departamento de registros y verificación de acciones de

Identificación:
MA-RV-RMP-01
Versión:
2
No. de Folios:
42
DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y
VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS
HUMANOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: REGISTROS Y MOVIMIENTOS DE PERSONAL
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Sra. Oliva Elizabeth
Mejía Agustin
Licda. Julia Ebelin
Orellana
Licda. Sonia Eleonora
Cuevas Ruano
Licda. Patricia
Margarita García Futch
Analista de Control
de Acciones de
RRHH
Jefe del Departamento
de Registros y
Verificación de
Acciones de Recursos
Humanos
Jefe del Departamento de
Desarrollo Institucional
Director
ONSEC
Fecha:
Firma:
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Manual de Procedimientos
Proceso: Registros y Movimientos de Personal
Versión 2
05-02-2015
PRESENTACIÓN
La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio, necesita contar para el
ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos que le permitan realizar una gestión eficaz y
oportuna. Entre estas herramientas de carácter administrativo figura el Manual de Procedimientos,
dicho documento contiene la secuencia lógica de las actividades que se realizan en cada
Departamento o Unidad de la Institución, así como del personal que integra la misma.
Dentro de ese marco de referencia, se ha actualizado el Manual de Procedimientos del
Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, con la finalidad de
optimizar los recursos disponibles, para la obtención de resultados con eficiencia y eficacia en el
desempeño de las funciones que la ley le asigna.
Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste para la Oficina
contar con tan valiosa herramienta, autoriza el contenido del Manual de Procedimientos del
Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, para que el mismo
facilite y coadyuve la ejecución de las actividades que le competen al Departamento.
Guatemala, Febrero de 2015
Licda. Patricia Margarita García Futch
Directora
Oficina Nacional de Servicio Civil
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Manual de Procedimientos
Proceso: Registros y Movimientos de Personal
Versión 2
05-02-2015
CONTENIDO
i
1.
2.
3.
4.
5
Introducción
Base legal del Departamento
Misión y Visión del Departamento
Objetivos del Departamento
Funciones del Departamento
Estructura Organizacional del Departamento
4
5
5
6
6
8
Descripción de Procedimientos del Departamento
No.
1
2
3
Entrega de avisos de toma de posesión, entrega de puesto y certificaciones
de nombramiento
Emisión de Certificación de tiempo de servicio
Desglose y envío de cuadros de movimientos de personal
Anexos
9
16
25
31
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Manual de Procedimientos
Proceso: Registros y Movimientos de Personal
Versión 2
05-02-2015
INTRODUCCIÓN
El Departamento de Desarrollo Institucional de la ONSEC, en cumplimiento a sus funciones y
en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correcta administración de los recursos
humanos, ha actualizado el Manual de Procedimientos del Departamento de Registros y
Verificación de Acciones de Recursos Humanos, el cual es un documento técnico que contiene la
secuencia lógica del que hacer dentro del referido Departamento y la descripción de las
actividades que realiza el personal que lo integra.
El Manual de Procedimientos, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de
la Oficina; ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar del personal en la
Institución.

Este es un marco administrativo que detalla las actividades que de manera sistemática realiza
el personal de los Departamentos y Unidades de la Oficina.

Facilita el proceso de inducción al personal de nuevo ingreso a la Institución, ya que describe
en forma detallada las funciones que se desarrollan en cada puesto de trabajo.

Permite la evaluación y el control interno, así mismo facilita los procesos de auditoría interna
y externa de los puestos de trabajo.
El Manual incluye el desarrollo de cada procedimiento, los objetivos, puesto funcional,
descripción de actividades, el flujograma, asimismo se detallan en los anexos los documentos y
normas especificas del Departamento.
Dada la importancia del Manual de Procedimientos, se recomienda al personal del
Departamento la utilización del mismo, así como la revisión periódica de los procedimientos, para
fomentar la mejora continua de las funciones del Departamento de Registros y Verificación de
Acciones de Recursos Humanos, de la ONSEC y de la Administración Pública en general.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Manual de Procedimientos
Proceso: Registros y Movimientos de Personal
Versión 2
05-02-2015
1. BASE LEGAL DEL DEPARTAMENTO
Este Departamento fundamenta su gestión en las leyes y disposiciones siguientes:

Constitución Política de la República de Guatemala del 03 de junio de 1985.

Ley de Servicio Civil, Decreto 1748 del Congreso de la República; del 10 de mayo de 1968.

Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus reformas; Acuerdo Gubernativo No.18-98 del
15 de enero de 1998.

Ley de Salarios de la Administración Pública; decreto No.11-73 del Congreso de la República
del 02 de marzo de 1,973.

Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado; decreto número 63-88 del Congreso de la República
del 26 de octubre de 1988.

Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado; Acuerdo Gubernativo No.122088 del 30 de diciembre de 1988.

Acuerdo Gubernativo número 691-95 del 12 de diciembre de 1995, Reestructuración de la
Oficina Nacional de Servicio Civil.

Acuerdo Gubernativo 11-97 de fecha 11 de enero de 1997.

Resolución No. D-0890-2013, Aprobación Reglamento de la Estructura Interna, de los
Departamentos y Unidades de la Oficina, de fecha 24 de julio de 2013.
2. MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO
MISIÓN
Velar por la correcta aplicación de los principios, normas y procedimientos legales que rigen las
acciones de personal, registros de personal y la certificación de tiempo de servicio del personal
del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil
y su Reglamento, para ello debe eficientar la ejecución de los procesos aplicando nuestros
principios de responsabilidad, honestidad y prontitud.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Manual de Procedimientos
Proceso: Registros y Movimientos de Personal
Versión 2
05-02-2015
VISIÓN
Ser el ente normativo y fiscalizador de las acciones de personal que ejecutan los Ministerios y
Secretarias del Organismo Ejecutivo, Coadyuvando a la eficiencia del sistema de Servicio Civil y
a la descentralización del Estado, transfiriendo gradualmente las funciones técnicoadministrativos que le compete realizar al Departamento, a las Dependencias del Organismo
Ejecutivo, creando y propiciando delegaciones que capaciten, asesoren y fiscalicen las mismas
con responsabilidad y legalidad en los procesos.
3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO
GENERAL

Agilizar la ejecución de los procesos relacionados con el registro y control de las acciones de
personal del Organismo Ejecutivo, mediante la aplicación adecuada de las normas legales que
regulan la materia.
ESPECÍFICOS

Administrar permanentemente los movimientos de personal que se realizan en el Organismo
Ejecutivo, como base fundamental del Sistema Integrado de Administración de Recursos
Humanos
-SIARH-.

Administrar el sistema de registro de servidores públicos, con el fin de proporcionar en forma
inmediata y confiable la información que sea requerida.

Capacitar al personal de las Instituciones y/o Dependencias del Sector Público, en las áreas
que le competen al Departamento.

Desarrollar sistemas estadísticos confiables y oportunos que reflejen el comportamiento del
recurso humano en la Administración Pública, que coadyuve a la toma de decisiones.
4. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

Ejecutar los procedimientos de registro de recursos humanos y administrar eficientemente el
sistema de acciones de personal del Organismo Ejecutivo, mediante la adecuada aplicación de
las normas legales que lo regulan, a efecto de prestar un servicio oportuno y eficaz.

Administrar el sistema de información de movimiento de personal y extender Certificaciones
de Tiempo de Servicio de los servidores y ex servidores del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Manual de Procedimientos
Proceso: Registros y Movimientos de Personal
Versión 2
05-02-2015

Verificar que todas aquellas acciones que se derivan de la toma de posesión y entrega de
puestos de los servidores públicos del Organismo Ejecutivo se realicen conforme a la ley,
certificar nombramientos de los servicios por oposición y de los puestos cubiertos por el
Decreto 1485 del Congreso de la República, Capítulo de la Dignificación y Catalogación del
Magisterio Nacional.

Asesorar a las Instituciones del Organismo Ejecutivo en lo relacionado a acciones de
movimiento de personal, tales como: nombramientos, avisos de toma de posesión y entrega de
cargos entre otros.
Verificar que la información consignada en las Certificaciones de Tiempo de Servicio extendidas
antes del año dos mil sea correcta.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Manual de Procedimientos
Proceso: Registros y Movimientos de Personal
Versión 2
05-02-2015
5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO
El Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos, para el
cumplimiento de sus funciones se integra de la siguiente manera:
Jefatura
Sección de Control de
Acciones de Recursos
Humanos
Sección de Registros
de Recursos Humanos
Simbología
Centro de Autoridad y
Responsabilidad
Relación de línea
Relación de apoyo
=
=
Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional
Autorizado Por: Jefatura del Departamento de Registros y
Verificación de Acciones de Recursos Humanos.
Fecha: Febrero de 2015
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Identificación:
PR-RV-RMP-01
Versión:
2
No. de Folios:
7
DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y
VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS
HUMANOS
ENTREGA DE AVISOS DE TOMA DE POSESIÓN, ENTREGA DE
PUESTO Y CERTIFICACIONES DE NOMBRAMIENTO
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Sra. Oliva Elizabeth
Mejía Agustin
Licda. Julia Ebelin
Orellana
Licda. Sonia Eleonora
Cuevas Ruano
Licda. Patricia
Margarita García Futch
Analista de Control
de Acciones de
RRHH
Jefe del Departamento
de Registros y
Verificación de
Acciones de Recursos
Humanos
Jefe del Departamento de
Desarrollo Institucional
Director
ONSEC
Fecha:
Firma:
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Procedimiento: Entrega de avisos de toma de
posesión, entrega de puesto y certificación de
nombramiento
PR-RV-RMP-01
Versión 2
05-02-2015
Objetivo
Cumplir con lo establecido en la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, cuando un servidor
público toma posesión o entrega el puesto de trabajo de acuerdo a la normativa legal vigente.
Alcance
Revisar, aprobar y registrar los datos contenidos en el Formulario Único de Movimiento de
Personal, en relación a las acciones de personal que ejecuta el servidor público, durante su
relación laboral con el Estado y que deben presentar los documentos que las respaldan ante la
Oficina Nacional de Servicio Civil, haciéndolo por medio de representantes de las Instituciones.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos
2.
Analista de Control de Acciones de RRHH
3.
Encargado de Archivo y Cuadros de Movimiento
4.
Encargado de Envíos de Control de Acciones de RRHH
5.
Encargado de Ventanilla de Acciones de RRHH
6.
Secretaria de Jefatura
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:

Constitución Política de la República.

Ley de Servicio Civil y su Reglamento.

Digesto de la Administración de Personal del Sector Público.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Procedimiento: Entrega de avisos de toma de
posesión, entrega de puesto y certificación de
nombramiento
PR-RV-RMP-01
Versión 2
05-02-2015
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o
Unidad /
Puesto Funcional
Encargado de Ventanilla
de Acciones de RRHH
Jefe de Sección de Control
de Acciones de Recursos
Humanos
Analista de Control de
Acciones de RRHH
No.
Actividad
Tiempo
01
Recibe los paquetes de Formularios de Movimientos de Personal ver
Anexo RE-RV-09, provenientes de las distintas Instituciones del
Organismo Ejecutivo.
8 Minutos
02
Traslada y entrega los paquetes de Formularios de Movimientos de
Personal al Jefe de la Sección de Control de Acciones de Recursos
Humanos.
8 Minutos
03
Recibe los expedientes, clasifica los Formularios de Movimientos de
Personal en Avisos de Toma de Posesión, Avisos de Entrega y
Reingresos.
9 Minutos
04
Distribuye 40 expedientes nuevos diarios por Analista de Control de
Acciones de RRHH.
10 Minutos
05
Recibe los expedientes y analiza la documentación de cada uno, para
establecer si cumple con las disposiciones legales vigentes:
30 Minutos
¿Están correctos?
- Sí: Continúa paso 06.
- No: Emite boleta de rechazo especial y continúa paso 08 inciso.
Jefe de Sección de Control
de Acciones de Recursos
Humanos
06
Verifica en el sistema Guatenóminas ver Anexo RE-RV-04, la
información contenida en el Formulario Único de Movimientos de
Personal ver Anexo RE-RV-09, para su aprobación.
10 Minutos
07
Aprueba los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver
Anexo RE-RV-09 y los devuelve al Jefe de Sección.
10 Minutos
08
Recopila los expedientes distribuidos a los Técnicos Analista y
separa por Institución:
1Hora
¿Están aprobados?
- Sí: Continúa paso 09.
- No: Emite listados por Institución, los entrega a los delegados
quien firma de recibido y finaliza el procedimiento.
Encargado de Archivo y
Cuadros de Movimiento
09
Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver
Anexo RE-RV-09, los sella y los enumera.
15 Minutos
10
Separa los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver
Anexo RE-RV-09, y los devuelve al Analista de Control de Acciones
de RRHH que los trabajo para que los grave en el Sistema
correspondiente.
2 Horas
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Procedimiento: Entrega de avisos de toma de
posesión, entrega de puesto y certificación de
nombramiento
Departamento o
Unidad /
Puesto Funcional
PR-RV-RMP-01
Versión 2
05-02-2015
No.
Actividad
Tiempo
Analista de Control de
Acciones de RRHH
11
Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver
Anexo RE-RV-09, y graba la información en el Sistema File Master
ver Anexo RE-RV-05 o Telnet ver Anexo RE-RV-07, y los traslada
al Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos.
30 Minutos
Jefe de Sección de Control
de Acciones de Recursos
Humanos
12
Recibe los Formularios Únicos de Movimientos de Personal ver
Anexo RE-RV-09, los separa por Institución, imprime listados de
expedientes y se los traslada a la Secretaria de Departamento.
20 Minutos
Secretaria del
Departamento
13
Recibe, firma y sella de recibido la copia de los listado de
expedientes y los traslada al Encargado de Envíos de Control de
Acciones de RRHH.
20 Minutos
Encargado de Envíos de
Control de Acciones de
RRHH
14
Elabora el envío a las Dependencias del Estado y continua
Procedimiento PR-RV-RMP-03.
30 Minutos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 6 horas 20 minutos en periodos continuos, el mismo
se afecta cuando se traslada o se relaciona con otros órganos administrativos ya sean internos o externos y cuando la
papelería viene incompleta y existe duda en la información contenida en los expedientes.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Procedimiento: Entrega de avisos de toma de
posesión, entrega de puesto y certificación de
nombramiento
PR-RV-RMP-01
Versión 2
05-02-2015
b. Diagrama de flujo
Encargado de Ventanilla de Acciones
de RRHH
Inicio
Jefe de Sección de Control de
Acciones de Recursos Humanos
Analista de Control de Acciones de
RRHH
Recibe los expedientes, clasifica los
Formularios de Movimientos de
Personal en Avisos de Toma de
Posesión, Avisos de Entrega y
Reingresos
Recibe los expedientes y analiza la
documentación de cada uno, para
establecer si cumple con las
disposiciones legales vigentes
8 Minutos
Recibe los paquetes de Formularios
de Movimientos de Personal ver
Anexo RE-RV-08, provenientes de las
distintas Instituciones del Organismo
Ejecutivo
8 Minutos
Distribuye 40 expedientes nuevos
diarios por Analista de Control de
Acciones de RRHH
Traslada y entrega los paquetes de
Formularios de Movimientos de
Personal al Jefe de la Sección de
Control de Acciones de Recursos
Humanos
Recopila los expedientes distribuidos
a los Técnicos Analista y separa por
Institución
1 Minuto
Sí
Recibe los Formularios Únicos de
Movimientos de Personal ver Anexo
RE-RV-08, los sella y los enumera
¿Están
aprobados?
R08
15 Minutos
No
¿Están correctos?
Emite boleta de
rechazo especial y
continúa paso 08
inciso No.
10 Minutos
1 Hora
Encargado de Archivo y Cuadros de
Movimiento
No
Emite listados por Institución,
los entrega a los delegados
quien firma de recibido y
finaliza el procedimiento
Sí
R08
Verifica en el sistema Guatenóminas
ver Anexo RE-RV-04, la información
contenida en el Formulario Único de
Movimientos de Personal ver Anexo
RE-RV-08, para su aprobación
10 Minutos
Aprueba los Formularios Únicos de
Movimientos de Personal ver Anexo
RE-RV-08 y los devuelve al Jefe de
Sección
F
30 Minutos
Firma Acta de Ratificación y recibe la
contraseña del registro de su
expediente
Encargado de Desglose y Envío de
Documentos
Elabora el envío a las Dependencias
del Estado y continua Procedimiento
PR-RV-RMP-02
Recibe los Formularios Únicos de
Movimientos de Personal ver Anexo
RE-RV-08, los separa por Institución,
imprime listados de expedientes y
se los traslada a la Secretaria de
Departamento
20 Minutos
Secretaria de Departamento
30 Minutos
Fin del procedimiento
30 Minutos
9 Minutos
20 Minutos
Recibe, firma y sella de recibido la
copia de los listado de expedientes
y los traslada al Encargado de
Desglose y Envío de Documentos
Recibe los Formularios Únicos de
Movimientos de Personal ver Anexo
RE-RV-08, y graba la información en
el Sistema File Master ver Anexo
RE-RV-05 o Telnet ver Anexo RERV-06, y los traslada al Jefe de
Sección de Control de Acciones de
Recursos Humanos
20 Minutos
Observación: El procedimiento se realiza en
un tiempo promedio de 6 horas 20 minutos en
periodos continuos, el mismo se afecta cuando
se traslada o se relaciona con otros órganos
administrativos ya sean internos o externos y
cuando la papelería viene incompleta y existe
duda en la información contenida en los
expedientes
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Procedimiento: Entrega de avisos de toma de
posesión, entrega de puesto y certificación de
nombramiento
PR-RV-RMP-01
Versión 2
05-02-2015
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema Guatenóminas
RE-RV-04
Digital/papel
Sistema File Master
RE-RV-05
Digital
Sistema EXIMA
RE-RV-06
Digital
Sistema TELNET
RE-RV-07
Digital
Programa Base de Datos Sección de Archivo
RE-RV-08
Digital
d. Terminología
DESGLOSE: Separación de los autos judiciales de documentos unidos a los mismos a petición de
parte interesada, a su terminación, o antes por precisarlos para otros fines, dejando testimonio de los
mismos.
MOVIMIENTO DE PERSONAL: Consiste básicamente en que determinado tiempo, los empleados
"intercambian" sus puestos de trabajo y sus niveles jerárquicos, o interrumpen su relación laboral con la
Institución por diferentes acciones de personal durante su desempeño.
REINGRESO: Expediente revisado con anterioridad y rechazado a la Institución para correcciones.
FUMP: Formulario Único de Movimiento de Personal.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Procedimiento: Entrega de avisos de toma de
posesión, entrega de puesto y certificación de
nombramiento
PR-RV-RMP-01
Versión 2
05-02-2015
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-RV-01
Disposiciones legales e instrumentos utilizados
RE-RV-02
Glosario general de términos
RE-RV-03
Tabla de simbología de flujogramas
RE-RV-04
Sistema Guatenóminas
RE-RV-05
Sistema File Mater
RE-RV-06
Sistema EXIMA
RE-RV-07
Sistema TELNET
RE-RV-08
Programa Base de Datos Sección de Archivo
RE-RV-09
Formulario Único de Movimientos de Personal (FUM)
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Identificación:
PR-RV-RMP-02
Versión:
2
No. de Folios:
9
DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y
VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS
HUMANOS
EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Lic. Julio César
Fuentes Velásquez
Licda. Julia Ebelin
Orellana
Licda. Sonia Eleonora
Cuevas Ruano
Licda. Patricia
Margarita García Futch
Técnico
Comfrontador
Jefe del Departamento
de Registros y
Verificación de
Acciones de Recursos
Humanos
Jefe del Departamento de
Desarrollo Institucional
Director
ONSEC
Fecha:
Firma:
Página 16 de 43
Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-02
Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo
de servicio
Versión 2
05-02-2015
Objetivo
Emitir el Certificado de Tiempo de Servicio con información verídica sobre el tiempo de servicio
prestado por los servidores públicos y con ello cumplir la normativa legal vigente contenida en la
Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento.
Alcance
Investigar, analizar, calcular y certificar el tiempo de servicio laborado por los servidores y ex
servidores públicos del Estado, para emitir la Certificación de Tiempo de Servicio del periodo del
año 1,971 al año 1,999.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de RRHH
2.
Jefe de Sección de Registros de Recursos Humanos
3.
Técnico Investigador de Registros y Archivo de RRHH
4.
Técnico Confrontador
5.
Secretaria de Departamento
6.
Encargado de Ventanilla de Certificaciones de Tiempo de Servicio
Marco legal relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:

Constitución Política de la República de Guatemala.

Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento.

Ley de Servicio Civil y su Reglamento.

Digesto de la Administración Pública
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-02
Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo
de servicio
Versión 2
05-02-2015
a. Desarrollo del procedimiento
Departamento o
Unidad /
Puesto Funcional
Encargado de Ventanilla
de Tiempo de Servicio
Jefe de Sección de
Registros de Recursos
Humanos
Técnico Investigador de
Registros y Archivo de
RRHH
No.
Actividad
01
Recibe original y copia del formulario de Solicitud de Tiempo
de Servicio y verifica que los datos estén completos y que
coincidan con el DPI y carné del IGSS del Usuario.
5 Minutos
02
Sella de recibido y numera el original y copia de la solicitud de
tiempo de servicios.
2 Minutos
03
Elabora recibo de pago y le adjunta la boleta de depósito de
Q.16.50 más Q. 2.50 por hoja adicional por concepto de
emisión de la Certificación de Tiempo de Servicio, y le entrega
la copia del recibo como comprobante de pago al Usuario.
3 Minutos
04
Graba en el Sistema Correspondiente, la información del
formulario recibido.
3 Minutos
05
Genera reporte de solicitudes recibidas y entregadas durante el
día y elabora reporte de ingresos y lo traslada al Jefe de Sección
de Archivo y a la Unidad de Administración Financiera,
respectivamente.
25 Minutos
06
Recibe contra firma y lectura de numeración, reporte y
solicitudes de Certificaciones de Tiempo de Servicio ingresadas
y entregadas.
15 Minutos
07
Asigna las solicitudes en el Sistema y las distribuye físicamente
a los Técnicos Investigadores de Registros y Archivo de RRHH,
y elabora el listado de control respectivo según asignación.
25 Minutos
08
Recibe la solicitud de la Certificación de Tiempo de Servicio
para su investigación y verifica los datos de la persona.
5 Minutos
09
Inicia por medio de filtros, la búsqueda del trabajador en el
sistema Exima, completando su ubicación mediante la búsqueda
manual en los índices de control de pagos y en los tomos físicos
y cuando son catedráticos del Ministerio de Educación todo el
proceso es manual.
35 Minutos
Analiza la información obtenida y procede a transcribir los
datos o consignarlos según lo interpretado y entendido,
agregando también las observaciones que estime pertinentes.
25 Minutos
Genera la Certificación de Tiempo de Servicio y entrega la
original firmada y sellada al Jefe de Sección, y la descarga del
sistema correspondiente.
5 Minutos
10
11
Tiempo
Si es
catedrático: 2
horas o más
Si es
catedrático: 2
horas o más.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-02
Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo
de servicio
Versión 2
05-02-2015
Departamento o
Unidad /
Puesto Funcional
Jefe de Sección de
Registros de Recursos
Humanos
Técnico confrontador
No.
Actividad
Tiempo
12
Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio, y las traslada
al Técnico Confrontador.
10 Minutos
13
Recibe la Certificaciones de Tiempo de Servicio las ordena las
verifica que llene los requisitos correspondientes:
15 Minutos
¿Están correctas?
- Sí: Continúa Paso 14.
- No: Regresa al Paso 04, para que corrija en el Sistema los
datos.
14
Coteja uno por uno los datos consignados en la Certificación de
Tiempo de Servicio, confrontando los mismos en el sistema y
en los tomos físicos en casos necesarios, y verifica si están
correctos previo a autorización:
25 Minutos
Si es
catedrático: 2
horas o más.
¿Están correctas?
- Sí: Continúa Paso 15.
- No: Regresa al Paso 10, para que corrija los errores
señalados cometidos por el Técnico Investigador de
Registros y Archivo de RRHH.
Jefe de Sección de
Registros de Recursos
Humanos
15
Aprueba la Certificación de Tiempo de Servicio, la firma y la
traslada al Jefe de Sección, en forma física y la descarga del
Sistema correspondiente.
5 Minutos
16
Revisa la Certificación de Tiempo de Servicio, verificando los
datos generales y los criterios adoptados durante la
investigación y confrontación de la misma:
25 Minutos
Si es
catedrático: 45
Minutos o más.
¿Están correctas?
- Sí: Continúa Paso 17.
- No: Regresa al Paso 10, para que corrija los errores
señalados, el Técnico Investigador de Registros y Archivo
de RRHH.
17
Firma y sella las Certificaciones de Tiempo de Servicio, en la
casilla de supervisión, las descarga del Sistema correspondiente,
las anota en el libro autorizado para el efecto, y las traslada a la
Jefatura del Departamento. Llevando el registro y control de
entregas por género para elaborar los informes estadísticos
correspondientes.
30 minutos
Secretaria de
Departamento
18
Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio y las traslada
al Jefe del Departamento para firma y Visto Bueno.
10 Minutos
Jefe del Departamento
19
Comprueba la legalidad del documento, verifica sus puntos
esenciales y revisa la documentación adjunta que la acompaña
en caso necesario y verifica si están correctas.
5 Minutos
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-02
Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo
de servicio
Versión 2
05-02-2015
Departamento o
Unidad /
Puesto Funcional
No.
Actividad
Tiempo
¿Están correctas?
-
Sí: Continúa Paso 20.
No: Realiza los reparos correspondientes los anota y las
devuelve al Jefe de la Sección de Certificaciones de
Tiempo de Servicio y Regresa al Paso 16 para que repita el
procedimiento a partir del paso 10.
20
Oficializa la Certificación con firma y sello, la descarga del
Sistema correspondiente de control interno y se las traslada a la
Secretaria de Departamento.
5 Minutos
Secretaria de
Departamento
21
Recibe las Certificaciones de Tiempo de Servicio las revisa que
estén firmadas por el Jefe del Departamento y se las traslada al
Encargado de Ventanilla de Tiempo de Servicio.
15 Minutos
Encargado de Ventanilla
de Tiempo de Servicio
22
Recibe las certificaciones por medio de conocimiento las
archiva y queda a la espera a que se presente el interesado.
20 Minutos
23
Al presentarse el interesado, localiza la certificación en el
archivo, solicita contraseña o copia de la solicitud y verifica que
sea la persona legitimada para recibirla, de ser así, le requiere su
nombre, firma y fecha de recibido y luego procede a entregar la
certificación y regresa al paso 5 elaboración de informes.
5 Minutos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 5 horas 18 minutos en periodos continuos, los
tiempos también se amplían en los pasos 9, 10, 14 en 90 minutos y el paso 16, 20 minutos respectivamente, cuando son
catedráticos del Ministerio de Educación.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-02
Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo
de servicio
Versión 2
05-02-2015
b. Diagrama de flujo
Encargado de Ventanilla de Tiempo
de Servicio
Inicio
Recibe original y copia del formulario
de Solicitud de Tiempo de Servicio y
verifica que los datos estén completos
y que coincidan con el DPI y carné
del IGSS del Usuario
5 Minutos
Sella de recibido y numera el original y
copia de la solicitud de tiempo de
servicios
Jefe de la Sección de Registros de
Recursos Humanos
25 Minutos
Técnico Investigador de Registros y
Archivo de RRHH
25 Minutos
Recibe contra firma y lectura de
numeración, reporte y solicitudes de
Certificaciones de Tiempo de Servicio
ingresadas y entregadas
Recibe la solicitud de la Certificación
de Tiempo de Servicio para su
investigación y verifica los datos de la
persona
10 Minutos
15 Minutos
Inicia por medio de filtros, la búsqueda
del trabajador en el sistema Exima,
completando su ubicación mediante la
búsqueda manual en los índices de
control de pagos y en los tomos físicos
y cuando son catedráticos del
Ministerio de Educación todo el
proceso es manual
Asigna las solicitudes en el Sistema
y las distribuye físicamente a los
Técnicos Investigadores de Registros
y Archivo de RRHH, y elabora el
listado de control respectivo según
asignación
35 Minutos
2 Minutos
Elabora recibo de pago y le adjunta la
boleta de depósito de Q.16.50 más Q.
2.50 por hoja adicional por concepto
de emisión de la Certificación de
Tiempo de Servicio, y le entrega la
copia del recibo como comprobante de
pago al Usuario
R04
Recibe las Certificaciones de Tiempo
de Servicio, y las traslada al Técnico
Confrontador
5 Minutos
10 Minutos
Técnico Confrontador
3 Minutos
Genera reporte de solicitudes
recibidas y entregadas durante el día
y elabora reporte de ingresos y lo
traslada al Jefe de Sección de
Archivo y a la Unidad de
Administración Financiera,
respectivamente
Analiza la información obtenida y
procede a transcribir los datos o
consignarlos según lo interpretado y
entendido, agregando también las
observaciones que estime pertinentes
25 Minutos
3 Minutos
Graba en el Sistema Correspondiente,
la información del formulario recibido
R10
Recibe la Certificaciones de Tiempo
de Servicio las ordena las verifica
que llene los requisitos
correspondientes
Genera la Certificación de Tiempo
de Servicio y entrega la original
firmada y sellada al Jefe de
Sección, y la descarga del sistema
correspondiente
15 Minutos
¿Están correctas?
No
Regresa al Paso 04,
para que corrija en el
Sistema los datos
Sí
25 Minutos
R04
1
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-02
Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo
de servicio
Versión 2
05-02-2015
Jefe de Sección de Registros de
Recursos Humanos
Técnico Confrontador
R16
1
30 Minutos
Coteja uno por uno los datos
consignados en la Certificación de
Tiempo de Servicio, confrontando los
mismos en el sistema y en los tomos
físicos en casos necesarios, y verifica
si están correctos previo a
autorización
¿Están correctas?
Regresa al Paso 10, para que
corrija los errores señalados
cometidos por el Técnico
Investigador de Registros y
Archivo de RRHH
Comprueba la legalidad del
documento, verifica sus puntos
esenciales y revisa la documentación
adjunta que la acompaña en caso
necesario y verifica si están correctas
5 Minutos
Sí
No
Firma y sella las Certificaciones de
Tiempo de Servicio, en la casilla de
supervisión, las descarga del Sistema
correspondiente, las anota en el libro
autorizado para el efecto, y las
traslada a la Jefatura del
Departamento. Llevando el registro y
control de entregas por género para
elaborar los informes estadísticos
correspondientes
Sí
Aprueba la Certificación de Tiempo
de Servicio, la firma y la traslada al
Jefe de Sección, en forma física y
la descarga del Sistema
correspondiente
Encargado de Ventanilla de Tiempo
de Servicio
5 Minutos
No
R10
R10
Al presentarse el interesado, localiza
la certificación en el archivo, solicita
contraseña o copia de la solicitud
y verifica que sea la persona
legitimada para recibirla, de ser así,
le requiere su nombre, firma y fecha
de recibido y luego procede a
entregar la certificación y regresa
al paso 5 elaboración de informes
Jefe del Departamento
Regresa al Paso 10, para
que corrija los errores
señalados, el Técnico
Investigador de Registros
y Archivo de RRHH
No
20 Minutos
10 Minutos
25 Minutos
25 Minutos
Recibe las certificaciones por medio
de conocimiento las archiva y queda
a la espera a que se presente el
interesado
Recibe las Certificaciones de Tiempo
de Servicio y las traslada al Jefe del
Departamento para firma y Visto
Bueno
Revisa la Certificación de Tiempo de
Servicio, verificando los datos
generales y los criterios adoptados
durante la investigación y
confrontación de la misma
5 Minutos
25 Minutos
¿Están correctas?
Secretaria de Departamento
15 Minutos
Realiza los reparos
correspondientes los anota
y las devuelve al Jefe de la
Sección de Certificaciones
de Tiempo de Servicio y
Regresa al Paso 16 para
que repita el procedimiento
a partir del paso 10
R16
Secretaria de Departamento
Recibe las Certificaciones de Tiempo
de Servicio las revisa que estén
firmadas por el Jefe del
Departamento y se las traslada al
Encargado de Ventanilla de Tiempo
de Servicio
¿Están correctas?
Sí
Oficializa la Certificación con firma y
sello, la descarga del Sistema
correspondiente de control interno y
se las traslada a la Secretaria de
Departamento
5 Minutos
Observación: El procedimiento se realiza en
un tiempo promedio de 5 horas 18 minutos en
periodos continuos, los tiempos también se
amplían en los pasos 9, 10, 14 en 90 minutos
y el paso 16, 20 minutos respectivamente,
cuando son catedráticos del Ministerio de
Educación
Fin del procedimiento
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-02
Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo
de servicio
Versión 2
05-02-2015
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema Guatenóminas
RE-RV-04
Digital/papel
Sistema File Master
RE-RV-05
Digital
Sistema EXIMA
RE-RV-06
Digital
Sistema TELNET
RE-RV-07
Digital
Programa Base de Datos Sección de Archivo
RE-RV-08
Digital
d. Terminología
CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO: Es el documento que emite la Oficina de Servicio
Civil a los servidores públicos con la finalidad de saber si ya cumplieron el tiempo necesario para
adquirir los derechos que otorga la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su Reglamento cuando el
servidor tiene la finalidad de retirarse del servicio público.
MOVIMIENTO DE PERSONAL: Consiste básicamente en que determinado tiempo, los
empleados "intercambian" sus puestos de trabajo y sus niveles jerárquicos, o interrumpen su relación
laboral con la Institución por diferentes acciones de personal durante su desempeño.
REGISTRO: Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma
entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones
es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para
su búsqueda.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-02
Procedimiento: Emisión de certificación de tiempo
de servicio
Versión 2
05-02-2015
e. Listado de anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-RV-01
Disposiciones legales e instrumentos utilizados
RE-RV-02
Glosario general de términos
RE-RV-03
Tabla de simbología de flujogramas
RE-RV-04
Sistema Guatenomina
RE-RV-05
Sistema File Master
RE-RV-06
Sistema Exima
RE-RV-07
Sistema Telnet
RE-RV-08
Programa Base de Datos Sección de Archivo
RE-RV-09
Formulario único de movimientos de personal
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Identificación:
PR-RV-RMP-03
Versión:
2
No. de Folios:
6
DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y
VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS
HUMANOS
DESGLOSE Y ENVÍO DE CUADROS DE MOVIMIENTOS DE
PERSONAL
Nombre
Completo:
Puesto
funcional
que ocupa:
Elaborado por:
Revisado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Sra. Oliva Elizabeth
Mejía Agustin
Licda. Julia Ebelin
Orellana
Licda. Sonia Eleonora
Cuevas Ruano
Licda. Patricia
Margarita García Futch
Analista de Control
de Acciones de
RRHH
Jefe del Departamento
de Registros y
Verificación de
Acciones de Recursos
Humanos
Jefe del Departamento de
Desarrollo Institucional
Director
ONSEC
Fecha:
Firma:
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-03
Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de
movimientos de personal
Versión 2
05-02-2015
Objetivo
Enviar los expedientes que se encuentran en el área de envíos, así como su notificación a las Dependencias
del Organismo Ejecutivo.
Alcance
El procedimiento es de carácter interno y se refiere al desglose de los expedientes que de deben enviar y/o
notificarse a las Dependencias del Organismo Ejecutivo, ya con el análisis de las acciones de personal
realizadas dentro del mismo.
Personal y otros actores involucrados
1.
Jefe del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
2.
Encargado de Envíos de Control de Acciones de RRHH
3.
Encargado de Ventanilla de Acciones de RRHH
4.
Institución (Representante)
Marco Legal Relacionado
Este procedimiento fundamenta su gestión en las disposiciones siguientes:

Constitución Política de la República de Guatemala.

Ley de Servicio Civil y su Reglamento.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-03
Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de
movimientos de personal
Versión 2
05-02-2015
a. Desarrollo del Procedimiento
Departamento o
Unidad /
Puesto Funcional
Encargado de Envíos de
Control de Acciones de
RRHH
Jefe del Departamento
No.
Actividad
Tiempo
01
Recibe los expedientes y los clasifica por Ministerios, Secretarias u
otras Dependencias para cambiar el estatus del mismo en el Sistema
File Master ver Anexo RE-RV-05 o Telnet ver Anexo RE-RV-07,
según corresponda.
10 Minutos
02
Desglosa los Formularios de Movimientos de Personal ver Anexo
RE-RV-09, así una copia para la Dependencia y la otra para el
archivo del Departamento y graba la acción de envió en el Sistema
correspondiente.
25 Minutos
03
Elabora los oficios con el detalle de las copias de los formularios
adjuntos para cada Dependencia y los traslada al Jefe del
Departamento.
20 Minutos
04
Recibe los oficios con conocimientos y revisa los expedientes:
5 Minutos
¿Están correctos?
- Sí: Continúa Paso 05.
- No: Regresa al paso 03, para que corrija los oficio, las veces que
se considere necesario, hasta que este correcto adjuntando
siempre el documento que se corrigió.
Encargado de Ventanilla
de Acciones de RRHH
Institución
05
Firma los oficios y se los traslada al Encargado de Atención e
Información a Usuarios con los expedientes adjuntos.
5 Minutos
06
Recibe los oficios firmados con los expedientes adjuntos y los
clasifica por Institución y arma los paquetes.
40 Minutos
07
Contacta al Representante de la Institución y le informa que puede
recoger los paquetes de expedientes con los oficios emitidos por el
Departamento.
5 Minutos
08
Recoge los expedientes con los oficios emitidos conforme listado los
verifica y firma de recibido.
5 Minutos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Observación: El procedimiento se realiza en un tiempo promedio de 1 hora 55 minutos en periodos continuos, el mismo
se afecta cuando se traslada o se relaciona con otros órganos administrativos ya sean internos o externos y cuando la
papelería viene incompleta y existe duda en la información contenida en los expedientes.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-03
Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de
movimientos de personal
Versión 2
05-02-2015
b. Diagrama de Flujo
Jefe del Departamento
Encargado de Envíos de Control de
Acciones de RRHH
Inicio
Encargado de Ventanilla de Acciones
de Recursos Humanos
20 Minutos
Recibe los oficios con conocimientos
y revisa los expedientes
Recibe los oficios firmados con los
expedientes adjuntos y los clasifica
por Institución y arma los paquetes
5 Minutos
Recibe los expedientes y los clasifica
por Ministerios, Secretarias u otras
Dependencias para cambiar el
estatus del mismo en el Sistema
File Master ver Anexo RE-RV-05 o
Telnet ver Anexo RE-RV-07, según
corresponda
¿Están correctos?
R03
25 Minutos
Elabora los oficios con el detalle de
las copias de los formularios
adjuntos para cada Dependencia
y los traslada al Jefe del
Departamento
Observación: El procedimiento se realiza en
un tiempo promedio de 1 hora 55 minutos en
periodos continuos, el mismo se afecta cuando
se traslada o se relaciona con otros órganos
administrativos ya sean internos o externos y
cuando la papelería viene incompleta y existe
duda en la información contenida en los
expedientes
40 Minutos
Regresa al paso 03, para
que corrija los oficio, las
veces que se considere
necesario, hasta que este
correcto adjuntando siempre
el documento que se
corrigió
10 Minutos
Desglosa los Formularios de
Movimientos de Personal ver Anexo
RE-RV-09, así una copia para la
Dependencia y la otra para el archivo
del Departamento y graba la acción
de envió en el Sistema
correspondiente
No
Contacta al Representante de la
Institución y le informa que puede
recoger los paquetes de expedientes
con los oficios emitidos por el
Departamento
R03
Sí
Firma los oficios y se los traslada
al Encargado de Atención e
Información a Usuarios con los
expedientes adjuntos
5 Minutos
5 Minutos
Institución
Recoge los expedientes con los
oficios emitidos conforme listado
los verifica y firma de recibido
5 Minutos
Fin del procedimiento
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-03
Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de
movimientos de personal
Versión 2
05-02-2015
c. Registros
Nombre del Registro
Tipo de Registro (papel/electrónico)
Sistema Guatenóminas
RE-RV-04
Digital/papel
Sistema File Master
RE-RV-05
Digital
Sistema EXIMA
RE-RV-06
Digital
Sistema TELNET
RE-RV-07
Digital
Programa Base de Datos Sección de Archivo
RE-RV-08
Digital
d. Terminología
DESGLOSE: Separación de los autos judiciales de documentos unidos a los mismos a petición de parte
interesada, a su terminación, o antes por precisarlos para otros fines, dejando testimonio de los mismos.
MOVIMIENTO DE PERSONAL: Consiste básicamente en que determinado tiempo, los empleados
"intercambian" sus puestos de trabajo y sus niveles jerárquicos, o interrumpen su relación laboral con la
Institución por diferentes acciones de personal durante su desempeño.
REGISTRO: Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma entidad. Se le
asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como
índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
PR-RV-RMP-03
Procedimiento: Desglose y envío de cuadros de
movimientos de personal
Versión 2
05-02-2015
e. Listado de Anexos
Tipo de Anexo:
Formatos / Formularios;
Instructivo / Guías;
Documento General.
Identificación del
Anexo
Nombre del Anexo
RE-RV-01
Disposiciones legales e instrumentos utilizados
RE-RV-02
Glosario general de términos
RE-RV-03
Tabla de simbología de flujogramas
RE-RV-04
Sistema Guatenóminas
RE-RV-05
Sistema File Mater
RE-RV-06
Sistema EXIMA
RE-RV-07
Sistema TELNET
RE-RV-08
Programa Base de Datos Sección de Archivo
RE-RV-09
Formulario Único de Movimientos de Personal (FUM)
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Identificación:
MA-RV-RMP-01
Versión:
2
No. de Folios:
13
DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y
VERIFICACIÓN DE ACCIONES DE RECURSOS
HUMANOS
ANEXOS GENERALES
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Anexos Generales
Versión 1
05-02-2015
DISPOSICIONES LEGALES E
INSTRUMENTOS UTILIZADOS
RE-RV-01

Constitución Política de la República de Guatemala

Digesto de la Administración de Personal del Sector Público

Documentos internos elaborados en la Oficina (oficios, providencias, otros)

Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su reglamento

Ley de Servicio Civil y su reglamento

Manual de Especificaciones de Clases de Puestos del Organismo Ejecutivo, modificado según
Resolución D-97-89 de 1997

Decreto número 1485, Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio Nacional

Manual de Bases Técnicas, listado de Especificaciones Docentes

Escala de Salarios

Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de la República,
Acuerdos de Dirección, etc.)

Manuales de Organización del Departamento

Manuales de Procedimientos del Departamento

Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo entre ONSEC y SONSEC

Políticas y Procedimientos sobre Administración de Recursos Humanos

Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala

Historial legal de la Oficina
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Anexos Generales
Versión 1
05-02-2015
GLOSARIO GENERAL DE TÉRMINOS
RE-RV-02
ASCENSO: Acto por el cual un servidor público es designado para desempeñar un puesto de grado
o clase superior, con la aprobación de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
AUTORIDAD NOMINADORA: Funcionario público con la facultad legal para ejecutar las
acciones de personal.
AVISO DE ENTREGA: Documento por medio del cual se informa a las oficinas autorizadoras de
salarios, de la interrupción laboral de un servidor en el desempeño de un puesto, sea esta en forma
temporal o definitiva, como consecuencia genera una suspensión del pago de salarios.
AVISO DE TOMA DE POSESION: Documento por medio del cual se informa a las oficinas
autorizadoras de salarios sobre las diferentes altas que se producen en la Administración Pública,
como producto de las acciones de personal.
CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO: Documento de carácter legal en el cual consta
el periodo laborado por un servidor público, así como los puestos desempeñados, salarios
devengados y contribución al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, que puede ser
extendida por la Contraloría General de Cuentas, Dirección de Contabilidad del Estado y la Oficina
Nacional de Servicio Civil.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS: Es una descripción escrita que contiene las tareas, deberes,
responsabilidades y especificaciones de un puesto de trabajo, esta herramienta administrativa es
utilizada como un medio para seleccionar y orientar a los empleados en la realización de sus
actividades.
DIGESTO: Documento que contiene una serie de leyes y disposiciones que regulan la
administración de recursos humanos en la Administración Pública.
ESCALA DE SALARIOS: Instrumento que contiene la asignación salarial de las clases de puestos
comprendidas en el plan de clasificación de puestos, así como los salarios iníciales y otras
asignaciones de todos los puestos con cargo a los renglones presupuestarios 011 “Personal
Permanente”, 021 “Personal Supernumerario” y 022 “Personal por Contrato”, del Organismo
Ejecutivo que regularán durante un periodo determinado.
FORMULARIO DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL: Documento mediante el cual se
registran y tramitan las acciones de personal que se realizan en el Organismo Ejecutivo.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Anexos Generales
Versión 1
05-02-2015
INTERINATO: Acción de desempeñar un puesto en forma temporal en la Administración Pública
con el objeto de sustituir a un empleado regular que, por motivo de enfermedad, licencia u otra
causa, sea objeto se suspensión temporal de su relación laboral.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Documento que contiene información detallada referente a los
antecedentes, legislación, funciones, estructura y atribuciones tanto de la organización global como
de sus unidades administrativas y puesto que la conforman. Asimismo se contempla lo relativo a
niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación y
coordinación y los organigramas de la Institución y del Departamento y/o Unidad administrativa.
NOMBRAMEINTO: Acto Administrativo de concesión de status de empleado o servidor público a
una persona natural, por medio de un Acuerdo o Nombramiento expedido por una Autoridad
Nominadora; es decir, la acción a través de la cual se formaliza el inicio o cambio de una relación
laboral entre un trabajador y el patrono que es el Estado.
NOMINA DE SALARIOS: Documento que registra los salarios que devengan mensualmente los
servidores públicos, por dependencia administrativa.
PERMUTA: Es el cambio voluntario entre dos servidores públicos que desempeñan puestos de
igual clase, especialidad e igual salario, en la misma o distinta Unidad Administrativa, en igual o
diferente localización geográfica.
PLANTILLA: Forma RV-600 utilizada para la investigación de datos de tiempo de servicio.
PUESTO: Conjunto de deberes y responsabilidades asignados por la Autoridad competente, que
requieren el empleo de una persona durante una jornada completa o parcial de trabajo. Tales deberes
existen independientemente de que el puesto este ocupado o no y de ahí que existen puestos
vacantes.
REINGRESO: Acción de personal mediante la cual una personal vuelve a prestar sus servicios con
el Estado, después de haber interrumpido su relación laboral.
SERVICIO EXENTO: Comprende puestos cuyas funciones son consideradas de confianza y que
son de libre nombramiento y remoción. No está sujeto a las disposiciones contenidas en la Ley de
Servicio Civil.
SERVIDOR PÚBLICO: Es la persona individual que ocupa un puesto al servicio del Estado en la
Entidades o Dependencias del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su
Reglamento en virtud de nombramiento o contrato expedidos de conformidad con las disposiciones
legales por el cual queda obligada a prestar sus servicios o ejecutar una obra continuada del
representante de la Dependencia, Entidad o Institución donde presta sus servicios y bajo la
subordinación inmediata del Funcionario o su representante.
SINASIP: Sistema Nacional de Información de Servidores Públicos.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Anexos Generales
Versión 1
05-02-2015
SUSPENSIÓN: Separación temporal de un servidor en el puesto que desempeña, con o sin goce de
salario, ya sea como medida disciplinaria o por causa justificada.
TRASLADO: Es la acción de personal por medio de la cual un servidor público pasa a ocupar un
puesto de igual clase o categoría, en la misma o distinta Unidad Administrativa, en igual o diferente
localización geográfica. El traslado puede ser solicitado por el interesado o bien acordado por la
Autoridad Nominadora correspondiente.
TOMA DE POSESIÓN: Acto formal, personal e indelegable, por medio del cual una persona
asume el puesto para el que ha sido nombrada por la Autoridad Nominadora correspondiente. Dicho
acto requiere que se facciones y suscriba el acta de rigor, la cual formaliza el inicio de la relación
laboral con el Estado, otorgándole a la persona nombrada la autoridad, derechos, obligaciones y
responsabilidades inherentes al puesto.
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Anexos Generales
Versión 1
05-02-2015
TABLA DE SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMAS
RE-RV-03
SIMBOLO
NOMBRE
INICIO O FIN
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Indica el inicio o fin del
diagrama.
Puede
identificar a una unidad
administrativa o persona.
Se utiliza cuando existe una
actividad efectuada por
el personal en estudio.
Es
DECISIÓN O
ALTERNATIVA
ALMACENAMIENTO
TEMPORAL O
PERMANENTE
DOCUMENTO
CONECTOR O
ENLACE DE UNA
PARTE DEL
DIAGRAMA A
OTRA
CONECTOR DE
PÁGINA
utilizada dentro del
procedimiento cuando un
puesto debe hacer una
decisión
dentro
del
mismo
Dentro del procedimiento es
utilizado para indicar un
archivo
temporal
o
permanente
Representa
cualquier
documento generado o
utilizado dentro del
procedimiento
Indica la relación
o
continuidad del diagrama
en otra parte del mismo
Conecta hacia otra página
diferente en la cual
continua el diagrama de
flujo del proceso
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Anexos Generales
Versión 1
05-02-2015
SISTEMA GUATENÓMINAS
RE-RV-04
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Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
MA-RV-RMP-01
Anexos Generales
Versión 1
05-02-2015
Sistema FILE MASTER
RE-RV-05
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Anexos Generales
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SISTEMA EXIMA
RE-RV-06
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Anexos Generales
Versión 1
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SISTEMA TELNET
RE-RV-07
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Anexos Generales
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PROGRAMA BASE DE DATOS
SECCION DE ARCHIVO
RE-RV-08
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Anexos Generales
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FORMULARIO ÚNICO DE MOVIMIENTO
DE PERSONAL
RE-RV-09
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Anexos Generales
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