CONGREGACION HERMANAS MISIONERAS DE SANTA TERESITA PROVINCIA SAN FRANCISCO JAVIER DIRECCIÓN: Teléfono Transversal 27 No. 37-60 3685010 Bogotá D.C. NIT: 830.066.175-5 PERSONERÍA JURÍDICA otorgada por la Arquidiócesis de Bogotá, actualizada el 14 de noviembre de 2006 REGLAMENTO INTERNO DE AFILIACION COLECTIVA DE LOS MIEMBROS DE LA PROVINCIA A LOS SISTEMAS GENERALES DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL EN SALUD, PENSIONES Y RIESGOS PROFESIONALES Bogotá, noviembre 17 de 2006 REGLAMENTO INTERNO DE AFILIACION COLECTIVA DE LOS MIEMBROS DE LA CONGREGACION DE HERMANAS MISIONERAS DE SANTA TERESITA – PROVINCIA SAN FRANCISCO JAVIER, A LOS SISTEMAS GENERALES DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL EN SALUD, PENSIONES Y RIESGOS PROFESIONALES. EL CONSEJO PROVINCIAL, CONSIDERANDO Que es deber constitucional de la Congregación de Hermanas Misioneras de Santa Teresita – Provincia San Francisco Javier, velar por la Seguridad Social Integral de sus Religiosas Miembros. Que se hace necesario divulgar los derechos, deberes y obligaciones de las Religiosas Miembros asociadas, con el fin de que sean atendidas oportuna y eficazmente. Que es necesario precisar en qué consisten los derechos, deberes y obligaciones de la Provincia frente a las Religiosas Miembros. Que para efectos de la afiliación de lo(a)s Religioso(a)s Miembros de las Comunidades y Congregaciones Religiosas al Sistema de Seguridad Social Integral, éstas se asimilan a las Asociaciones, de conformidad con lo establecido en el Artículo 13 del Decreto 3615 del 10 de Octubre de 2005 adicionado por el Decreto 2313 de Julio 12 de 2006. Que para efectos de la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral, lo(a)s Religioso(a)s Miembros de las Comunidades y Congregaciones de que trata el artículo 13 del Decreto 3615 del 10 de Octubre de 2005 modificado por el Decreto 2313 de Julio 12 2006, tendrán el carácter de trabajadores independientes. Que a las Comunidades y Congregaciones religiosas, no les será exigible la acreditación del número mínimo de afiliados, ni el establecimiento del servicio de afiliación colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral dentro de sus Estatutos (Parágrafo 1° artículo 13 del Decreto 3615 del 10 de Octubre de 2005 modificado por el artículo 6° Decreto 2313 de Julio 12/2006). 2 ACUERDA ARTICULO PRIMERO.- Aprobar el presente Reglamento de Afiliación Colectiva al Sistema General de Seguridad Social Integral por medio del cual se fija la obligación y responsabilidad de la Provincia frente al compromiso de afiliar a sus miembros a los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales. ARTÍCULO SEGUNDO.- El Reglamento de Afiliación Colectiva al Sistema General de Seguridad Social de las Religiosas Miembros, es el que a continuación se describe: CAPÍTULO PRIMERO OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y BENEFICIARIOS ARTICULO TERCERO. OBJETO El presente Reglamento Interno de la CONGREGACIÓN DE HERMANAS MISIONERAS DE SANTA TERESITA – PROVINCIA SAN FRANCISCO JAVIER, entidad Religiosa sin ánimo de lucro NIT 830066175-5, con domicilio en la Transversal 27 No. 37-60 de la ciudad de Bogotá, D.C., tiene por objeto determinar los requisitos y el procedimiento aplicable para la AFILIACIÓN COLECTIVA al Sistema de Seguridad Social Integral de las Religiosas Miembros de la Provincia, con motivo de su vinculación a la Obra Misionera del Señor Jesucristo, en desarrollo del Artículo 13 del Decreto 3615 de Octubre 10 de 2005, modificado parcialmente por el artículo 6° del Decreto 2313 de Julio 12 de 2006 emanado del Ministerio de la Protección Social, para garantizarles la forma de asumir las contingencias derivadas de los quebrantos de salud, asunción de riesgos que deriven incapacidad transitoria o permanente y posibilidad de acceder al beneficio de la pensión de vejez, ante la inexistencia de vínculo laboral entre la Institución y cada uno de sus integrantes y teniendo en cuenta su estatus de TRABAJADORES INDEPENDIENTES para efectos de la seguridad social. ARTICULO CUARTO. CAMPO DE APLICACIÓN. Se aplicará únicamente por parte de la Institución titular de la personería jurídica utilizando el correspondiente número de identificación tributaria (NIT) en beneficio de 1. Todas las Religiosas Miembros Activos integrantes de la Provincia, vinculados a la misma con fundamento en el Derecho Canónico, las Constituciones y/o el Directorio de la Congregación, que habiendo cumplido los requisitos de formación y profesado los votos temporales y/o votos perpetuos, se hallen registradas en la Institución. 3 2. Las personas que ingresan a la Congregación con el fin de adelantar el proceso de formación en sus diferentes etapas de Prenoviciado y Noviciado, hasta acceder como Religiosas Miembros Activos de la Congregación, que no estén afiliados al Sistema de Seguridad Social Integral por parte de su Familia y/o cualquier Institución de carácter oficial o privada. PARÁGRAFO. Las directrices contempladas en el presente Reglamento de Afiliación Colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral para las Religiosas Miembros a que se refiere el inciso segundo del Artículo 13 del Decreto 3615 de Octubre 10/2005 modificado por el artículo 6° del Decreto 2313 de Julio 12/2006, excluyen lo relacionado con el Sistema de Seguridad Social de los Trabajadores Dependientes que se hallan a su servicio, vinculados mediante Contrato de Trabajo, cuya Seguridad Social debe ser asumida por la Provincia como Empleadora, con fundamento en lo dispuesto por la Ley 100 de 1993 y demás normas concordantes. ARTICULO QUINTO. BENEFICIARIOS. Serán beneficiarios de la Afiliación Colectiva al sistema General de Seguridad Social Integral a que se refiere el artículo Primero (1°) del presente Reglamento, todas las Religiosas Miembros de la Provincia, extranjeras o nacionales colombianas residentes en el país o fuera de él, que sean Miembros Activos y las personas vinculadas en etapa de formación bajo la figura de prenoviciado, noviciado a excepción de: 1. Las personas a que se refiere el Parágrafo del Numeral 2 del artículo cuarto (4°) precedente. 2. Los Religiosos Miembros activos que se hallen desempeñando una actividad laboral en el sector privado y en una institución subordinada de la Provincia bajo la figura de Contrato de Trabajo, verbal o escrito, o en una Entidad del sector público mediante acto administrativo, en cuyo caso se hará la afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral derivada del Contrato de Trabajo, a título de TRABAJADOR DEPENDIENTE. CAPITULO SEGUNDO COBERTURA DEL SERVICIO Y BASE DE COTIZACION ARTÍCULO SEXTO.- COBERTURA DEL SERVICIO. – La afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral objeto del presente Reglamento, comprende: 1. Sistema de Seguridad Social en Salud: Es obligatoria 2. Sistema de Seguridad Social en Pensión: 4 a) Opcional: Para aquellas que por su edad avanzada, no alcanzan a cotizar el número mínimo de semanas requerido, para acceder a la pensión. b) Obligatoria: Para las Hermanas de Votos Perpetuos que por su edad, califican para cotizar el número de semanas requerido que les permita el reconocimiento de éste beneficio por cuenta del correspondiente Fondo de Pensiones. 3. Sistema de Seguridad Social en Riesgos Profesionales: Es voluntaria, pero la Provincia debe asumir el valor de las contingencias derivadas de la no afiliación a éste rubro social. PARÁGRAFO: Si se opta por afiliar a un miembro de la Provincia al Sistema General de Riesgos Profesionales, éste debe estar previamente afiliado a los sistemas Generales de Seguridad Social en Salud y Pensiones. ARTICULO SÉPTIMO. BASE DE COTIZACIÓN. La afiliación y pago de la Seguridad Social de las Religiosas Miembros de la Provincia se hará sobre la base del salario mínimo legal mensual vigente, y opcionalmente podrá hacerse sobre una cuantía mayor. CAPITULO TERCERO DEBERES Y DERECHOS DE LA PROVINCIA ARTÍCULO OCTAVO. DEBERES. Son deberes de la Provincia para afiliar colectivamente a sus Religiosas Miembros al Sistema de Seguridad Social Integral los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Inscribirse como tal, ante las respectivas entidades Administradoras del Sistema General de Seguridad Social Integral. Entregar dentro de los plazos estipulados la información requerida por las administradoras del Sistema General de Seguridad Social Integral. Cumplir con el pago de los aportes al sistema General de Seguridad Social Integral, dentro de las fechas determinadas por la ley y sus normas complementarias. Reportar las novedades de ingreso, retiro o incapacidades con el fin de realizar los trámites oportunamente. En los casos en que las Religiosas Miembros Asociados se encuentren vinculados a la ARP colectivamente, se reportarán los accidentes en los plazos establecidos en la legislación vigente. Actuar con responsabilidad acatando las disposiciones que en materia de afiliación colectiva emita el Gobierno Nacional. 5 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Cumplir con los procedimientos administrativos y operativos señalados por las Administradoras del sistema General de Seguridad social Integral Garantizar a las Religiosas Miembros la libre elección de las entidades administradoras de los sistemas Generales de Seguridad Social en Salud y Pensiones. Informar a las Religiosas Miembros sobre el carácter voluntario de la afiliación al Sistema General de Riesgos Profesionales. Afiliar a las Religiosas Miembros de la Provincia que así lo decidan, a la entidad administradora de riesgos profesionales seleccionada por la Provincia. Convocar periódicamente y cuando se requiera a las Religiosas Miembros afiliadas, con el fin de facilitar la capacitación y la asesoría que debe brindar la ARP. Establecer con la ARP respectiva, actividades, planes, programas y acciones de promoción y prevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo de las Religiosas Miembros afiliadas. Reportar a la ARP dentro del término de dos (02) días hábiles siguientes a su ocurrencia o al diagnóstico según sea el caso, los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales de las Religiosas Miembros afiliadas. Pagar con recursos propios de la Congregación, las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social Integral de las Religiosas Miembros afiliadas. Informar a sus afiliadas Religiosas Miembros de la Provincia sobre los derechos y deberes que se adquieren al afiliarse de forma colectiva al sistema de Seguridad Social Integral. Adelantar los trámites administrativos de afiliación y reporte de novedades de las Religiosas Miembros y sus beneficiarios. Colaborar con la Hermana afiliada para obtener el pago de las prestaciones económicas respectivas a que tenga derecho. Llevar las estadísticas de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales de las Religiosas Miembros afiliadas. La Provincia se obliga para con cada uno de sus Miembros a responder por la afiliación y pago a la Seguridad Social, en los términos del presente reglamento. Expedir los certificados que requiera la afiliada para acceder al servicio. ARTÍCULO NOVENO - DERECHOS. Son derechos de la Provincia: 1. 2. 3. Ser reconocida como Asociación legalmente constituida y legalmente autorizada frente al Sistema General de Seguridad Social Integral. Gozar de todos los beneficios que en materia de Seguridad General Social Integral se establezcan para las demás agrupadoras y sus asociados como trabajadores independientes. Recibir tratamiento oportuno y eficiente derivado de la relación contractual con las Administradoras del Sistema General de Seguridad Social Integral. 6 4. 5. 6. 7. 8. Recibir oportunamente para sus afiliadas Religiosas Miembros toda la asistencia médica, quirúrgica, hospitalaria y pago de las prestaciones económicas. Recibir información permanente de todas las nuevas disposiciones que en materia de legislación de afiliación colectiva, se expidan por todas las autoridades competentes para las Asociaciones relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social Integral. Recibir apoyo permanente para las Religiosas Miembros y la Provincia agrupadora, buscando que ésta pueda garantizar su permanencia en el sistema General de Seguridad Social Integral, generando bienestar a las Religiosas Miembros afiliadas. Recibir de las Administradoras del Sistema General de Seguridad Social Integral un trato cordial y respetuoso. Ser beneficiaria de actividades de difusión y prevención organizadas en conjunto con las Administradoras del sistema General de Seguridad Social Integral. CAPITULO CUARTO DEBERES Y DERECHOS DE LAS RELIGIOSAS MIEMBROS AFILIADOS ARTICULO DECIMO. DEBERES. Son deberes de las Religiosas Miembros: 1. 2. 3. 4. 5. Informar a la Provincia, la Administradora del Sistema General de Seguridad Social Integral a la cual desea afiliarse. Suministrar a la Provincia la información requerida para su afiliación colectiva. Atender la capacitación y la asesoría que deba brindarle la ARP, cuando se encuentre afiliada a ésta. Participar en las actividades, planes, programas y acciones de promoción y prevención organizadas por la ARP. Reportar a la Provincia, de inmediato, la ocurrencia o diagnóstico según sea el caso, sobre los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales que se llegaren a presentar. ARTICULO DECIMO PRIMERO. DERECHOS. Son Derechos de las Religiosas Miembros: 1. 2. Elegir libremente la Administradora del sistema General de Seguridad Social Integral a la cual desea afiliarse. Ser afiliada por cuenta de la Provincia al Sistema General de Seguridad social Integral. 7 CAPITULO QUINTO DISPOSICIONES FINALES ARTICULO DECIMO SEGUNDO. RESERVA ESPECIAL DE GARANTIA MINIMA. Para los fines del Parágrafo 2° del artículo 13 del D. 1365 de Octubre 10/2005, modificado por el artículo 6° del Decreto 2313 de Julio 12/2006, la Provincia constituirá la reserva especial de garantía mínima de que trata el artículo 9° del Decreto 3615/2005 modificado por el artículo 5° del Decreto 2313 de Julio 12/2006, por cada Religiosa Miembro y deberá prever permanentemente, el valor correspondiente a dos (02) meses de cotizaciones a cada uno de los Sistemas de Seguridad Social Integral a los que se encuentren afiliados de manera colectiva. Los recursos de esta reserva especial de garantía mínima, se constituirán en una entidad financiera vigilada por la superintendencia Financiera y se invertirá en instrumentos de alta seguridad, liquidez y rentabilidad de manera que pueda atenderse en forma oportuna la garantía. Cuando los recursos de la reserva especial de garantía mínima se inviertan en cuenta de ahorro, estos serán consignados en una sola cuenta que registre la totalidad de la reserva de acuerdo con el número de afiliados y el valor, dependiendo de cada uno de los Sistemas de Seguridad Social Integral a los que se encuentren afiliadas las Religiosas Miembros de manera colectiva. Los rendimientos financieros de la reserva especial de garantía mínima, de que trata el presente artículo se destinarán para el fortalecimiento de la misma. El manejo de esta reserva se reflejará en los estados financieros de la Provincia, como un rubro de destinación específica y exclusiva para el pago de las cotizaciones de las Religiosas miembros. En caso de que la Provincia entre en mora en el pago de los aportes, deberá aplicar el pago de las cotizaciones con cargo a la reserva especial de garantía mínima. Si dicha reserva se llegare a agotar. El Ministerio de la Protección Social cancelará la autorización a la Provincia. ARTICULO DECIMO TERCERO. AUTORIZACION. Para la afiliación colectiva de las Religiosas Miembros al Sistema General de Seguridad Social Integral, la Provincia deberá obtener previamente la autorización del Ministerio de la Protección Social, acreditando los requisitos siguientes: 1. Copia de la personería jurídica en la que conste que la Congregación es una entidad Religiosa de derecho privado, sin ánimo de lucro. 2. Listado actualizado de las Religiosas Miembros activos, que deberá contener: 8 a) b) c) d) e) f) g) Nombre completo Identificación Ciudad, dirección, residencia y número telefónico Fecha de afiliación por cuenta de la Provincia Ingreso base de cotización Monto de la cotización Nombre de las entidades administradoras del Sistema General de Seguridad Social Integral a las que se encuentren afiliados o se vayan a afiliar, discriminando cada uno de los sistemas Generales de Seguridad Social Integral. 3. Copia de las Constituciones (estatutos) de la Congregación. 4. Copia del Reglamento Interno en el que se señalen los deberes y derechos de las Religiosas Miembros 5. Acreditar mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, Contador o Representante legal según corresponda, la constitución de la reserva especial de garantía mínima de que trata el artículo 9° del Decreto 3615 del 10 de Octubre de 2005, modificado por el artículo 5° del Decreto 2313 del 12 de Julio de 2006. 6. Certificación expedida por la entidad financiera en la que conste la inversión de los recursos de la reserva especial de garantía mínima, la cual deberá contener además: a) Nombre y Nit de la Provincia b) Número de la cuenta c) Valor y destinación de la misma 7. Presentar actualizados los estados financieros de la Provincia, donde se refleje la reserva especial como un rubro de destinación específica y exclusiva para el pago de las cotizaciones de las Religiosas Miembros afiliadas. 8. Acreditar un patrimonio mínimo de 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes, sin incluir la reserva especial de garantía mínima prevista en el artículo 9° del Decreto 3615 del 10 de Julio de 2005. 9. Precisar en la solicitud de que trata el artículo 7° del Decreto 3615 del 10 de Octubre de 2005, a qué sistema de seguridad social se afiliarán de manera colectiva las Religiosas Miembros. ARTICULO DECIMO CUARTO- OBLIGACION DE ENVIAR INFORMACION.- La Provincia se obliga a suministrar trimestralmente al Ministerio de la Protección Social, la siguiente información: 1. Relación actualizada de Religiosas Miembros afiliadas. 9 2. Certificación expedida por el Revisor Fiscal o Contador, a través de la cual se acredite que se mantiene la reserva especial de garantía mínima de que trata el artículo 9° del D. 3615 de 10 de Octubre /2005 modificado por el artículo 5° del Decreto 2313 de Julio 12 de 2006. ARTICULO DECIMO QUINTO. DE LA AFILIACION COLECTIVA. El derecho a disfrutar de la afiliación colectiva está supeditado al cumplimiento de los deberes. ARTICULO DECIMO SEXTO.- En lo no previsto en el presente Reglamento de Afiliación de las Religiosas Miembros al Sistema de Seguridad Social Integral, la Provincia se someterá a las normas que sobre la materia emita el Ministerio de la Protección Social y a las disposiciones legales del Sistema de Seguridad Social Integral. ARTICULO DÉCIMO SÉPTIMO.- El presente Reglamento Interno de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral de las Religiosas Miembros de la Provincia, fue aprobado por unanimidad por el Consejo Provincial en su reunión del día 17 del mes de noviembre del año dos mil seis (2006). Firmado, _____________________________ Hermana Melba Osiria Yepes Vahoz Misionera Teresita c.c. Superiora Provincial Representante Legal ______________________________ Hermana Elvia Lucía Posada Uribe Misionera Teresita c.c. Secretaria 10 11