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DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACION
GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS
BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS
MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS
CLAVE:B-RH-800-70500-14
SUBGERENCIA DE ORGANIZACION E INTEGRACION
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PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS
INDICE
Introducción
3
1.
Objetivo
5
2.
Ambito de Aplicación
6
3.
Definiciones
7
4.
Marco Normativo
10
5.
Responsabilidades
11
5.1 De las Unidades Administrativas
11
5.2 De las Gerencias de Recursos Humanos de
los Organismos Subsidiarios y Areas de Apoyo
Administrativo del Corporativo
12
5.3 De la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos
13
Normatividad
14
6.1 De la Documentación de Procedimientos
14
6.2 Del Registro de Manuales de Procedimientos
16
6.3 De la Actualización de Manuales de Procedimientos
18
6.4 De los Criterios Generales de Presentación
18
Disposiciones Transitorias
20
6.
7.
Anexos
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I.
Elaboración de diagramas de flujo
22
II.
Formas impresas y guías para su requisitado
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INTRODUCCION
En materia de procedimientos, encontramos diversidad de técnicas,
metodologías y filosofías adoptadas y adaptadas, con las cuales Petróleos
Mexicanos da respuesta a sus necesidades de trabajo, a los
ordenamientos del Ejecutivo Federal y a organizaciones externas
nacionales y extranjeras para lograr reconocimientos como los de los
Sistemas de Calidad entre otros.
Como ejemplo de lo hasta aquí planteado, existen las relacionadas con las
Normas ISO-9000:2000 e ISO-14000, con profunda aceptación y uso en
las áreas operativas de los Organismos, las referentes al Manual del
SIASPA, PROSPA y a los Sistemas Informáticos entre otros.
Como es del conocimiento general, los manuales de procedimientos son
instrumentos que facilitan el desarrollo de las funciones y actividades de la
Organización, algunas de sus ventajas son:
• Permiten el cumplimiento de la normatividad emitida por el Gobierno
Federal en cuanto a programas de modernización y desarrollo
administrativo.
• Formalizan las actividades de la empresa y complementan el criterio y
la experiencia individual de las personas que intervienen en su
ejecución.
• Delimitan y precisan la participación de los órganos y puestos
involucrados en un proceso o función objeto del procedimiento.
• Minimizan con su observancia las posibilidades de cometer errores,
duplicidades u omisiones en el trabajo, con los consiguientes
desperdicios y costos asociados.
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INTRODUCCION
• Facilitan los procesos de inducción y capacitación del personal.
• Promueven una cultura de medición, con la formalización del modo en
que se realiza el trabajo.
• Se dispone de información precisa y cuantificable para el análisis,
diseño y valuación de puestos.
La Dirección Corporativa de Administración, responsable normativa en
materia de procedimientos, emite las presentes Bases para dar
cumplimiento a los Lineamientos para la Elaboración de Normatividad
Interna en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, emitidos por el
Consejo de Administración.
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1. OBJETIVO
Lograr que en Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios se
trabaje con Procedimientos documentados, que cumplan con
requerimientos básicos, compilados o integrados en Manuales y con
registro Institucional.
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2. AMBITO DE APLICACION
La presente Norma para la Documentación y Registro de Manuales de
Procedimientos en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, es de
observancia general y obligatoria para los Organos Corporativos y
Organismos Subsidiarios de la Industria Petrolera Estatal.
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3. DEFINICIONES
Unidad
Administrativa:
Son las Areas Funcionales de la estructura orgánica básica de
Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios que han
presentado procesos de creación y/o reorganización.
Areas de Apoyo Son las áreas pertenecientes a las Unidades Administrativas
Administrativo:
de la estructura orgánica básica encargadas de proporcionar el
apoyo administrativo necesario para su adecuado
funcionamiento.
Estructura Básica:
Se integra por los niveles jerárquicos y plazas
correspondientes a Director General, Directores Generales de
Organismos Subsidiarios y Directores Corporativos (Niveles
Salariales 48 y 46), Subdirectores de Organismos Subsidiarios
y Corporativos (Nivel Salarial 45) y Gerentes (Nivel Salarial 44)
o puestos equivalentes.
Estructura
Básica:
Se integra por los niveles jerárquicos y la estructura
ocupacional inferior a Gerente; en este caso, la estructura no
básica se divide en:
no
Mandos Medios (Niveles Salariales 43 al 39)
Grupo Especializado de Confianza (Niveles Salariales 38 al 30)
Personal Operativo de Confianza (Niveles Salariales 29 al 08)
Personal Operativo Sindicalizado (Niveles Salariales 32 al 08)
Estructura Orgánica: Unidades Administrativas que integran una dependencia y/o
entidad, donde se establecen niveles jerárquico-funcionales de
conformidad con las atribuciones que a la misma le asigna la
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, así como el
reglamento interior o acuerdo de organización correspondiente.
De esta forma, se identifica el sistema formal a través de la
división de funciones y la jerarquización de sus mandos, en la
que se establece la interrelación y coordinación de los mismos.
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3. DEFINICIONES
Acuerdo
de
Organización:
Documento que formaliza al interior de Petróleos Mexicanos y
Organismos Subsidiarios la creación y modificación de la
estructura organizacional y ocupacional en los términos
presentados y probados por el Consejo de Administración,
autorizado por la Dirección General del Organismo que
corresponda.
Creación
de
Estructuras
Orgánicas
y
Ocupacionales:
Es el proceso mediante el cual Petróleos Mexicanos y sus
Organismos Subsidiarios dan nacimiento a una nueva
estructura orgánica y ocupacional en términos de la
normatividad externa e interna aplicable.
Reestructuración
Integral o Parcial:
Implica modificaciones a la estructura tanto organizacional y
ocupacional aprobada por Petróleos Mexicanos y sus
Organismos Subsidiarios y registrada por la SHCP y
SECODAM.
Modificación de
Estructuras
Orgánicas
y
Ocupacionales:
Es el proceso mediante el cual las áreas que integran a
Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios realizan
cambios a sus estructuras orgánicas y ocupacionales vigentes,
en términos de la normatividad externa e interna aplicable.
Manual
de
Procedimientos:
Documento integrador que contiene información analítica de los
procedimientos administrativos autorizados, a través de los
cuales se canaliza la actividad operativa de Petróleos
Mexicanos y Organismos Subsidiarios.
Medio o instrumento de información en el que se consignan en
forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse
para la realización de las funciones de una unidad
administrativa. Se describen además, los diferentes puestos o
unidades administrativas que intervienen y se precisa su
responsabilidad y su participación. Suele contener información y
ejemplos de los formularios impresos, autorizaciones o
documentos necesarios y cualquier otro dato que auxilie al
correcto desarrollo de las actividades.
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3. DEFINICIONES
Registro de
Manuales:
Se entenderá por registro de Manuales, al proceso mediante el
cual la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, recibe
como evidencias de registro, las Carátulas e Indíces de los
manuales, con el nombre oficial de cada uno de los
procedimientos en medio impreso y los procedimientos en
medio electrónico, y son sellados y firmados por el responsable
de asignar su clave de registro correspondiente.
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4. MARCO NORMATIVO
• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
• Programa para la Transparencia y el Combate a la Corrupción y Fomento
a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006.
• Programa Sectorial de Energía 2001-2006
• Reglamento de Atribuciones de Petróleos Mexicanos y Organismos
Subsidiarios en Materia de Recursos Humanos y Asuntos Laborales
• Normas ISO Serie 9000.
• Manual del SIASPA, o equivalente en Organismos Subsidiarios.
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5. RESPONSABILIDADES
5.1.
DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
5.1.1
Elaborar y actualizar su Manual de Procedimientos, en un periodo no mayor a
cuatro meses, una vez autorizada su estructura o reestructura, en
congruencia con el acuerdo de organización y/o reorganización que le dio
origen y con el manual de organización actualizado y registrado, en los
términos de la presente normatividad.
5.1.2
Solicitar su registro institucional, en medio impreso y electrónico, ante la
Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, a través de las Gerencias de
Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios y de las Areas de Apoyo
Administrativo, en el caso del Corporativo.
5.1.3
Una vez obtenido el registro institucional, conservar el original del Manual de
Procedimientos y su respaldo electrónico, para su control y difusión al interior
de las áreas que la integran, y para consultas requeridas por instancias
internas o externas.
5.1.3
Remitir a la Normateca del Organo Interno de Control de Petróleos Mexicanos
una copia del Manual de Procedimientos debidamente autorizado y registrado
por la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, tanto en medio impreso
como en medio electrónico, y de acuerdo a las posibilidades tecnológicas,
subirlo al sitio Web de la Unidad Administrativa.
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5. RESPONSABILIDADES
5.2.
DE LAS GERENCIAS DE RECURSOS HUMANOS DE LOS ORGANISMOS
SUBSIDIARIOS Y AREAS DE APOYO ADMINISTRATIVO
DEL
CORPORATIVO.
5.2.1
Promover que las Unidades Administrativas cuenten con sus Manuales de
Procedimientos en los términos de la presente normatividad y demás
aplicable, vigilando su permanente actualización.
5.2.2
Revisar y validar que el contenido y forma del Manual de Procedimientos
presentado por la Unidad Administrativa, sea congruente con el Acuerdo de
Organización y/o reorganización que le dio origen y con el manual de
organización actualizado y registrado, y cumpla con lo dispuesto en la
presente normatividad.
5.2.3.
Gestionar y obtener el registro institucional, ante la Gerencia Corporativa de
Recursos Humanos, del Manual de Procedimientos, en medio impreso y
electrónico.
5.2.4.
Una vez obtenido el registro institucional, enviar el original del Manual de
Procedimientos al Area Funcional solicitante y conservar una copia del mismo
en medio impreso y electrónico, para su control y consultas requeridas por
instancias internas o externas.
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5. RESPONSABILIDADES
5.3.
DE LA GERENCIA CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS
5.3.1 Normar y promover la elaboración y/o actualización de los Manuales de
Procedimientos, en los términos de la presente normatividad.
5.3.2 Validar que el contenido y la forma del Manual de Procedimientos presentado
por las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios o
Areas de Apoyo Administrativo en el caso del Corporativo, sea congruente con
el acuerdo de organización y/o reorganización que le dio origen y con el
manual de organización actualizado y registrado, y cumpla con lo dispuesto en
la presente normatividad.
5.3.3 Emitir el registro institucional del Manual de Procedimientos presentado,
conservar copia del mismo, en medio electrónico, así como las carátulas e
índice de los Manuales con el nombre oficial de cada uno de los
procedimientos que se registran, en medio impreso para su control y consulta
por instancias internas o externas.
5.3.4 Remitir el original del Manual de Procedimientos, con el registro institucional
correspondiente a la Gerencia de Recursos Humanos o Area de Apoyo
Administrativo solicitante.
5.3.5 Mantener actualizado el
Procedimientos Registrados.
Inventario
Institucional
de
Manuales
de
5.3.6 Enviar mensualmente el reporte del Inventario Institucional de Manuales de
Organización Registrados al Organo de Interno de Control en Petróleos
Mexicanos.
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6. NORMATIVIDAD
6.1
De la Documentación de Procedimientos
Este proceso constituye la parte fundamental normativa, ya que dada la
diversidad de requerimientos para la elaboración de procedimientos en
Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios, solo se establecen
en la presente norma por una parte la obligación de documentar los
procedimientos y por otra un mínimo de requisitos a cumplir, lo que
permite que cada Organismo a su vez, pueda incorporar en su
normatividad interna especifica en esta materia, elementos adicionales
relacionados con necesidades que le son propias, siempre y cuando éstas
sean consensuadas con la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos y
esten alineadas a lo que aquí se establece.
Por lo anterior, los requisitos mínimos para la documentación de
procedimientos son los siguientes:
a).- Portada.- Deberá permitir identificar fácilmente el área que lo emite y
el procedimiento de que se trata.
b).- Indice.- Deberá cubrir al menos los puntos que se establecen a
continuación en este apartado.
c).- Objetivo.- En este apartado se debe establecer la finalidad del
procedimiento
d).- Ambito de Aplicación o Alcance y Responsabilidades.- Se
especificarán claramente los límites de aplicación de los requisitos del
procedimiento y las responsabilidades de los ejecutores. Deberá quedar
claro en donde inicia y hasta dónde termina cada procedimiento.
e).- Marco Normativo o Documento de Referencia.- Se deben mencionar
los títulos de los documentos que soportan normativa o técnicamente la
materia objeto del procedimiento.
f).- Actualización.- Se definirá el área responsable de la actualización del
procedimiento y de recibir sugerencias de cambio o cancelación, así
como, el período para su próxima revisión y actualización.
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6. NORMATIVIDAD
g).- Definiciones.- Se incluirá el significado de términos usados en el
procedimiento que tengan una connotación específica para el tema y cuyo
entendimiento debe ser uniforme.
h).- Desarrollo.- Este apartado reviste particular importancia ya que en el
se establecen las actividades y los requisitos aplicables para efectuarlas
de manera secuencial, los criterios de aceptación o rechazo, la
documentación a generar, las condiciones de seguridad mínimas
requeridas, los equipos y materiales a utilizar, y toda la demás información
que se requiera para que las actividades y procesos se realicen de manera
adecuada, con seguridad y en tiempo.
i).- Documentación o Registro de las Actividades.- En este apartado debe
referenciarse de manera obligatoria si se incluyen o no
evidencias
documentales o registros que serán generados como consecuencia de la
aplicación del procedimiento.
Los registros deberán ser presentaciones formales, típicas y rastreables al
elemento, equipo, proceso o actividad que documenta o de dónde
proviene. Los procedimientos deberán indicar quien, como y cuando
ingresar la información, quien la puede validar y el destino de archivo.
j).- Anexos.- En este apartado deberán identificarse los números y títulos
de la documentación que se requiera como soporte de las actividades
realizadas en la aplicación del procedimiento.
k).- Diagramas de Flujo.- Estos diagramas deberán, de manera secuencial,
dar soporte y claridad a los procedimientos, utilizando la simbología
mínima que se establece de manera enunciativa y no limitativa en el anexo
I de la presente norma.
Puntos Opcionales.- Con el fin de dar flexibilidad, a los diferentes órganos
en la elaboración de sus procedimientos, se mencionan de manera
enunciativa y no limitativa algunos apartados opcionales que podrán ser
utilizados a juicio de los responsables de los procedimientos y que no son
auditables en Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios salvo
disposición en contrario:
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6. NORMATIVIDAD
Instructivos.- Cuando las necesidades operativas requieran documentar en
detalle ciertos pasos de una o varias operaciones y no se considere se
deba manejar como un procedimiento, se sugiere se utilicen instructivos,
con formatos similares a los de los procedimientos pero sin la
protocolización a que están obligados éstos.
La documentación física de los Manuales y de los Procedimientos, se
establece el en anexo II de la presente norma “Formas Impresas y Guías
para su Requisitado”.
6.2
DEL REGISTRO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.
Una vez aprobados y autorizados los procedimientos, se integrarán en
manuales; dichas compilaciones deberán contener los procedimientos de
mayor impacto en las funciones y procesos sustantivos de las unidades
administrativas de la estructura básica, en congruencia con el Acuerdo de
Organización y/o Reorganización que le dio origen y con el Manual de
Organización actualizado y registrado, integrándose de la siguiente
manera:
6.2.1. Manuales con registro obligatorio.- Este tipo de manuales
corresponden a las funciones sustantivas de la estructura organizacional
básica que se describe a continuación, su trámite de registro se efectúa
por conducto de las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos
Subsidiarios y de las Areas de Apoyo Administrativo en el caso del
Corporativo:
a).- Manuales de procedimientos administrativos de las Oficinas de los
Directores Generales y procedimientos de aplicación generalizada.
emitidos por el Director.
b).- Manuales de procedimientos administrativos de las Oficinas de los
Subdirectores y procedimientos de aplicación generalizada emitidos por
uno o varios Subdirectores.
c).- Manuales de procedimientos administrativos a nivel Gerencia o Unidad
Equivalente
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6. NORMATIVIDAD
6.2.2. Manuales especializados registrables.- Este tipo de manuales
corresponden a funciones especializadas o técnicas que por su importancia
requieran compilación especial y registro, a solicitud del Gerente o Jefe de
Unidad Equivalente, responsable de la función:
•Manual de Procedimientos para la Elaboración de Normatividad Interna
•Manuales de procedimientos de sistemas de calidad
•Manuales de procedimientos de compras
•Manuales de procedimientos de seguridad industrial, protección ambiental y
salud ocupacional
•Manuales de sistemas de información…etc.
6.2.3 Procedimientos: Se podrá actualizar su registro correspondiente, siempre y
cuando formen parte o se integren a un Manual ya registrado, o bien cuando sin
formar parte de un Manual, el área solicitante requiera de su registro
institucional, situación que se dará en casos exepcionales.
Se entenderá por registro de Manuales, al proceso mediante el cual la Gerencia
Corporativa de Recursos Humanos, recibe como evidencias de registro, las
Carátulas e índices de los Manuales, con el nombre oficial de cada uno de los
procedimientos en medio impreso y los procedimientos en medio electrónico, y
son sellados y firmados por el responsable de asignar su clave de registro
correspondiente.
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6. NORMATIVIDAD
6.3
DE LA ACTUALIZACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Cuando por motivos de reorganización, cambios en el marco normativo,
cambios en los sistemas y métodos de trabajo, etc. sea necesario elaborar
nuevos procedimientos o cancelar otros, será necesario actualizar tanto
los procedimientos como los Manuales de Procedimientos, y tramitar un
nuevo registro institucional de acuerdo a lo establecido en el punto
anterior.
Las revisiones periódicas de procedimienos que impliquen modificaciones
menores a juicio de los responsables de la actualización de
procedimientos, solo se anotarán en la hoja de autorización en la sección
de cambios, por lo que no será necesario tramitar un nuevo registro
Institucional.
6.4
DE LOS CRITERIOS GENERALES DE PRESENTACION
a).- Los procedimientos deberán, elaborarse en formatos similares a los
establecidos en el anexo II de esta norma (DCA-01 para la carátula y
DCA-02 para los demás apartados), de acuerdo con lo dispuesto en la
“Guia de Requisitado” correspondiente.
b).- Los procedimientos deberán ser elaborados preferentemente
utilizando los paquetes institucionales para Windows, en Word, con las
siguientes características:
Preparación de página
Tamaño de papel
Orientación
Alineación
Margen Superior
Margen Inferior
Margen Derecho
Margen Izquierdo
Carta (21.6 X 27.9 cm.)
Vertical
Justificada
2.0 cm.
2.0 cm.
2.0 cm.
2.0 cm.
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6. NORMATIVIDAD
Fuente
Tipo
Arial
Tamaño 12 (tipo frase)
Estilo
Normal
Subrayado Ninguno
Color
Auto
Espacios Normal
Posición Normal
Columnas Una
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7. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA.- Las presentes Bases entrarán en vigor a partir de la fecha en
que sean autorizadas por el Consejo de Administración de Petróleos
Mexicanos y su difusión será a través de la Dirección Corporativa de
Administración.
SEGUNDA.- Para efectos de registro, los Manuales de Procedimientos
deberán contener todos los apartados de las presentes Bases.
TERCERA.Para efectos administrativos, la interpretación de las
presentes Bases queda a cargo de la Dirección Corporativa de
Administración.
CUARTA.Las presentes Bases dejan sin efecto la “Norma para la
Documentación y Registro de Manuales de Procedimientos en Petróleos
Mexicanos y Organismos Subsidiarios”, vigente a partir de agosto de 2000,
así como las disposiciones emitidas con anterioridad sobre la materia.
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ANEXOS
I.
Elaboración de diagramas de flujo
II.
Formas impresas y guías para su requisitado
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I. Elaboración de diagramas de flujo
En el caso de requerir elaborar diagramas de flujo como apoyo a la
descripción de un procedimiento se podrá utilizar la simbología que se
describe a continuación, en el entendido de que lo que aquí se plantea no
es limitativo, por lo que las áreas de acuerdo con sus necesidades, podrán
utilizar simbología adicional, siempre y cuando en el punto de definiciones
del propio procedimiento se hagan las explicaciones correspondientes
para su interpretación
.
La simbología propuesta es una combinación de los sistemas ASME
(American Society of Mechanical Engineers) y ASA (American Standars
Association), pero se pueden utilizar tantas como las necesidades y el
mercado técnico lo permita.
Símbolo
N
N
N
Concepto
Explicación
Actividad
Corresponde a la ejecución de una acción concreta en el desarrollo de un
procedimiento.
Supervisión
Es la revisión de una actividad en una etapa del procedimiento, para su
identificación cuantitativa y/o cualitativa.
Decisión
Etapa de un procedimiento en la que se presentan dos o tres opciones
Documento
Símbolo auxiliar para indicar la entrada y/o salida de información registrada en
documentos
Archivo
Guarda, almacenamiento o marginación temporal indefinida o definitiva de
información
Archivo en cinta
Magnética
Símbolo para indicar almacenamiento en cinta magnética
Archivo en disco
magnético
Símbolo para indicar almacenamiento en disco
Iniciación o
terminación
Símbolo auxiliar para indicar la iniciación o terminación de un procedimiento
Conector de actividad
Símbolo auxiliar para indicar la unión de actividades fuera de la secuencia inmediata
de un procedimiento. (X, letra de la actividad a la cual se conecta o de la cual
procede).
Conector de hoja
Símbolo auxiliar para indicar la unión del flujo cuando se pasa de una hoja a otra.
(N, numero de la hoja a la cual conecta, o de la cual procede).
Dirección del flujo
Símbolo auxiliar para indicar el sentido en que se suceden los pasos de un
procedimiento.
Conector de
Procedimientos
Símbolo auxiliar que indica la relación o conexión de un procedimiento con otro. (N,
numero del procedimiento al cual conecta o del cual procede).
Traslado
Símbolo auxiliar que indica el movimiento de documentos, materiales, productos,
etc. dentro de un proceso o actividad y que implica consumo de tiempo.
Demora
Símbolo auxiliar que indica cierto consumo de tiempo por la espera o demora en la
ejecución de una actividad o proceso.
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I. Elaboración de diagramas de flujo
Elaboración de flujogramas.
Se utiliza para presentar el procedimiento en forma concreta, la secuencia
de sus actividades y los formatos a utilizar en cada una de ellas.
Consideraciones en la diagramación
A. El diagrama se trazará en sentido vertical descendente y deberá incluir
tantas columnas como puestos, unidades u órganos diferentes intervengan
en el procedimiento, indicando el nombre de los mismos en la parte
superior de la columna respectiva.
B. La secuencia en que se desarrollan las actividades se indicará,
mediante un segmento de flecha que une los símbolos que representan
dichas actividades desde el principio hasta el final del procedimiento.
C. La descripción de las actividades se hará en una columna a la derecha
del diagrama, numerando progresivamente, tanto las actividades como los
símbolos que las representan, excepto los que corresponden a la
"iniciación" y "terminación" del procedimiento, mismas que llevarán las
palabras "inicia" y "termina" o "fin".
Asimismo la descripción sintética de cada actividad deberá ir a la misma
altura de donde se encuentra colocado el símbolo dentro del diagrama,
Ejemplo:
UNIDAD X
UNIDAD Y
INICIA
PROCEDIMIENTO
INICIA
1.- ...
1
2
3
FIN
ACTIVIDADES
2.- ...
3.- ...
TERMINA
PROCEDICMIENTO
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I. Elaboración de diagramas de flujo
D. Cuando en la elaboración del diagrama se utilicen varias hojas, la
continuidad del procedimiento se indicará con el símbolo de "conector de
hoja", el cual se identifica con el número de la hoja a la cual o de la cual
conecta. De ser necesario, este símbolo puede salir directamente del
símbolo de decisión.
Ejemplo:
UNIDAD X
UNIDAD Y
INICIA
1
2
3
ACTIVIDADES
UNIDAD X
INICIA
PROCEDIMIENTO
N
1.- ...
4
UNIDAD Y
4.- ...
5
2.- ...
3.- ...
5.- ...
6.- ...
6
TERMINA
PROCEDIMIENTO
FIN
N
ACTIVIDADES
E. Cuando se use el símbolo de archivo, siempre deberá ir acompañado a
un documento, a excepción de que la guarda se refiera a un objeto
(vehículos, muestras, medio magnético, etc).
Ejemplo:
UNIDAD X
UNIDAD Y
5
5.-
6
7
ACTIVIDADES
6.-
7.-
HOJA
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I. Elaboración de diagramas de flujo
F. Siempre que se presente una decisión en un órgano o puesto,
cualesquiera de las opciones de decisión genera por lo menos una acción
del mismo órgano o puesto, antes de continuar las acciones en otro
órgano o puesto.
G. Cuando de una actividad o de una decisión del procedimiento que se
está diagramando sea necesario pasar a otro procedimiento, se usará el
símbolo de conector de procedimiento, anotando dentro del mismo las
palabras "a otro procedimiento" y en la descripción de la actividad o
alternativa se anotará el nombre completo del procedimiento al que hay
que pasar y el propósito de su interrelación.
H. Cuando en un procedimiento una actividad se conecte a otro
procedimiento, el flujo podrá continuar si se requiera de los resultados de
dicha intervención.
Ejemplo:
UNIDAD X
UNIDAD Y
7
NO
ACTIVIDADES
7.- SI: ...
NO: ...
SI
8
8.- ...
9.- ...
9
A OTRO
PROCEDIMIENTO
10
10.- RECIBE DEL
PROCEDIMIENTO
(X)
INFORMACION
Y/O PRODUCTOS
ANALIZA PARA ...
HOJA
26
DE
33
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BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS
I. Elaboración de diagramas de flujo
I. En ocasiones un órgano o puesto requiere realizar una actividad
conjunta o coordinada, en donde otros participan de la misma manera.
Ejemplo:
UNIDAD X
UNIDAD Y
ACTIVIDADES
6
6.- ...
7
7.- PROMUEVEN
QUE SE REALICE
...
7
8
8.- ...
J. Puede suceder la misma situación, solo que la participación de órganos
o puestos es diferente.
Ejemplo:
UNIDAD X
UNIDAD Y
UNIDAD Z
6
7A
ACTIVIDADES
6.- ...
7B
8
7C
7A.- ...
7B.- ...
7C.- ...
8.- ...
HOJA
27
DE
33
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BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS
I. Elaboración de diagramas de flujo
K. Un procedimiento puede tener "inicio" en cualesquiera de los órganos o
puestos involucrados, y este inicio puede ser con las mismas acciones.
L. Posteriormente, dichas acciones se unirán en alguna parte del
procedimiento, antecediendo al punto de unión, actividades con diferente
participación de cada uno de los órganos o puestos, actividades 4a y 4b.
Ejemplo:
UNIDAD X
UNIDAD Y
ACTIVIDADES
UNIDAD Y
INICIA
PROCEDIMIENTO
INICIA
INICIA
INICIA
1
1
1
1.- ...
2
2
2
2.- ...
3
SI
4A
NO
A
3
SI
NO
A
3
SI
NO
3.- ... ?
SI:
NO:
A
4A.- ...
4B.- ...
4B
5
5.- ...
HOJA
28
DE
33
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BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS
II. FORMAS IMPRESAS Y GUIA PARA SU REQUISITADO
HOJA
DE
33
CLAVE:
3
REVISION:
4
FECHA:
5
HOJA:
6
PROCEDIMIENTO:
2
1
29
SECCION DE FIRMAS DE AUTORIZACION
ELABORO:
7
REVISO:
APROBO:
8
9
SECCION DE CAMBIOS
HOJA
No.
10
ESTADO
REVISION
No.
11
DESCRIPCION
12
INICIALES, FIRMA Y FECHA
REVISO
APROBO
13
SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.
14
DCA-01
HOJA
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DE
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BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS
Hoja ___
1 de ___
2
Numero de la forma:
DCA-01
Objeto:
Origen:
Nombre de la forma:
Autorización y Control de Cambios
Contar con un documento formal que indique que los procedimientos han sido
autorizados debidamente por la persona facultada, y determinar si el procedimiento
original ha tenido modificaciones.
Dependencias responsables de la elaboración y autorización del procedimiento.
Distribución:
Responsables de la aplicación de los procedimientos y manuales correspondientes
GUIA DE REQUISITADO
Datos
Instrucciones
ESPACIO No. 1
(Recuadro superior
izquierdo )
• Logotipo de Petróleos Mexicanos o del Organismo Subsidiario que
corresponda,
• Nombre de la Subdirección, en su caso,
• Nombre de la Gerencia o equivalente responsable de la emisión, regulación
y control del procedimiento.
ESPACIO No. 2
( Procedimiento)
• Anotar el nombre completo del procedimiento.
ESPACIO No. 3
(Clave)
• En este espacio se anotará la clave que corresponda de acuerdo con el
sistema adoptado por la dependencia; sin embargo esta siempre empezará
con el binómio Centro de Trabajo-Departamento, de acuerdo con el
Catálogo de Centros de Trabajo y Departamentos de Petróleos Mexicanos y
Organismos Subsidiarios.
ESPACIO No. 4
(Revisión)
• Anotar el núimero de revisión que corresponda a la versión del
procedimiento.
ESPACIO No. 5
(Fecha)
• Anotar la fecha de vigencia, con la que será de observancia obligatoría para
el responsible de su aplicación, con las responsabilidades inherentes.
ESPACIO No. 6
(Hoja)
• Se debe anotar el número consecutivo de hoja que corresponda, así como el
número total de hojas.
ESPACIO No. 7
(Elaboró)
• Anotar el nombre completo de la persona que elaboró el procedimiento, la
fecha en que terminó de elaborarlo y su firma.
ESPACIO No. 8
(Revisó)
• Anotar el nombre completo de la persona que revisó el procedimiento, la
fecha en que se terminó la revisión incluyendo correcciones y su firma. La
revisión
cuando proceda deberá ser colegiada e interdisciplinaria,
considerando puntos de vista de personal técnico de otras áreas, que tengan
relación con el procedimiento.
HOJA
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DE
33
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BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS
Hoja ___
2 de ___
2
Numero de la forma:
DCA-01
Nombre de la forma:
Autorización y Control de Cambios
GUIA DE REQUISITADO
Datos
Instrucciones
ESPACIO No. 9
(Título)
• Anotar el nombre de la persona que aprueba el procedimieto, la fecha de
aprobación y su firma, esta aprobación deberá será dada por la máxima
autoridad de la dependencia que emite el procedimiento.
ESPACIO No. 10
(Hoja No.)
• Anotar el número de hoja en dónde se modificó el procedimiento
ESPACIO No. 11
(Estado revisión
No.)
• Indicar el número de modificación del procedimiento.
ESPACIO No. 12
(Descripción)
• De manera suscinta describir los principales cambios efectuados en el
procedimiento.
ESPACIOS No. 13
Y 14
(Revisó y Aprobó)
• Se indica en el documento, sin embargo la aprobación deberá ser dada por
la máxima autoridad de la dependencia que emite el procedimiento
• Para un adecuado control de cambios o para asegurarse que la distribución
de copias del procedimiento modificado se ha realizado de acuerdo a lo
previsto, se escribirá el número consecutivo que corresponda a la copia y la
indicación referente a ser o no ser una copia controlada. Esta clave tiene
por objeto facilitar la integración y actualización de manuales y el control de
la información relativa a los procedimientos.
HOJA
PROCEDIMIENTO:
1
2
32
DE
33
CLAVE:
3
REVISION:
4
FECHA:
5
HOJA:
6
SI LOS SELLOS EN ESTE DOCUMENTO NO ESTAN EN ORIGINAL, NO ES UN DOCUMENTO CONTROLADO.
DCA-02
HOJA
33
DE
33
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BASES PARA LA DOCUMENTACION Y REGISTRO DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS EN PETROLEOS MEXICANOS Y ORGANISMOS SUBSIDIARIOS
Hoja ___
1 de ___
1
Numero de la forma:
DCA-02
Objeto:
Nombre de la forma:
Descripción del contenido de procedimientos
Se utilizará para describir to-dos los apartados del procedimiento con excepción de lo
establecído en la forma DCA-01, adicionalmente y de manera horizontal o vertical se
deberá utilizar para los diagramas de flujo cuando se opte por esta posibilidad
Origen:
Dependencia responsable de la elaboración y autorización del procedimiento
Distribución:
Responsables de la aplicación de los procedimientos y manuales correspondientes
GUIA DE REQUISITADO
Datos
Instrucciones
ESPACIO No. 1
(Recuadro superior
izquierdo)
•Logotipo de Petróleos Mexicanos o del Organismo Subsidiario que
corresponda.
•Nombre de la Subdirección, en su caso.
•Nombre de la Gerencia o equivalente responsable de la emisión, regulación y
control del procedimiento.
ESPACIO No. 2
( Procedimiento)
• Anotar nombre completo del procedimiento.
ESPACIO No. 3
(Clave)
•En este espacio se anotará la clave que corresponda de acuerdo con el
sistema adoptado por la dependencia; sin embargo esta siempre empezará
con el bonómio Centro de Trabajo-Departamento, de acuerdo con el Catálogo
de Centros de Trabajo y Departamentos de Petróleos Mexicanos y
Organismos Subsidiarios.
ESPACIO No. 4
(Revisión)
•Anotar el número de revisión del documento que debe coincidir con el
número de revisión indicado en el recuadro equivalente de la forma DCA-01.
ESPACIO No. 5
(Fecha)
•Anotar la fecha de vigencia, con la que será de observancia obligatoría para
el responsible de su aplicación, con las responsabilidades inherentes.
ESPACIO No. 6
(Hoja)
•Se debe anotar el número consecutivo de hoja que corresponde, así como el
número total de hojas