Indexación de Documentos - Universidad Autónoma de Yucatán

Indexación de Documentos
DES
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE YUCATÁN
CONTENIDO
Indexación de Documentos en DES ............................................................................................................. 2
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INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN DES
Después de haber iniciado sesión con su usuario del Dominio INET en la computadora
que tenga asignada en su dependencia de adscripción.
NOTA: revisar la conexión a internet.
1. Para ingresar a la aplicación solo deberá hacer doble clic sobre el
icono de OnBase.
Este lo podrá encontrar en:


El escritorio de su equipo.
o Importante: Solo si su explorador predeterminado es Internet
Explorer.
En la barra de favoritos de Internet Explorer.
Nota:


De
no
encontrar
el
icono
deberá
ingresar
a
la
página:
http://www.onbase.uady.mx/Appnet
OnBase es compatible con Internet Explorer 9, 10 y 11 para equipos de 32 y 64
bits.
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2. Al ingresar se desplegará la siguiente pantalla:
3. Después, entrar a la sección “Recuperación de Documentos”, a continuación se
desplegará un menú, seleccionar la opción “Indexación”.
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4. Se desplegará la siguiente ventana:
5. En la sección “Seleccione una cola”, elegiremos el estado en el que se encuentre
el lote a indexar.
a. Esperando Indexación – Awaiting Index
Para los lotes que fueron digitalizados previamente pero no se ha
realizado ninguna indexación.
b. Indexación en curso – Index in Progress
Para los lotes que se haya iniciado la indexación
Nota. En la siguiente guía trabajaremos con Indexación en curso.
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6. En la sección derecha se desplegarán los lotes disponibles de acuerdo al estado
del lote que hayamos elegido previamente. (En caso de duda revisar paso 5).
7. Después seleccionamos el lote a indexar y hacemos clic derecho sobre él, nos
desplegara un menú elegimos la opción Indexar Documentos.
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8. En la sección derecha (cuadro rojo) se desplegará la primera imagen sin indexar
del lote y en la sección izquierda (cuadro azul) las opciones para indexar la
imagen.
Nota: Si la imagen no se encuentra en una posición correcta para su lectura podremos
girarla hasta dejarla en la posición deseada.
9. Se procede a escribir la matrícula.
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10. Se da TAB y aparecerán los datos del alumno.
11. Se da clic en el candado de la matrícula para cerrarlo y que los datos no se
pierdan.
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Nota: Para llenar manualmente el campo E-Año, debe desglosar totalmente la
pantalla (flecha azul), para poder ver el campo.
En caso de que su dependencia utilice alguno de los siguientes tipos de
documentos.
El dato que debe llevar será correspondiente al ciclo escolar. Ejemplo: si
ingresó en el periodo 1 (agosto) o 2 (enero) del ciclo escolar 2015-2016 el
número será 2015:

Hoja Estadística Primer Ingreso

Hoja Estadística Reingreso

Horario Impreso SICEI

Horario SIFE

Horario SII

Horario Propuesto y Validado

Kárdex
Todo lo relacionado con los tipos de documentos mencionados abajo
deberá llevar el año en que fue realizado:

Pagos

Exención Pago

Derecho de Certificación de Documentos
NOTA: Si el año no aparece en el archivo a digitalizar o esta borroso, revisar el
documento original para corroborar datos.
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12. Seleccionar el Tipo de Documento
a. En la sección izquierda, elegiremos primero el tipo de documento, por
default esta seleccionado el tipo de Pre-indexado, hacer clic en la flecha
(cuadro rojo).
b. Aparecerán los diferentes tipos de documentos disponibles, elegir el que
está relacionado con la imagen.
Nota: De NO encontrar el tipo de documento relacionado a la imagen deberá en el
Sistema de Atención a Usuarios OnBase a través de la página
(http://www.recursosonbase.uady.mx/ ), en la sección de contacto dar clic en generar
incidente, (Tiempo aproximado de atención: 1 día).
Podrá continuar indexando las demás imágenes (saltando el documento NO encontrado)
en lo que el tipo de documento está disponible en el Sistema OnBase.
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c. Si el alumno únicamente tiene un registro en la Universidad, se llenaran
automáticamente los campos.
d. De lo contrario se desplegara una ventana con todos los registros del
alumno.
e. Deberá elegir el conjunto de datos que corresponda a su Dependencia y
al Plan de estudios del expediente en cuestión.
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IMPORTANTE: si el status del alumno es incorrecto (por ejemplo que marque activo,
pero se dio de baja) revisar en SICEI.
13. Después de haber llenados los campos que se relacionaran con el documento
debemos hacer clic sobre la opción Indexar.
14. De manera automática nos mostrará la siguiente imagen a indexar.
a. Si la imagen es otra página del mismo documento debemos seleccionar la
opción Adjuntar página.
b. Si la imagen que nos aparece no pertenece a ningún documento la
eliminaremos seleccionando la opción Eliminar página
c. Nos presentará el siguiente mensaje, dar clic en aceptar:
d. Si la siguiente imagen que aparece pertenece a la misma persona, pero es un
documento diferente (no pertenece a la parte de atrás del documento
anterior), seguir los pasos 12, 13 y 14 (si se presenta el caso).
e. Si la imagen siguiente es de una persona diferente a la anterior, abrir todos
los candados, haciendo clic en el primero de ellos.
Seguir los pasos del 8 al 14 nuevamente.
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15. Al terminar de indexar, es decir, todos los documentos del lote han sido
indexados:
i. la ventana quedará de la siguiente manera:
ii. aparecerá una ventana con el siguiente mensaje:
iii. dar clic en aceptar y la ventana quedara en blanco. Se procede a
comenzar un nuevo lote. (ver apartado 5).
16. Si debemos interrumpir la indexación lo podremos realizar seleccionado la
opción Detener Indexación
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IMPORTANTE: SI SE VA A DETENER POR UN TIEMPO O SE TERMINO EL
HORARIO LABORAL Y CONTINUARÁ AL DÍA SIGUIENTE DAR CLIC EN
EL ICONO CERRAR SESIÓN.
i.
Este se localiza en el lado superior derecho de la pantalla:
ii.
La pantalla quedará de la siguiente manera, después de eso, podrá
cerrarla y proceder a apagar su equipo.
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