VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD

Servicio de Acreditación Ecuatoriano
P015
R00
Organismo de AcreditaciónEcuatoriano
Verificación
ECUAPASS
2013-10-31
Pág. 1/11
PO15
R01
2014-09-19
Procedimiento Operativo
VERIFICACIÓN DE
CERTIFICADOS DE
CONFORMIDAD INGRESADOS
AL SISTEMA ECUAPASS
El presente documento se distribuye como copia no
controlada. Su revisión vigente debe ser consultada en
la página web SAE, www.acreditación.gob.ec
Elaborado por:
DC
Fecha:
L. Jácome
2014-09-18
Revisado por:
DC
Fecha:
M. Romo
2014-09-19
Aprobado por:
DE
Fecha:
E. Ruiz
2014-09-19
Servicio de Acreditación Ecuatoriano - SAE
PO15 R01 Verificación de certificados de conformidad ingresados al sistema ECUAPASS
ÍNDICE
1.
OBJETO .......................................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE ....................................................................................................................................... 3
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA ..................................................................................................... 3
4.
DEFINICIONES ................................................................................................................................ 4
5.
RESPONSABILIDADES ..................................................................................................................... 5
6.
VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD .................................................................... 5
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6
6.7
REGISTRO EN ECUAPASS E INGRESO DE SOLICITUD................................................................................ 5
VERIFICACIÓN DEL CERTIFICADO .......................................................................................................... 7
RAZONES PARA SUBSANAR LAS SOLICITUDES EN EL SISTEMA DE ECUAPASS. ................................................... 8
RAZONES PARA LA NO APROBACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD .................................................... 8
RAZONES PARA SUSPENDER LA ACEPTACIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD .................................... 9
VERIFICACIÓN DEL ESTADO DE SOLICITUD .............................................................................................. 9
NOTAS ACLARATORIAS .................................................................................................................... 10
7
REGISTROS .................................................................................................................................. 11
8
ANEXOS ....................................................................................................................................... 11
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1.
OBJETO
Establecer el procedimiento que aplica el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), para la
verificación de los certificados de conformidad de producto, certificados de inspección, certificado
de materiales de referencia y/o reportes de ensayo ingresados al sistema de ECUAPASS para la
importación de bienes sujetos a Reglamentos Técnicos Ecuatorianos.
2.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica en la verificación por parte del Servicio de Acreditación
Ecuatoriano (SAE), de la validez y vigencia de todos los certificados de conformidad de
producto, certificados de inspección, certificado de materiales de referencia y/o reportes de
ensayo que ingresan al sistema ECUAPASS.
3.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
En la realización de este procedimiento se han considerado los criterios y/o recomendaciones
establecidas en los siguientes documentos:
NTE INEN-ISO/IEC 17011
Evaluación de la conformidad – Requisitos
generales para los organismos de acreditación
que realizan la acreditación de organismos de
evaluación de la conformidad
Ley del Sistema Ecuatoriano de la
Calidad
Ley 2007-076, publicada en el suplemento del
Registro Oficial No. 26 del jueves 22 de febrero
del 2007, reformada mediante el Código Orgánico
de la Producción, Comercio e Inversiones,
publicado en el suplemento del Registro Oficial
No. 351 del 29 de diciembre de 2010.
Resolución No. 001-2013 del Comité
Interministerial de la Calidad
"Marco general ecuatoriano para la Evaluación de
la conformidad" y el "Manual de procedimientos
previo a la nacionalización, comercialización y
vigilancia en el mercado en todas sus etapas para
los
bienes
producidos,
importados
y
comercializados sujetos a reglamentación técnica
ecuatoriana”, publicados en el Registro Oficial
No.4 del 30 de mayo del 2013.
Resolución No. 002-2013 del Comité
Interministerial de la Calidad
Que reforma la Resolución No. 001 con referencia
a los productos no incluidos, casos de excepción y
procedimiento.
Resolución Nº 004-2014 del Comité
Interministerial de la Calidad
Marco General Ecuatoriano para la Importación de
Muestras de Ensayos de Aptitud/Comparaciones
Interlaboratorios y Materiales de Referencia
Certificados para uso de Laboratorios o Centros
de Investigación.
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Resolución No. 005-2014 del Comité
Interministerial de la Calidad
4.
Que modifica a la Resolución No. 001-2013 CIMC,
Publicada en el Registro oficial Nº 4 de 30 de
mayo 2013.
DEFINICIONES
Certificado de conformidad: Documento emitido de conformidad con las reglas de un sistema
de Evaluación de la Conformidad en el que se declara que un producto debidamente
identificado es conforme con un reglamento técnico o procedimiento de evaluación de la
conformidad.
Organismo de evaluación de la conformidad (OEC): Organismo que realiza servicios de
Evaluación de la Conformidad. Puede ser un laboratorio, un organismo de inspección o un
organismo de certificación.
Organismo de acreditación: Organismo con autoridad que lleva a cabo la acreditación, es
decir, la atestación de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la conformidad
que manifiesta la demostración formal de su competencia para llevar a cabo tareas específicas
de evaluación de la conformidad. En el Ecuador, el ente oficial de acreditación es el Servicio de
Acreditación Ecuatoriano (SAE).
Evaluación de la conformidad: Demostración de que se cumplen los requisitos especificados
en documentos normativos (tales como reglamentos, normas y especificaciones técnicas)
relativos a un producto, proceso, sistema, persona u organismo. Estas actividades pueden ser
el ensayo o prueba, la inspección y la certificación.
ECUAPASS: Sistema aduanero ecuatoriano que permite a los Operadores de Comercio
Exterior realizar todas sus operaciones aduaneras de importación y exportación. El ECUAPASS
está conformado por 10 módulos articulados, que permiten realizar todo trámite aduanero, uno
de los cuales es el Portal de Comercio Exterior y Ventanilla Única Ecuatoriana.
Ventanilla Única Ecuatoriana (VUE): modulo del ECUAPASS que a través de una
herramienta electrónica permite realizar la generación de la Declaración Juramentada de
Origen (DJO), Certificado de Origen (CO) y todo tipo de licencia de importación, como registro
sanitario, permisos y otros documentos de acompañamiento.
Consularización: Acto de autenticación de cualquier documento legal realizado por la
embajada o consulado del país de procedencia de dicho documento.
Apostillado: Método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su
autenticidad en el ámbito internacional. Es realizado entre los países miembros de la
Convención de la Apostilla.
NOTA: Para efectos prácticos, el SAE puede referirse en este documento como “certificado de
conformidad” a un certificado de conformidad de producto, certificado de conformidad con un
sistema de gestión, certificado de inspección y reporte o informe de ensayos, indistintamente.
Aplica también a los certificados de materiales de referencia de acuerdo a la Resolución Nº 0042014-CIMC Registro Oficial 291.
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5.
RESPONSABILIDADES
Dirección de Certificación (DC): Administrar en el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE)
los procesos de verificación de certificados de conformidad para importación de bienes, a través
del sistema ECUAPASS, de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.
Dirección Ejecutiva (DE): Disponer las políticas que aplica el Servicio de Acreditación
Ecuatoriano (SAE), para las actividades de verificación de certificados de conformidad para
importación de bienes. Aprobar este procedimiento.
Dirección de Gestión de Calidad (DGC): Controlar el documento, revisarlo, difundirlo una vez
aprobado.
Directores de Área (DA): Responsable del control y cumplimiento de este documento y la
revisión y/o modificaciones que se puedan generar.
Personal técnico y administrativo del SAE, importadores y usuarios del ECUAPASS:
Conocer y cumplir con lo establecido en este documento en el proceso de verificación de
certificados de conformidad.
6.
VERIFICACIÓN DE CERTIFICADOS DE CONFORMIDAD
6.1.
Registro en ECUAPASS e ingreso de solicitud
El proceso inicia con el ingreso de la solicitud por parte del importador en el sistema
ECUAPASS a través de la página web portal.aduana.gob.ec. Para ello el importador debe
estar registrado y haber obtenido la firma electrónica (token) en las entidades autorizadas para
el efecto, como son el Banco Central de Ecuador o la empresa Data Security.
El importador ingresa al sistema ECUAPASS usando su nombre de usuario y contraseña,
otorgados por el propio sistema, luego de esto procede al ingreso de la solicitud, en el enlace
de la Ventanilla Única Ecuatoriana.
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Para la elaboración y registro de la solicitud, en la barra de menú ingresa a Elaboración de
solicitud /Documentos de Soporte /Listado de Documentos de Soporte. Escoge la Institución
[SAE] Servicio de Acreditación Ecuatoriano y da clic en consultar. Al seleccionar en la
información Resultado OAE se activa la barra inferior y da clic en Solicitar.
El importador procede a ingresar los datos de su solicitud en los campos obligatorios requeridos
por el sistema ECUAPASS. Luego se adjunta el certificado de conformidad y procede a su envío
dando clic en Traer.
El Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), recibe la información de la solicitud e impone la
tasa para que sea cancelada por el importador en los bancos autorizados, los cuales están
detallados en la orden de pago de tasas que el importador obtiene en el mismo sistema
ECUAPASS. La vigencia de la papeleta tiene una validez máxima de 8 días una vez efectuado el
depósito, transcurrido ese tiempo debe realizarse un nuevo pago.
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El importador debe subir la orden de pago y el comprobante de depósito en el link enviado a su
correo
electrónico
para
el
efecto
http://acreditacion.oae.gob.ec/oae_comprobantes/comprobante.php).
Una vez llenos los campos solicitados dar clic en Enviar. El Servicio de Acreditación Ecuatoriano
(SAE), recibe los documentos de pago y procede a su revisión, confirma el pago y luego continúa
con la revisión del certificado de conformidad.
6.2.
Verificación del certificado
El área de Certificación del Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), valida el certificado de
conformidad para lo cual realiza las siguientes actividades:
a) Verificar la vigencia y el alcance de la acreditación del Organismo Evaluador de la
Conformidad (OEC), que emite el certificado, en el sitio web del organismo acreditador
correspondiente.
b) Comprobar que los certificados de conformidad hagan referencia a un documento
normativo y al producto objeto de la solicitud, información que debe ser coherente con lo
indicado en el alcance de la acreditación del organismo de evaluación de la conformidad.
c) Verificar la validez de los certificados de conformidad (certificados de conformidad de
producto o certificados de inspección o certificado de materiales de referencia y/o reportes
de ensayo); a través de la información pública disponible en las páginas web de los
Organismos Evaluadores de la Conformidad (OECs) o entidades rectoras en los países de
origen, en el caso de que la información no esté disponible a través de los medios antes
indicados el SAE no podrá verificar la validez del certificado de conformidad. Es
responsabilidad del importador gestionar ante el OEC la publicación de los certificados de
conformidad.
NOTA: Los certificados apostillados podrán seguir siendo utilizados hasta el 1 de
diciembre del 2014, fecha de ingreso de la solicitud al Sistema ECUAPASS, transcurrido
esta fecha se aplicará el literal c).
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d) Los certificados deben estar emitidos en idioma español. Si se encuentra en un idioma
diferente al español debe ir acompañado por una traducción al español certificada
(declaración juramentada o reconocimiento de firmas).
e) Cuando sea necesario, el importador será el responsable de realizar las consultas
internacionales pertinentes para demostrar la veracidad de los documentos y salvar las
dudas o inconsistencias relacionadas con la validez o alcance de los certificados de
conformidad. El Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), dará respuesta al trámite del
solicitante en un tiempo no mayor a 5 días hábiles, una vez que el Servicio de
Acreditación Ecuatoriano (SAE), solicita al importador se haga la consulta internacionales.
f)
El importador deberá subir el certificado de conformidad a través de un solo archivo
formato PDF utilizando un solo anexo del ecuapass.
Si se cumplen los literales mencionados anteriormente la solicitud será aprobada.
6.3.
Razones para subsanar las solicitudes en el sistema de ecuapass.







6.4.
Cuando en el detalle del ingreso de la solicitud se registra un nombre del
producto diferente al que menciona en el certificado de conformidad.
Cuando la documentación no esté completa
Cuando el documento no corresponda a lo establecido en las Resoluciones o
reglamentos técnicos vigentes.
Cuando la traducción no esté completa.
Cuando no se detalla correctamente los países de origen
Cuando el documento sea ilegible
Cuando el certificado no sea entregado en el idioma español o no se haya
anexado una traducción certificada (declaración juramentada o reconocimiento
de firmas), si el certificado esta en un idioma diferente al español.
Razones para la no aprobación de certificados de conformidad
El área de Certificación del Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), no aprobará los
certificados de conformidad en los siguientes casos:
a)
b)
c)
Cuando los certificados de conformidad sean emitidos por un Organismo Evaluador de la
Conformidad (OEC) que no se encuentre acreditado por una entidad reconocida por el
OAE, dentro de los acuerdos de reconocimiento mutuo suscritos por este organismo.
Cuando el certificado de conformidad no esté vigente.
Cuando el certificado de conformidad (certificados de conformidad de producto,
certificados de inspección, certificado de materiales de referencia y/o reportes de ensayo)
no se encuentren disponibles en las páginas web de los Organismos Evaluadores de la
Conformidad (OECs).
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d)
Cuando la acreditación del Organismo Evaluador de la Conformidad (OEC), no esté
vigente.
e)
Cuando el producto y/o el documento normativo indicado en el certificado de conformidad
no coincidan con lo señalado en el alcance de acreditación otorgada al Organismo
Evaluador de la Conformidad (OEC).
f)
Cuando la información publicada en la página web del Organismo Evaluador de la
Conformidad (OEC) no corresponde a la detallada en el certificado presentado.
g)
En los casos en los que exista evidencia que ponga en duda los resultados emitidos por el
OEC o estos hayan sido cuestionados por autoridades de control.
h)
Cuando se detecten adulteraciones en los certificados de conformidad.
En los casos e), f), g) y h) adicionalmente, la información relevante será remitida a la Subsecretaría
de la Calidad a fin de que se inicien las investigaciones respectivas de acuerdo a lo que establece
(1)
el Art. 52 y siguientes de la Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad.
6.5.
Razones para suspender la aceptación de los certificados de conformidad
El Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), podrá suspender temporal o definitivamente la
aceptación de los certificados de conformidad en los siguientes casos.
a) En los casos en que exista duda razonable de adulteración de los certificados de conformidad, el
Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE) suspenderá la probación de los certificados hasta
que el importador presente los justificativos de descargo suficientes.
b) En los casos en los que exista evidencia suficiente de adulteración de documentos, sin
perjuicio de la responsabilidad civil o penal aplicable, el Servicio de Acreditación Ecuatoriano
(SAE) suspenderá de forma definitiva la aprobación de los certificados para el importador.
c) Cuando existan denuncias o quejas emitidas por el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE),
ante un organismo de evaluación de la conformidad y/o un organismo acreditador, el Servicio
de Acreditación Ecuatoriano (SAE), suspenderá el reconocimiento de la acreditación otorgada al
organismo evaluador de la conformidad, y por tanto de sus certificaciones, hasta obtener
respuesta satisfactoria, conforme a los requisitos establecidos en las normas de acreditación
aplicables, que permita solventar dichas denuncias o quejas. Así mismo, el Servicio de
Acreditación Ecuatoriano (SAE), podrá dejar de reconocer las acreditaciones dadas por el
organismo de acreditación que no haya actuado acorde a los principios antes mencionados.
6.6
Verificación del estado de solicitud
El importador podrá verificar el estado de su solicitud a través del Sistema de Ecuapass.
(1)
Sistema Ecuatoriano de la Calidad Título IV DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES CAPÍTULO I DE LAS
INFRACCIONES. Art. 52. Determinación de sanciones.
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Para la verificación del estado debe ingresar a Proceso de solicitud, en la barra funciones de
conveniencia/ actualidad de procesamiento de solicitud (usuario)/ ingresar el número de
solicitud y dar clic en consultar.
Estados de la solicitud:







Solicitud receptada.- Significa que ingresó al sistema de Ecuapass
Pago Autorizado.-Se ha generado la tasa pendiente de pago
Pago Confirmado.- El área financiera ha revisado su pago y ha sido aprobado
Solicitud receptada.- Su solicitud será revisada por el técnico que es asignado
aleatoriamente en el sistema.
Subsanación Requerida.- En caso de que aplique el técnico le solicitará que efectué
algún cambio.
Subsanación enviada.-Cuando el importador realiza el cambio solicitado y lo envía
nuevamente al técnico
Solicitud Aprobada o Negada.- Cuando la solicitud fue revisada y el trámite ha
finalizado
6.7 Notas aclaratorias
Los reportes de ensayo que se encuentran en un idioma diferente al español deben ir
acompañados por una traducción al español certificada (declaración juramentada o
reconocimiento de firmas) de la carátula y de la información relevante del cliente, del emisor y las
normas aplicadas en los ensayos realizados.
El Servicio Ecuatoriano de Acreditación (SAE), publicará en su página web un registro de los
certificados de conformidad que ha aprobado, señalando el nombre del organismo de evaluación
de la conformidad emisor del certificado, nombre del organismo acreditador, norma o reglamento
técnico, país de origen del organismo de certificación y nombre del producto.
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Servicio de Acreditación Ecuatoriano - SAE
PO15 R01 Verificación de certificados de conformidad ingresados al sistema ECUAPASS
El Servicio Ecuatoriano de Acreditación (SAE), no garantiza que la normativa con la cual se emite
el certificado de conformidad es equivalente a la ecuatoriana, exigida a través del reglamento
técnico aplicable. Esta actividad es facultativa del Instituto Ecuatoriano de Normalización y es
responsabilidad del importador asegurar a través de las autoridades competentes la equivalencia
de las normativas.
Es obligación del importador informarse sobre las disposiciones regulatorias establecidas, a través
de las páginas web de las instituciones que forman parte del Sistema Ecuapass o de su
participación en charlas de difusión realizadas por estas instituciones.
7
REGISTROS
Registros existentes en el sistema ECUAPASS.
8
ANEXOS
Sin anexos
----- fin del documento -----
Control de Cambios
2014-09-19
R01
Localización del
cambio
(artículo, numeral,
etc.)
Modificaciones
Supresión
Revisión
Adición
Fecha
Contenido Modificado
Cambio de denominación de Organismo de Acreditación Ecuatoriano (OAE) a Servicio
de Acreditación Ecuatoriano (SAE).
Se cambia la página web www.oae.gob.ec por www.acreditacion.gob.ec
1, 2
X
Se incluye certificados de materiales de referencia
3
X
Se incluye las Resoluciones Nº 004-2014 y N°005-2014 del Comité Interministerial de
la Calidad
6.1
X
X
Se indica que la papeleta tiene una validez máxima de 8 días una vez efectuado el
depósito.
6.2. c), e), f)
X
x
Ver texto
6.3
x
Razones para subsanar las solicitudes en el sistema de ecuapass. Ver texto
6.4 c)
x
Ver texto
6.4
x
x
Ver texto
6.5
x
x
Razones para suspender la aceptación de los certificados de conformidad. Ver texto
6.6
x
Verificación del estado de solicitud. Ver texto
6.7
x
Ver texto
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