gestion de la base de datos

GESTION DE LA BASE DE DATOS
Manual de usuario
Versión 1.1
La Solución: Manual del usuario.
Gestión de la Base de Datos
Gestión de la Base de Datos: ............................................................................................ 4
Ver solo la ubicación actual.......................................................................................... 4
Comprobar y reparar Datos. ......................................................................................... 5
Conectar a una base de datos existente......................................................................... 5
Crear una nueva base de datos. ..................................................................................... 6
Borrar todos los datos. .................................................................................................. 7
Copia de seguridad: ...................................................................................................... 7
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Gestión de la Base de Datos
Gestión de la Base de Datos:
En todo programa CRM es muy importante tener localizado donde está
guardada la base de datos.
Este manual nos va a enseñar a localizar nuestra base de datos, repararla,
conectarnos a una base de datos existente, crear una nueva base de datos,
borrar los datos y a hacer copias de seguridad.
Lo primero que tenemos que hacer es poder abrir el menú de Gestión de la
Base de Datos.
En la barra de menús principal y sobre el menú Herramientas elegimos el
submenú Gestión de la Base de Datos.
Se abre una ventana con distintas opciones.
Ver solo la ubicación actual.
Cuando activamos esta opción vemos donde está ubicada nuestra base de
datos.
En la parte derecha de nuestra ventana nos indica el nombre de la base de
datos y su ubicación. También nos dice que se guarda en esta misma y nos
recomienda hacer regularmente copias de seguridad. Es importante saber
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donde esta ubicada nuestra base de datos pues luego nos va a hacer falta para
buscar documentos y plantillas creados.
Comprobar y reparar Datos.
En el caso que detectemos que hay incoherencias en la base de datos podemos
realizar una comprobación de los mismos.
Señalamos la casilla de opción Comprobar y reparar Datos. Aceptamos en la
casilla de verificación Aplicar. Aparece un cuadro con las posibles incoherencias
que se han encontrado: Tablas que no se usan, datos inconexos, etc.
Señalamos los elementos que no queremos y aceptamos. Tiene que aparecer
un cuadro de dialogo que nos indica que se ha realizado la operación.
Aceptamos. Reiniciamos La Solución para que los cambios se realicen.
Conectar a una base de datos existente.
Cuando queremos trabajar en equipo tenemos que compartir los datos, para
esto es necesario que todos se conecten a la misma base datos. Es importante
que nuestra base de datos se aloje en un ordenador o mejor un servidor, donde
se puedan conectar los usuarios de La Solución y crear en el mismo una
carpeta compartida. Para conectarnos escogemos el botón de opción Conectar
a una Base de Datos existente.
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Se abre el árbol de archivos. Solo tenemos que buscar nuestra base de datos y
conectarnos a ella. Es necesario reiniciar el programa. Recordamos que por
defecto la base de datos se crea en C:\Soldb\. También en la parte
derecha bajo el titulo Ubicación: aparece la ruta completa de nuestra base de
datos.
Crear una nueva base de datos.
Puede que queramos crear una nueva base de datos. Activamos la casilla de
opción Crear una nueva base de datos. Aceptamos en Aplicar. Aparece una
ventana activamos Cambiar Ubicación y aceptamos.
Volvemos a abrir el programa y tiene que aparecer la ventana de aviso del
programa de inicio, el que nos apareció la primera vez que instalamos el
programa. Aceptamos en Entendido y en Aplicar. Si nos fijamos a la derecha
vemos que nos va a crear una nueva base de datos y en que ubicación. Creará
la nueva base de datos y nos pedirá cerrar La Solución. Volvemos a abrir La
Solución, creamos un nuevo gestor y ya tenemos nuestra nueva base de datos
creada.
No podremos crear una nueva base de datos en el mismo lugar donde ya
tenemos una creada anteriormente. El programa no lo va a permitir.
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Borrar todos los datos.
Si queremos restaurar nuestra base de datos al estado inicial de perfil básico,
que por defecto viene con la aplicación, usaremos esta opción. Esta acción
borra los datos y el perfil que hayamos creado, se perderán todos los cambios.
Por seguridad se habilitará la casilla de verificación Hacer copia de seguridad
antes de aplicar cambios. Aceptamos y volvemos a abrir La Solución, creamos
un nuevo gestor y ya tenemos nuestra base como nueva.
Copia de seguridad:
Si queremos realizar una copia de seguridad de nuestros datos y perfiles La
Solución permite realizarla de forma sencilla.
Para hacer una copia de seguridad en Herramientas >Gestión de la base de
datos activamos la casilla de verificación Hacer copia de seguridad antes de
aplicar cambios. Esta casilla no está disponible en el modo Conectar a una base
de Datos existente ni en Crear una nueva base de datos.
Al lanzar la acción se crea una carpeta llamada CambiosBkup dentro de la
carpeta que contiene nuestra base da datos.
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Podemos seguir los cambios que hacemos en nuestra base de datos a través de
las distintas copias de seguridad pues esta contiene como hemos los datos y los
perfiles que en ese momento tiene La Solución. Para reconocer, en cada
momento, a que archivo nos referimos cada vez que se crea una copia de
seguridad se le da un nombre, consistente en el nombre de la base de datos
mas la fecha y la hora en que se ha hecho la copia de seguridad. Por lo tanto,
para buscar copias guardadas, nos fijamos en los primeros números que
corresponden a la fecha en formato ddmmaaa y la hora.
Dentro de la carpeta encontramos la base de datos y el perfil que teníamos en
el momento de hacer la copia de seguridad
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