Manual de Usuario de FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

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APLICACIÓN ENVOICE
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Manual de Usuario de
FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA
Sección
Información General
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Información general: En esta sección se capturan todos los datos con los
que el sistema va a trabajar. Datos tales como el domicilio fiscal del cliente o
emisor, sus sucursales, ingresar la cartera de clientes del emisor, los usuarios
que van a manejar el sistema, los certificados con los que se van a sellar las
facturas, series y folios que van a tener control de las facturas y los productos y
servicios que se van a facturar.
•
Presenta los datos de la razón social y la posibilidad de modificarla, así
como agregar sucursales con las que cuenta la empresa.
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Para modificar la dirección fiscal basta con realizar el cambio y dar clic en el
botón Modificar Domicilio Fiscal.
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Las sucursales se presentan en un listado en la parte baja de la pantalla, en caso
de que se requiera agregar una sucursal más, se debe dar clic en el botón
Agregar Sucursal.
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•
Para dar de alta a una sucursal se piden los datos pertinentes y dar clic en el
botón Guardar Sucursal.
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El sistema le indicará si el proceso se llevó con éxito u ocurrió un error.
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En caso de requerir cambiar los datos de una sucursal en específico, se
puede realizar desde el listado de las mismas dando clic en la columna modificar.
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Si lo que se deseas es eliminar la sucursal, entonces dar clic en la columna
Eliminar (si ya se emitió una factura con la sucursal en cuestión, no se permitirá
eliminarla).
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Presenta un listado con la cartera de clientes (receptores) de la empresa
(emisor) a facturar. El listado cuenta con un buscador para ubicar a un cliente
fácilmente.
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Para agregar un cliente nuevo se debe dar clic al botón Agregar Cliente.
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Una vez que se llenan los datos pertinentes se debe dar clic al botón Guardar
Cliente. Envoice almacena a todos los clientes (receptores) de las empresas
(emisores) que se encuentran registrados en el sistema, por lo que si estas
dando de alta un cliente ya registrado, a la hora de poner el RFC del cliente
te aparecerán los datos del mismo.
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El sistema le asigna a cada cliente dado de alta un usuario y contraseña con el
cual puede disponer de las facturas que se le emitan cuando él lo desee (ya que
envoice cuenta con un sistema para los receptores). El usuario y contraseña le
llegará al cliente vía correo electrónico.
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Si se desea modificar la información del cliente debes de dar clic en la
columna modificar del listado de clientes.
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Si lo que se desea es eliminar al cliente de la cartera, se debe dar clic en la
columna eliminar del listado.
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Presenta una lista de todos los usuarios dados de alta para el manejo del
sistema. Se cuenta con un buscador para ubicar fácilmente a un usuario.
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Los roles que se pueden asignar al usuario son:
o
o
o
Administrador: puede agregar, modificar y eliminar información de clientes,
certificados, etc., excepto las facturas, las cuales no se pueden eliminar ni
modificar.
Captura: puede modificar y agregar datos, pero no puede eliminar.
Consulta: solo puede ver datos.
•
Cuando se registra una nueva razón social al sistema, se genera un usuario
de tipo Administrador, mismo que será el encargado de agregar los usuarios
que sean necesarios posteriormente. Cabe mencionar que solo existirá un
usuario de tipo Administrador por razón social.
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Para agregar un usuario nuevo, se debe dar clic al botón Agregar Usuario.
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Una vez que se llenan los datos se debe dar clic al botón Guardar Usuario.
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Cuando se genera un usuario nuevo el sistema envía un correo notificándote
los datos para poder accesar al sistema.
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Si desea modificar información de usuarios debe dar clic en la columna
modificar.
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Si lo que se desea el eliminar a un usuario, se debe dar clic a la columna
Eliminar.
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En caso de olvido de contraseña de algún usuario, el administrador podrá
enviar un correo al usuario solicitante, con una nueva contraseña generada por
el sistema, solo debe dar clic sobre la columna Enviar Correo.
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En caso de que el Administrador solo quiera restringir la entrada al sistema de
un usuario en particular, desde la pantalla de modificar, puede cambiar el
estatus del usuario. Estatus de los usuarios:
o
o
o
Activo: puede accesar al sistema sin ningún problema.
Inactivo: no puede accesar al sistema.
Bloqueado: no puede accesar al sistema en los próximos 15 minutos.
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Enlista los certificado de la empresa, que han sido dados de alta para
sellar las facturas emitidas. Cabe mencionar que estos certificados se obtienen
desde los sistemas y mecanismos del SAT (ver Manual de Tramite de
Certificados).
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Para agregar un certificado, dar clic al botón Agregar Certificado.
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Solo se deben de agregar las rutas de los archivos .cer y .key y de la contraseña
de la llave privada, el sistema valida la vigencia del certificado, que la contraseña
sea la misma con la que se genero el archivo .key, así mismo valida que los datos
correspondan al RFC. Una vez hecho esto dar clic al botón Guardar Certificado.
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Nota: Estos datos deben solicitarse al SAT, previamente (ver Manual de Tramite
de Certificados).
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El sistema te indicará si el proceso se llevó con éxito o existió un error.
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A partir de que se agregó un certificado, esté no se puede modificar, solo
visualizar. Columna Ver del listado.
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El certificado se puede eliminar siempre y cuando no se haya generado una
factura con él. Columna Eliminar del listado.
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Presenta las series con los números consecutivos (los folios de las
facturas generadas) dichos folios son para control interno de la empresa. La serie
va a estar relacionada con un certificado previamente ingresado, con la finalidad
de que el sellado de las facturas sea fácil y no correr el riesgo de equivocarse de
número de certificado.
•
Para agregar una serie dar clic en el botón Agregar Serie.
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Solo se requiere el numero de la serie, el folio inicial y el folio final, para que tipo de
documento se requiere y para que sucursal pertenece.
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Nota: Se debe de tener cuidado a la hora de asignarle número de certificado a la
serie, ya que con este se van a sellar las facturas que se emitan con dicha serie.
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Las series pueden ser eliminadas o modificadas, siempre y cuando no se haya
generado una factura previamente. Dar clic en la columna Modificar o Eliminar
según sea el caso.
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Listado con los conceptos que se van a facturar o que pueden ser
facturados. El listado cuenta con un buscador para ubicar a un producto en
particular.
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Para agregar un producto nuevo, dar clic en el botón Agregar Producto.
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Al agregar un producto, se requiere la clave del producto, la descripción del
mismo, precio unitario, tipo (producto o servicio) y en caso de ser un producto
capturar el stock del mismo. Una vez ingresado los datos dar clic al botón
Guardar Producto.
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Si se requiere agregar más de un producto, desde la misma pantalla se puede
llamar la forma de captura dando clic al botón Agregar Producto.
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Dentro de esta sección se pueden generar listas de productos, en donde se
pueden agrupar una serie de conceptos ya sea por familia, por paquete o que
son comunes para un cliente, lo cual ayuda al momento de facturar ya que al
seleccionar la lista se desglosan todos los conceptos agrupados en ella. Para ver
un listado de las listas de productos dar clic al botón Lista de Productos.
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El listado cuenta con un buscador para ubicar una lista de productos en
específico.
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Para dar de alta una lista, dar clic al botón Agregar Lista.
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Basta con asignarle un nombre y seleccionar los conceptos a agrupar de la lista
de productos, previamente ingresados. A estos conceptos se les puede asignar
un precio diferente al ingresado, según corresponda. Por último dar clic al
botón Guardar Lista.
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A esta lista se le pueden modificar o eliminar, tanto precios como numero de
productos en particular desde las columnas Modificar o Eliminar según sea el
caso.
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