustará a las actuales prescripciones establecidas en las Normas internacionales ISAD (G) e ISAAR (CPF), en su 2ª edición. En el caso de que estas Normas sigan sufriendo variaciones, evidentemente se incorporarían para redefinir de nuevo la base de datos. Principales características a cubrir: Capacidad para albergar descripciones asociadas a los diferentes niveles lógicos y físicos de que se compone cada uno de los fondos del archivo: secciones, series, unidades de localización, unidades documentales, documentos, etc. 1. Permitir dar de alta, copiar, modificar o eliminar descripciones archivísticas. 2. La actualización de la base de datos debe ser completamente interactiva. 3. Los procesos interactivos deberán poder ser complementados por otros de tipo batch para funciones de mantenimiento, actualización y homogeneización de puntos de acceso contra autoridades, la elaboración de instrumentos de descripción a partir de todo un fondo o de una búsqueda previa, la incorporación al fondo en cuestión de los elementos llegados por transferencia, etc. Consultas y acceso a los fondos Principales características de las búsquedas a cubrir: Conversión de mayúsculas / minúsculas y eliminación de signos diacríticos. Utilización de gran variedad de operadores, tanto “booleanos” como posicionales. Presentación de los resultados en diversos formatos, incluyendo la información de si las descripciones que se corresponden con las agrupaciones físicas están o no disponibles para ser consultadas o prestadas. Información de referencias cruzadas en los campos de autoridad. Búsqueda en uno o varios campos o en texto completo mediante cualquier término de la descripción, siempre que no se haya definido como vacío. Posibilidad de acotación de las búsquedas cuando éstas arrojan un resultado superior al deseado. Área de Planificación –D.T.I.T. -3- 15/11/2015 Conservación transitoria de los resultados de una consulta para su posible combinación. Utilización de todo tipo de truncamientos y activación por defecto del operador booleano o posicional seleccionado por el administrador para enlazar los campos en las búsquedas asistidas. Posibilidad de acotación de conjuntos por fechas, signatura topográfica, tipología documental, estado de conservación, lengua, o cualquier otra condición susceptible de ser reducida a una sentencia de búsqueda en la base de datos. Transferencia a papel (impresión), o salvar en un fichero del PC, de la información visualizada en pantalla. El acceso de los usuarios externos se realizará en un entorno web. Cuando se haga referencia al módulo web se describirá su funcionamiento. Gestión documental El objetivo principal del módulo de gestión documental es dotar al sistema de las funciones necesarias para el control del ciclo vital de los documentos y de los procedimientos administrativos que dicho control conlleva: el traslado de las unidades de descripción relacionadas con las piezas documentales que se transfieren a otros archivos, que se reciben desde otros archivos, o aquellas que se eliminan físicamente. Gestión de usuarios, consultas y préstamos Este módulo, básicamente, realizará el control y registro de las consultas realizadas en los fondos documentales del archivo por parte de ciudadanos, investigadores y personal de organismos administrativos. En resumen, sus funciones persiguen la consecución de los siguientes objetivos concretos: Facilitar el acceso al documento de forma rápida, cómoda y eficaz. Control de la seguridad, la integridad y la conservación de los documentos originales, teniendo en cuenta su carácter de únicos. Racionalizar los recursos del archivo y ofrecer mejor servicio. Servir de base para la programación y evaluación del servicio a través de la obtención de productos estadísticos e informes. Área de Planificación –D.T.I.T. -4- 15/11/2015 Gestión de la configuración del sistema En este módulo se fijarán los valores necesarios para adecuar la aplicación a las necesidades concretas de cada sistema de archivos y se realizarán las funciones de su mantenimiento y administración. Igualmente se realizarán desde este módulo ciertas labores de administración de la aplicación, como las relativas a la definición de ciertos parámetros de control para el lanzamiento de procesos automáticos. Gestión de objetos multimedia Principales características del módulo multimedia: actúará con dispositivos de entrada compatibles con el estándar twain, lo que permitirá trabajar con diversos modelos del mercado, utilización y configuración a medida de las opciones propias de digitalización twain. gestión completa: captura, almacenamiento, búsqueda y extracción, asociación a las descripciones individualmente o por grupos, con posibilidad de confeccionar multipáginas a modo de índice de objetos, aplicación de filtros que permiten cambiar el aspecto, mover, rotar, modificar colores y aplicar multitud de efectos que pueden mejorar la legibilidad del objeto, incorporación de imágenes ya almacenadas en cualquier soporte (disco duro, cdrom, etc.) para asociarlas a descripciones archivísticas. Servidor web El fin del módulo web es ofrecer acceso a los usuarios externos del archivo, bien de forma libre (con las restricciones generales a la información que se hayan definido en el proceso de descripción) en internet, bien de forma restringida a los perfiles previstos en intranet. Además, incluirán una serie de características especiales: utilización de clientes/browsers estándar, posibilidad de parametrización estética de la interfaz, utilizando técnicas y herramientas HTML, Java, XML, ..., vinculación con otras páginas o direcciones http que permiten dar información suplementaria de información sobre la entidad, acceso a otros archivos o servidores web de interés, etc. 4.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Las características técnicas del software que posibilite el mantenimiento de las especificaciones funcionales indicadas deberá permitir: Un sistema multipuesto sobre una red de Area Local con Protocolo TCP/IP, que soporte formato WEB para su funcionamiento en un entorno de Intranet. Área de Planificación –D.T.I.T. -5- 15/11/2015 Los puestos de trabajo clientes serán estaciones con Sistema Operativo Windows. El Sistema de Gestión de Bases de Datos soporte del Sistema de Gestión Bibliográfica deberá ser uno homologado para ese entorno, preferentemente ORACLE. Se deberá incluir el suministro e instalación del SW de base de datos relacional (en su versión actualizada), proporcionando un nº de licencias similar al requerido para el propio programa de Gestión Bibliotecaria. Las licencias pasarán a ser propiedad del Gobierno Vasco. El Sistema deberá ser parametrizable de forma que pueda acomodarse a las necesidades y requerimientos de los responsables Al Sistema accederán puestos de trabajo para realizar funciones de administración del Sistema, así como puestos de trabajo de los Departamentos conectados en red local y que únicamente realizarán funciones de consulta al sistema. Área de Planificación –D.T.I.T. -6- 15/11/2015 5. CONDICIONES GENERALES En este apartado se fijan las condiciones generales aplicables al expediente. El contratista será responsable del buen funcionamiento de los suministros y de los requerimientos específicos del presente pliego. 5.1 Ejecución de las prestaciones y plazo El Sistema integrado de gestión de centros archivísticos será suministrado e instalado en las dependencias que el Dpto. de Interior indique al adjudicatario. Los suministros se realizarán según lo indicado en el presente pliego de prescripciones técnicas. El Gobierno Vasco, mediante la oportuna notificación, señalará el comienzo de la ejecución del contrato, con el fin de que el contratista pueda proceder a la misma. El plazo de ejecución del presente expediente será de seis meses. 5.2 Plazo de garantía Todos los bienes y servicios ofertados estarán garantizados contra errores de programación e instalación durante un año. Además, para todos aquellos extremos no cubiertos expresamente por la garantía, se incluirá un mantenimiento de un año, aunque no sean de su propia elaboración, cubriendo como mínimo: Mantenimiento preventivo trimestral. Mantenimiento correctivo del Sistema. Tiempo de respuesta máximo de 24 horas. Se valorará la existencia de un servicio de mantenimiento on-line. Puesta al día de la tecnología y actualización de las versiones de los productos, inclusive manuales y demás documentación asociada. Área de Planificación –D.T.I.T. -7- 15/11/2015