matriz procedimiento 002 mejora continua

SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES
NIT 112005101032010
Formato de Procedimiento
AUDITORIA INTERNA
P002-MJ Versión: 2
Proceso de Mejora Continua
Procedimiento de Control de Documentos y Registros
PROCESO: MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO: AUDITORIA INTERNA
Objetivo del Procedimiento:
Planificar, implementar y ejecutar las auditorías internas al SIG, para
determinar en este el cumplimiento de los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008,
14001:2004 y 27001:2005, y OHSAS 18001:2007, así como la eficacia, eficiencia y efectividad.
Proceso /Procedimiento Proveedor
Todos los procesos que conforman la Empresa
Didáctica SDIP S.A.S
y la Gerencia son los
proveedores dentro de la organización.
Proceso /Procedimiento Cliente
Los Clientes finales son los procesos que
conforman la Empresa Didáctica SDIP S.A.S y
la Gerencia, ya que se detectarán las
debilidades y fortalezas que existen dentro de
cada proceso para implementar acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Entradas:
Identificación de las falencias y fortalezas
presentadas por cada área
- Personal idóneo para la ejecución de las
auditorias
- Conocimiento de la Norma Internacional
ISO19011(Directrices para la Auditoria de
Sistemas de Gestión)
Salidas:
- Implementación
de
acciones
correctivas, preventivas y de mejora
que permita el fortalecimiento de la
Empresa Didáctica SDIP S.A.S
- Informe general con los hallazgos
detectados y conclusiones obtenidas
dentro de la auditoría interna
Indicadores:
# de Auditorías realizadas____
Porcentaje de áreas auditadas
Responsables del Procedimiento:
Asesora de Mejora Continua, Gerentes de la
Empresa Didáctica SDIP S.A.S, Equipo de
Asesores de Calidad de cada una de las
Oficinas de la Empresa Didáctica SDIP S.A.S
# de Procesos corregidos_____________
Nivel de aceptación a la Auditoría Interna
Elaboro:
Proceso: Mejora Continua
Reviso
Gerentes Tutoras
Aprobó
Gerentes tutoras
SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES
NIT 112005101032010
Formato de Procedimiento
AUDITORIA INTERNA
P002-MJ Versión: 2
Proceso de Mejora Continua
Procedimiento de Control de Documentos y Registros
FLUJOGRAMA AUDITORIA INTERNA
Elaboro:
Proceso: Mejora Continua
Reviso
Gerentes Tutoras
Aprobó
Gerentes tutoras
SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES
NIT 112005101032010
Formato de Procedimiento
AUDITORIA INTERNA
P002-MJ Versión: 2
Proceso de Mejora Continua
Procedimiento de Control de Documentos y Registros
CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO OO2 MEJORA CONTINUA
SDIP S.A.S SISTEMAS DE INFORACIÓN PARA PYMES
112005101032010
NIT
FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Código: F004-P001-MJ Versión: 1
Proceso de Mejora Continua
Procedimiento de Control de Documentos y Registros
OBJETIVO
ALCANCE
LÍDER
PROVEEDOR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA
Planificar, implementar y ejecutar las auditorías internas al SIG, para determinar en este el cumplimiento de los requisitos de las
normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, 14001:2004 y 27001:2005, y OHSAS 18001:2007, así como la eficacia, eficiencia y
efectividad.
Elaborar programa de auditoria hasta realizar seguimiento de las mismas.
Líder de Mejora continua
INSUMO /ENTRADA
SUBPROCESO
CLIENTE
Elaborar el programa de auditoria
Programa auditoria
Gerencia
Programa auditoria
Aprobación
Aprobación programa
auditoria
Líder de mejora continua
Líder de mejora continua
Programa auditoria y
formatos que utilizaran en
esta,
Comunicar programa a equipo
auditor.
Acta de reunión
Gerencia y Líder de mejora
continua
Líder de mejora continua
Programa auditoria y
formatos que utilizaran en
esta,
Ejecutar auditoria según programa
estipulado
Informes de
auditorias por
oficinas.
Líder de mejora continua
Consolidar informes auditorias
Informe general
auditorias SDIP SAS
Líder de mejora continua
Presentar informe trimestral
auditorías internas.
Informe general
auditorias
Gerencia
Realizar seguimiento de auditorías.
Informe general cierre Gerencia
de no conformidades.
Líder de mejora continua
Planeación auditorias
trimestre actual.
PRODUCTO
P
Gerencia
Auditores Líderes
H
Informe auditoria y acciones
correctivas.
Líder de mejora continua
Informe general auditorias
SDIP SAS
Líder y coordinadores de
mejora continua
Verificación auditoria.
Elaboro:
Proceso: Mejora Continua
V
A
Reviso
Gerentes Tutoras
Aprobó
Gerentes tutoras
SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES
NIT 112005101032010
Formato de Procedimiento
AUDITORIA INTERNA
P002-MJ Versión: 2
Proceso de Mejora Continua
Procedimiento de Control de Documentos y Registros
RECURSOS
HUMANOS
Gerencia, Líder de área de proceso, coordinadores y asesores
mejora continua.
FISICOS
Instalaciones de la organización,
Computadores.
TECNOLOGICOS
Archivo de formaros por áreas.
INDICADORES DE GESTION
# de Auditorías realizadas____
Porcentaje de áreas auditadas
# de Procesos corregidos_____________
Nivel de aceptación a la Auditoría Interna
FORMATOS
Formato programa de auditoria, lista de chequeo auditoria,
evaluación auditores internos.
RIESGOS
*Deficiencia en la formación personal. *Deficiencia en el desempeño Laboral. *Poco
control en la documentación y procedimientos según la norma. * No realizar seguimiento
en los procedimientos del área.
MATRIZ PROCEDIMIENTO 002 MEJORA CONTINUA
SDIP S.A.S SISTEMAS DE INFORACIÓN PARA PYMES
NIT 112005101032010
FORMATO DE MATRIZ DE PROCESOS
Código: F011-P001-MJ Versión: 1
Proceso de Mejora Continua
Procedimiento de Control de Documentos y Registro
1
2
3
ACTIVIDAD
Elaborar y presentar el
programa nacional de
auditorías
DESCRIPCION
Diligenciar el formato F001-P001-GEC y
presentar para la aprobación del
representante de la Dirección el programa
nacional de auditorías del SIG.
RESPONSABLE
Responsables Proceso
Gestión de Evaluación y
Control
REGISTRO
Formato F001-P002-MJ
Comunicar el programa
de auditorías
Dar a conocer a los responsables de los
procesos el programa nacional de auditorías
y las directrices especificas del programa
Líder Proceso Mejora
Continua
Comunicación Formato F001-P002-MJ
Informar programa a
equipo auditor
Dar a conocer el programa nacional de
auditorías al equipo auditor y comunicar con
mínimo 3 días de anticipación a los
auditados
Líder Proceso Gestión de
Evaluación y Control
Comunicación Formato F001-P002-MJ
Elaboro:
Proceso: Mejora Continua
Reviso
Gerentes Tutoras
Aprobó
Gerentes tutoras
SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES
NIT 112005101032010
Formato de Procedimiento
AUDITORIA INTERNA
P002-MJ Versión: 2
Proceso de Mejora Continua
Procedimiento de Control de Documentos y Registros
Ejecutar la auditoría
interna según el plan
aprobado:
El auditor líder debe preparar el plan de
Auditor Líder Equipo
auditorías en el formato F002-P002-MJ.
Auditor
Durante la reunión de apertura el auditor
líder presenta el equipo de auditores, da a
conocer el objetivo y alcance de la auditoría
y concerta con los auditados el plan de la
misma. En caso de presentarse algún
inconveniente para la ejecución de una
actividad planificada se procede a realizar
los ajustes.
Para la ejecución de la auditoría los
auditores internos utilizan el formato lista de
chequeo formato F003-P002-MJ y para el
registro de las evidencias, diligencian el
formato F001-P003-MJ Acciones Correctivas,
preventivas y de mejora.
Cada auditor debe analizar los hallazgos de
la auditoría y determinar la existencia de No
Conformidades.
El auditor Líder junto con el equipo auditor y
el auditado(s) celebra la reunión de cierre en
la cual se presentan los hallazgos y
conclusiones de la auditoria para que una
vez reconocidos por el auditado se
determine un intervalo de tiempo para que
esté presente un plan de acciones
correctivas y preventivas.
Formato F002-P002-MJ , Formato F003P002-MJ Acciones Correctivas,
preventivas y de mejora
Elaborar, aprobar y
remitir informe de
auditoría
El auditor Líder debe realizar y presentar el
informe final de auditorías internas según el
formato F004-P002-MJ y lo debe entregar
máximo a los 5 días calendario, después de
la presentación del informe de avance,
presentado en la reunión de cierre.
Auditor Líder Equipo
Auditor
Formato F004-P002-MJ
Realizar el seguimiento a
las auditorías
El auditor responsable del proceso auditado
debe efectuar seguimiento y verificación de
las acciones correctivas o preventivas
implementadas según las fechas acordadas y
definidas con el auditado, así como,
asegurar el análisis de las causas de las no
conformidades registradas en el mismo
formato. En caso de no registrarse avance en
la implementación de acciones correctivas o
preventivas, el Representante de la
Dirección informa al responsable del
proceso de Gestión de Evaluación y control,
para que tome las medidas pertinentes
Equipo Auditor,
Responsables Proceso de
Gestión de Evaluación y
Control
Formatos Acciones Correctivas,
preventivas y de mejora F001-P003MJ,F002-P003-MJ
4
5
6
Elaboro:
Proceso: Mejora Continua
Reviso
Gerentes Tutoras
Aprobó
Gerentes tutoras
SDIP S.A.S SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PYMES
NIT 112005101032010
Formato de Procedimiento
AUDITORIA INTERNA
P002-MJ Versión: 2
Proceso de Mejora Continua
Procedimiento de Control de Documentos y Registros
Documentos asociados:
En el siguiente link encontraran todos los formatos asociados a este procedimiento.
http://mjcsdipsas.jimdo.com/mejora-continua/formatos-1/p002/
DEFINICIONES P002 .MJ.docx
CONTROL DEL DOCUMENTO
NOMBRE
AUTOR
CARGO
Carolain Yiseth Arias Cruz
Líder Asesor de
Mejora Continua
DEPENDECIA/AREA
Mejora Continua
REVISO
APROBO
Elaboro:
Proceso: Mejora Continua
Reviso
Gerentes Tutoras
Aprobó
Gerentes tutoras
FECHA
Junio/014