Gestor de bases de datos MicroSoft Access (2 de 4)

Anuncio
Gestor de bases de datos
MicroSoft Access (2 de 4)
Departament d’Informàtica de Sistemes i Computadors
Introducción a la informática
1
Contenido
Ö Conceptos generales
Ö Diseño de tablas
Ö Propiedades de los campos
Ö Ordenación, filtrado e indexación de datos
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
2
1
Conceptos generales
Ö ¿Qué es una base de datos?
– Conjunto de datos almacenados mediante algún
mecanismo
• Almacenamiento físico tradicional
– Fichas, libros de registro
• Almacenamiento electrónico
– Ficheros que contienen datos
Ö Información versus datos almacenados
– Es más importante la información derivada que los propios
datos en sí mismos
– Nueva definición de base de datos
• Conjunto de ficheros interrelacionados que es creado y
manejado mediante un sistema de gestión
Introducción a la informática
3
Conceptos generales
– Tabla con datos sobre los libros de una biblioteca
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
4
2
Conceptos generales
Ö Información derivada
–
–
–
–
–
–
–
–
¿Qué libros ha escrito Joan Fuster?
¿Cuántos libros hay escritos antes de 1980?
¿Cuántos autores comienzan su nombre por “M”?
¿Cuántos libros hay del género policíaco?
¿Qué autor tiene más libros?
¿Cuánto dinero se ha gastado en libros?
¿Cuál es la editorial que tiene más libros?
¿Qué libros comienzan el título por “L”?
Introducción a la informática
5
Conceptos generales
Ö Evolución del concepto de base de datos
– Archivos en dispositivos de almacenamiento secuenciales
• Cintas magnéticas
Cinta
– Archivos en dispositivos de almacenamiento directo
• Discos magnéticos y ópticos
Disco
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
6
3
Conceptos generales
Estructura monolítica de la información sobre libros
Título
Editorial
Año
ISBN
Precio
Nombre del autor
Fotografía del autor
País del autor
Tema
Introducción a la informática
7
Conceptos generales
Estructura relacional de la información sobre libros
Información
sobre
libros
Información
sobre
autores
nombre, apellidos,
fotografía, país
Información
sobre
materias
título, editorial, año,
ISBN, precio
género, siglo,
fundador
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
8
4
Conceptos generales
Ö Gestor de bases de datos
Informes
Formularios
Datos:
tablas
relacionadas
Consultas
Introducción a la informática
9
Conceptos generales
Ö Conceptos de registro y campo
Título
Autor
Año del copyright
Tema
Editorial
Tapas
ISBN
Precio de compra
Fecha de compra
Número páginas
Notas
Conjunto de campos
Nombre de campos
El teatro de la memoria
Leonardo Sciascia
1986
Narrativa
Alianza
Blandas
84-206-3168-X
1300
14/09/1997
114
Reflexión muy original sobre la
memoria humana.
Conjunto de registros
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
10
5
Conceptos generales
Ö Archivos de base de datos
– Tienen extensión “mdb”
– El mismo fichero contiene todos los objetos
•
•
•
•
Tablas
Consultas
Formularios
Informes
Introducción a la informática
11
Conceptos generales
Ö Ventana de trabajo de Access
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
12
6
Conceptos generales
Ö Tablas de datos
– Contienen los datos de la base de datos
– Una base de
datos consta de
varias tablas de
datos
relacionadas
entre sí
– Hay bases de
datos
preestablecidas
Introducción a la informática
13
Conceptos generales
Ö Consultas
– Extraen información de los datos almacenados
– Una base de
datos dispone de
varios tipos de
consultas
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
14
7
Conceptos generales
Ö Formularios
– Almacenan datos en las tablas de la base de datos
– Suele haber
diversas
maneras de
introducir datos,
según el tipo de
información
Introducción a la informática
15
Conceptos generales
Ö Informes
– Imprimen la información contenida en la base de datos
– Cada informe
extrae un tipo de
información en
particular
– También se
pueden construir
gráficos
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
16
8
Conceptos generales
Ö Utilización de la ayuda
– Manual completo del programa
– Muy útil
– Se puede buscar por contenido
Introducción a la informática
17
Diseño de tablas
Ö Tabla
– Estructura de datos que almacena la información
– Se organiza en filas y columnas
Campos
(están dentro
de un registro)
Registro
(tiene entidad
propia)
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
18
9
Diseño de tablas
Ö Creación de una tabla
– Determinar la información que va a almacenar
– Especificación de los campos y los tipos de datos
– Inserción de la información (llenado)
Introducción a la informática
19
Diseño de tablas
Ö Vista diseño
– Campos
– Tipo de
datos
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
20
10
Diseño de tablas
Ö Vista de datos
– Información
contenida
Introducción a la informática
21
Diseño de tablas
Ö Campos
– Nombres de 1 a 64 caracteres
– Letras, números y caracteres especiales
– No pueden incluir puntos (.), signos de admiración (¡) ni
corchetes ([ ])
– No pueden contener caracteres ASCII del 0 al 31
– No pueden empezar por un espacio en blanco
– Conviene elegir siempre identificadores con significado
Foto, Apellidos, Dirección, DNI, NIF, Teléfono
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
22
11
Propiedades de los campos
Ö Lugares decimales
– Número de decimales que aparecen a la derecha de la
coma decimal
Ö Título
– Etiqueta predeterminada, distinta del nombre del campo,
que se usa en formularios e informes
Ö Valor predeterminado
– Aparece automáticamente al editar nuevos registros
Ö Regla de validación
– La ha de cumplir el valor de entrada para ser aceptado
Ö Texto de validación
– Mensaje aparecido cuando no se cumple la regla
Introducción a la informática
23
Propiedades de los campos
Ö Requerido
– Indica que el campo del registro es obligatorio
Ö Permitir longitud cero
– Permite cadenas vacías
Ö Indexado
– Mejoran la velocidad de las consultas basadas en este
campo. Los campos Memo, OLE e Hipervínculo no se
pueden indexar
• No (Predeterminado). Sín índice
• Sí (Con duplicados). El índice admite valores duplicados
• Sí (Sin duplicados). El índice no admite valores duplicados
– Representa el caso habitual
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
24
12
Propiedades de los campos
Introducción a la informática
25
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Ordenación (o clasificación)
– Establece un orden en el almacenamiento de los registros
según los valores de uno o varios campos
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
26
13
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Ordenación
– Altera el orden de almacenamiento de los registros
• Esto es problemático cuando el número de registros de la
tabla es elevado
– La inserción de registros no se hace por orden
• Es necesario realizar una ordenación para mantener la tabla
ordenada después de cada inserción
– Una vez ordenada, la tabla no puede recuperar el orden
original
Introducción a la informática
27
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Filtrado
– Observación de registros que cumplen una o varias
condiciones
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
28
14
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Tipos de filtrado
– Selección
• Selecciona registros instantáneamente en base al valor
actual seleccionado
– Formulario
• El campo se convierte en un cuadro combinado que permite
elegir un valor entre una lista de valores de ese campo
– Entrada de datos
• Utiliza los datos introducidos como criterio de selección
Introducción a la informática
29
Ordenación, filtrado e indexación
Ordenación
ascendente
Filtro de
selección
Ordenación
descendente
Filtro de
formulario
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
Quitar o
aplicar filtro
30
15
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Filtrado excluyendo la selección
– Visualiza los registros que no cumplen la selección
Introducción a la informática
31
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Diferencias entre ordenación y filtrado de datos
– Ordenación
• Altera el almacenamiento
• Es una operación costosa
• Una vez grabada la tabla ordenada no se puede recuperar la
tabla original (desordenada)
– Filtrado
• No alteran el almacenamiento
• Limitar la visión sobre un subconjunto de registros de la base
de datos
• Permite realizar búsquedas sencillas de manera visual
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
32
16
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Indexación
– Relación entre el valor del campo o campos que forman el
índice y el número de registro físico al cual hace referencia
– Las búsquedas basadas en campos indexados son mucho
más rápidas que las búsquedas secuenciales. También se
aceleran las operaciones de ordenación y agrupación
Ö Ejemplo
– Ordenar la base de datos por NIF
• Hay que ordenar cada vez que se insertan o borran registros
– Indexar la base de datos por NIF
• El índice se ordena automáticamente, dejando el
almacenamiento de los registros sin tocar (mejor alternativa)
Introducción a la informática
33
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Indexación de campos
– Se pueden indexar: Texto y Numérico
– No se puede indexar: Memo, OLE e Hipervínculo
Ö Ventana de índices
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
34
17
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Campos que forman un índice
– Uno: NIF, DNI
– Varios: Apellidos y Nombre
Ö Características básicas
– Se pueden crear tantos índices como se estime necesario
– Los índices se crean al guardar la tabla y se actualizan
automáticamente al modificar o agregar registros
Ö Campo indexado
Valor
No
Sí (Con duplicados)
Sí (Sin duplicados)
Descripción
(Predeterminado) Sin índice.
El índice admite valores duplicados.
El índice no admite valores duplicados.
Introducción a la informática
35
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Clave o índice clave
– Índice que toma valores diferenciados para cada registro
Clave única
y principal
de la tabla
Libros
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
36
18
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Clave única
Ö Clave principal
– Si el índice se compone
de un campo, los valores
de ese campo deben ser
únicos.
– Si comprende más de un
campo, pueden darse
valores duplicados en
cada campo, pero cada
combinación de valores
de todos los campos que
componen el índice debe
ser única.
– Uno o más campos cuyo
valor o valores
identifican de manera
única a cada registro de
una tabla
– Sólo puede haber una
clave principal por cada
tabla
– Son imprescindibles para
hacer relaciones entre
tablas
Introducción a la informática
37
Ordenación, filtrado e indexación
Ö Diferencias entre índice y clave
– Una clave es necesariamente un índice
– Un índice no tiene por qué ser una clave
– Los índices que no son clave tienen campos cuyos valores
no son necesariamente únicos
IdTema: clave
única y principal
de la tabla Temas
Tema: clave única
de la tabla Temas
Introducción a la informática
Introducción a la Informática - Gestión de Bases de Datos
38
19
Descargar